Zentrales Vertragsmanagement vorantreiben

Die Stadtverordnetenversammlung wolle beschließen:

Der Magistrat wird aufgefordert,

a) bis zum 31.12.2025 einen Zeitplan vorzulegen, bis wann er den von der Stadtverordnetenversammlung beschlossenen Etatantrag E 118 vom 04.05.2022 umsetzen wird;

b) bis dahin mitzuteilen, welche Gründe einer Umsetzung entgegenstehen;

c) das für die Projektsteuerung und Projektverantwortung zuständige Dezernat zu benennen.

Für eine kostenbewusste und effiziente Stadtverwaltung ist ein möglichst zentrales Vertragsmanagement nicht nur wünschenswert, sondern zeitgemäß und zwingend. Der Magistrat hat in den Lage- und Rechenschaftsberichten der Jahresabschlüsse 2018 bis 2020 noch selbst festgestellt, dass der Stadtverwaltung ein zentrales IT-gestütztes Vertragsmanagementsystem fehlt. Daraus folgend hat er angegeben, dass die aus dem Fehlen resultierenden Risiken unverändert fortbestehen und ein Vertragscontrolling nur eingeschränkt möglich ist. Zuletzt hat das Revisionsamt im Prüfbericht zum Jahresabschluss 2023 das zentrale Vertragsmanagement als "vordringliches ‚Reformthema'" bezeichnet und den Stillstand gerügt. Im Übrigen hat der Magistrat von der Stadtverordnetenversammlung einen klaren Auftrag zur Errichtung eines zentralen Vertragsmanagements bekommen. Mit dem Etatantrag E 118 vom 04.05.2022 zum Haushaltsentwurf 2022 wurde der Magistrat beauftragt, insbesondere "alle mehrjährigen Verträge für die Bereiche Versicherungen, Mitgliedschaften, Mieten und Pachten, Beschaffungen von IT, Telekommunikation oder Betriebs-und Geschäftsausstattungen, u.ä. systematisiert in einer rollierend fortzuschreibenden Übersicht zusammenfassen" und darzulegen, "wie diese Dauerschuldverhältnisse verwaltet werden". Inzwischen gab es zu diesem Beschluss fünf Zwischenberichte. Laut den Zwischenberichten B 369 vom 28.09.2022 und B 249 vom 05.06.2023 sollte geprüft werden, ob die Umsetzung durch die Reformkommission gesteuert werden kann. Weiter ließ der Magistrat wissen, dass weder für die Durchführung des Projektes noch für Anschaffung und Datenpflege "dezidierte finanzielle noch personelle Ressourcen zur Verfügung" stünden und für die Beordnung der nötigen Ressourcen noch Klärungsbedarf bestünde. Der zuletzt genannte Punkt konnte gemäß Zwischenbericht B 391 vom 20.10.2023 zwar noch nicht gelöst werden. Allerdings war darin nicht mehr von der Reformkommission zur Steuerung des Projektes die Rede, ohne allerdings mitzuteilen, wer jetzt die Steuerungsfunktion übernimmt. Mit Zwischenbericht B 329 vom 30.08.2024 scheint jetzt aber wenigstens das finanzielle Problem gelöst wurden zu sein, wurden doch im Investitionsprogramm im Jahr 2025 280.000 € für das Projekt Vertragsmanagement veranschlagt. Entsprechende Stellenzuweisungen wurden in Aussicht gestellt. Davon scheint man mit dem Zwischenbericht B 30 vom 03.02.2025 wieder Abstand genommen zu haben. Der Kämmerer ließ die Stadtverordnetenversammlung wissen, dass ein zentrales Vertragsmanagement der HGO entgegenstünde, auch wenn das Revisionsamt das regelmäßig in ihren Prüfberichten, zuletzt zum Jahresabschluss 2023, angemahnt habe. Es scheint also, dass der Stadtverordnetenbeschluss aus dem Jahre 2022 nicht umsetzbar oder jedenfalls der Magistrat nicht bereit ist, ihn umzusetzen. Dann sollte dies aber der Stadtverordnetenversammlung in einem Bericht, und nicht weiter in Zwischenberichten, unmissverständlich mitgeteilt werden.