Jahresabschluss 2009 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes

Vortrag des Magistrats vom 05.03.2012, M 66

Betreff: Jahresabschluss 2009 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 25.08.2011, § 555 (M 133) I. Die beigefügte Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2009 wird zur Kenntnis genommen. II. Die Jahresabschlüsse für das Haushaltsjahr 2009 mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 114u HGO zu beraten und über den vom Revisionsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Stadtverwaltung 2009: Vermögensrechnung mit einer Summe von 13.249.394.817,68 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge

von 2.651.657.209,30 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.962.506.530,83 € somit mit einem Jahresergebnis vor Rücklagen von

-310.849.321,53 € Gesamtfinanzhaushalt

mit einem Saldo aus Verwaltungstätigkeit von

-40.661.998,91 € mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 65.457.981,44 €

mit einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 238.421.776,45 € mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 536.795.500,00 €

mit einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 617.870.170,62 €

und mit einem Finanzmittelfehlbetrag

von -442.809.890,25 € In den vorgenannten Ergebnissen sind die vorgeschriebenen Zuführungen und Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen (Gebührenbereiche und rechtlich unselbständige Stiftungen) nicht enthalten. Für 2009 ergibt sich: Jahresergebnis vor Rücklagen -310.849.321,53 € + Entnahmen aus Rücklagen 7.704.228,66 € - Einstellungen in Rücklagen 1.090.548,71 € = Jahresergebnis nach Rücklagen -304.235.641,58 € Dem Magistrat wird gemäß § 114u HGO für das Haushaltsjahr 2009 Entlastung erteilt. Der Beschluss über den Jahresabschluss und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist der Jahresabschluss mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. III. Die geprüften Jahresrechnungen für Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO mit Schlussberichten des Rechnungsprüfungsamtes nach § 114t HGO zu beraten und wie folgt zu beschließen:

1. Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 580.909.830,01 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 106.379.509,20 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 101.601.320,21 € somit mit einem Jahresergebnis von 4.778.188,99 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 33.569.571,98 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 69.901.431,64 € somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 36.331.859,66 €
2. Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 11.782.064,04 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.554.145,26 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 146.812,24 € somit mit einem Jahresergebnis von 2.407.333,02 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 33.400,00 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 4.457.447,00 € somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 4.424.047,00 € Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - die Buchungen zur Zuführung in Rücklagen und Rückstellungen nicht enthalten sind. Für 2009 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung -: Jahresergebnis vor Zuführung zur Rückstellung 4,78 Mio. € - Zuführung zur Deckungsrückstellung 4,78 Mio. € = Jahresergebnis 0,00 Mio. €
3. Gemeindliche Bestattungshilfe Bergen-Enkheim Vermögensrechnung mit einer Summe von 482,29 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.271,81 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.271,81 € somit mit einem Jahresergebnis von 0 € Dem Magistrat wird Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresabschlüsse der Sondervermögen und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung sind die Jahresabschlüsse mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. Begründung: Stellungnahme: Der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2009 wurde vom Magistrat am 21.05.2010 festgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 103 vom 21.05.2010 über das Ergebnis des Jahresabschlusses und über die Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 114 s Abs. 9 HGO berichtet. Die Schlussberichte des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2009 wurden der Stadtverordnetenversammlung mit Vortrag des Magistrats M 133 vom 25.07.2011 übergeben. Zu diesen Berichten wird nachfolgend Stellung genommen. Teil I Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main Tz. 6 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses und Tz. 7.1.4 Genehmigung von Mehraufwendungen und Mehrauszahlungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2009 Die Deckung von Budgetüberschreitungen aus allgemeinen Deckungsmitteln oder zu Lasten der Gesamtdeckung ist grundsätzlich kritisch zu betrachten. Allein in Ausnahmefällen wird der Magistrat nach Prüfung alternativer Deckungsmöglichkeiten Budgetüberschreitungen zu Lasten der Gesamtdeckung genehmigen, um seine Handlungsfähigkeit zu bewahren und auf unvorhergesehene und unabweisbare Ausgabebedarfe kurzfristig reagieren zu können. (Dez. III) Tz. 6 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses und Tz. 7.3.2 Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Im Bericht zum Jahresabschluss werden die Angaben über den Stand der Aufgabenerfüllung anhand der ausgewählten Kennzahlen in einer tabellarischen Übersicht dargestellt und im Anschluss erläutert. Die Datenerhebung erfolgt, je nach verwendeter Leistungskennzahl unterjährig oder ausschließlich zum Jahresabschluss, durch die Fachämter. Dabei stehen Aussagekraft und Validität des Datenmaterials im Vordergrund, Abstriche im Hinblick auf den Erhebungsaufwand und die Terminsetzungen zum Jahresabschluss sind jedoch teilweise unvermeidlich. Seit dem Schlussbericht des Revisionsamtes zum Jahresabschluss 2008 hat sich die Anzahl der als zum Teil fehlerhaft monierten Ausführungen zum Stand der Aufgabenerfüllung verringert, die Angaben werden sich mit zunehmender Routine sukzessive weiter verbessern. (Dez. III) Tz. 6 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses Der Magistrat hat die vom Revisionsamt im Rahmen der Prüfung der Eröffnungsbilanz festgestellten Korrekturbedarfe in den nachfolgenden Haushaltsjahren bis 2010 größtenteils buchungsmäßig umgesetzt und die Nettoposition entsprechend angepasst. (s. Anhang zur Anlage 2). 2010 wurde die Inventur der Kunstgegenstände abgeschlossen, so dass die fehlenden Anlagen im Laufe des Haushaltsjahres 2010 in die Vermögensrechnung aufgenommen werden konnten. Die im Einzelnen aufgeführten größeren Prüfungsfeststellungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2009 sind Bestandteil der Liste 2, in der die vom Revisionsamt geforderten Umbuchungen tabellarisch aufgeführt sind. Von den geforderten 69 Umbuchungen können bereits 35 als erledigt angesehen werden. 13 weitere Feststellungen werden vom Magistrat akzeptiert, 11 weitere werden gegenwärtig noch geprüft. Für 10 geforderte Umbuchungen werden keine Umsetzungen erfolgen, da sie vom Magistrat nicht als sachgerecht angesehen werden. (Dez. III) Tz. 7.1.4 Genehmigung von Mehraufwendungen und Mehrauszahlungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2009 Die Personalmehraufwendungen im Gebührenbereich Straßenreinigung in Höhe von 745,71 € konnten durch Mehrerträge bzw. Minderaufwendungen im Rahmen des Gebührenhaushaltes gedeckt werden. Die ausgewiesenen Personalmehraufwendungen im Gebührenbereich Friedhof wurden aus der vorhandenen Gebührenrücklage gedeckt und gemäß Verfügung der Stadtkämmerei vom 06.04.2010 genehmigt. Die ausgewiesenen Mehraufwendungen zur Erneuerung des Fuhrparks des Grünflächenamtes aus wirtschaftlichen und umweltpolitischen Gründen wurden durch Beschluss der Stadtv.-Versammlung vom 10.09.2009, § 6697 (M 145) bewilligt. (Dez.
   • X)Tz. 7.3.2 Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Produktbereich 18: Soziales "Verschiedene Kennzahlen" Die Anregung des Revisionsamtes, für die Überprüfung der Zielerreichung die unterjährigen Entwicklungen darzustellen, wurde aufgenommen. In den Berichten an die Stadtverordnetenversammlung werden nun in allen Bereichen die durchschnittlichen Fallzahlen aufgeführt. Bei der Meldung zur Anzahl der Bedarfsgemeinschaften nach dem SGB II für Dezember erfolgte ein Übertragungsfehler. (Dez. VIII) Produktbereich 19: Drogen-, Sucht- und Präventionsthemen "Anzahl der Vermittlungen in Drogenhilfemaßnahmen" (Projekt OSSIP): Hinsichtlich der Prüfungsbemerkungen nach § 128 HGO, Pkt. 7.3.2. - Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien - nimmt der Schlussbericht für den Produktbereich 19 Bezug auf die Abweichung der im Rahmen des Projekts Ossip genannten Anzahl der Vermittlungen in Drogenhilfemaßnahmen aus dem Jahresbericht der Aidshilfe Frankfurt (159) zu dem im Rahmen der jährlichen Berichterstattung durch das Drogenreferat angegebenen Wert (163). Die Abweichung kommt dadurch zustande, dass der im Rahmen der Berichterstattung durch das Drogenreferat weitergegebene Wert aus einer händischen Auswertung des Trägers resultiert. Der Wert aus dem Jahresbericht des Trägers entstammt somit einer korrigierten Auswertung der Dokumentation. Dem Problem wurde zwischenzeitlich durch die Implementierung einer EDV-gestützten Dokumentation beim Projekt Ossip begegnet. (Dez.
   • X)Produktbereich 21: Museum für Moderne Kunst "Anzahl der Besucher/innen" Künftig wird kenntlich gemacht werden, dass die Besucherzahlen für das Museum für Angewandte Kunst auch das Ikonenmuseum umfassen. (Dez. VII) Produktbereich 22: Umwelt "Anzahl der Bäume" Zu der Kennzahl "Anzahl der Bäume" im Produktbereich 22 - Umwelt - wird beanstandet, dass es sich bei der angegebenen Ist-Zahl des Baumbestandes um eine Schätzung handelt und diese nicht nachvollzogen werden kann. Um die sehr komplexen Sachverhalte in Bezug auf die Thematik "Baum" darzustellen, wird im Grünflächenamt ein Baumkataster aufgebaut. Hieraus kann auch die aktuelle Anzahl der Bäume ermittelt werden. Im Geschäftsjahr 2009 war der Vorgang noch nicht abgeschlossen. (Dez.
   • X)Tz. 7.3.7 Konjunkturprogramm des Bundes und des Landes Die Gesamtsumme in der tabellarischen Darstellung wird mit dem Bericht zum Jahresabschluss 2011 berichtigt. (Dez. III) Tz. 7.3.9 Entwicklung in den Produktbereichen Bei der Abweichung zwischen der ermittelten Differenz zwischen dem Defizit des Jahres 2008 und dem Überschuss des Jahres 2009 und dem im Lage- und Rechenschaftsbericht im Gebührenhaushalt Straßenreinigung ausgewiesenen Betrag handelt es sich um einen Übertragungsfehler. Der Stand der Rücklage beträgt tatsächlich 54.820,78 € und nicht wie im Lage- und Rechenschaftsbericht angegeben 55.820,78 €. (Dez.
   • X)Tz. 7.6 Hinterlegungswesen Der vom Kassen- und Steueramt erstellte Bestandsnachweis über die verwahrten Werte ist vom zuständigen Amt auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen und schriftlich zu bestätigen. Dies erfolgte nicht aufgrund arbeitskapazitärer Gründe innerhalb des Jahresabschlusses 2009 durch die Städtische Pietät. Zwischen der Städtischen Pietät und dem Kassen- und Steueramt wurde zwischenzeitlich eine Vereinbarung bezüglich der jährlichen Überprüfung der Bestandsnachweise getroffen. (Dez.
   • X)Tz. 7.7 Ausfall-Listen und Niederschlagungsnachweise Die Differenz zwischen der Summe der Ausfall-Listen und dem gebuchten Betrag bei Sachkonto 66710000 "Abschreibungen" ist dadurch zu erklären, dass für eine Reihe von Forderungen kein SAP-Vertragsgegenstand eingerichtet wurde. Die Forderungen wurden nur per Verfügung niedergeschlagen und danach in die Ausfall-Liste aufgenommen. Es wird seither bei den sachbearbeitenden Stellen des Jugend- und Sozialamts darauf geachtet, dass möglichst für alle Forderungen ein Vertragsgegenstand eingerichtet wird. Zur Verdeutlichung der Thematik wurde die entsprechende Arbeitsrichtlinie überarbeitet sowie ein detaillierter Ablaufplan erstellt und im Intranet hinterlegt. (Dez. VIII) Tz. 8.2.1 Ergebnisrechnung Ziff. 1 Privatrechtliche Leistungsentgelte und Ziff. 15 Aufwendungen für Zuweisungen und Zuschüsse sowie für besondere Finanzaufwendungen Buchungen für die Nutzung eigener städtischer Sporthallen: Die Umbuchung betrifft keine städtische Eigennutzung, sondern eine Nutzung durch Dritte (Vereine). Die dafür den Vereinen gewährten Sportfördermittel werden lediglich im abgekürzten Zahlungsweg direkt als Ertrag bei den städtischen Sporthallen gebucht. (Dez. III) Ziff. 9 Sonstige ordentliche Erträge Die Buchungen der Nebenerlöse und des Sachaufwandes Straßenreinigung und Winterdienst werden in Abstimmung mit der Stadtkämmerei in dieser Form vorgenommen. Eine Änderung der Buchungslogik wäre denkbar, jedoch frühestens mit dem Haushalt 2013 umsetzbar. Für den stadtinternen Grundstücksverkehr wurde 2009 das Sachkonto "Erwerb von Grundstücken" genutzt. Über dieses Sachkonto dürfen nur ertragswirksame Buchungen abgewickelt werden. Aus diesem Grund wurde die Buchung zur Grundstücksübertragung von Liegenschafts- zum Grünflächenamt im Haushaltsjahr 2010 storniert und richtiggestellt. (Dez.
   • X)Ziff. 13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen, Ziff. 14 Abschreibungen und Tz. 8.2.3 Vermögensrechnung Ziff. 1.2.5 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung (
   • e)Hinsichtlich der fehlerhaften Buchung der Vermögensgegenstände mit Anschaffungskosten von weniger als 150 Euro wurde zu Recht moniert, dass diese in Form einer Sammelbuchung, statt der regulär notwendigen Einzelverbuchungen abgewickelt wurde. Weiterhin wird bemängelt, dass bei diversen Rechnungsvorgängen ein möglicher Skontoabzug nicht vorgenommen wurde. Diese Vorgehensweise stand ausschließlich im direkten Zusammenhang mit den Umzügen und gleichzeitiger personeller Unterbesetzung des Ordnungsamtes. Diese Beanstandungen beziehen sich ausschließlich auf dieses Zeitfenster und entsprechen keinesfalls der üblichen Arbeitsweise des Ordnungsamtes. (Dez. IX) Ziff. 13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Buchungen für die Instandhaltung der Aula Musterschule: Laut Prüfungsbericht des Revisionsamtes zum Jahresabschluss 2007 handelt es sich um Erhaltungsaufwand. Für die lt. Prüfungsbericht 2007 investiv gebuchten Beträge (nur PSP-Element 5.001856.500.999.300 mit 1.556.077,83 €) war zu klären, welche Maßnahmen diese im Einzelnen betrafen, da für die Musterschule zeitgleich die IZBB-Investitionsmaßnahme Cafeteria und Bibliothek vorgenommen wurde. Die auf die Cafeteria entfallenden Kosten sind als Herstellungskosten zu aktivieren. Deshalb wurde die vom Revisionsamt geforderte und bereits durchgeführte Umbuchung im Jahresabschluss 2009 wieder rückgängig gemacht. Nach Klärung des Sachverhalts wurden im Haushaltsjahr 2010 Berichtigungsbuchungen in den Ergebnishaushalt in Höhe von 3,4 Mio. € veranlasst. (Dez. III) Straßenreinigung und Winterdienst Die Buchungen der Nebenerlöse und des Sachaufwandes Straßenreinigung und Winterdienst werden in Abstimmung mit der Stadtkämmerei in dieser Form vorgenommen. Eine Änderung der Buchungslogik wäre denkbar, jedoch frühestens mit dem Haushalt 2013 umsetzbar. (Dez.
   • X)Ziff. 14 Abschreibungen Forderungen in Höhe von 5.816 T€ sowie die entsprechenden Nebenforderungen in Höhe von 1.093 T€ waren trotz Insolvenz der Steuerschuldner nicht wertberichtigt. Zukünftig werden alle Insolvenzforderungen der Stadtkämmerei gemeldet, um die erforderlichen Wertberichtigungen vorzunehmen. (Dez. III) Ziff. 15 Aufwendungen für Zuweisungen und Zuschüsse sowie für besondere Finanzaufwendungen (
   • e)Programm "Würde im Alter" Im Rahmen des Jahresabschlusses wurde versäumt, die vom Revisionsamt erwähnten Zuschüsse aktivisch abzusetzen und dem Haushaltsjahr 2010 zuzuschreiben. Durch eine Änderung der organisatorischen Zuständigkeit für diesen Zuschussbereich sowie einer stärkeren Einbindung der Finanzabteilung wurde zwischenzeitlich sichergestellt, dass solche Versäumnisse künftig nicht mehr vorkommen. (Dez. VIII) Ziff. 22 Zinsen und sonstige Zinsaufwendungen und Tz. 8.2.3 Vermögensrechnung, Aktiva, Ziff. 3 Aktive Rechnungsabgrenzungsposten Mit dem Jahresabschluss 2011 wird der Rechnungsabgrenzungsposten für die Ansparraten um die vor dem Haushaltsjahr 2009 gezahlten Beträge korrigiert, unter Berücksichtigung der theoretisch fälligen Auflösungsbeträge für die Jahre 2009 - 2011 (jährlich rd. 900.000 €). Somit ergibt sich ein Korrekturbetrag von rd. 8,95 Mio. €. (Dez. III) Tz. 8.2.2 Finanzrechnung In der Gesamtfinanzrechnung - Teil B wurden auf Anregung des Revisionsamtes die Ergebnisse des Vorjahres ergänzt. Bei Teil A wurde aus Gründen der Lesbarkeit (Aufstellung mit bereits 5 Spalten) auf die Ergebnisse des Vorjahres verzichtet. Die Anregung wird für den Bericht zum Jahresabschluss 2011 vorgemerkt. Die Zunahme / Abnahme der Vorräte, der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, sowie anderer Aktiva müsste laut Revisionsamt von der Zunahme / Abnahme der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie anderer Passiva, die nicht der Investitionstätigkeit zuzuordnen sind, getrennt ausgewiesen werden. Dies ist zur Zeit technisch nicht umsetzbar. (Dez. III) Tz. 8.2.3 Vermögensrechnung Aktiva Ziff. 1.2.3 Sachanlagen im Gemeingebrauch, Infrastrukturvermögen Die Ausweisung des Bilanzpostens Waldflächen wurde im Geschäftsjahr 2010 richtig gestellt. (Dez.
   • X)Ziff. 1.2.5 Andere Anlagen, Betriebs- u. Geschäftsausstattung (
   • e)Die Ausstattungslisten des PPP-Partners für die Neuausstattung der 4 Schulen liegen mittlerweile vor. Die Aktualisierung der Anlagenbuchhaltung wurde auf dieser Basis vorgenommen. Eine Überprüfung der Anlagenabgänge für die Festwerte der PPP-Schulen erfolgte im Jahresabschluss 2010 mit der Aktualisierung der Festwerte. Hierbei wurden die Festwerte für die PPP-Schulen in Abgang gestellt. Die Überprüfung der übrigen Anlagen erfolgt aktuell im Zuge der Anlageninventur 2011. (Dez. II) Ziff. 1.2.6 Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau (
   • e)Aula Musterschule Die Umbuchungen in den Ergebnishaushalt wurden 2010 im Zuge der Bereinigung der Cafeteriakosten erledigt. (Dez. II) Grundstücksübertragung Für den stadtinternen Grundstücksverkehr wurde 2009 das Sachkonto "Erwerb von Grundstücken" genutzt. Über dieses Sachkonto dürfen nur ertragswirksame Buchungen abgewickelt werden. Aus diesem Grund wurde die Buchung hinsichtlich der Grundstücksübertragung vom Liegenschafts- zum Grünflächenamt im Haushaltsjahr 2010 storniert und richtiggestellt. (Dez.
   • X)Ziff. 1.3.5 Wertpapiere des Anlagevermögens Eine entsprechende Aufstellung wurde im Rahmen des Jahresabschlusses 2010 inzwischen übermittelt. (Dez. III) Ziff. 2.3.1 Forderungen aus Zuwendungen, Zuschüssen etc. Das Jugend- und Sozialamt hat zur Realisierung von Erstattungsansprüchen gegen einen anderen Kostenträger verschiedene Arbeitsrichtlinien erlassen. Die korrekte Anmeldung und Bearbeitung von Erstattungsansprüchen ist außerdem Bestandteil der Grundqualifizierung und der Einarbeitung durch erfahrene Mitarbeiter/innen in den Sozialrathäusern und den Besonderen Diensten. Die ordnungsgemäße Fallbearbeitung wird im Fachbereich Soziales ebenfalls durch EDV-technische Unterstützung, durch Arbeitshilfen für die Jahresrevision, durch die Vorlage der abgearbeiteten Revisionslisten an die Teamleitungen, durch Stichprobenkontrollen sowie weiterer interner Kontrollsysteme und durch regelmäßig stattfindende Fachbesprechungen in den Teams unterstützt. Seit Anfang 2010 werden diese Maßnahmen außerdem durch gezielte SAP-Mitarbeiterschulungen, eine überarbeitete Arbeitsrichtlinie zur SAP-Bearbeitung und eine permanente Aktualisierung der bereitgestellten Informationen und Arbeitshilfen unterstützt. Die Verantwortung der Teamleitungen für eine ordnungsgemäße Bearbeitung der Einnahmen wurde verstärkt und klargestellt. Unterjährig und besonders zu Jahresende werden zentral Offene-Posten-Listen nach festgelegten Kriterien erstellt und zur Abarbeitung an die operativen Einheiten gegeben. Dabei erfolgt die Überprüfung der Aktualität der Forderung und ggf. die Einleitung weiterer Maßnahmen zur Einnahmerealisierung. Dennoch kann es im Einzelfall nicht vollständig ausgeschlossen werden, dass es aus anderen Gründen zu Sachbearbeitungsfehlern kommt. (Dez. VIII) Ziff. 2.3.2 Vermögensrechnung Bezüglich der Problematik nicht wertberichtigter Insolvenzforderungen wird auf die Stellungnahme zu Tz. 8.2.1, Ziff. 14 - Abschreibungen - verwiesen. (Dez. III) Ziff. 2.3.4 Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht und Sondervermögen sowie Ziff. 2.4 Flüssige Mittel Diese Zuordnung wird ab 2010 beachtet. (Dez. III) Ziff. 2.4 e Flüssige Mittel Geldbestände einiger Girokonten sind nicht berücksichtigt worden. Um dies zukünftig zu vermeiden, finden ab dem III. Quartal 2011 regelmäßige Abstimmungsgespräche zwischen den Fachämtern und allen betroffenen Dienststellen statt. (Dez. III) Passiva Ziff. 1.1 Nettoposition Die Korrektur hinsichtlich der Position "Stadtteilumrüstung / Wassersparaktion" in der Eröffnungsbilanz beinhaltet die Auflösung des Saldos, der bisher in der Eröffnungsbilanz auf dem Konto "Ausgründung AVA" bestand. (Dez.
   • X)Ziff. 4.2 Verbindlichkeiten aus Kreditaufnahmen Zur Überwachung der Entwicklung der Verbindlichkeiten aus Krediten wird eine professionelle Kreditverwaltungssoftware eingesetzt. Die Zuordnung der Darlehen der Kreditanstalt für Wiederaufbau in den "Sonstigen inländischen Bereich" erfolgte aufgrund statistischer Vorgaben, nach denen "Institutionen, an deren Nennkapital Bund, Länder [...] beteiligt sind", zu den sonstigen inländischen Stellen und nicht zu den Kreditinstituten zu rechnen sind. Inzwischen hat das Statistische Bundesamt diese Zuordnung neu geregelt, sodass ab dem Jahresabschluss 2010 die Darlehen der KfW wieder unter den Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (SK 4206 0000) ausgewiesen werden. (Dez. III) Ziff. 4.5 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Ziff. 4.7 Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen, Beteiligungen und Sondervermögen Zwischenzeitlich (Jan. 2010) wurde das Kontenfindungsmerkmal in SAP von "privater Bereich" auf "Beteiligungen" geändert, so dass der Ausweis der Verbindlichkeiten gegenüber der Rhein-Main Abfall GmbH zukünftig an der richtigen Stelle erfolgt. (Dez.
   • X)Tz. 8.2.4.1 Anhang - Vorbemerkungen - Vertragsmanagement Hinsichtlich der Derivate und der Haftungsverhältnisse erfolgten in den Jahren 2005 bzw. 2008 jeweils Einzelprüfungen, die bezüglich der Vollständigkeit der Vertragsunterlagen zu keinen Beanstandungen geführt haben. (Dez. III) Tz. 8.2.4.5 Organe der Stadt Frankfurt am Main (Ziffer 6.7.1) Ab dem Bericht zum Jahresabschluss 2010 sind auch diejenigen Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung und des Magistrates aufgeführt, die den Gremien nur zeitweise angehört haben. (Dez. III) Tz. 8.2.4.6 Anzahl der Beamten und Arbeitnehmer Im Anhang ist gem. § 50 Abs. 2 Nr. 10 GemHVO-Doppik die durchschnittliche Zahl der Beamten und Arbeitnehmer anzugeben, die während des Haushaltsjahres zur Gemeinde in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis standen. Im Revisionsbericht wird die Ermittlung des Durchschnitts mittels der Quartalszahlen gefordert. Die im Anhang zur Jahresrechnung dargestellten Beschäftigtenzahlen sind aus den Berichten zur Haushaltskonsolidierung inkl. der Jahresrechnung (zu den Stichtagen: 30.04., 31.08. und 31.12. eines Jahres) entnommen. Es wird empfohlen, im Rahmen der Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit weiterhin die Zahlen aus den Berichten zur Bildung von Durchschnittswerten zu verwenden. (Dez.
   • X)Tz. 8.2.4.15 Übersicht über Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden Aus Sicht des Revisionsamtes werden unnötige Doppelmitgliedschaften in Vereinen und Verbänden bemängelt. Städelscher Museumsverein e.V. Heinrich-Kraft-Stiftung e.V. Walter-Kolb-Stiftung e.V. Freunde Frankfurts e.V. In den genannten Vereinen ist nicht das Büro der Oberbürgermeisterin Mitglied, sondern Frau Oberbürgermeisterin Petra Roth in Person. Die Mitgliedschaften sind daher opportun. Bundesverband deutscher Pressesprecher e. V. Eine Mitgliedschaft des Presse- und Informationsamtes in dem o. g. Verein wird für sinnvoll erachtet. Es können Informationen über neue Entwicklungen in der PR-Branche u. a. durch regelmäßig erscheinende Mitglieder-Zeitschriften und regionale Treffen generiert werden. (Dez.
   • I)Die Mitgliedschaft im Bundesverband deutscher Pressesprecher e.V. ist personengebunden und dienstlich notwendig. Darüber hinaus werden unnötige Mitgliedschaften gekündigt. (Dez. VII) Die Mitgliedschaft im Trägerverein Lernbauernhof Rhein-Main e.V. wurde geprüft und soll aus folgenden Gründen beibehalten werden: Der Lernbauernhof Rhein-Main e.V. wurde durch Initiative des Umweltamtes und des Stadtschulamtes gegründet. Der Lernbauernhof wird über einen Trägerverein betrieben und finanziert sich über dessen Mitgliedsbeiträge sowie festen Sponsoren. Darüber hinaus werden inhaltliche Themenschwerpunkte dieser beiden Ämter auf dem Lernbauernhof in vorbildlicher Art und Weise miteinander verknüpft. Mit der Mitgliedschaft soll signalisiert werden, dass dem Umweltamt die Kontinuität der Einrichtung zu niedrigen Eintrittspreisen am Herzen liegt. Seit Jahren ist der Lernbauernhof rund ums Jahr an allen angebotenen Tagen ausgebucht. Die Zahlung des Mitgliedbeitrages in Höhe von 75,- € an die Deutsche Gesellschaft für Gartenkunst und Landschaftskultur e.V. (DGGL) durch den Palmengarten erfolgte letztmalig im Jahr
4. Seitdem ist der Palmengarten Fördermitglied der DGGL und von der Zahlung des Mitgliedbeitrags befreit. Eine Doppelmitgliedschaft besteht gemäß Mitteilung der DGGL seit 2011 nicht mehr. (Dez. X) Tz. 10 Feststellungen aus unterjährigen Prüfungen Tz. 10.1.1 PG 11.05 Straßenverkehrsamt Gesundheitsförderung und -prävention Das Straßenverkehrsamt hat im Rahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung zum 01.03.2009 einen Nutzungsvertrag mit der Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH (FES) abgeschlossen, die in der Weidenbornstraße 40 ein Gesundheitstrainingszentrum (GTZ) betreibt. Darüber hinaus wurde ebenfalls zum 01.03.2009 ein Vertrag mit einem von der FES beauftragten Physiotherapeuten abgeschlossen, der für die persönliche Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Straßenverkehrsamtes zuständig ist. Ausgangslage für den Abschluss dieser Verträge waren die besonderen Ansprüche des Aufgabenfeldes der Abteilung 2 (Verkehrssicherheit) und die Gefährdungen, die der Tätigkeitsbereich mit sich bringt. Aufgrund der Außendiensttätigkeiten und der Schichtarbeit sind die Anforderungen an diese Bediensteten gerade in Hinblick auf die Belastbarkeit und die körperliche Fitness sehr hoch. Durch den Physiotherapeuten wird ein Trainingsplan erstellt, der individuell auf die Bedürfnisse und die körperliche Fitness des Einzelnen abgestellt ist. Selbstverständlich werden hierbei auch gesundheitliche Einschränkungen berücksichtigt. Mit Hilfe der modernen Trainingsgeräte des GTZ und des Physiotherapeuten ist somit eine optimale, professionelle sowie medizinische Betreuung im Rahmen der gesundheitlichen Prävention sichergestellt. Im Rahmen der Gleichbehandlung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Straßenverkehrsamtes wurde dieses Angebot an alle Beschäftigten des Amtes gerichtet. Den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit folgend wurden die Verträge mit der FES und dem Physiotherapeuten überarbeitet, so dass hierdurch die anfallenden monatlichen Kosten stark reduziert werden konnten. (Dez. VI) Tz. 10.1.2 PG 18.01 Jugend- und Sozialamt Einzelfallprüfung nach dem SGB II Beim Jobcenter Frankfurt am Main wurde bereits vor der Revision eine Arbeitsanweisung (1/2009) in Kraft gesetzt, die die regelmäßige Prüfung der Rechtmäßigkeit der Leistungserbringung anhand einer manuell durchgeführten Aktenrevision zum Inhalt hat. In diese Prüfung sind mittlerweile auch die Teamleitungen bzw. stellvertretenden Teamleitungen der Leistungsteams eingebunden. Des Weiteren wurde eine jobcenterinterne Schulung zum Verwaltungsrecht aufgelegt, die insbesondere das Thema Aufhebung / Erstattung / Rückforderung zum Thema hat. Die regelmäßig durchgeführten Auswertungen der Stattgabegründe in Widerspruchsfällen wurden ebenfalls um dieses Thema erweitert. Auffälligkeits- und Plausibilitätskontrollen fanden bisher nur in eingeschränktem Rahmen statt, wobei alle abgefragten Fälle durch das Jobcenter aufgeklärt werden konnten. Entsprechende Dokumentationen wurden allerdings nicht erstellt. Im Jahr 2011 erfolgte die Unterzeichnung einer Nebenabrede zum Kooperationsvertrag, die einen regelmäßigen Abgleich zwischen Jugend- und Sozialamt und dem Jobcenter verbindlich regelt. Der erste Abgleich mit den Daten zum Stand 30.09.2011 wird derzeit vorbereitet. Das vom Revisionsamt beanstandete "Nettoprinzip" wird seit Anfang 2011 nicht mehr in allen Bereichen angewandt, die Meldung der Erträge für die "Tilgungen darlehensweiser gewährter Leistungen im Rahmen der Grundsicherung für Arbeitsuchende" erfolgt seitdem über separate Verrechnungskonten und kann damit vom Jugend- und Sozialamt als Ertrag gebucht und überprüft werden. (Dez. VIII) Tz. 10.1.3 PG 18.01 Jugend- und Sozialamt Einzelfallprüfung Kinderkulturprogramm und Junge Konzerte Die Anregungen des Revisionsamtes wurden von der zuständigen Fachstelle aufgenommen und größtenteils bereits umgesetzt. So wurden die Vertragsformulare für Künstler, Theater, Fachreferenten, sowie Grafiker im Rahmen des Kinderkulturprogramms in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Organisationsamt, dem Rechtsamt und der Personalabteilung des Jugend- und Sozialamtes neugefasst und vereinheitlicht. Organisatorisch wurde eine klare Festlegung hinsichtlich der Zuständigkeiten, Befugnisse und Zeichnungsberechtigten getroffen und die Aktenführung einheitlich strukturiert. In jedem einzelnen Bereich wurden Grundsatzordner angelegt, in denen sich alle grundsätzlichen Entscheidungen, Protokolle, Verträge, Festlegungen etc. befinden. Dort ist auch die inzwischen erfolgte Neukalkulation der Eintrittspreise und Kostenbeteiligungen beim Kinderkulturprogramm beinhaltet. Bei der Einnahmekasse der Jungen Konzerte ist durch klare Verfahrensabläufe zwischenzeitlich sichergestellt, dass diese mindestens einmal monatlich, bei Bedarf auch häufiger, abgerechnet und ein ordnungsgemäßer Kassenabschluss durchgeführt wird. Auf die Einhaltung der Kassendienstanweisung wird dabei laufend geachtet. Einzig ein internes Kontrollsystem ist bisher in diesem Bereich noch nicht eingeführt, da dies im Rahmen einer amtsweiten Festlegung erfolgen soll. (Dez. VIII) Tz. 10.1.4 PG 18.01 Jugend- und Sozialamt Einzelfallprüfung Abrechnung von Krankenhilfekosten Die Empfehlungen des Revisionsamtes wurden vollständig umgesetzt. Anfang 2011 wurden die Daten der nach § 264 SGB V gemeldeten Leistungsbezieherinnen und Leistungsbezieher mit dem Programm Care4 hinsichtlich eines laufenden Hilfebezugs abgeglichen. Offensichtlich nicht mehr in Sozialhilfebezug befindliche Personen wurden durch das zuständige Fachteam
5. A46.1 zentral bei der jeweiligen Krankenkasse rückwirkend abgemeldet, Einzelfälle in Abstimmung mit dem Sozialrathaus. Durch diesen Abgleich konnten 700 Fälle aus dem Bestand genommen werden, durch die nun keine Kosten mehr entstehen können. Die Fallzahl wurde von 3.759 auf 3.059 reduziert, was sich auch im Ausgabenvergleich widerspiegelt. Standen im September 2010 noch Ausgaben von 14,5 Mio. Euro zu Buche, waren dies im September 2011 1,3 Mio. Euro weniger. Diese Prüfung wird ab sofort jeweils im
6. Quartal eines Jahres wiederholt. Gleichzeitig wurden allen operativen Organisationseinheiten Zugriffrechte auf das Abrechnungsprogramm ermöglicht. Damit können die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter jederzeit die in der eigenen Zuständigkeit liegenden Fälle einsehen und auf Aktualität prüfen. Die Prüfungsintervalle legen die Sozialrathäuser eigenständig fest. In 2010 und 2011 erfolgten umfangreiche Schulungen, wodurch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nun eine ausreichende Handlungssicherheit besitzen. Darüber hinaus wurde durch eine sehr genaue Umsetzung der Gesundheitsreform die Anzahl der Neufälle reduziert. Soweit möglich werden die Klienten verpflichtet, bei ihrer ehemaligen Krankenkasse eine (Weiter-)Versicherung nach § 5 Abs. 1 Nr.13 SGB V abzuschließen. In diesen Fällen entstehen dem Jugend- und Sozialamt dann nur noch Kosten in Höhe der Beitragszahlungen und nicht mehr in Höhe der vollen Krankenkassenleistungen. Dadurch werden für den gesamten Bereich "Hilfen zur Gesundheit" Einsparungen in Höhe von 1,5 Mio. Euro pro Jahr erwartet. (Dez. VIII) Tz. 10.1.5 PG 18.01 Jugend- und Sozialamt Einzelfallprüfung Inobhutnahmen nach § 42 SGB VIII Die konsequenten Umsetzungen der Schutzmaßnahmen des Jugend- und Sozialamtes, die in der Regel durch eine Inobhutnahme erreicht werden sollen, erfordern häufig zeitnahe gerichtliche Entscheidungen und Möglichkeiten der weiteren Versorgung. Die notwendigen Handlungsschritte können nicht immer so umgesetzt werden, wie es im Einzelfall zeitlich erforderlich wäre, da die Vorgehensweisen und Entscheidungen der zuständigen Familiengerichte nur bedingt durch die Jugendhilfe beeinflussbar sind. Mit dem neuen Familienverfahrensgesetz (FamFG), das Ende 2009 in Kraft getreten ist, haben auch die Familiengerichte die Möglichkeit, in Kinderschutzfällen die gerichtlichen Verfahren beschleunigt durchzuführen und zumindest vorläufige Entscheidungen zu treffen. Dadurch konnte in den Jahren 2010/2011 die zeitliche Dauer der Inobhutnahmen reduziert werden. Zurzeit wird aufgrund gesetzlicher Änderungen im Bereich der Inobhutnahme nach § 42 SGB VIII die entsprechende Arbeitsrichtlinie überarbeitet. Eine Arbeitsgruppe hat bereits erste Entwürfe vorgelegt, die noch von den Fachgremien beraten werden müssen. Dabei sind auch besonders die Formulare entsprechend anzupassen. In den beanstandeten Leistungsakten wurde jede einzelne Beanstandung des Revisionsamts in Augenschein genommen und durch Stellungnahmen aus den Bereichen Wirtschaftsdienst und Sozialdienst ergänzt. Dabei wurde festgestellt, dass es sich weitestgehend um Bearbeitungsmängel handelte, wobei in keinem der Fälle ein Schaden entstanden ist. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden auf die Fehler hingewiesen und die Teamleitungen achten seitdem noch genauer auf die Einhaltung der Vorgaben. Ein Vordruck zur Prüfung der örtlichen Zuständigkeit ist eingeführt und wird von der Wirtschaftlichen Jugendhilfe benutzt, die einzelnen Inobhutnahmen werden vollständig als Fälle in Prosoz14 erfasst, die Unterschriftsregelung wird beachtet und der Austausch an aktuellen Informationen zwischen dem Sozialdienst und dem Wirtschaftsdienst wurde und wird im Rahmen eines permanenten Optimierungsprozesses verbessert. Die im Revisionsbericht gesondert erwähnte Einrichtung SleepIn existiert seit 2 Jahren nicht mehr, es konnten allerdings alle Fälle des SleepIn in Zusammenarbeit mit dem Regierungspräsidium Kassel abgearbeitet und hinsichtlich der Kostenerstattungen geklärt werden. (Dez. VIII) Tz. 10.1.6 PG 18.01 Jugend- und Sozialamt Einzelfallprüfung Ombudsmann Ahornstraße Die Siedlung Ahornstraße / Froschhäuser Straße galt viele Jahre als der schwierigste soziale Brennpunkt in Frankfurt. Neben Bewohnern der ehemaligen Notunterkünfte waren hier Menschen untergebracht, die wegen "Störendem Verhalten" zwangsgeräumt wurden. Durch verschiedene Maßnahmen konnte die Siedlung stabilisiert und aus den Schlagzeilen gebracht werden. Die Stelle des Ombudsmannes wurde 2003 eingerichtet und war den damaligen und auch weiterhin aktuellen Verhältnissen in der Siedlung Ahornstraße geschuldet. Der Ombudsmann hat u. a. die Aufgabe, das nachbarschaftliche Miteinander zu fördern und Freizeitaktivitäten zu initiieren. In diesem Sinne betreibt er das Nachbarschaftszentrum und organisiert Straßenfeste, Ausflüge, Pflanz-/ und Reinigungsaktionen. Für diese Gemeinwesensarbeit benötigt er finanziellen Handlungsspielraum, welcher ihm mit dem eigenen Budget ermöglicht wird. Seit 2010 erfolgen Einkäufe/Beschaffungen soweit wie möglich unbar. Gänzlich ausschließen lassen sie sich aber wegen der praktischen Abläufe nicht, so zum Beispiel beim Kauf von Benzin für den Rasenmäher oder dem täglichen Einkauf für die Bewirtschaftung des Nachbarschaftszentrums. Darüber hinaus gehende Beihilfen und Stiftungsmittel werden seit 2010 nicht mehr durch ihn ausgezahlt, sondern ausschließlich direkt durch das zuständige Sozialrathaus Gallus. Wegen des absehbaren altersbedingten Ausscheidens des jetzigen Stelleninhabers und der notwendigen Aufrechterhaltung des Nachbarschaftszentrums wird bereits an einem Konzept für die Zeit ab 2014 gearbeitet. Im Zuge dessen stehen die vom Revisionsamt monierten Themen Neuausrichtung und Evaluierung auf der Agenda. (Dez. VIII) Tz. 10.1.7 PG 18.01 Jugend- und Sozialamt Einzelfallprüfung Kassenvorschüsse sowie Kassen- und Klärungskonten Das Revisionsamt stellt zu Recht fest, dass es im Jahr 2009 Abgrenzungsprobleme zwischen den einzelnen Kassenkonten, insbesondere bei den Abrechnungen für Barausgaben und den Ausgaben per Barscheck, gab. Diese Schwierigkeiten konnten in der Zwischenzeit behoben werden und Plausibilitätsprüfungen finden regelmäßig statt. So konnten zum Jahresabschluss 2010 alle Kassenkonten vollständig abgerechnet werden. Der außerdem monierte Bestand an Mündelgeldern betrug zum Jahresabschluss laut SAP 23.961,09 Euro. Bei einem im Jahr 2009 insgesamt angefallenen Volumen von 2,43 Mio. Euro auf dem Mündelgeldkonto wurden damit bis zum Rechnungsschluss nur wenige im Dezember vereinnahmte Beträge nicht weitergeleitet. Fehlbuchungen aus den Vorverfahren Care4 und Prosoz14 werden seit Anfang 2010 nicht mehr auf den Klärungskonten, sondern direkt im Ergebnishaushalt verbucht. Die notwendigen Korrekturbuchungen erfolgen wöchentlich. (Dez. VIII) Tz. 10.1.8 PG 20.04 Stadtschulamt Vertragscontrolling Bildungszentrum Ostend Der Betreiber wurde zwischenzeitlich aufgefordert, die ausstehenden Berichte vorzulegen. Dazu wurden der Umfang und die Form festgelegt (beides war im Vertrag nicht definiert). Der Betreiber hat zugesagt, auf dieser Basis nun die Berichte ab 2007 schnellstmöglich vorzulegen. Das Beschwerdemanagement für das BZO ist nicht DV-gestützt organisiert. Es besteht die Verabredung, dass alle Störmeldungen direkt an die Objektbetreuung gehen. Sie werden von dort zur Zufriedenheit der Nutzer auch umgehend bearbeitet. Der Umfang der Störmeldungen ist gering. Die Prüfung der Nebenkostenabrechnung wurde mit externer Unterstützung vorgenommen. Das Ergebnis soll zum einen die Grundlage für ein Energiecontrolling bilden, in das das Energiemanagement des HBA einbezogen werden soll, und zum anderen der Verteilung der entstehenden Kosten auf die verschiedenen Nutzer dienen. Hierzu finden noch Abstimmungen mit den Nutzern statt. Das Ergebnis wird dem Revisionsamt vorgelegt. Tz. 10.1.9 PG 20.04 Stadtschulamt Kinderbüro à Es wird dafür Sorge getragen, dass das Girokonto bei der Commerzbank ordnungsgemäß bekannt gemacht wird. à Das Kinderbüro hat bereits Vorarbeiten zur Aktualisierung der Sondergeschäftsanweisung durchgeführt. So ist beispielsweise die Trennung von Anweisungsbefugnis und Kassenführung gewährleistet; ein verbesserter Belegbogen wurde eingeführt bzw. es wird das Formblatt "Ausgabenanordnung ohne Bestellbezug" verwendet. Momentan wird an einer neuen Sondergeschäftsanweisung für das Kinderbüro gearbeitet, die die o. g. Punkte ausführt. à Aufgrund der Prüfungsfeststellung wurde das Dokumentationssystem bei den Förderpatenschaften und dem Kindernotfonds überarbeitet. Jeder Hilfefall ist mit Name, Anzahl der Kinder, Auszahlungsgrund und Auszahlungshöhe dokumentiert. Die Erfassung sowohl der Stammdaten (hier werden alle notfallbegründenden Unterlagen wie etwa der ALGII-Bescheid abgelegt) als auch der auszahlungsrelevanten Daten wurden mit dem Revisionsamt erarbeitet. Bare Auszahlungen werden immer mit dem Formblatt "Ausgabenanordnung ohne Bestellbezug" angewiesen. Nach erfolgter Auszahlung erfolgt eine Dokumentation aller Hilfefälle in einer Exceltabelle, sodass eine jährliche Auswertung aller Fälle möglich ist. à An der regelgerechten Nutzung des Sachkontenplans wird gearbeitet, so dass zukünftig eine korrekte Abwicklung/Darstellung gegeben sein wird. à Die Honorarverträge des Kinderbüros wurden durch das Rechtsamt geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wurde umgesetzt. Auszahlungen erfolgen immer unbar. Die Arbeitserfordernisse und Aufträge des Kinderbüros können nur zwingend mit Honorarkräften gewährleistet werden. So ist es beispielsweise unmöglich, eine Publikumsmesse für ca. 5000 Besucherinnen und Besucher ausschließlich mit dem Personal des Kinderbüros durchzuführen. (Dez. II) Tz. 10.1.10 PG 22.09 Grünflächenamt Ausnahmegenehmigungen zum Befahren der Wege in Friedhöfen und Grünanlagen Für den Bereich Grünanlagen ist für die Erteilung einer Ausnahmegenehmigung die Grünanlagensatzung in ihrer gültigen Form maßgeblich. Die Auflagen und Bedingungen wurden in den Text der Grünanlagensatzung integriert. Der Hinweis auf die Rechtsgrundlage wird im Bescheid aufgenommen. Für den Bereich Friedhof ist für die Erteilung einer Ausnahmegenehmigung die Friedhofsordnung sowie die Friedhofs- und Bestattungsgebührenordnung die Rechtsgrundlage. Der Hinweis auf die Rechtsgrundlage wird im Bescheid aufgenommen. Seit Herbst 2010 wird das Forderungsmanagement für diese Vorgänge über SAP abgewickelt, so dass automatische Mahnungen durch das Kassen- und Steueramt initiiert werden. (Dez.
   • X)Tz. 10.1.11 PG 22.11 Palmengarten Ausstellung "GARTEN 2009" In der Vergangenheit wurden die Akquise von Ausstellern und die Durchführung der Ausstellung "Mein Garten" extern vergeben. Durch die beabsichtige inhaltliche andere Ausrichtung sowie den Wunsch nach größerem Einfluss auf die Auswahl der Aussteller und der präsentierten Produkte, führt der Palmengarten die Planung und Organisation der Ausstellung "Garten 20. " seit 2009 in Zusammenarbeit mit einer Privatperson für die Akquise durch. Im Jahr 2009 wurden mit einigen Ausstellern Sonderkonditionen vereinbart, die in einem Sammelwerk zusammengefasst begründet wurden. Inzwischen werden bei der Gewährung von Sonderkonditionen jeweils begründet Einzelvereinbarungen geschlossen. Die Attraktivität bzw. Nachfrage nach Standplätzen in der Ausstellung werden durch viele Faktoren beeinflusst, die die Organisation der Veranstaltung im Folgejahr berücksichtigen muss. Es ist nicht davon auszugehen, dass Regelungen zu Konsequenzen für den Fall der Nichterreichung der erwarteten Standmieten im Werkvertrag zur deutlichen Erhöhung der Einnahmen aus den Standmieten führen werden. Der Auftragnehmer muss seine Leistung zur Erreichung dieses Ziels auch unter dem Aspekt eines Vertrages für das Folgejahr ausrichten. Die städtischen Vergabevorschriften werden inzwischen eingehalten. Der Umsatzsteuersatz wird inzwischen mit der Stadtkämmerei abgestimmt angesetzt. (Dez.
   • X)Tz. 10.1.12 PG 22.12 Palmengarten Kassenprüfung Der empfohlene Tresor mit Einwurfschacht zur sicheren Aufbewahrung der Tageseinnahmen wurde inzwischen angeschafft und genutzt. Die Dienstanweisung wurde neu konzipiert und mit dem Revisionsamt abgestimmt. Die Ausschreibung für ein neues Kassensystem ist mit der Magistratsvergabekommission in der abschließenden Vorbereitung. Mit der Entscheidung für das neue Kassensystem wird die Dienstanweisung entsprechend angepasst und in Kraft gesetzt. (Dez.
   • X)Tz. 10.1.13 PG 98.10 Stadtkämmerei Finanzderivatgeschäfte Die angesprochene Dienstanweisung für den Einsatz von Derivaten trat mit Wirkung vom 01.05.2009 in Kraft; die erstmals in 2010 durchgeführte turnusmäßige Aktualisierung wurde per 15.03.2010 in Kraft gesetzt. (Dez. III) Tz. 10.2.2 Arbeitskreis Strategie und Controlling IuK (ASCI) Die Aussagen des Revisionsamtes werden bestätigt. (Dez.
   • V)Tz. 10.2.2.1 Arbeitsgruppe Standards und Normen Die Aussagen für den Berichtszeitraum sind zutreffend. Ergänzend wird hinzugefügt, dass die Arbeitsgruppe/Projektgruppe Ende 2009 die Arbeit wieder aufgenommen und eine Anpassung der vorhandenen Standards und Normen an das veränderte IT-Umfeld vorbereitet hat. Die Arbeiten wurden 2010 weitergeführt und mit Beschluss des ASCI am 21.06.2011 beendet. Die Veröffentlichung in der AGA II, Ziff. 8.4 sowie den Nachrichten der Stadtverwaltung (NaSt Nr. 8) erfolgte am 16.09.
7. Die Arbeitsgruppe konnte jedoch den ursprünglich verfolgten umfassenden Ansatz zur Festlegung der Normen und Standards mangels Ressourcen nicht weiter verfolgen. Die vorliegende Ausarbeitung stellt somit einen Kompromiss dar, um ein Minimum an Kompatibilität zu gewährleisten. (Dez.
   • V)Tz. 10.2.2.2 Arbeitsgruppe IT-Ordnungsgrundlagen Die Ausführungen können bestätigt werden. Auch hier orientieren sich die Arbeitsergebnisse an den kapazitären Möglichkeiten der Mitarbeiter der Projekt- und Arbeitsgruppen. Der Hinweis unter 10.2.2.1 gilt entsprechend. Zudem legen der Arbeitskreis Strategie und Controlling IuK als dezernatsübergreifendes Organ sowie die von ihm intern gebildeten Arbeits-/Projektgruppen ihre Arbeitsschwerpunkte mehrheitlich fest bzw. passen diese nötigenfalls den aktuellen Erfordernissen entsprechend an. (Dez.
   • V)Tz. 10.2.3 "Active Directory"/Projekt net.ffm Das Projekt net.ffm hat mit der erfolgreich abgeschlossen Phase I einen wichtigen Beitrag zur Realisierung einer tragfähigen IT-Basisinfrastruktur geleistet. Mit der Integration aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Frankfurt in eine gemeinsame IT-Domäne "City" wurde eine einheitliche Verwaltung und Nutzung der Verzeichnisdienste (Active Directory) möglich. Als Ergebnis dieser IT-Basisinfrastruktur konnte u.a. die E-Mail-Kommunikation von einem ursprünglich auf über 60 Standorten unüberschaubar verteilten System auf zwei Standorte reduziert werden. Die weiteren technischen Konzepte des Projektes net.ffm, die in einer Phase II umgesetzt werden sollten, entstanden im Jahr 2005 (Beschlussfassung im Dezember 2006). Zwischenzeitlich sind jedoch grundlegende Veränderungen in der IT-Landschaft eingetreten. Neue Strukturen im Internet und damit einhergehende neue Kommunikationswege und -methoden, die sowohl verwaltungsintern als auch im Verhältnis zwischen Verwaltung und Bürgerinnen und Bürgern große Bedeutung erlangten (Stichwort: Mobile Computing, Unified Communications, Social Networking/Web2.0-Angebote, Cloud Computing) sowie Vorgaben von Seiten der Gesetzgeber wie z. B. die EU-Dienstleistungsrichtlinie haben eine erweiterte Entwicklung und Betrachtung in Gang gesetzt. Die ehemals stark betonte technische Betrachtung der Informations- und Kommunikationstechnik wurde um eine prozess- und serviceorientierte Sichtweise ergänzt (mit einer so genannten Serviceorientierten IT-Architektur - SOA - als infrastruktureller Basis). Daher soll das Projekt "net.ffm" nicht, wie ursprünglich geplant, eigenständig weiter verfolgt, sondern sinnvollerweise in die von der Zielsetzung her alles umfassenden E-Government-Strategie eingebettet werden. Das Projekt net.ffm wird in der ursprünglichen Form nicht weitergeführt. Ein dementsprechender Beschluss befindet sich derzeit im Geschäftsgang. (Dez.
   • V)Tz. 10.2.