Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen

Bericht des Magistrats vom 25.08.2014, B 334

Betreff: Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 12.12.2013, § 4004 - E 21/13 SPD, E 65/13 FDP, E 227/13 SPD, E 291/13 FDP - Es dient zur Kenntnis, dass mit dem nachfolgenden Bericht die Etatanträge E 21, 65, 227 und 291 aufgrund inhaltlicher Zusammenhänge und überwiegender Übereinstimmung zusammen beantwortet werden.

1. Die Geschäftsprozessoptimierung ist eine dauerhafte Aufgabe der Stadtverwaltung, die im Rahmen der dezentralen Ressourcenverantwortung durch die Dezernate, Ämter und Betriebe kontinuierlich verfolgt wird. Die derzeitigen Konsolidierungsvorgaben verstärken die Notwendigkeit der effizienten Verwendung der knappen Ressourcen, so dass die Verwaltungsabläufe und der Personaleinsatz laufend einer kritischen Würdigung unterzogen werden. In den vergangenen Jahren sind zahlreiche organisatorische Optimierungen vorgenommen worden, von denen die folgenden nur exemplarisch genannt werden sollen: Ausgliederung der Bäder als GmbH in die Stadtwerke Holding GmbH, Einrichtung der Rhein-Main Jobcenter GmbH, Zusammenlegung des Straßenbau- und Erschließungsamtes, Einführung der Doppik, Neuorganisation der Stadtbücherei, Gründung des Eigenbetriebes "Städtische Kitas Frankfurt am Main", Einführung der behördeneinheitlichen Rufnummer 115, Umsetzung der Europäischen Dienstleistungsrichtlinie sowie verschiedene Organisationsentwicklungsprozesse in diversen Ämtern. Im Rahmen der Reformkommission werden derzeit weitere Organisationsbetrachtungen dezernats- und ämterübergreifend fortgeführt. Auf der Grundlage des Beschlusses § 1720/2012 hat die Reformkommission schwerpunktmäßig die Themenkreise Organisation, Personal, Informations- und Kommunikationstechnik, Hochbau- und Liegenschaftsmanagement sowie die städtischen Leistungsangebote als Untersuchungsziele identifiziert.
2. Zu diesen Themenkreisen sind aktuell folgende konkrete Einzelprojekte in Prüfung oder bereits abgeschlossen: Organisation Dieser Prüfauftrag beinhaltet die umfassende Aufgabenkritik sowie die Steigerung der Wirtschaftlichkeit von Verwaltungsabläufen, insbesondere den Abbau von Doppelstrukturen und die Überprüfung von Prozessen. Geschäftsstellen, Referate und Stabsstellen In einem ersten Schritt sind speziell die Geschäftsstellen, Referate und Stabsstellen der Stadtverwaltung untersucht worden. In der Folge wurden verschiedene Stabsstellen in die Linienorganisation überführt und die Stabsstelle Projektmanagement der Stadtkämmerei aufgelöst. Das bislang eigenständige Referat Beteiligungen wurde in die Stadtkämmerei integriert. Die Submissionsstellen der Stadtkämmerei und des Hochbauamtes wurden zusammengelegt, ebenso die Stabsstelle Vereine und Zivilgesellschaft und die Abteilung Stiftungen und Ehrenamt. Damit werden Synergieeffekte in Bezug auf eine einheitliche Aufgabenerledigung der juristisch komplexen Aufgaben, gestraffte Organisationsformen, vereinfachte Vertretungsregelungen sowie eindeutige Ansprechpartner für Bürger/innen, Vertragspartner und die Verwaltung realisiert. Insgesamt sind rd. 40 Stellen von den verschiedenen Umorganisationen betroffen. Einkauf und Vergabe Als weiteres Projekt wird die Möglichkeit der stadtweiten Zusammenführung von Einkaufs- und Vergabeaufgaben mit dem Ziel der Steigerung der Effizienz und Rechtssicherheit geprüft. Einsparpotential wird insbesondere durch den Abschluss von Rahmenverträgen, bei der zentralen Betreuung der IT-Komponenten der E-Vergabe sowie bei der Lieferantenbewertung gesehen. Fuhrparkmanagement Zur Optimierung des Fuhrparkmanagements werden derzeit eine Bestandsanalyse des städtischen Fuhrparks und die Erhebung der Mobilitätsanforderungen der städtischen Ämter und Betriebe durchgeführt. Als Pilotprojekt wird in verschiedenen Ämtern ein Car-Sharing-Modell getestet. Personal Zu diesem Themenkreis wird die Verbeamtungspraxis unter den Aspekten Wirtschaftlichkeit, zukünftige Versorgungslasten sowie Personalgewinnung einer Prüfung unterzogen. Informations- und Kommunikationstechnik Ziel der Bestrebungen in diesem Aufgabenfeld ist eine gesamtstädtische IT-Strategie, die auf eine ausgewogene, effiziente Zusammensetzung aus zentralen und dezentralen Komponenten abzielt. Dazu gehört eine gesamtstädtische E-Government-Strategie mit Auswirkungen auf den gesamten Dienstleistungsbereich der Stadtverwaltung. Zur Umsetzung werden die bestehenden Prozesse mit Bürgerkontakt überprüft und die E-Government-Basisdienste eingeführt. Als weitere Einzelmaßnahme wird derzeit der zentrale IT-Einkauf forciert. Einsparpotential wird durch die Straffung der Vergabeprozesse, die Standardisierung der Hard- und Software, den vereinfachten Support sowie den Abschluss von Rahmenverträgen realisiert werden. Darüber hinaus wird die Serverkonsolidierung (Hosting und Housing) sukzessive ausgebaut. Auch hier werden Synergieeffekte durch Standardisierungen und vereinfachten Support gehoben. Hochbau- und Liegenschaftsmanagement In dezernats- und ämterübergreifenden Steuerungs- und Lenkungsgruppen wird die stadtweite Organisation des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Dazu gehören neben dem technischen auch das infrastrukturelle und kaufmännische Facility-Management. Ein wirtschaftliches Gebäudemanagement mit dem Ziel der optimalen Allokation der städtischen Ressourcen und des Werterhalts der städtischen Gebäude über den gesamten Lebenszyklus zu angemessenen Kosten wird mit externer Beratung entwickelt. Die Erkenntnisse vorangegangener Arbeitsgruppen zum wirtschaftlichen Bauen fließen in dieses Projekt ein. Eine rechtssichere Betreiberverantwortung, die Vermeidung von Mehrkosten bei Bauvorhaben sowie effiziente Prozesse bei der laufenden Bauunterhaltung sind nur einige, beispielhafte Teilziele. Konkretisiert wird das Reformprojekt durch die Untersuchung von Optimierungspotentialen beim Bau der Kindertagesstätten, mit dem Ziel der Optimierung der Kosten und der Zeitläufe. Durch die Analyse z.B. der Baustandards konnten bereits erste Erfolge erzielt werden. Leistungsangebote Hierzu werden die Standards aller städtischen Dienstleistungen, aber auch die möglichen Kostenerstattungen bzw. Gebühren, die dafür erhoben werden, überprüft. Die Untersuchungen dauern noch an, sie sind teilweise durch die Zielvorgaben zu den Konsolidierungsbeiträgen für den Doppelhaushalt 2015/2016 determiniert und werden im Rahmen des Haushaltsverfahrens weiterverfolgt. Inhalt dieses Prüfauftrages der Reformkommission ist auch die verstärkte regionale Zusammenarbeit sowie die Möglichkeit der Beteiligung des Bundes oder des Landes an Kosten der von der Stadt Frankfurt übernommenen überregionalen Aufgaben. Weitere Organisationsprüfungen dauern noch an. Dabei werden - auch im Zusammenhang der Einführung des E-Governments - systematisch die Prozesse mit Bürgerkontakt sowie die verwaltungsinternen Arbeitsabläufe untersucht. Aus diesem Grund wurde auch die Integration des Bürgeramtes in das Dezernat V, dem auch das Aufgabenfeld E-Government zugeordnet ist, verfügt. Damit können aus einem Dezernat heraus Aktivitäten initiiert werden, die gleichermaßen einen Bezug zu E-Government und Bürgerkontakten haben und damit zu einer weiteren Verbesserung des Bürgerservice beitragen. Ebenso ist die früher dem Presse- und Informationsamt angegliederte "Bürgerberatung" in das Bürgeramt integriert worden. Es dient in diesem Zusammenhang zur Kenntnis, dass damit auch der Etatantrag 364/2013 seine Erledigung gefunden hat. Zur Vervollständigung der Konzentration von bürgerorientierten Kontakten wird des Weiteren die bisherige im Ordnungsamt vorhandene Stabsstelle EU-DLR ebenfalls in das Bürgeramt übergeführt. Zudem wurde ab 01.08.2014 zur Verstärkung der Aufgabenwahrnehmung eine Koordinierungsstelle Verwaltungsstrukturreform im Dezernat V eingerichtet. Über die weitere Entwicklung wird künftig im Rahmen der Berichte über die Arbeit der Reformkommission jährlich berichtet werden.
3. Bei der Prozessoptimierung werden laufend alle Dezernate einbezogen. Da ein Schwerpunkt auf Wirtschaftlichkeits- und Folgekosten liegt, werden die Weiterentwicklung der stadtweiten Standardisierung und weitere zentrale Schulungsangebote angestrebt. Die zuständigen Dezernate und Zentralämter schaffen hierfür in Zusammenarbeit mit den Beschäftigtenvertretungen sukzessive die Voraussetzungen.
4. Sollten im Rahmen der Organisationsoptimierungen Kapazitäten frei werden, werden diese wie bisher unter Wahrung der personal- und personalvertretungsrechtlichen Vorgaben in anderen dringlichen Aufgabengebieten eingesetzt. Die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben genießt wie in der bisherigen Praxis Vorrang, erst darüber hinaus werden freie Kapazitäten zur Konsolidierung der Personaletats eingesetzt. Dabei ist in solche Betrachtungen allerdings einzubeziehen, dass es sich bei der Stadt Frankfurt am Main um eine "wachsende Stadt" handelt, die nahezu in allen Themenfeldern damit einhergehende steigende Fallzahlen und neue bzw. veränderte Aufgaben zu bewältigen hat.