Verlängerung des Mietvertrages vom 10.09.1986 zur Anmietung der Liegenschaft Zeil 3 für das Bürgeramt, Statistik und Wahlen

Vortrag des Magistrats vom 22.02.2019, M 31

Betreff: Verlängerung des Mietvertrages vom 10.09.1986 zur Anmietung der Liegenschaft Zeil 3 für das Bürgeramt, Statistik und Wahlen Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 22.03.2018, § 2478 - NR 523/18 CDU/SPD/GRÜNE - Der Mietvertrag vom 10.09.1986 zur Anmietung der Liegenschaft Zeil 3 wird zu folgenden Konditionen verlängert: Vermieter: Eigentümergemeinschaft Zeil/Lange Straße

bestehend aus Jacoby Grundstückverwaltung GbR und Taubenblatt Grundstücks oHG, Falkensteiner Straße 77, 60322 Frankfurt am Main Verlängerungszeitraum:

01.07.2020 - 30.06.2040

Sonderkündigungsrecht: zum 30.06.2035 gegen Zahlung einer Pönale in Höhe von 2.200.000,00 € Miete: ab 01.07.2020 ca. 16,57 €/m2 (z.Zt. 16,24 €/m2) 165.000,00 € monatlich, 1.980.000,00 € jährlich Nebenkostenvorauszahlungen: 16.400,00 € monatlich, 196.800,00 € jährlich (unverändert) Baukostenbeteiligung:

max. 300.000,00 €

Begründung: A. Zielsetzung: Seit 1990 ist das Bürgeramt, Statistik und Wahlen in der Liegenschaft Zeil 3 für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Frankfurt am Main tätig. Das Gebäude wurde damals vom Eigentümer speziell nach den Anforderungen eines Amtes mit hohem Publikumsaufkommen geplant und errichtet. Im Laufe der Jahre stieg das Publikumsaufkommen auch auf Grund gestiegener Einwohnerzahlen (Stand 2017: ca. 741.000) stetig an. Im Durchschnitt besucht jede Bürgerin und jeder Bürger das Bürgeramt einmal im Jahr. Um diesem erhöhten Aufkommen nachkommen zu können sind zusätzliche Flächen erforderlich. Zur Erhaltung des zentralen und etablierten Standorts als Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Frankfurt am Main soll die benötigte Flächenerweiterung innerhalb des Gebäudekomplexes erfolgen. B. Alternativen: Im Rahmen des Anforderungsprofils an Lage, Größe und Erreichbarkeit gibt es keine Alternativen. C. Lösung: Mittels Ausbau- und Modernisierungsmöglichkeiten können zusätzliche Flächen von ca. 745 m2 innerhalb des Gebäudekomplexes geschaffen werden. Die erforderlichen Baumaßnahmen werden in enger Abstimmung mit dem Bürgeramt, Statistik und Wahlen vom Vermieter ausgeführt. Voraussetzung hierfür ist eine Vertragsverlängerung um weitere 20 Jahre. Aus vertragstechnischen Erwägungen heraus wird ein neuer Mietvertrag beginnend ab 01.01.2019 abgeschlossen. D. Kosten: Nach dem aktuellen Gewerbemarktbericht der IHK (Ausgabe 2018) beträgt der durchschnittliche Mietpreis pro Quadratmeter in Frankfurt-City 20,00 € bei durchschnittlichem Ausbaustandard. Der Mietpreis von ca. 16,57 €/m2 liegt deutlich unter dem Durchschnitt. Der Vermieter verzichtet im Rahmen dieser Vertragsverlängerung auf eine vertraglich vereinbarte Mietanpassung, die bereits im Juni 2016 hätte erfolgen können (Kostenersparnis bis 30.06.2020 von insgesamt ca. 423 T€). Zusätzlich wird der neue Mietzins von 16,57 €/m2, spätestens zum 01.07.2020 fällig. Gegen Ende der Umbaumaßnahmen wird sich dann durch den Flächenzuwachs von 745 m2 eine monatliche Miete von 165.000 € (1.980.000 € im Jahr) ergeben. Im Rahmen der vom Vermieter vorgenommenen Investitionen erfolgt die Umstellung der Beleuchtung auf LED, eine Anpassung der Be- und Entlüftungsanlage sowie der Brandmeldeanlage, Erneuerungen der Teeküchen auf allen Stockwerken sowie Maler- und Tapezierarbeiten. Des Weiteren verzichtet der Vermieter auf die bisher vertraglich festgelegte Rückbau- und Renovierungsverpflichtung aus dem Alt-Mietvertrag bei Beendigung des Mietverhältnisses (Kostenersparnis ca. 1,5 Mio. €. Unter Berücksichtigung der vorgenannten Maßnahmen und einer Einsparung von Kosten für einen Umzug ergeben sich Gesamteinsparungen von bis zu 2 Mio. €, was annähernd einer Jahresmiete entspricht. Wahlen werden im Amt 12 als Projekt organisiert, in das alle Abteilungen des Amtes eingebunden sind. Davon betroffen sind nicht nur Personal, sondern auch die einzelnen Räume. Umbauarbeiten können deshalb nur in den Zeitfenstern zwischen Wahlterminen erfolgen. Die Baumaßnahmen in der Zeil 3 wurden deshalb in zwei Phasen aufgeteilt. Bauphase I beginnt nach der Europawahl 2019 ab Juli 2019, und endet mit dem Juli 2020. Bauphase II startet nach der Bundestagswahl 2021 im November 2021 und endet mit dem April 2023. Das Baukostenvolumen beläuft sich nach der Berechnung der Eigentümer auf insgesamt ca. 5 Millionen Euro. Die Baumaßnahmen der Bauphase I sind mit ca. 2 Millionen Euro veranschlagt, die umfangreicheren und aufwändigeren Maßnahmen der Phase II belaufen sich auf ca. 3 Millionen Euro. Ein Tausch in der Reihenfolge der Baumaßnahmen ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich, da in Phase II der Umbau der Bedienbereiche des Bürgeramtes erfolgen soll. Der Betrieb des Zentralen Bürgeramtes kann während der Bauarbeiten nicht eingestellt werden. Es sind zeitaufwändige, komplexe Vorbereitungen erforderlich, um dies sicher zu stellen. Die Aufsplitterung der Umbaumaßnahmen in zwei Bauabschnitte liegt allein im Interesse der Stadt. Nach ursprünglichen Vorstellungen der Eigentümer sollte der Umbau beginnend ab dem

1. Juli 2019 in rd. 18 Monaten Bauzeit abgeschlossen sein. Da die Bauphase II jedoch erst zwei Jahre nach dem Beginn der Bauphase erfolgen kann, ist mit zwischenzeitlichen Baupreissteigerungen zu rechnen. Der Eigentümer und Bauherr der Liegenschaft Zeil 3 forderte deshalb von der Stadt einen maximalen einmaligen Zuschlag zu den voraussichtlich höheren Baukosten in Höhe von 300.000 € brutto. Der Zuschlag von zehn Prozent scheint in Anbetracht der Entwicklung realistisch. Für die Schlussrechnung ist folgendes Prozedere vorgesehen: Nach Ende der Baumaßnahmen der Phase II erfolgt die Abrechnung der Kosten. Dabei werden die entstandenen Baumehrkosten nachgewiesen. Diese ergeben sich aus der Veränderungsrate zwischen dem Baupreisindex zu Beginn der Bauphase I und dem Beginn der Bauphase II. Beträge unter 300.000 € sind alleine von der Stadt zu tragen. Bei Beträgen über 300.000 übernimmt die Stadt 300.000 €, alles darüber geht zu Lasten des Eigentümers. Die Baukostenbeteiligung von max. 300 T€ brutto wird aus Mitteln des Bürgeramtes, Statistik und Wahlen bereitgestellt. Die Mittel für die Miete stehen in der Produktgruppe 11.01, Kostenstelle 120094, zur Verfügung.