Bericht zur Ausführung des Stellenplans und zur Entwicklung des Personalbestandes (E 3) zum Stand: 31.08.2023

Mit dem Bericht des Magistrats vom 08.03.2019, B 83 wurde erstmals zur Ausführung des Stellenplans in der Gemeindeverwaltung (ohne Beamtenstellen für die Sondervermögen) zum Stand 31.12.2018 berichtet (Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 27.06.2019, § 4138).

Der vorliegende Bericht stellt den Stand 31.08.2023 dar: Umsetzung des Stellenplans

Mit Beschlüssen der Stadtverordnetenversammlung vom 20.07.2023, § 3563, wurde der Haushaltsplan für das Jahr 2023 mit den Veränderungen aus den beschlossenen Etatanträgen und Etatanregungen - mit Auswirkungen auf den Haushalt 2023 und den Finanzplanungszeitraum bis 2026 - und der Stellenplan (§ 3565) beschlossen.

Der Stellenplan 2023 sieht eine Neuschaffung von 261 Stellen vor.

Die Besetzung der mit dem Stellenplan 2023 neugeschaffenen Stellen ist ab Rechtskraft des Haushaltes 2023 möglich.

Besetzungsgrad

Der Stellenplan 2023 der Gemeindeverwaltung (ohne Beamtenstellen für die Sondervermögen) weist einen Stellenbestand von 10.644,65 Stellen aus. Die Differenz um eine Stelle resultiert aus einer Stellenverlagerungen vom Eigenbetrieb Hafen- und Marktbetriebe der Stadt Frankfurt am Main (Sondervermögen) in die Gemeindeverwaltung.

Der Besetzungsgrad ist zum Stand 31.08.2023 konstant bei 85 % geblieben.

Darüber hinaus ist anzumerken, dass der Besetzungsgrad von verschiedenen Faktoren abhängig ist, wie z. B. der Zahl der Beschäftigten ohne Bezüge auf Planstellen (Stand: 31.08.2023 rund 440 Stellen insbesondere durch Elternzeiten), der Zahl der Beschäftigten in Teilzeit, der Personalfluktuation, der Wiederbesetzungssperre und dem Zeitpunkt von Stellenfreigaben sowie der Dauer von Auswahl- und Besetzungsverfahren sowie der frühestmöglichen Übernahme von Bewerber:innen auf besetzbare Stellen.

Zum Stand 31.08.2023 stellt sich der Besetzungsgrad wie folgt dar: Tabelle 1: Stellenbesetzungsgrad

Die Planstellen des Personalausgabenpools und der Stellenreserve ermöglichen einen Handlungsspielraum zur Wahrnehmung von unvorhergesehenen Aufgaben und zur Bereinigung personalwirtschaftlicher Erfordernisse. Aufgrund des niedrigen Besetzungsgrades des Personalausgabenpools und der Stellenreserve erfolgt eine zusätzliche, bereinigte Darstellung.

Stellen außerhalb des Stellenplans

Nach den Vorgaben der Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) sind im Stellenplan die im Haushaltsjahr erforderlichen Stellen der Beamt:innen und der nicht nur vorübergehend eingestellten Arbeitnehmer:innen auszuweisen. Ferner ist eine Übersicht über die vorgesehene Zahl der Beamt:innen im Vorbereitungsdienst, der Auszubildenden und der Praktikant:innen beizufügen (§ 5 GemHVO). Demnach steht die GemHVO der Einrichtung von so genannten (Hilfs-)Stellen nicht entgegen.

Im Stellenplan (als Bestandteil des Haushaltsplans) werden folgenden (Hilfs-)Stellen gesondert ausgewiesen: - Altersteilzeit kw-Stellen,

- Beamt:innen im Vorbereitungsdienst,

- Auszubildende,

- (Berufs-)Praktikant:innen und Volontär:innen sowie

- Personalgestellungen

Zum Stand 31.08.2023 stellt sich die Anzahl der (Hilfs-)Stellen wie folgt dar: Tabelle 2: (Hilfs-)Stellen

* 2 Personalgestellungen der Eigenbetriebe blieben unberücksichtigt

Darüber hinaus gibt es zum Stand 31.08.2023 weitere (Hilfs-)Stellen für: - übernommene Nachwuchskräfte nach Beendigung der Ausbildung * 3 ,

- Sonstiges (153,12), besteht aus

7,52 beamtete Vertretungskräfte * 3

(unter Verrechnung eingesparter Mittel von Planstellen),

3,12 sonstige Vertretungskräfte (ohne Elternzeitvertretung),

19,74 Rückkehrer:innen aus der Beurlaubung

und ehemalige Vertretungskräfte * 3 ,

3,55 Arbeitszeiterhöhungen von Beamt:innen * 3 ,

119,19 Sonstiges (insbesondere für personalwirtschaftliche Maßnahmen) sowie

- die Wahrnehmung von zeitlich begrenzten Projekten (die keine Daueraufgaben darstellen)

* 3 Ermächtigung mit Beschluss der Stadtverordnetenversammlung, § 5255 vom 16.12.1999

Tabelle 3: Sonstige (Hilfs-)Stellen

(Hilfs-)Stellen für Sonstiges werden nachstehend (neben den auf der Seite 7 genannten Ausführungen) beispielhaft benannt für: - personalwirtschaftliche Maßnahmen

- im Vorgriff auf Stellenneuschaffungen

- Stabsstelle Unterbringungsmanagement und Geflüchtete (Stabsstelle 58)

Zu den (Hilfs-)Stellen zur Wahrnehmung von zeitlich begrenzten Projekten (die keine Daueraufgaben darstellen), werden die zehn Projekte dargestellt, bei denen die meisten Projektstellen zugeordnet sind.

Tabelle 4: zehn Projekte, mit den meisten Projektstellen

Die Aufwendungen für die Projektstellen werden aus den Budgets der Bereiche gedeckt, denen die Projektstellen zugeordnet sind.

111 (Hilfs-)Stellen für Sonderurlaub blieben in der Betrachtung unberücksichtigt, da Beschäftigte während der Beurlaubungszeit keine Entgelte/Bezüge erhalten.

Inanspruchnahme der Stellenreserve

Mit Beschluss der Stadtverordnetenversammlung § 2127 vom 11.02.1971 wurde eine Stellenreserve eingerichtet, um besonderen Anforderungen Rechnung zu tragen. Dies umfasst beispielsweise die Bereitstellung von Stellen

- zur Wahrnehmung neuer unaufschiebbarer Aufgaben bis zur Bereinigung mit dem nächsten Stellenplan,

- zur Übertragung an Beschäftigte, die Aufgabengebiete vom Dienst freigestellter Personalratsmitglieder wahrnehmen,

- zur Durchführung von Arbeitsversuchen zur Integration Schwerbehinderter in das Arbeitsleben und

- zur Wahrnehmung von Aufgaben im Rahmen der Digitalisierung.

Die Stellenreserve wird im Stellenplan (in der Stellengruppe der Beamt:innenstellen) mit der Angabe der Stellenbesetzung zum 30.06. eines Jahres ausgewiesen und kann ausschließlich durch Beschluss des Magistrats einzelfallbezogen in Anspruch genommen werden.

Die Inanspruchnahme der Stellenreserve stellt sich zum Stand 31.08.2023 wie folgt dar: Tabelle 5: Stellenreserve

Tabelle 6: Zusammenfassende Betrachtung der besetzten Planstellen und (Hilfs-)Stellen

* 4 (Hilfs-)Stellen für Beurlaubte und

Personalgestellte sind nicht enthalten rund 1.330

(Hilfs-)Stellen dienen dazu, alle Beschäftigten im Stellenverwaltungssystem auszuweisen.

Die Gesamtzahl der (Hilfs-)Stellen beläuft sich auf rund 1.330 (Tabelle 2, ohne Personalgestellte + Tabelle 3).

Eine Verstetigung durch Planstellen ist lediglich für die

308,98 übernommenen Nachwuchskräfte nach Beendigung der Ausbildung und

153,12 Sonstige

erforderlich. In der Summe sind rund 460 (Hilfs-)Stellen sukzessive durch Umsetzungen der Beschäftigten auf freie und freiwerdende Planstellen abzulösen.

Finanzielle Auswirkungen (Plan, Ist, Hochrechnung)

Die Darstellung des Personalaufwandes erfolgt im Haushaltsplan differenziert nach den Personalaufwendungen und den Versorgungsaufwendungen.

Der Planwert des Jahres 2023 für den Personalaufwand beläuft sich - inklusive der für die Umsetzung der Etatanträge des Jahres 2023 bereitgestellten Personalmittel in Höhe von 58 T€ - auf rd. 947,35 Mio. €. Darüber hinaus wurden nicht ausgeschöpfte Planansätze des Vorjahres in Höhe von rd. 52,16 Mio. € übertragen. Hiervon unterliegt ein Anteil von rd. 33 T€ einer haushaltswirtschaftlichen Sperre nach § 107 HGO. Zunächst belief sich der gesperrte Anteil auf 23,35 Mio. €. Der überwiegende Anteil der gesperrten Mittel wurde mittlerweile zur Finanzierung besonderer Projekte und Maßnahmen in Höhe von 23,32 Mio. € im Ergebnishaushalt zur Verfügung gestellt (M 116 vom 14.07.23). Die endgültige Freigabe der Mittel erfolgt durch entsprechende Beschlüsse im Einzelfall. Im Personalhaushalt kann über die Mittel letztendlich nicht mehr verfügt werden, da sie für die Durchführung dieser besonderen Maßnahmen gebunden sind.

Der fortgeschriebene Planwert für das Haushaltsjahr 2023 beträgt 999,48 Mio. €.

An Personalkostenerstattungen (vom Bund, dem Land, Gemeinden oder Sonstigen) sind für städtische Bedienstete im Haushaltsjahr 2023 rd. 45,07 Mio. € veranschlagt.

Zum Stand 31.08.2023 stellen sich die Aufwendungen und Erstattungen im Personalbereich wie folgt dar: Tabelle 7: Personalaufwand und Erstattungen

Die Personal- und Versorgungsaufwendungen unterliegen unterschiedlichen Budgetierungsmerkmalen (BGM). Die Personalaufwendungen sowie Personalkostenerstattungen sind gezielt budgetiert (BGM 21). Die Versorgungsaufwendungen sowie die Zuführung zum Lebensarbeitszeitkonto für die Beamt:innen sind nicht budgetiert (BGM 30).

Eine Hochrechnung der Personalkostenerstattungen wurde nicht angestellt. Personalkostenerstattungen erfolgen in der Regel nicht monatlich, so dass eine lineare Hochrechnung zu keinem aussagekräftigen Ergebnis führen würde.

Tabelle 8: Ämterbezogene Darstellung der Personalaufwendungen der Gemeindeverwaltung für das Jahr 2023 (in Euro)

Die dargestellten Minderaufwendungen im Bereich des Jobcenters "92 S - Jobcenter Frankfurt am Main" in Höhe von rd. 0,50 Mio. € werden durch entsprechend niedrigere Personalkostenerstattungen egalisiert. Unter Berücksichtigung dieses Ausgleichs reduzieren sich die dargestellten Minderaufwendungen zum 31.08.2023 von rd. 82,08 Mio. € auf rd. 81,58 Mio. €.

In der Hochrechnung des Personalaufwandes für das Jahr 2023 ist die zum Jahresende anfallende Jahressonderzahlung für die Beschäftigten sowie die Auszahlung von Prämien an Bedienstete analog der Auszahlungshöhe des Vorjahres berücksichtigt. Die Mehraufwendungen aufgrund der diesjährigen Besoldungserhöhungen (01.04.23 = 3 % und 01.08.23 = 1,89 %) sowie die mit dem Tarifabschluss vom 22.04.23 vereinbarte Zahlung eines steuer- und abgabenfreien Inflationsausgleichsgeldes in Höhe von 3 T€ ist ebenfalls eingerechnet. Für Mehraufwendungen durch unterjährige Beförderungen, Höhergruppierungen, Stufensteigerungen, Arbeitszeiterhöhungen, Rückkehr aus Elternzeit oder Beurlaubung ist ein 1 %iger Aufschlag eingerechnet.

Das Hochrechnungsergebnis für das zur Bühnen GmbH gestellten Personal im Bereich "46 - Restamt Städtische Bühnen" wird auf den Planansatz des Jahres 2023 (= 21 Mio. €) festgesetzt. Aufgrund der Änderung der Personalgestellung und der nunmehr unentgeltlichen Überlassung des Personals wurde der Zuschuss an die Bühnen GmbH um einen Betrag in Höhe von 21 Mio. € gekürzt. Sollten sich die Personalaufwendungen am Jahresende auf weniger als 21 Mio. € belaufen, erfolgt eine Erhöhung des Zuschusses an die Bühnen GmbH in Höhe des nicht verausgabten Personalbudgets. Hierzu wurde ein Budgetvermerk in den Haushalt aufgenommen, der die gegenseitige Deckungsfähigkeit zwischen den Personalaufwendungen im Restamt und dem Zuschuss an die Bühnen GmbH herstellt.

Die Umsetzung der organisatorischen Neuausrichtung des Amtes 09 - Hauptamt und Stadtmarketing-, Gründung eines Presseamtes (13) und der neuen Organisationseinheiten 80 - Referat für Internationale Angelegenheiten-, 81 - Stabsstelle City- und Stadtteilmarketing - sowie 02 - Büro des Oberbürgermeisters - aufgrund der Verfügung des Herrn Oberbürgermeisters vom 13.06.23 ist zurzeit noch nicht abgeschlossen. Die erforderlichen Budgetverschiebungen vom Amt 09 zu den neuen Organisationseinheiten wurden noch nicht vorgenommen. Die Hochrechnungsergebnisse in diesen Bereichen sind deshalb nicht aussagekräftig.

Im Jahresverlauf wird es aufgrund organisatorischer Veränderungen zu weiteren Budgetverschiebungen aus dem Bereich der Zentralen Personalangelegenheiten zu den Ämtern sowie zu Budgetverschiebungen zwischen den Ämtern kommen.

Von den aus dem Haushaltsjahr 2022 übertragenen Resten in Höhe von 52,16 Mio. € stehen im Bereich der Zentralen Angelegenheiten insgesamt 48,58 Mio. € zur Verfügung. Hiervon sind 23,32 Mio. € für besondere Projekte und Maßnahmen zweckgebunden vorgesehen. Weitere Mittel in Höhe von 0,23 Mio. € sind für die Durchführung von Gemeinschaftsveranstaltungen zweckgebunden vorgesehen. Einer haushaltswirtschaftlichen Sperre unterliegen 33 T€.

Im Bereich der Zentralen Personalangelegenheiten ist der Zuführungsbedarf i. H. v. 5,70 Mio. € für die im Jahresabschluss 2021 erstmals gebildete Rückstellung der Lebensarbeitszeitkonten für die Beamt:innen eingerechnet.

Die Versorgungsaufwendungen umfassen die Zuführungen zu der Pensions- und Beihilferückstellung sowie die Zuführung zur gesetzlichen Versorgungsrücklage.

Tabelle 9: Ämterbezogene Darstellung der Versorgungsaufwendungen der Gemeindeverwaltung für das Jahr 2023 (in Euro)

Der tatsächliche Zuführungsbedarf zu den Pensions- und Beihilferückstellungen kann erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten ermittelt werden. Unterjährig erfolgen monatlich gleichbleibende Zuführungen, die sich an dem Planwert bemessen. Aus diesem Grund ist es nicht auszuschließen, dass es im Jahresabschluss 2023 zu einer Überschreitung bei den Versorgungsaufwendungen kommen könnte.

Tabelle 10: Ämterbezogene Darstellung der Personalkostenerstattungen der Gemeindeverwaltung für das Jahr 2023 (in Euro)