Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen hier: Bericht über die Arbeit der Reformkommission

In einer Großstadt wie Frankfurt am Main sind die Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten von einer großen Bandbreite, einem ständigen Zuwachs und Wandel gekennzeichnet. Um die Vielfalt mit den vorhandenen Ressourcen bewältigen zu können, sind die Organisation und die Geschäftsprozesse regelmäßig auf ihre Effizienz und Effektivität zu überprüfen. Die Organisationsentwicklung ist ein laufender Prozess, der von allen Dezernaten und Ämtern im Rahmen ihrer Zuständigkeiten permanent verfolgt werden muss. Zusätzlich wurde in Frankfurt am Main die Reformkommission ins Leben gerufen, um übergreifende Themen mit stadtweiten Auswirkungen im Blick zu haben. Im Rahmen der seit Mitte die neunziger Jahre bestehenden dezentralen Ressourcenverantwortung liegt der Fokus von Organisationsuntersuchungen auf einer Balance zwischen dezentraler und zentraler Aufgabenwahrnehmung. Eine verantwortliche Ressourcenbewirtschaftung soll in den dezentralen Bereichen auf allen Ebenen gelebt werden, gleichzeitig müssen dort, wo es sinnvoll ist, handlungsfähige zentrale Einheiten mit gebündeltem Know how zur Hebung von Synergieeffekten beitragen. Das Ziel der Reformkommission liegt schwerpunktmäßig auf der Entwicklung einer dauerhaften Strategie für ein gesamtstädtisch optimiertes Handeln und die Realisierung stadtweiter Ansätze zur Effizienzsteigerung. Beispielhaft sollen folgende Reformprojekte genannt werden: Standardisierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen Die Förderung der Wirtschaftlichkeit wird durch die Einführung standardisierter Vorgaben (umgesetzt mit Magistratsbeschluss im Jahr 2016) und die fortdauernde Sensibilisierung der Ämter und Betriebe für dieses Thema forciert. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen umfassen dabei sowohl eine Kosten- als auch eine Nutzenbetrachtung. Einkauf und Vergabe Die Möglichkeit einer Optimierung der stadtweiten Einkaufs- und Vergabepraxis wurde mit externer Begleitung überprüft. Aufgrund der Komplexität des Vergaberechts und der großen Aufwände in den dezentralen Vergabestellen wurde die stadtweite Vergabe gestrafft. Die entsprechende Abteilung in der Stadtkämmerei wurde neu organisiert. Die Bearbeitung von Nachträgen wurde in die bauenden Ämter und die Organisation der Gebäudereinigung in das neu errichtete Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) verlagert. Informations- und Kommunikationstechnik Das Projekt Zentraler IT-Einkauf für die Stadtverwaltung wurde ebenfalls bereits umgesetzt. Durch die Bündelung der Kompetenzen beim Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16), sowie durch Prozessoptimierung und Einführung einheitlicher Standards ist hier ein erhebliches Konsolidierungspotential zu realisieren. Im aktuellen Jahr konnte die Angebotspalette des Zentralen IT-Einkaufs kontinuierlich erweitert werden. Neben den durch das Amt 16 ausgeschriebenen Rahmenverträgen zur stadtweiten Nutzung, stellt die Kooperation mit der ekom21 einen wichtigen Beschaffungsweg dar. Als zentrales Portal steht der ekom21-Webshop bereit, in dem auf einer speziellen Startseite ein Warenkorb für die Einkäufer der Stadt Frankfurt a. M. präsentiert wird. Neben den bereits etablierten Standard-Produkten "Frankfurt-PC" und "Frankfurt-Notebook" werden seit August 2019 ein Arbeitsplatz-Drucker und zwei neue Standard-Monitore angeboten. Wie die steigenden Umsätze mit der ekom21 zeigen, wird dieser Beschaffungsweg durch die Ämter und Eigenbetriebe gerne genutzt. Da eigene Vergabeverfahren durch die Nutzung der ekom21-Rahmenverträge wegfallen und ein einfach nutzbarer Bestellprozess über den in die Einkaufsplattform eingebundenen Webshop etabliert wurde, können interne Aufwände seitens der Stadtverwaltung eingespart werden. Zusätzlich profitieren die Ämter und Eigenbetriebe von den äußerst wirtschaftlichen Konditionen der meist EU-weit ausgeschriebenen Rahmenverträge der ekom21, wie sich in den Vergleichen zeigt. Wo es wirtschaftlich sinnvoll ist, bietet der Zentrale IT-Einkauf den Ämtern und Betrieben eigene Rahmenverträge an, wie z.B. im Bereich der Multifunktionsgeräte und der Reparaturleistungen. Die kumulierten Einsparungen bei Hardware, Software und Telekommunikation betragen zurzeit rd. 1.156.000 €. Die Umsetzung einer gesamtstädtischen IT-Strategie, die die Belange Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Datenschutz berücksichtigt, ist das Ziel dieses Reformprojektes. Untersuchungen in diesem Aufgabenfeld zielen auf eine effiziente Zusammensetzung aus zentralen und dezentralen Komponenten ab. Um einheitliche und verbindliche Regelungen für einen sicheren und wirtschaftlichen IT-Betrieb zu definieren, hat das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16) den Status eines Amtes mit zentraler Funktion erhalten (mit Magistratsbeschluss aus dem Jahr 2016). Dort sind die Aufgaben der zentralen IT-Infrastrukturkomponenten, zentralen IT-Basisdienste und Kollaborationsplattformen und Standard-IT-Arbeitsplatzsysteme angesiedelt. Gesamtstädtische Lösungen für Standardverfahren dienen der Vermeidung von unwirtschaftlichen Insellösungen. Weiterhin dezentral in den Ämtern werden die Aufgaben des Betriebs und der Weiterentwicklung der Fachverfahren wahrgenommen. Die enge Zusammenarbeit und Abstimmungen sind durch die Einrichtung eines IT-Strategierates und die Arbeitsgruppen für Themenschwerpunkte institutionalisiert. Für eine zukunftsfähige Neuausrichtung der gesamtstädtischen IT-Organisation wird das so genannte Demand-Supply-Organisationsmodell (mit dezentralen Fachanwendungen und zentralen Standardanwendungen sowie IT-Infrastruktur) anhand eines Pilotprojektes auf Praxistauglichkeit für die Stadtverwaltung Frankfurt am Main getestet. Erste Erfahrungen werden jetzt bei der Weiterentwicklung und Verfeinerung des Modells umgesetzt. Zu diesem Zweck wurden gemeinsam mit dem Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) in einer Analysephase die zu migrierenden Arbeitspakete identifiziert. Im Bereich des Clientmanagements wurden im Zuge des Umzugs von Teilen des Amtes 25 in die Liegenschaften Gutleutstraße und Berliner Straße bereits 350 PC-Arbeitsplätze in die Betreuung des Amtes 16 (2nd Level) überführt. Auch für die bereits migrierten PC-Arbeitsplätze wird bereits das volle Serviceangebot für den Clientinfrastrukturbetrieb des Amtes 16 genutzt, wie z.B.: zentrale Softwareverteilung, Patchmanagement, Hosted Fileservice, Active Directory etc. Im Laufe des Jahres 2020 sollen die restlichen ca. 220 PC-Arbeitsplätze migriert sowie der Service Hosting Plus gemeinsam mit dem Amt 25 entwickelt werden. Aufgrund des geplanten großen Umzugs des Amtes 25 in die neue Liegenschaft Solmsstraße in 2021 kann die Umsetzung des letzten Arbeitspaketes, des 1st Level-/Vorort-Supports, erst in 2022 erfolgen. Als weiteres Projekt ist die Serverkonsolidierung (Hosting) weiter fortgeschritten. Die Konsolidierung der dezentralen Serversysteme im Rechenzentrum des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik führt zur Stärkung der Betriebssicherheit sowie zur Ablösung kleiner und energietechnisch unwirtschaftlicher Serverräume bei den Ämtern, und damit zu einer Verbesserung der gesamtstädtischen Energiebilanz. Inzwischen sind 28 Ämter an das Hosting-Angebot des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik angeschlossen, weitere interessierte Ämter und Betriebe werden folgen. Durch die Schaffung eines gemeinsamen Lizenz-Pools haben alle teilnehmenden Ämter weitere wirtschaftliche Vorteile bei der Nutzerlizensierung. Der neue Service "Hosted Fileservice" zur Konsolidierung der dezentral betriebenen Fileserver bzw. Systeme zur Bereitstellung von Speicherkapazitäten ist seit August 2018 produktiv und für die Ämter und Betriebe buchbar. Der Service wird derzeit bereits von 27 Ämtern genutzt. Die Implementierung der gesamtstädtischen E-Government-Strategie ermöglicht ein transparentes und effizientes Dienstleistungsangebot nach den aktuellen technischen Standards. Dazu wurden auf der Basis einer ämterübergreifenden Strategie einheitliche E-Government-Basisdienste bereitgestellt, wie z. B. das Antrags- und Fallmanagement, die Open-Data-Plattform, die E-Akte und verschiedene webbasierte Angebote der Bürgerbeteiligung. Die Digitalisierung von Antragsprozessen hat durch das Onlinezugangsgesetz, nach dem bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen online angeboten werden müssen, neue Dynamik und Verbindlichkeit gewonnen. Eingebunden in die Vorgaben des Landes Hessen und die Umsetzungsvereinbarungen mit den kommunalen Spitzenverbänden finden die stadtinternen Abstimmungen statt, um den Bürgerinnen und Bürger einen zeitgemäßen Service bieten zu können. Die Umsetzung erfolgt in "Digitalisierungsfabriken", in die Kommunen Fachleute entsenden sollen. Digitalisierungsstrategie Um weitere Potentiale der Digitalisierung identifizieren und nutzen zu können, hat die Stadt Frankfurt am Main das Aufgabenspektrum der Stabsstelle Digitalisierung weiter geschärft und um eine stadtübergreifende Digitalisierungsstrategie erweitert. Der Fokus wird noch stärker in Richtung der Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Gäste der Stadt gerichtet sein, um insgesamt bessere Lebensbedingungen im Sinne einer Smart City zu ermöglichen. Zur Einbeziehung der gesamten Stadtgesellschaft wurden folgende Maßnahmen durchgeführt: - Online-Befragung von Ämtern - Online-Befragung von Stakeholdern (Beteiligungsgesellschaften, Verbände, Wirtschaft, Wissenschaft) - Online-Befragung von Bürgerinnen und Bürgern - Ämterinterviews - Forum Smart City Frankfurt zur Beteiligung der Ämter und Stakeholder - Runde Tische zu verschiedenen Themenfeldern Aktuell wird die Digitalisierungsstrategie ausformuliert. Optimierung des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements Die Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung der Stadt Frankfurt am Main wurde mit dem Ziel einer schnelleren, rechtssicheren und kostengünstigeren Abwicklung der damit verbundenen Aufgaben untersucht. Als Ergebnis wurde zum 01.11.2017 aus dem Liegenschaftsamt (Amt 23), dem Hochbauamt (Amt 65) sowie Teilen des Stadtschulamtes (Abt. 40.4) das neue Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) gebildet. Das Amt verfolgt das Ziel, die Immobilien der Stadt Frankfurt am Main kompetent, effizient und nutzerorientiert zu bauen und zu bewirtschaften. Dabei wird nach dem sogenannten Betreiber- und Dienstleistermodell unterschieden. Für die Immobilien im sogenannten Betreibermodell (zurzeit die Gebäude in der bisherigen Verwaltung der ehemaligen Ämter 23 und 40) übernimmt das Amt 25 die immobilienbezogene Betreiberverantwortung für alle Lebenszyklusphasen und stellt so die Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Immobilien sicher. Für die Immobilien im sogenannten Dienstleistermodell verbleibt die Betreiberverantwortung in den Ämtern. Für diese Gruppe von Immobilien erbringt das Amt 25 für die Bedarfsträger (Nutzer) bestimmte ausgewählte Dienstleistungen nach Auftrag. Die Organisationsentwicklung ist für ein Amt mit dieser Aufgabenbreite ein fortdauernder Prozess. Die Ausschreibung der Beratungsleistung für ein neues CAFM/IT-System ist veröffentlicht. Informations- und Kommunikationsinstrumente für die Betreuung des Schulbetriebes sind etabliert. Mit der Erhebung und der zentralen Erfassung des Immobilienbestandes wurde begonnen. Die Entwicklung eines gesamtstädtischen Konzeptes für öffentliches Toilettenwesen ist in Arbeit. Die schrittweise Einführung von Reinigungsmodulen in Schulen findet statt. Fuhrparkmanagement Zur Optimierung des Fuhrparkmanagements wurden Bestandsanalysen des städtischen Fuhrparks im PKW-Bereich und die Erhebung der Mobilitätsanforderungen der städtischen Ämter und Betriebe anhand von repräsentativen Bereichen durchgeführt. Die Fuhrparkoptimierung wird durch Fahrzeugpooling zwischen Ämtern mit räumlicher Nähe, Standardisierung des Fahrzeugparks und Einsatz geeigneter Buchungssoftware forciert. Durch den Einsatz von Carsharing für die Spitzenbedarfsabdeckung konnten in den Pilotbereichen bereits Fahrzeuge eingespart werden. Die Weiterentwicklung der Richtlinien über die Beschaffung von Personenkraftfahrzeugen unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen, ökologischen und sicherheitsrelevanten Aspekten ist abgeschlossen und der Weg für die Beschaffung von lokal emissionsfreien Fahrzeugen geebnet. Die Optimierungsmöglichkeiten für ein effizientes Fuhrparkmanagement werden weiter unter organisatorischen Gesichtspunkten untersucht. Optimierung der Aufgaben und Prozesse der Rechnungsführungen Das dezentral in den Ämtern und Betrieben organisierte Rechnungswesen unterliegt seit 2007 der Doppik, die mit Kosten- und Leistungsrechnung, Bilanz und Konzernabschluss die nötige Transparenz über die Vermögens- und Wirtschaftslage der Stadt bereitstellt. Das Aufgabenspektrum der Rechnungsführungen ist in den vergangenen Jahren komplexer geworden und unterliegt externen Vorgaben, z. B. Änderungen im Steuerrecht (insbesondere § 2b UStG), die zu zusätzlichen Anforderungen in quantitativer und qualitativer Hinsicht führen. Aus diesem Grund ist mit externer Begleitung eine stadtweite Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation der Rechnungsführungen durchgeführt worden, um auf Dauer eine effiziente, fachlich versierte und rechtssichere Aufgabenerledigung zu gewährleisten. Erste Handlungsvorschläge liegen vor, ein Umsetzungsprojekt ist in Vorbereitung. Weitere Themenfelder Um Synergieeffekte zu heben und um den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen einen einheitlichen Ansprechpartner zu benennen, wird die Zusammenarbeit der Ämter unterstützt. So wird z. B. die Koordination der Genehmigungen beim Breitbandausbau forciert. Darüber hinaus wird auch etabliertes Verwaltungshandeln kontinuierlich hinterfragt. Der Erkenntnisgewinn, z. B. bei der Vielzahl von regelmäßigen Berichten, und der damit verbundene Verwaltungsaufwand müssen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Mit Einsatz von IT-Unterstützung konnten einzelne Vereinfachungen erreicht werden. Bei internen Kostenerstattungen sind der Aufwand für die Erhebung und der Ertrag gegenüberzustellen. Die Ergebnisse werden laufend evaluiert. Weitere Bereiche werden kritisch überprüft. Darüber hinaus werden in der Reformkommission Möglichkeiten einer verstärkten regionalen Zusammenarbeit untersucht sowie im Rahmen der Aufgabenkritik die Beteiligung des Bundes oder des Landes Hessen an Kosten der von der Stadt Frankfurt am Main übernommenen überregionalen Aufgaben evaluiert. So wurde inzwischen der Vertrag zum Übergang der Trägerschaft der Städelschule an das Land Hessen unterzeichnet. Über die weitere Entwicklung der Arbeit der Reformkommission wird auch zukünftig unaufgefordert berichtet.