Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen hier: Bericht über die Arbeit der Reformkommission

Bericht des Magistrats vom 03.12.2018, B 382

Betreff: Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen hier: Bericht über die Arbeit der Reformkommission Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 12.12.2013, § 4004 - E 1/12 (Pkt. 4) CDU/GRÜNE, E 21/13 SPD, E 65/13 FDP, E 227/13 SPD, E 291/13 FDP, B 355/17 - Die Anforderungen an die Stadt Frankfurt am Main sind einem ständigen Wandel unterworfen. Neue gesetzliche Vorgaben und die Übertragung zusätzlicher Aufgaben, die steigende Bevölkerungszahl, die technische Entwicklung und auch die veränderten Erwartungen der Bürgerschaft an ein zeitgemäßes Dienstleistungs-, Infrastruktur- und Teilhabeangebot erfordern eine laufende Optimierung der Verwaltungs- bzw. Arbeitsabläufe. Das vor allem vor dem Hintergrund, dass das qualitativ und quantitativ gestiegene Aufgabenspektrum nicht mit einer proportionalen Entwicklung der Ressourcenausstattung einhergeht. Im Rahmen der bestehenden dezentralen Ressourcenverwaltung bei der Stadtverwaltung ist die Überprüfung der richtigen Balance zwischen zentraler und dezentraler Aufgabenerledigung innerhalb der Stadtverwaltung elementar. Der Fokus in der Reformkommission ist schwerpunktmäßig auf die Entwicklung einer dauerhaften Strategie für ein gesamtstädtisch optimiertes Handeln und die Realisierung stadtweiter Ansätze zur Effizienzsteigerung gelegt. Der Abbau von Doppelstrukturen und die Realisierung von Synergieeffekten sind bei gleichzeitiger Sensibilisierung für den Ressourcenverbrauch und Anreize für sparsames Verwaltungshandeln zu fördern. Folgende Beispiele stehen für die bereits realisierten Reformprojekte: Standardisierte Wirtschaftlichkeitsberechnungen Die Förderung der Wirtschaftlichkeit wird durch die Einführung standardisierter Vorgaben (umgesetzt mit Magistratsbeschluss im Jahr 2016, Richtlinie für Wirtschaftlichkeitsvergleiche) und die fortdauernde Sensibilisierung der Ämter und Betriebe für dieses Thema forciert. Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen umfassen dabei sowohl eine Kosten- als auch eine Nutzenbetrachtung. Einkauf und Vergabe Die Möglichkeit einer Optimierung der stadtweiten Einkaufs- und Vergabepraxis wurde mit externer Begleitung überprüft. Aufgrund der Komplexität des Vergaberechts und der großen Aufwände in den dezentralen Vergabestellen wurde die stadtweite Vergabe gestrafft. Die entsprechende Abteilung in der Stadtkämmerei wurde neu organisiert. Die Bearbeitung von Nachträgen wurde in die bauenden Ämter und die Organisation der Gebäudereinigung in das neu errichtete Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) verlagert. Das Projekt Zentraler IT-Einkauf für die Stadtverwaltung wurde ebenfalls umgesetzt. Durch die Bündelung der Kompetenzen beim Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16), sowie durch Prozessoptimierung und Einführung einheitlicher Standards ist hier ein erhebliches Konsolidierungspotential zu realisieren. Seit September 2016 steht allen IT-Einkäufern in den Ämtern der sogenannte "Frankfurt-PC" zur Verfügung. Die hohe Nachfrage (bestellte Menge: 1633 PCs, Stand: 30.09.2018) spiegelt die stadtweite Akzeptanz dieses Konzeptes wider. Dieser Weg wird mit der Einführung von zusätzlichem standardisiertem IT-Equipment (z. B. Notebooks) weiter beschritten. Kita-Baumanagement Durch den Einsatz modularer Bauweise bei einem Bündel von sechs Kitas wurde eine beschleunigte Umsetzung bei gleichzeitig reduzierten Kosten erreicht. Innerhalb des Projektes Optimierung des Kita-Baumanagements wurden Baustandards und Standards der Planung und Umsetzung von Außenflächen betrachtet und teilweise angepasst. Das Konzept aus einer modularen Holzständerbauweise, der Verwendung eines Architektenentwurfs für alle sechs Kitas und der Beauftragung eines Generalunternehmers war ein erfolgreicher Weg, um das Ziel, schnell und kostengünstig qualitativ hochwertige und innovative Kindertagesstätten bereitstellen zu können, zu erreichen. Weitere realisierte Reformprojekte sind u. a. die Zusammenarbeit des Personal- und Organisationsamtes mit der Volkshochschule im Bereich der Fortbildungen, Synergieeffekte bei den Innenprüfungen der Eigenbetriebe und bei den Submissionsstellen. Laufende Projekte mit langfristigem Optimierungspotential: Fuhrparkmanagement Zur Optimierung des Fuhrparkmanagements wurden Bestandsanalysen des städtischen Fuhrparks im PKW-Bereich und die Erhebung der Mobilitätsanforderungen der städtischen Ämter und Betriebe anhand von repräsentativen Bereichen durchgeführt. Die Fuhrparkoptimierung wird durch Fahrzeugpooling zwischen Ämtern mit räumlicher Nähe, Standardisierung des Fahrzeugparks und Einsatz geeigneter Buchungssoftware forciert. Durch den Einsatz von Carsharing für die Spitzenbedarfsabdeckung konnten in den Pilotbereichen bereits Fahrzeuge eingespart werden. Die Weiterentwicklung der Richtlinien über die Beschaffung von Personenkraftfahrzeugen unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen, ökologischen und sicherheitsrelevanten Aspekten ist in Arbeit. Informations- und Kommunikationstechnik Die Umsetzung einer gesamtstädtischen IT-Strategie, die die Belange Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Datenschutz berücksichtigt, ist das Ziel dieses Reformprojektes. Untersuchungen in diesem Aufgabenfeld zielen auf eine effiziente Zusammensetzung aus zentralen und dezentralen Komponenten ab. Um einheitliche und verbindliche Regelungen für einen sicheren und wirtschaftlichen IT-Betrieb zu definieren, hat das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16) den Status eines Amtes mit zentraler Funktion erhalten. Dort sind die Aufgaben der zentralen IT-Infrastruktur-komponenten, zentralen IT-Basisdienste und Kollaborationsplattformen und Standard-IT-Arbeitsplatzsysteme angesiedelt. Gesamtstädtische Lösungen für Standardverfahren dienen der Vermeidung von unwirtschaftlichen Insellösungen. Weiterhin dezentral in den Ämtern werden die Aufgaben des Betriebs und der Weiterentwicklung der Fachverfahren wahrgenommen. Die enge Zusammenarbeit und Abstimmungen sind durch die Einrichtung eines IT-Strategierates und die Arbeitsgruppen für Themenschwerpunkte institutionalisiert. Für eine zukunftsfähige Neuausrichtung der gesamtstädtischen IT-Organisation wurde das so genannte Demand-Supply-Organisationsmodell (mit dezentralen Fachanwendungen und zentralen Standardanwendungen sowie IT-Infrastruktur) anhand eines Pilotprojektes auf Praxistauglichkeit für die Stadtverwaltung Frankfurt am Main getestet. Erste Erfahrungen werden bei der Weiterentwicklung und Verfeinerung des Modells umgesetzt. Als weiteres Projekt ist die Serverkonsolidierung (Hosting) weiter fortgeschritten. Die Konsolidierung der dezentralen Serversysteme im Rechenzentrum des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik führt zur Stärkung der Betriebssicherheit sowie zur Ablösung kleiner und energietechnisch unwirtschaftlicher Serverräume bei den Ämtern, und damit zu einer Verbesserung der gesamtstädtischen Energiebilanz. Inzwischen sind 23 Ämter an das Hosting-Angebot angeschlossen, weitere interessierte Ämter und Betriebe werden folgen. Durch die Schaffung eines gemeinsamen Lizenz-Pools haben alle teilnehmenden Ämter weitere wirtschaftliche Vorteile bei der Nutzerlizensierung. Der neue Service "Hosted Fileservice" zur Konsolidierung der dezentral betriebenen Fileserver bzw. Systeme zur Bereitstellung von Speicherkapazitäten ist seit August 2018 produktiv und für die Ämter und Betriebe buchbar. Der Service wird derzeit bereits von 13 Ämtern genutzt. Die Implementierung der gesamtstädtischen E-Government-Strategie ermöglicht ein transparentes und effizientes Dienstleistungsangebot nach den aktuellen technischen Standards. Dazu wurden auf der Basis einer ämterübergreifenden Strategie einheitliche E-Government-Basisdienste bereitgestellt, wie z. B. das Antrags- und Fallmanagement, die Open-Data-Plattform, die E-Akte und verschiedene webbasierte Angebote der Bürgerbeteiligung. Digitalisierungsstrategie Um weitere Potentiale der Digitalisierung identifizieren und nutzen zu können hat die Stadt Frankfurt am Main das Aufgabenspektrum der Stabsstelle E-Government weiter geschärft und um eine stadtübergreifende Digitalisierungsstrategie erweitert. Der Fokus wird noch stärker in Richtung der Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Gäste der Stadt gerichtet sein, um insgesamt bessere Lebensbedingungen im Sinne einer Smart City zu ermöglichen. Optimierung des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements Die Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung der Stadt Frankfurt am Main wurde mit dem Ziel einer schnelleren, rechtssicheren und kostengünstigeren Abwicklung der damit verbundenen Aufgaben untersucht. Als Ergebnis wurde zum 01.11.2017 aus dem Liegenschaftsamt (Amt 23), dem Hochbauamt (Amt 65) sowie Teilen des Liegenschaftsmanagements des Stadtschulamtes (Abt. 40.4) das neue Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) gebildet. Das Amt verfolgt das Ziel, die Immobilien der Stadt Frankfurt am Main kompetent, effizient und nutzerorientiert zu bauen und zu bewirtschaften. Dabei wird nach dem sogenannten Betreiber- und Dienstleistermodell unterschieden. Für die Immobilien im sogenannten Betreibermodell (zurzeit die Gebäude in der bisherigen Verwaltung der ehemaligen Ämter 23 und 40) übernimmt das neue Amt die immobilienbezogene Betreiberverantwortung für alle Lebenszyklusphasen und stellt so die Funktionsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der Immobilien sicher. Für die Immobilien im sogenannten Dienstleistermodell verbleibt die Betreiberverantwortung in den Ämtern. Für diese Gruppe von Immobilien wird das Amt für die fachlichen Bedarfsträger (Nutzer) bestimmte ausgewählte Dienstleitungen nach Auftrag erbringen. Die Organisationsentwicklung ist noch nicht abgeschlossen. Zurzeit sind die Sollprozesse für das Amt für Bau und Immobilien in der Abstimmung, es findet die Vorbereitung der Ausschreibung eines neuen IT-Systems statt, Qualifikationsbedarfe werden flächendeckend für das gesamte Amt erhoben und ein tiefgreifender Kulturentwicklungsprozess wird durchgeführt, um miteinander zu einer gemeinsamen Amtskultur und gemeinsamen Werten zu gelangen. Optimierung der Aufgaben und Prozesse der Rechnungsführungen Das dezentral in den Ämtern und Betrieben organisierte Rechnungswesen unterliegt seit 2007 der Doppik, die mit Kosten- und Leistungsrechnung, Bilanz und Konzernabschluss die nötige Transparenz über die Vermögens- und Wirtschaftslage der Stadt bereitstellt. Das Aufgabenspektrum der Rechnungsführungen ist in den vergangenen Jahren komplexer geworden und unterliegt externen Vorgaben, z. B. Rechtsänderungen im Steuerrecht, die zu zusätzlichen Anforderungen führen. Aus diesem Grund ist eine stadtweite Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation mit externer Begleitung vorgesehen, um auf Dauer eine effiziente, fachlich versierte und rechtssichere Aufgabenerledigung zu gewährleisten. Weitere Themenfelder Um Synergieeffekte zu heben und um den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen einen einheitlichen Ansprechpartner zu benennen, wird die Zusammenarbeit der Ämter unterstützt. So wird z. B. die Koordination der Genehmigungen beim Breitbandausbau forciert. Darüber hinaus wird auch etabliertes Verwaltungshandeln kontinuierlich hinterfragt. Der Erkenntnisgewinn, z. B. bei der Vielzahl von regelmäßigen Berichten, und der damit verbundene Verwaltungsaufwand müssen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Mit Einsatz von IT- Unterstützung konnten einzelne Vereinfachungen erreicht werden. Bei internen Kostenerstattungen sind der Aufwand für die Erhebung und der Ertrag gegenüberzustellen. Die Ergebnisse werden laufend evaluiert. Weitere Bereiche werden kritisch überprüft. Darüber hinaus werden in der Reformkommission Möglichkeiten einer verstärkten regionalen Zusammenarbeit untersucht sowie im Rahmen der Aufgabenkritik die Beteiligung des Bundes oder des Landes Hessen an Kosten der von der Stadt Frankfurt am Main übernommenen überregionalen Aufgaben evaluiert. So wurde inzwischen der Vertrag zum Übergang der Trägerschaft der Städelschule an das Land Hessen unterzeichnet. Aufgabenkritik und Geschäftsprozessoptimierung stellen eine permanente Aufgabe für die Stadtverwaltung dar. Die Zielvorgaben der Effektivität und Effizienz können nur unter Mitwirkung aller Dezernate, Ämter und Betriebe erreicht werden. Über die weitere Entwicklung der Arbeit der Reformkommission wird auch zukünftig unaufgefordert berichtet.