Bericht über die Arbeit der Reformkommission

Bericht des Magistrats vom 21.12.2015, B 458

Betreff: Bericht über die Arbeit der Reformkommission Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 22.09.2014, § 5014 - E 21/13 SPD, E 65/13 FDP, E 227/13 SPD, E 291/13 FDP, l. B 334/14 - Auf der Grundlage des E 1/2012 wurde die Reformkommission eingerichtet, die schwerpunktmäßig die Themenkreise Organisation, Personal, Informations- und Kommunikationstechnik, Hochbau- und Liegenschaftsmanagement sowie die städtischen Leistungsangebote als Untersuchungsziele lokalisiert hat. Der Sachstand der Reformprojekte wurde zuletzt mit Bericht 334/2014 dargelegt, daran anknüpfend werden folgende Entwicklungen berichtet: Organisation Dieser Prüfauftrag umfasst die stadtweite Aufgabenkritik sowie die Steigerung der Wirtschaftlichkeit von Verwaltungsabläufen, insbesondere den Abbau von Doppelstrukturen und die Überprüfung von Prozessen. Geschäftsstellen, Referate und Stabsstellen Verschiedene organisatorische Optimierungen zur Hebung von Synergieeffekten wurden realisiert, indem Stabsstellen aufgelöst bzw. in die Linienorganisation integriert wurden. Fuhrparkmanagement Zur Optimierung des Fuhrparkmanagements werden eine Bestandsanalyse des städtischen Fuhrparks und die Erhebung der Mobilitätsanforderungen der städtischen Ämter und Betriebe durchgeführt. Als Pilotprojekt wurde von verschiedenen Ämtern ein Car-Sharing-Modell getestet. Die Ergebnisse deuten auf ein erhebliches Einsparpotential hin und fließen in die stadtweite Analyse ein. Die Fuhrparkoptimierung wird durch Fahrzeugpooling zwischen Ämtern, Standardisierung und Einsatz geeigneter Buchungssoftware vorangetrieben. Einkauf und Vergabe Die Möglichkeit der stadtweiten Zusammenführung von Einkauf- und Vergabeaufgaben mit dem Ziel der Steigerung der Effizienz und Rechtssicherheit wird derzeit mit externer Begleitung überprüft. Einsparmöglichkeiten werden insbesondere bei der Betreuung der IT-Komponenten der E-Vergabe, der Lieferantenbewertung sowie durch den Abschluss von weiteren Rahmenverträgen gesehen. Personal Zu diesem Themenkreis wird die Verbeamtungspraxis unter den Aspekten Wirtschaftlichkeit, zukünftige Versorgungslasten sowie Personalgewinnung und -bindung einer Prüfung unterzogen. Informations- und Kommunikationstechnik Im Rahmen der angestrebten gesamtstädtischen IT-Strategie sind in einer ämterübergreifenden Arbeitsgruppe die Organisationsform und die derzeitigen Steuerungsmechanismen der städtischen IT unter den Gesichtspunkten Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Datenschutz beleuchtet worden. Ziel der Bestrebungen in diesem Aufgabenfeld ist eine ausgewogene, effiziente Zusammensetzung aus zentralen und dezentralen Komponenten. Pilotprojekt IT-Finanzen Für eine zukunftsfähige Neuausrichtung der gesamtstädtischen IT-Organisation wird das so genannte Demand-Supply-Organisationsmodell (mit dezentralen Fachanwendungen und zentralen Standardanwendungen sowie IT-Infrastruktur) unter Federführung des Dezernates V anhand eines Pilotprojektes auf Praxistauglichkeit für die Stadtverwaltung Frankfurt am Main überprüft. Das gemeinsame Pilotprojekt der Ämter 16 - Informations- und Kommunikationstechnik, 20 - Stadtkämmerei und 21 - Kassen- und Steueramt wird mit Beratung durch Personal- und Organisationsamt und Revisionsamt sowie unter Beteiligung des Gesamtpersonalrates durchgeführt. In der Folge wird ein flächentaugliches Organisationsmodell für die Stadt Frankfurt am Main unter Berücksichtigung der Erfahrungen aus dem Pilotprojekt entwickelt. Zentraler IT-Einkauf Dieses Reformprojekt wurde bereits umgesetzt. Unter Beteiligung aller Dezernate wurden die benötigten Stellen zentral bereitgestellt, sodass die Organisationseinheit ab 01.05.2015 stadtweit stellenneutral ihre Arbeit aufnehmen konnte. Durch Bündelung der Kompetenzen, Prozessoptimierung, einheitliche Standards und damit einhergehend vereinfachten Support sowie den vermehrten Einsatz von Rahmenverträgen ist hier erhebliches Konsolidierungspotential zu realisieren. Serverkonsolidierung Als weiteres Projekt wird die Serverkonsolidierung (Hosting und Housing) weiterentwickelt. Zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit und Gewährleistung der Betriebssicherheit wurde das Leistungsangebot dahingehend erweitert, dass es städtischen Ämtern und Betrieben ermöglicht wird, bereits vorhandene Serversysteme in das Rechenzentrum des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik zu verlagern. Der Magistrat erhofft sich durch diese Erweiterung einen schnelleren Fortschritt bei der Konsolidierung der dezentralen Serversysteme, da hiermit die kleinen und energietechnisch unwirtschaftlichen Serverräume bei den Ämtern schneller abgelöst werden können. Neben 20 vom Amt für Informations- und Kommunikationstechnik betreuten Dienststellen konnten Server des Stadtschulamtes, des Revisionsamtes, der Stadtentwässerung sowie des Instituts für Stadtgeschichte ganz oder teilweise neu aufgenommen werden. Für die im Rechenzentrum gehosteten Systeme des Eigenbetriebes Stadtentwässerung sind weitere Ausbauten in Vorbereitung. Bei der Bereitstellung von zentral gemanagten Arbeitsplätzen über die zentrale Terminalserver-Farm im Rechenzentrum gibt es große Fortschritte beim Personal- und Organisationsamt, der Branddirektion, dem Stadtschulamt, der Stadtbücherei und dem Eigenbetrieb Kita. Die Einzelsysteme der genannten Ämter bzw. Betriebe wurden Schritt für Schritt auf die zentrale Server-Farm übernommen. Die Ablösung der Systeme weiterer Ämter ist in Vorbereitung. Die lokalen Systeme werden abgeschaltet, womit auch eine Verbesserung der gesamtstädtischen Energiebilanz erreicht wird. Durch die Schaffung eines gemeinsamen Lizenz-Pools haben alle teilnehmenden Ämter weitere wirtschaftliche Vorteile bei der Nutzerlizensierung. Gesamtstädtisches E-Government Ein weiteres Projekt ist die Implementierung der gesamtstädtischen E-Government-Strategie mit Auswirkungen auf den gesamten Dienstleistungsbereich der Stadtverwaltung. Damit wird das Ziel verfolgt, den Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen ein transparentes und effizientes Dienstleistungsangebot nach den aktuellen technischen Standards anbieten zu können. Dazu werden vorrangig eine ämterübergreifende Strategie und Prozessoptimierung sowie die Bereitstellung der einheitlichen E-Government-Basisdienste betrieben. Als erste Schritte dazu werden verschiedene Prozesse in der Pilotphase mit einheitlicher Softwareunterstützung eingeführt: Abwicklung von Antwortentwürfen beim Hauptamt, Bewohnerparkausweise und Waffenverbringungen beim Ordnungsamt sowie die Jugendferienkarte beim Jugend- und Sozialamt. Damit ist ein breites Spektrum von Verfahren abgedeckt: Interne Prozesse, externe Prozesse mit E-Payment und elektronisch übermittelte Verwaltungsleistung. Nach Abschluss der Pilotphase werden schrittweise weitere Dienstleistungen folgen, sodass Bürgerinnen und Bürger in Zukunft verstärkt Online-Anträge stellen können und auch die entsprechenden Rückmeldungen elektronisch erhalten werden. Hochbau- und Liegenschaftsmanagement Optimierung des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements Die stadtweite Organisation des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements, dazu gehören neben dem technischen auch das infrastrukturelle und kaufmännische Facility-Management, wird auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht. Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit über den gesamten Lebenszyklus der städtischen Gebäude zu steigern. Dazu wurden dezernatsübergreifend eine Lenkungs- und eine Steuerungsgruppe eingerichtet, die mit Einbeziehung externer Expertise durch ein Beratungsunternehmen die Ist-Analyse vorgenommen haben, aus der derzeit ein Sollkonzept erarbeitet wird. Verschiedene mögliche Organisationsmodelle wurden dabei auf ihr Optimierungspotential für eine modernes, integriertes Hochbau- und Liegenschaftsmanagement geprüft. Im Lenkungskreis am 10.11.2015 wurde ein Mieter-Vermieter-Modell beschlossen, bei dem ein Zentraler Vermieter in der Rechtsform eines Amtes die Vermieterfunktion einschließlich der technischen Dienstleistungen wahrnimmt. Ein entsprechender Magistratsbeschluss befindet sich im Geschäftsgang. Kita-Baumanagement Konkretisiert wird das Projekt Hochbau- und Liegenschaftsmanagement durch die Untersuchung von Optimierungspotentialen beim Bau von Kindertagesstätten. Insbesondere wurden Baustandards, Organisationsstrukturen und Prozesse analysiert. Durch den Einsatz modularer Bauweise bei aktuell sechs Kitas in Ausführung wird eine Beschleunigung der Umsetzung bei gleichzeitiger Kostenreduzierung angestrebt. Leistungsangebote Ein weiteres Prüffeld der Reformkommission sind die Standards aller städtischen Dienstleistungen, aber auch die möglichen Kostenerstattungen bzw. Gebühren, die dafür erhoben werden. Die Untersuchungen dauern noch an, sie sind teilweise durch die Zielvorgaben zu den Konsolidierungsbeiträgen für den Doppelhaushalt 2015/2016 determiniert und werden auch im Rahmen von künftigen Haushaltsplanverfahren weiterverfolgt. Darüber hinaus werden auch eine verstärkte regionale Zusammenarbeit sowie die Möglichkeit der Beteiligung des Bundes oder des Landes an Kosten der von der Stadt Frankfurt am Main übernommenen überregionalen Aufgaben untersucht. Weitere Organisationsprüfungen dauern noch an. Dabei werden - auch im Zusammenhang mit der Einführung des E-Governments - systematisch die Prozesse mit Bürgerkontakt sowie die verwaltungsinternen Arbeitsabläufe untersucht. Die Bündelung der Aufgabenfelder im Dezernat V mit Bürgeramt (inkl. Bürgerberatung und einheitliche Behördenrufnummer D115), Amt für Informations- und Kommunikationstechnik und Stabsstelle E-Government (inkl. EU-Dienstleistungsrichtlinie) ermöglicht eine effiziente Steuerung der Aktivitäten für einen verbesserten und modernen Bürgerservice. Bei der Prozessoptimierung werden laufend alle Dezernate einbezogen. Da ein Schwerpunkt auf Wirtschaftlichkeits- und Folgekosten liegt, werden die Weiterentwicklung der stadtweiten Standardisierung und weitere zentrale Schulungsangebote angestrebt. Die zuständigen Dezernate und Zentralämter schaffen hierfür in Zusammenarbeit mit den Beschäftigtenvertretungen sukzessive die Voraussetzungen. Sollten im Rahmen der Organisationsoptimierungen Kapazitäten frei werden, werden diese wie bisher unter Wahrung der personal- und personalvertretungsrechtlichen Vorgaben in anderen dringlichen Aufgabengebieten eingesetzt. Die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben genießt wie in der bisherigen Praxis Vorrang, erst darüber hinaus werden freie Kapazitäten zur Konsolidierung der Personaletats eingesetzt. In diese Betrachtungen ist auch einzubeziehen, dass es sich bei der Stadt Frankfurt am Main um eine "wachsende Stadt" handelt, die nahezu in allen Themenfeldern mit diesem Wachstum einhergehend steigende Fallzahlen und neue bzw. veränderte Aufgaben zu bewältigen hat. Über die weitere Entwicklung der Arbeit der Reformkommission wird auch zukünftig unaufgefordert berichtet.