Produktbereich: 31 Finanzen Produktgruppe: 31.03 Finanzverwaltung Vertragsmanagement bei Dauerschuldverhältnissen verbessern - Vertragsdatenbank aufbauen

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen: Der Magistrat wird alle mehrjährigen Verträge für die Bereiche Versicherungen, Mitgliedschaften, Mieten und Pachten, Beschaffungen von IT, Telekommunikation oder Betriebs-und Geschäftsausstattungen, u.ä. systematisiert in einer rollierend fortzuschreibenden Übersicht zusammenfassen. Es ist darzulegen, wie diese Dauerschuldverhältnisse verwaltet werden. Es ist zu berichten, wie eine der Größe und Komplexität der Stadt entsprechende Vertragsdatenbank technisch und wirtschaftlich eingerichtet werden kann. Über die Umsetzung der Etatanträge zum Haushalt berichtet der Magistrat der Stadtverordnetenversammlung nach Genehmigung des Haushalts 2022 jeweils halbjährlich in einer zusammengefassten Übersicht nach Produktgruppen.

Zur Optimierung des Ressourceneinsatzes und Verbesserung von Einkaufskonditionen ist eine angemessene Steuerung und Kontrolle der abgeschlossenen Verträge insbesondere bei Dauerschuldverhältnissen essentiell. Ein funktionierendes Controlling für Dauerschuldverhältnisse impliziert auch ein zentrales und umfassendes Vertragsmanagement. Ziel eines zentralen Vertragsmanagements ist, mehr Transparenz über die Anzahl und Volumen sowie Umsätze der Verträge zu schaffen und damit die Grundlage für verbesserte Steuerungsmöglichkeiten zu legen. Eine zentrale Vertragsdatenbank minimiert beispielsweise Risiken vertraglicher und wirtschaftlicher Art, schließt redundante Verträge aus, archiviert Verträge revisionssicher und erleichtert die Weitergabe von Informationen. In diesem Zusammenhang sei deshalb darauf hingewiesen, dass eine zentrale Vertragsdatenbank die Geschäftsabläufe auch eines dezentralen Vertragsmanagements unterstützt, es aber nicht ersetzt.