E-Government-Strategie der Stadt Frankfurt am Main

Seit dem letzten Bericht hat der Magistrat weitere Fortschritte bei der Umsetzung der E-Government-Strategie erzielt. Antrags- und Fallmanagement "civento", mit dem die Online-Beantragung von städtischen Dienstleistungen bereitgestellt wird, wurde weiter ausgebaut: Aktuell sind 35 Prozesse umgesetzt, die auch in 2022 teilweise angepasst wurden. 14 Prozesse befinden sich aktuell in Bearbeitung und zur Umsetzung sind 26 Prozesse geplant. Folgende Prozesse wurden 2022 umgesetzt: Seit Juni ist auch die Beantragung der Ferienkarte 2022 wieder online möglich. Als Erweiterung der bereits in 2021 umgesetzten Beantragung des Bibliotheksausweises, steht seit Juli nun auch dessen Verlängerung online zur Verfügung. Seit August ist die Anzeige eines Eigentumswechsels für die Abfall- und Straßenreinigungsgebühren online möglich, die Beantragung von Schülerbeförderungskosten online zugänglich und auch die Anmeldung einer Bestattung. Im Oktober wurde die Bewerbung um Standplätze auf den Wochenmärkten online zugänglich gemacht. Im November wurde der Antrag auf Ratenzahlung oder Stundung der Kommunalabgaben realisiert. Ebenso ist die Anzeige des Jagdpachtvertrags als Pächter oder Pächterin beim Ordnungsamt online möglich. Mit dem seit Dezember 2022 online veröffentlichten Antrag für die Versickerung von Niederschlagswasser kann die Mitteilung über die Einleitung von unbelasteten Abwässern (Niederschlagswasser) in ein Oberflächengewässer erfolgen. Folgende weitere Prozesse befinden sich in der Umsetzung: Amt 21 - Kassen- und Steueramt: Hundesteueranmeldung - Frankfurter Hundebesitzerinnen und Hundebesitzer können online einen Hund anmelden, Hund abmelden oder den Verlust der Hundemarke melden. Die Verlustmeldung kann online bezahlt werden. Meldung der Steuer auf Vergnügung besonderer Art. Amt 25 - Amt für Bau und Immobilien: Vorkaufsrecht der Gemeinde - Prüfung des Vorkaufsrechts der Stadt durch Käufer/Verkäufer beim Kauf/Verkauf eines Grundstücks im Stadtgebiet. Amt 32 - Ordnungsamt: Gefährlicher Hund - Anmeldung eines gefährlichen Hundes. Antrag auf Zulassung als Transportunternehmen gemäß Tierschutztransportverordnung. Beschwerde im Bereich einer Tierhaltung. Erlaubnis nach § 11 Tierschutzgesetz - Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis zur Zucht, Haltung und zum Handel mit Tieren. Amt 51 - Jugend- und Sozialamt: Gebühr für Kindertageseinrichtungen - Eltern haben hier die Möglichkeit, einen Antrag auf Übernahme der Kindertagesstättenbeiträge zu stellen. Amt 67 - Grünflächenamt: Ausgrabung und Umbettung von Leichen - Mit diesem Antrag kann eine Genehmigung zur Ausgrabung oder Umbettung von Leichen und Aschenresten beantragt werden. Bauliche Anlagen auf Friedhöfen - Mit diesem Prozess können Bürgerinnen und Bürger eine Genehmigung zum Aufstellen oder Verändern von Grabmalen und anderen baulichen Anlagen auf Friedhöfen beantragen. Amt 79 - Umweltamt: Baumfällgenehmigung - Hierüber kann eine Genehmigung zur Fällung oder wesentliche Schnittmaßnahmen beantragt werden. Elektronische Aktenführung: Zur Umsetzung des stadtweiten eAkte-Rollouts wurden alle vorliegenden Anfragen priorisiert und in die Roadmap für 2023 und Folgejahre aufgenommen. Dies gewährleistet im Rahmen der personellen und zeitlichen Möglichkeiten eine strukturierte Einführung der eAkte in den Ämtern und Betrieben. Derzeit nutzen 12 Ämter die eAkte, konkret sind das 579 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - eine Steigerung von 124% seit 2021. Aufgrund der für dieses Jahr geplanten Einführungsprojekte sowie weiterer Rollouts wird die Anzahl der Nutzenden bis Ende des Jahres 2023 auf voraussichtlich 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigen. Es befinden sich momentan ca. 117.508 Akten (+ 19% seit 2021) bzw. 781.446 Vorgänge (+ 14% seit 2021) in der eGov-Suite. Durch den weiteren Rollout im Kassen- und Steueramt (Amt 21) werden mit der Implementierung der N7-Schnittstelle voraussichtlich im März 2023 ca. 400.000 weitere Akten hinzukommen. Weitere 115.000 Akten sollen mit der Schnittstelle für die Vollstreckung (voraussichtlich 2023/2024) hinzukommen, sowie 100.000 nach der Anpassung der SAP-Schnittstelle für die Debitoren. Einige Ämter planen verstärkt das eigenständige Rollout weiterer Anwendungsfälle, hierbei unterstützt das eAkte Kompetenzteam die Ämter. Dies sind unter anderem Stadtkämmerei, Jugend- und Sozialamt, Revisionsamt, Standesamt. Im Jahr 2022 wurde die eAkte in folgenden Ämtern ausgerollt: Standesamt: Staatsangehörigkeitsangelegenheiten - Ablösung der bisherigen IT Anwendung durch die eAkte. Amt für Informations- und Kommunikationstechnik: Stadtweite Rahmenverträge im Bereich Telekommunikation. Revisionsamt: Innenprüfung und weitere Verfahren. Aktuell befinden sich in folgenden Ämtern Projekte in der Umsetzung: Kassen und Steueramt: Mit Implementierung des Teilprojekts und Umsetzung der N7-Schnittstelle im Frühjahr 2023, wird die eAkte als Datenbankmanagement System (DMS) für alle städtischen Steuern und Gebühren genutzt. Umweltamt: Bereich Abfallwirtschaft und Straßenreinigung. Zoo: Vertragsmanagement. Amt für Wohnungswesen: Fehlbelegungsakten. Zusatzversorgungskasse: allgemeine Verwaltung. Folgende Ämter sollen im Jahr 2023 in die Umsetzung einsteigen: Amt für Straßenbau & Erschließung, Bürgeramt Statistik und Wahlen, Dezernate V, III und IX, Jugend- und Sozialamt Schnittstelle zu ProSoz, Kassen- und Steueramt Schnittstelle für Vollstreckung. Folgende übergreifende Funktionalitäten sollen in 2023 konzipiert und umgesetzt werden: Ämterübergreifende Vorgangs-Bearbeitung, Aussonderung mit Schnittstelle zum Institut für Stadtgesichte und automatisierter Löschfunktion, Upgrade auf die eGov-Suite Version 2022 oder 2023 (ggf. erst in 2024). Onlinetermin- und Aufrufsystem: Auch in 2022 wurde das im Juli 2020 eingeführte System TEVIS, ein Onlinetermin- und Aufrufsystem für die Stadtverwaltung, weiter ausgebaut. Der Service wird über die ekom21 bereitgestellt. 16.32 Digitale Services verantwortet TEVIS für die Stadtverwaltung Frankfurt am Main. Inzwischen nutzen ca. 529 Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter das System. Neben den bereits mit dem System arbeitenden Ämtern (Ordnungsamt, Standesamt und Jugend- und Sozialamt), kamen 2021/22 das Personal- und Organisationsamt, die Volkshochschule Frankfurt am Main und das Stadtschulamt als Nutzende hinzu. Aktuell können für 517 städtische Anliegen (städtische Leistungen) Termine über TEVIS gebucht werden. Weitere Ämter (Versicherungsamt und Bauaufsicht) haben ihr Interesse an TEVIS bekundet. Durchschnittlich werden aktuell ca. 700 Termine pro Tag durch Bürgerinnen und Bürgern gebucht. Besonderes Behörden-Postfach (beBPo): Behörden sowie Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts sind verpflichtet, einen sicheren Übertragungsweg für den elektronischen Rechtsverkehr (ERV) zur Verfügung zu stellen. Seit dem

1. Januar 2022 sind formgebundene Eingaben der sog. professionellen Einreicher (Rechtsanwälte, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts) grundsätzlich nur noch auf elektronischem Wege zulässig; hierfür wurde das besondere Behörden-Postfach (beBPo) als stadtweiter Service zur sicheren Kommunikation im Elektronischen Rechtsverkehr erfolgreich eingeführt. IT-Steuerung: Der IT-Strategierat der Stadt Frankfurt am Main tagte auch in den Pandemiejahren 2021 und 2022 weiterhin im zweimonatlichen Rhythmus und hat intensiv die Digitalisierungsbestrebungen in den Dienststellen der Stadtverwaltung Frankfurt am Main begleitet. Die Arbeitsgruppen des IT-Strategierates sind nach wie vor sehr aktiv und die Bereitschaft zur Mitarbeit ist stadtweit unverändert hoch. So hat sich eine Arbeitsgruppe mit organisatorischen Maßnahmen zur Festlegung von Verhaltensregeln im Zusammenhang mit Videokonferenzen beschäftigt. Die Arbeitsgruppe "Bring Your Own Device" hat sich einen Überblick über den Einsatz und die Einsatzszenarien privater Endgeräte verschafft. Auf dieser Grundlage werden nun Regelungen für konkrete Anwendungsfälle erarbeitet. Eine weitere Arbeitsgruppe hat im dritten Quartal 2021 begonnen, die private Nutzung dienstlicher Services zu beleuchten. Ziel ist, die unterschiedlichen Aspekte dieses sensiblen Themas zu beleuchten. In einem Ergebnisdokument wurden erste Vorschläge zur Regelung der zukünftigen Nutzung erarbeitet, die sich noch in Abstimmung befinden. Des Weiteren wurde eine Arbeitsgruppe gebildet, die sich mit den IT-Fachanwendungen stadtweit beschäftigt. Ziel der Arbeitsgruppe ist, eine Übersicht über alle vorhandenen Fachanwendungen zu erhalten.