Vertragsmanagement bei Dauerschuldverhältnissen verbessern - Vertragsdatenbank aufbauen

Derzeit arbeitet das Transformation Office an einer gesamtstädtischen Portfolioplanung für digitale Transformationsvorhaben. Ziel ist es, vor dem Hintergrund begrenzter personeller und finanzieller Ressourcen eine strategische Priorisierung der Vorhaben vorzunehmen und deren Umsetzung aufeinander abzustimmen. Die Themen digitales Vertragsmanagement und digitales Fördermittel- bzw. Zuwendungsmanagement sind Bestandteil der Portfolioplanung. Zur fachlichen Einordnung der Vorhaben wurden Gespräche mit relevanten Stakeholdern geführt sowie vorhandene Unterlagen und Vorarbeiten ausgewertet. Aufgrund der engen fachlichen Zusammenhänge wird derzeit geprüft, das digitale Vertragsmanagement im Rahmen der Anforderungsanalyse des Programms "Transformation des Beschaffungsmanagements" zu berücksichtigen. Die bisherigen Analysen zeigen, dass für eine stadtweite Bereitstellung entsprechender Querschnittslösungen sowohl im Vertragsmanagement als auch im Zuwendungsmanagement entsprechende Personalkapazitäten für Betrieb und Weiterentwicklung dauerhaft vorzusehen wären. Nach der Neukonstitution der Reformkommission ist vorgesehen, im vierten Quartal 2026 die gesamtstädtische Programmplanung und Priorisierung abzustimmen. In diesem Rahmen werden auch das digitale Vertragsmanagement und das digitale Fördermittel- bzw. Zuwendungsmanagement hinsichtlich ihrer strategischen Relevanz und ihres Nutzens sowie ihrer Abhängigkeiten zu anderen Vorhaben bewertet. Auf Grundlage dieser Priorisierung wird über das weitere Vorgehen sowie den Zeitpunkt und den Umfang einer möglichen Umsetzung entschieden. Eine isolierte Betrachtung einzelner Digitalisierungsvorhaben erfolgt bewusst nicht, da eine gesamtstädtische Priorisierung die Voraussetzung für eine zielgerichtete Steuerung der digitalen Transformation sowie für einen wirtschaftlichen und ressourcengerechten Mitteleinsatz bildet.