Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen hier: Bericht über die Arbeit der Reformkommission

Bericht des Magistrats vom 06.11.2017, B 355

Betreff: Wiederaufnahme der Verwaltungsreform - Durchführung von Organisationsuntersuchungen hier: Bericht über die Arbeit der Reformkommission Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 12.12.2013, § 4004 - E 21/13 SPD, E 65/13 FDP, E 227/13 SPD, E 291/13 FDP, l. B 458/15 - Zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltungs- bzw. Arbeitsabläufe der Stadt Frankfurt am Main und zur Optimierung des Dienstleistungsangebotes wurde mit Beschluss § 1720 vom 31.05.2012 die Reformkommission eingesetzt. Vor dem Hintergrund einer wachsenden Stadt mit breit differenziertem Aufgabenspektrum verfolgt die Reformkommission das Ziel, die Handlungsfähigkeit und die Gestaltungsspielräume für die Zukunft zu erhalten. Diese Zielvorgabe kann nur unter Mitwirkung aller Dezernate, Ämter und Betriebe erreicht werden. Neben den anfänglichen ämterbezogenen Reformprojekten wird der Fokus nun verstärkt auf die Entwicklung einer dauerhaften Strategie für ein effektives, wirkungsorientiertes Handeln und die Realisierung stadtweiter Ansätze zur Effizienzsteigerung gelegt. Die Förderung der Wirtschaftlichkeit wird durch die Einführung standardisierter Vorgaben (umgesetzt mit Magistratsbeschluss im Jahre 2016 "Richtlinie für Wirtschaftlichkeitsvergleiche") und die fortdauernde Sensibilisierung der Ämter und Betriebe für dieses Thema forciert. Wirtschaftlichkeit ist dabei sowohl eine Kosten- als auch eine Nutzenbetrachtung, die den Ressourceneinsatz sowie die Ergebnisse und Wirkungen umfasst. Ein effizienter Ressourceneinsatz erfordert auch den Abbau von Doppelstrukturen und die Überprüfung von Geschäftsprozessen, da sich die Rahmenbedingungen, z. B. die demographische Entwicklung, die gesetzlichen Vorgaben und ebenso die Entwicklung der IT-Technik, immer schneller verändern. Eine kontinuierliche Überprüfung der richtigen Balance zwischen zentraler und dezentraler Aufgabenerledigung innerhalb der Stadtverwaltung stellt deshalb eine permanente Aufgabe dar. Mögliche Synergieeffekte sollen gehoben werden, dabei müssen die Verantwortung für den Ressourcenverbrauch und Anreize für sparsames Verwaltungshandeln in allen Bereichen erhalten bleiben. Beispielhaft für die aktuellen Aufgaben der Reformkommission stehen folgende Projekte: Einkauf und Vergabe Die Möglichkeit einer Optimierung der stadtweiten Einkaufs- und Vergabepraxis wurde mit externer Begleitung überprüft. Aufgrund der Komplexität des Vergaberechts und der großen Aufwände in den derzeit dezentralen Vergabestellen hatte die Gewährleistung einer rechtssicheren und effizienten Aufgabenwahrnehmung Priorität. Als Ergebnis wurde die stadtweite Vergabe gestrafft. Für kleinere, sporadisch beschaffende Ämter wurde eine zentrale Vergabestelle innerhalb der neu organisierten Abteilung 20.1 der Stadtkämmerei geschaffen. Die Bearbeitung von Nachträgen wurde in die bauenden Ämter und die Organisation der Gebäudereinigung perspektivisch in das zum 01.11.2017 neu gegründete Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) verlagert. Fuhrparkmanagement Zur Optimierung des Fuhrparkmanagements wurden Bestandsanalysen des städtischen Fuhrparks und die Erhebung der Mobilitätsanforderungen der städtischen Ämter und Betriebe anhand von repräsentativen Bereichen durchgeführt. Die Fuhrparkoptimierung wird durch Fahrzeugpooling zwischen Ämtern mit räumlicher Nähe, Standardisierung des Fahrzeugparks, Einsatz geeigneter Buchungssoftware vorangetrieben. Durch den Einsatz von Carsharing für die Spitzenbedarfsabdeckung konnten bereits in den Pilotbereichen Fahrzeuge eingespart werden. Im Zuge der Optimierungen wurden auch die Kraftfahrerrichtlinien der Stadtverwaltung überarbeitet, eine Weiterentwicklung der Richtlinien über die Beschaffung von Personenkraftfahrzeugen unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen, ökologischen und sicherheitsrelevanten Aspekten ist in Vorbereitung. Informations- und Kommunikationstechnik Die Umsetzung einer gesamtstädtischen IT-Strategie, die die Belange Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Sicherheit und Datenschutz berücksichtigt, ist das Ziel dieses Reformprojektes. Untersuchungen in diesem Aufgabenfeld zielen auf eine ausgewogene, effiziente Zusammensetzung aus zentralen und dezentralen Komponenten ab. Um einheitliche und verbindliche Regelungen für einen sicheren und wirtschaftlichen IT-Betrieb zu definieren, hat das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16), durch Beschluss des Magistrats in 2016, den Status eines Amtes mit zentraler Funktion erhalten. Dort sind die Aufgaben der zentralen IT-Infrastrukturkomponenten, zentralen IT-Basisdienste und Kollaborationsplattformen und Standard-IT-Arbeitsplatzsysteme angesiedelt. Weiterhin dezentral in den Ämtern werden die Aufgaben des Betriebs und der Weiterentwicklung der Fachverfahren wahrgenommen. Die enge Zusammenarbeit und Abstimmungen sind durch die Einrichtung eines IT-Strategierates und die Arbeitsgruppen für Themenschwerpunkte institutionalisiert. Für eine zukunftsfähige Neuausrichtung der gesamtstädtischen IT-Organisation wird das so genannte Demand-Supply-Organisationsmodell (mit dezentralen Fachanwendungen und zentralen Standardanwendungen sowie IT-Infrastruktur) anhand eines Pilotprojektes auf Praxistauglichkeit für die Stadtverwaltung Frankfurt am Main überprüft. In der Folge wird ein flächentaugliches Organisationsmodell für die Stadt Frankfurt am Main unter Berücksichtigung der Erfahrungen aus dem Pilotprojekt entwickelt. Das Teilprojekt Zentraler IT-Einkauf für die Stadtverwaltung wurde bereits umgesetzt. Durch die Bündelung der Kompetenzen beim Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Amt 16), sowie durch Prozessoptimierung und Einführung einheitlicher Standards ist hier ein erhebliches Konsolidierungspotential zu realisieren. Seit September 2016 steht allen IT-Einkäufern in den Ämtern der sogenannte "Frankfurt-PC" zur Verfügung. Dieser PC stellt ein durch den Zentralen IT-Einkauf vorkonfiguriertes Angebot in zwei Varianten dar, welches auf Basis der zuvor abgefragten Anforderungen der Ämter zusammengestellt wurde. Es wurden zwei PC-Konfigurationen festgelegt: eine günstige Variante für einfache Büroanwendungen und eine leistungsstärkere Variante für Anwendungen mit höheren Anforderungen. Die hohe Nachfrage (bestellte Menge: 570 PCs, Stand: 31.07.2017) spiegelt die stadtweite Akzeptanz diese Konzeptes wider. Dieser Weg wird mit der geplanten Einführung von zusätzlichem standardisiertem IT-Equipment weiter beschritten. Aktuell laufen die Vorbereitungen für die Bereitstellung eines auf die Bedürfnisse der städtischen Nutzer zugeschnittenen Standard-Notebooks. Als weiteres Projekt ist die Serverkonsolidierung (Hosting und Housing) weiter fortgeschritten. Die Konsolidierung der dezentralen Serversysteme im Rechenzentrum des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik führt zur Stärkung der Betriebssicherheit sowie zur Ablösung kleiner und energietechnisch unwirtschaftlicher Serverräume bei den Ämtern, und damit zu einer Verbesserung der gesamtstädtischen Energiebilanz. Durch die Schaffung eines gemeinsamen Lizenz-Pools haben alle teilnehmenden Ämter weitere wirtschaftliche Vorteile bei der Nutzerlizensierung. Ein weiteres Projekt ist die Implementierung der gesamtstädtischen E-Government-Strategie mit Auswirkungen auf den gesamten Dienstleistungsbereich der Stadtverwaltung. Den Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen soll ein transparentes und effizientes Dienstleistungsangebot nach den aktuellen technischen Standards angeboten werden. Dazu werden vorrangig eine ämterübergreifende Strategie und Prozessoptimierung sowie die Bereitstellung der einheitlichen E-Government-Basisdienste betrieben. Als erste Schritte dazu werden verschiedene Prozesse in der Pilotphase mit einheitlicher Softwareunterstützung eingeführt: Bewohnerparkausweise und Waffenverbringungen beim Ordnungsamt sowie die Jugendferienkarte beim Jugend- und Sozialamt. Weitere Felder sind ein stadtweites Dokumentenmanagementsystem, Wissensmanagement und verschiedene webbasierte Angebote der Bürgerbeteiligung. Optimierung des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements Die Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung der Stadt Frankfurt am Main ist für das Bauen und Betreiben eines umfangreichen Gebäude- und Grundstücksbestands verantwortlich und zurzeit überwiegend dezentral organisiert. Durch das Bereitstellen von adäquaten Liegenschaften und Gebäuden soll die Hochbau- und Liegenschaftsverwaltung der Stadt Frankfurt am Main auch zukünftig die Grundlage für die Erstellung von qualitativ hochwertigen Dienstleistungen bieten. Mit dem Ziel einer schnelleren, rechtssicheren und kostengünstigeren Abwicklung wird die Organisation und Prozessstruktur des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements weiterentwickelt. Als optimierte Organisationsform wurde das 'Mieter-Vermieter-Modell' durch den Magistrat in 2015 beschlossen (Grundsatzbeschluss "Optimierung des Hochbau- und Liegenschaftsmanagements", Wahl des Organisationsmodells und der Organisationsform). Das Amt für Bau und Immobilien fungiert in Zukunft als 'Vermieter'. 'Mieter' sind die Ämter und Betriebe, wobei die Begriffe 'Vermieter' und 'Mieter' nicht im rechtlichen, sondern im übertragenen Sinne zu verstehen sind. Während der 'Mieter' seine Bedarfe benennt, übernimmt der 'Vermieter' die Rolle des ausführenden Servicedienstleisters, also die Errichtung, die Bewirtschaftung und Unterhaltung der Gebäude. Das Amt für Bau und Immobilien übernimmt künftig sämtliche Aufgaben über alle Lebenszyklusphasen der Gebäude hinweg und das komplette Liegenschaftsmanagement. Das Projekt befindet sich derzeit in der Umsetzung. Dazu werden das Liegenschaftsamt (Amt 23) und das Hochbauamt (Amt 65) sowie Teile des Liegenschaftsmanagements des Stadtschulamtes (Abt. 40.4), des Jugend- und Sozialamtes (Amt 51) und des Grünflächenamtes (Amt 67) im Amt für Bau und Immobilien (Amt 25) zusammengeführt. Kita-Baumanagement Durch den Einsatz modularer Bauweise bei einem Bündel von sechs Kitas wurde eine beschleunigte Umsetzung bei gleichzeitig reduzierten Kosten erreicht. Innerhalb des Projektes Optimierung des Kita-Baumanagements wurden Baustandards und Standards der Planung und Umsetzung von Außenflächen betrachtet und teilweise angepasst. Das Konzept aus einer modularen Holzständerbauweise, der Verwendung eines Architektenentwurfs für alle sechs Kitas und der Beauftragung eines Generalunternehmers war ein erfolgreicher Weg, um das Ziel, schnell und kostengünstig qualitativ hochwertige und innovative Kindertagesstätten bereitstellen zu können, zu erreichen. Die Kitas sind insgesamt noch kostengünstiger als zunächst veranschlagt erstellt worden. Optimierung der Aufgaben und Prozesse der Rechnungsführungen Das dezentral in den Ämtern und Betrieben organisierte Rechnungswesen unterliegt seit 2007 der Doppik, die mit Kosten- und Leistungsrechnung, Bilanz und Konzernabschluss die nötige Transparenz über die Vermögens- und Wirtschaftslage der Stadt bereitstellt. Das Aufgabenspektrum der Rechnungsführungen ist in den vergangenen Jahren komplexer geworden und unterliegt externen Vorgaben, z. B. Rechtsänderungen im Steuerrecht, die zu zusätzlichen Anforderungen führen. Aus diesem Grund ist eine grundlegende stadtweite Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation vorgesehen, um auf Dauer eine effiziente, fachlich versierte und rechtssichere Aufgabenerledigung zu gewährleisten. Weitere Themenfelder Um Synergieeffekte zu heben und um den Bürgerinnen und Bürgern einen einheitlichen Ansprechpartner zu benennen, wird die Zusammenarbeit der Ämter unterstützt. So wird z.B. die Koordination der Genehmigungen beim Breitbandausbau forciert. Bereits realisiert sind u. a. die Zusammenarbeit des Personal- und Organisationsamtes mit der Volkshochschule im Bereich der Fortbildungen, Synergieeffekte bei den Innenprüfungen der Eigenbetriebe und bei Submissionsstellen. Darüber hinaus wird auch etabliertes Verwaltungshandeln kontinuierlich hinterfragt. Der Erkenntnisgewinn, z. B. bei der Vielzahl von regelmäßigen Berichten, und der damit verbundene Verwaltungsaufwand müssen in einem angemessenen Verhältnis stehen. Der Einsatz neuer Technik zur Vereinfachung und Konsolidierungsmöglichkeiten werden geprüft. Bei internen Kostenerstattungen sind der Aufwand für die Erhebung und der Ertrag gegenüberzustellen. Z. B. hat sich die Erstattung im Bereich der privaten Telefongespräche im Festnetz als unwirtschaftlich herausgestellt und wurde bis auf weiteres eingestellt. Die Ergebnisse werden laufend evaluiert. Weitere Bereiche werden kritisch überprüft. Darüber hinaus werden in der Reformkommission Möglichkeiten einer verstärkten regionalen Zusammenarbeit untersucht sowie im Rahmen der Aufgabenkritik die Beteiligung des Bundes oder des L andes an Kosten der von der Stadt Frankfurt am Main übernommenen überregionalen Aufgaben evaluiert. Über die weitere Entwicklung der Arbeit der Reformkommission wird auch zukünftig unaufgefordert berichtet.