Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen hier: Bericht über die Arbeit der Reformkommission

Um die vielfältigen Aufgabenstellungen der Stadt Frankfurt am Main mit den vorhandenen Ressourcen bewältigen zu können, sind die Organisation und die Geschäftsprozesse regelmäßig auf ihre Effizienz und Effektivität zu überprüfen. Die Themenliste umfasst Aufgabenkritik, Organisationsoptimierung sowie grundlegende Fragen der Wirtschaftlichkeit. Die Organisationsentwicklung ist ein laufender Prozess, der von allen Dezernaten und Ämtern im Rahmen ihrer Zuständigkeiten permanent verfolgt werden muss. Zusätzlich wurde in Frankfurt am Main die Reformkommission ins Leben gerufen, um übergreifende Themen mit stadtweiten Auswirkungen im Blick zu halten. Im Rahmen der bestehenden dezentralen Ressourcenverantwortung liegt der Fokus der Betrachtungen aktuell auf einer zeitgemäßen Balance zwischen dezentraler und zentraler Aufgabenwahrnehmung. Eine verantwortliche Ressourcenbewirtschaftung soll in den dezentralen Bereichen auf allen Ebenen gelebt werden, gleichzeitig müssen mögliche Synergieeffekte durch handlungsfähige zentrale Einheiten mit gebündeltem Knowhow realisiert werden. Der Schwerpunkt der Arbeit der Reformkommission liegt somit auf der Entwicklung einer dauerhaften Strategie für ein gesamtstädtisch optimiertes Handeln. Beispielhaft sollen folgende Reformprojekte genannt werden: Standardisierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen Die Förderung der Wirtschaftlichkeit wurde durch die Einführung standardisierter Vorgaben (umgesetzt mit der Richtlinie für Wirtschaftlichkeitsvergleiche, aktuelle Fassung MB 374/2020) und die fortdauernde Sensibilisierung der Ämter und Betriebe für dieses Thema forciert. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen umfassen dabei sowohl eine Kosten- als auch eine Nutzenbetrachtung. Einkauf und Vergabe Die Möglichkeit einer Optimierung der stadtweiten Einkaufs- und Vergabepraxis wurde mit externer Begleitung überprüft. Aufgrund der Komplexität des Vergaberechts und der großen Aufwände in den dezentralen Vergabestellen wurde die stadtweite Vergabe gestrafft. Die entsprechenden Abteilungen in der Stadtkämmerei und den bauenden Ämtern wurden neu organisiert. Informations- und Kommunikationstechnik Das Projekt Zentraler IT-Einkauf für die Stadtverwaltung wurde erfolgreich fortgesetzt. Durch die Bündelung der Kompetenzen beim Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16), sowie durch Prozessoptimierung und Einführung einheitlicher Standards ist hier ein erhebliches Konsolidierungspotential realisiert worden. Im aktuellen Jahr konnte die Angebotspalette des Zentralen IT-Einkaufs kontinuierlich erweitert werden. Die Bereitstellung von Rahmenverträgen für standardisierte IT-Produkte vereinfacht die Beschaffungsprozesse in den Ämtern und ermöglicht die Erzielung wirtschaftlicher Konditionen. Die Umsetzung einer gesamtstädtischen IT-Strategie, die die Belange Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Datenschutz berücksichtigt, ist das Ziel dieses Reformprojektes. Untersuchungen in diesem Aufgabenfeld zielen auf eine effiziente Zusammensetzung aus zentralen und dezentralen Komponenten ab. Um einheitliche und verbindliche Regelungen für einen sicheren und wirtschaftlichen IT-Betrieb zu definieren, hat das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16) den Status eines Amtes mit zentraler Funktion erhalten (MB 1079/2016). Dort sind die Aufgaben der zentralen IT-Infrastrukturkomponenten, zentralen IT-Basisdienste und Kollaborationsplattformen und Standard-IT-Arbeitsplatzsysteme angesiedelt. Gesamtstädtische Lösungen für Standardverfahren dienen der Vermeidung von unwirtschaftlichen Insellösungen. Weiterhin dezentral in den Ämtern werden die Aufgaben des Betriebs und der Weiterentwicklung der Fachverfahren wahrgenommen. Die enge Zusammenarbeit und notwendige Abstimmungen sind durch die Einrichtung eines IT-Strategierates und die Arbeitsgruppen für Themenschwerpunkte institutionalisiert. Für eine zukunftsfähige Neuausrichtung der gesamtstädtischen IT-Organisation wurde das so genannte Demand-Supply-Organisationsmodell (mit dezentralen Fachanwendungen und zentralen Standardanwendungen sowie IT-Infrastruktur) etabliert und kontinuierlich weiterentwickelt. Als weiteres Projekt ist die Serverkonsolidierung (Hosting) weiter fortgeschritten. Die Konsolidierung der dezentralen Serversysteme im Rechenzentrum des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik führt zur Stärkung der Betriebssicherheit sowie zur Ablösung kleiner und energietechnisch unwirtschaftlicher Serverräume bei den Ämtern, und damit zu einer Verbesserung der gesamtstädtischen Energiebilanz. Durch die Schaffung eines gemeinsamen Lizenz-Pools haben alle teilnehmenden Ämter weitere wirtschaftliche Vorteile bei der Nutzerlizensierung. Der neue Service "Hosted Fileservice" zur Konsolidierung der dezentral betriebenen Fileserver bzw. Systeme zur Bereitstellung von Speicherkapazitäten ist seit August 2018 produktiv und für die Ämter und Betriebe buchbar. Die Implementierung der gesamtstädtischen E-Government-Strategie ermöglicht ein transparentes und effizientes Dienstleistungsangebot nach den aktuellen technischen Standards. Dazu wurden auf der Basis einer ämterübergreifenden Strategie einheitliche E-Government-Basisdienste bereitgestellt, wie z. B. das Antrags- und Fallmanagement, die Open-Data-Plattform, die E-Akte und verschiedene webbasierte Angebote der Bürgerbeteiligung. Die Digitalisierung von Antragsprozessen hat durch das Onlinezugangsgesetz, nach dem bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen online angeboten werden müssen, neue Dynamik und Verbindlichkeit gewonnen. Eingebunden in die Vorgaben des Landes Hessen und die Umsetzungsvereinbarungen mit den kommunalen Spitzenverbänden finden die stadtinternen Abstimmungen statt, um den Bürgerinnen und Bürgern einen zeitgemäßen Service bieten zu können. Digitalisierungsstrategie Um weitere Potentiale der Digitalisierung identifizieren und nutzen zu können, hat die Stadt Frankfurt am Main das Aufgabenspektrum der Stabsstelle Digitalisierung weiter geschärft und um die Entwicklung und Umsetzung einer gesamtstädtischen Digitalisierungsstrategie erweitert. Der Fokus ist noch stärker in Richtung der Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Gäste der Stadt gerichtet, um insgesamt bessere Lebensbedingungen im Sinne einer Smart City zu ermöglichen. Die Digitalisierungsstrategie ist mit dem Beschluss zur M 28/2021 festgeschrieben und wird im Rahmen der vorhandenen Ressourcen sukzessive umgesetzt. Optimierung des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements Die Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung der Stadt Frankfurt am Main wurde mit dem Ziel einer schnellen, rechtssicheren und kostengünstigen Abwicklung der damit verbundenen Aufgaben untersucht. Als Ergebnis wurde zum 01.11.2017 aus dem Liegenschaftsamt (Amt 23), dem Hochbauamt (Amt 65) sowie Teilen des Stadtschulamtes (Abt. 40.4) das neue Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) gebildet. Das Amt verfolgt das Ziel, die Immobilien der Stadt Frankfurt am Main kompetent, effizient und nutzerorientiert zu bauen und zu bewirtschaften. Dabei wird nach dem sogenannten Betreiber- und Dienstleistermodell unterschieden. Für die Immobilien im sogenannten Betreibermodell (zurzeit die Gebäude in der bisherigen Verwaltung der ehemaligen Ämter 23 und 40) übernimmt das Amt 25 die immobilienbezogene Betreiberverantwortung für alle Lebenszyklusphasen und stellt so die Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Immobilien sicher. Für die Immobilien im sogenannten Dienstleistermodell verbleibt die Betreiberverantwortung in den Ämtern. Für diese Gruppe von Immobilien erbringt das Amt 25 für die Bedarfsträger (Nutzer) bestimmte ausgewählte Dienstleitungen nach Auftrag. Die Organisationsentwicklung ist für ein Amt mit dieser Aufgabenbreite ein fortdauernder Prozess. Die Implementierung eines zeitgemäßen CAFM/IT-Systems stellt den nächsten Meilenstein dar. Mobilität und Fuhrparkmanagement Zur Optimierung des Fuhrparkmanagements wurden Bestandsanalysen des städtischen Fuhrparks im PKW-Bereich und die Erhebung der Mobilitätsanforderungen der städtischen Ämter und Betriebe anhand von repräsentativen Bereichen durchgeführt. Die Fuhrparkoptimierung wird durch Carsharing zur Spitzenbedarfsabdeckung, Fahrzeugpooling zwischen Ämtern mit räumlicher Nähe, Standardisierung des Fahrzeugparks und Einsatz geeigneter Buchungssoftware forciert. Die Weiterentwicklung der Richtlinien über die Beschaffung von Personenkraftfahrzeugen unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen, ökologischen und sicherheitsrelevanten Aspekten ist abgeschlossen und der Weg für die Beschaffung von lokal emissionsfreien Fahrzeugen geebnet. Das Fuhrparkmanagement stellt nur einen Teil der städtischen Mobilität dar. Dazu gehören auch Dienstreisemanagement, alternative Fortbewegungsmittel, Beobachtung der Märkte und technischen Entwicklungen, Fördermittelaquise und Controlling. Bei den Analysen des derzeitigen Zustandes wurden die Nachteile der dezentralen Organisation der verschiedenen Aufgabenbestandteile deutlich. Eine Zentralisierung zumindest des strategischen Mobilitäts- und Fuhrparkmanagement bei der Stadtverwaltung birgt noch erhebliches Optimierungspotential und soll daher als nächster Schritt weiterverfolgt werden. Optimierung der Aufgaben und Prozesse der Rechnungsführungen Das dezentral in den Ämtern und Betrieben organisierte Rechnungswesen unterliegt seit 2007 der Doppik, die mit Kosten- und Leistungsrechnung, Bilanz und Konzernabschluss die nötige Transparenz über die Vermögens- und Wirtschaftslage der Stadt bereitstellt. Das Aufgabenspektrum der Rechnungsführungen ist in den vergangenen Jahren komplexer geworden und unterliegt externen Vorgaben, z. B. Änderungen im Steuerrecht (insbesondere §2b UStG), die zu zusätzlichen Anforderungen in quantitativer und qualitativer Hinsicht führen. Aus diesem Grund ist mit externer Begleitung eine stadtweite Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation der Rechnungsführungen durchgeführt worden, um auf Dauer eine effiziente, fachlich versierte und rechtssichere Aufgabenerledigung zu gewährleisten. Die Handlungsvorschläge werden in einem weiteren Projekt unter Beteiligung der betroffenen Ämter und Dezernate mit externer Beratung umgesetzt. Weitere Themenfelder Um Synergieeffekte zu heben und um den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen einen einheitlichen Ansprechpartner zu benennen, wird die Zusammenarbeit der Ämter unterstützt. So wird z. B. die Koordination der Genehmigungen beim Breitbandausbau forciert. Darüber hinaus wird auch etabliertes Verwaltungshandeln kontinuierlich hinterfragt. Bei internen Kostenerstattungen sind der Aufwand für die Erhebung und der Ertrag gegenüberzustellen. Auch die Wirkungsorientierung der Leistungen und Standards werden auf den Prüfstand gestellt. So wird als zukünftiges Thema Vergabe und Controlling der Zuschüsse und Zuwendungen nach den Kriterien Wirkungsorientierung, Rechtssicherheit und mögliche IT-Unterstützung stadtweit geprüft und neu geordnet werden. Darüber hinaus werden in der Reformkommission Möglichkeiten einer verstärkten regionalen Zusammenarbeit untersucht sowie im Rahmen der Aufgabenkritik die Beteiligung des Bundes oder des Landes Hessen an Kosten der von der Stadt Frankfurt am Main übernommenen überregionalen Aufgaben geprüft. Die Ergebnisse der Reformbemühungen werden laufend evaluiert. Weitere Bereiche werden kritisch überprüft. Über die weitere Entwicklung der Arbeit der Reformkommission wird auch zukünftig unaufgefordert berichtet.