Reformkommission 2006

Bericht des Magistrats vom 09.12.2005, B 805

Betreff:

Reformkommission 2006

Vorgang:

Beschl. d. Stv.-V. vom 25.04.2002, § 2640

- E 4 CDU, SPD, GRÜNE und FDP, B 341/05 -

Der Magistrat hat über die Arbeit der Reformkommission 2006 seit Mitte 2003 mehrfach ausführlich berichtet, zuletzt mit dem B 341 vom 15.04.2005 sowie dem Dezernentenschreiben vom 05.07.2005. Mit der nachstehenden Aufstellung werden die Sachstände seit Frühjahr 2005 um die eingetretenen wesentlichen Veränderungen aktualisiert.

Aufgabenkritische Betrachtung der Ämterstruktur

Die vom Magistrat in den vergangenen Jahren mit verschiedenen Maßnahmen (Zusammenlegungen, Auflösungen und Ausgliederungen) erreichte Verminderung der Ämterzahl sowie die umfassende Straffung der Strukturen wurden fortgeführt.

Die Reformkommission hat sich über verschiedene Umstrukturierungen und Projekte direkt von den zuständigen Amtsleitungen informieren lassen bzw. diese ausführlich erörtert, z.B.

- 32 Ordnungsamt

In allen Abteilungen des Ordnungsamtes erfolgen derzeit aufgabenkritische Betrachtungen mit den gleichen Rahmenbedingungen und einer vorgesehenen abschließenden Realisierung bis 2007 (z.B. Qualität für wichtige Aufgaben erhalten, Aufgaben reduzieren/infrage stellen, optimieren bzw. privatisieren/outsourcen sowie perspektivische Personalbemessung).

Bei überwiegend interner Projektverantwortung im Rahmen von Organisationsentwicklungsprozessen werden auch externe Beratungsleistungen erbracht, um ein einheitliches Vorgehen, Methoden- und Präsentationskompe-tenz sowie eine notwendige "Sicht von außen“ zu erreichen. Die Modalitäten und Strukturen des Projektes sind in einem differenzierten Pflichtenheft festgeschrieben.

Etwas abweichend ist das Vorgehen bei der "Außendienstabteilung“ des Amtes (32.6 Sicherheits- und Ordnungsdienst), wo mit separater externer Begleitung der Schwerpunkt auf Leistungsverbesserungen liegt.

- 53 Stadtgesundheitsamt

a) Kommunalisierung der Oberbürgermeisterin als Behörde der Landesverwaltung;

hier: Zuordnung des Veterinäramtes

b) Verlagerung des Aufgabenbereiches "Arbeitsmedizin“ zum Personal- und

Organisationsamt

c) Reform des Stadtgesundheitsamtes

Zu a):

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Kommunalisierung des Landrats sowie des Oberbürgermeisters als Behörden der Landesverwaltung vom 21.03.2005 wurde die Oberbürgermeisterin/der Oberbürgermeister als Behörde der Landesverwaltung zum 01.04.2005 aufgelöst.

Gleichzeitig wurden die bisher von ihr/ihm wahrgenommenen Aufgaben in den Bereichen des Veterinärwesens, der Lebensmittelüberwachung und des Verbraucherschutzes jeweils der Oberbürgermeisterin/dem Oberbürgermeister als Auftragsangelegenheit nach § 4 Abs. 2 der Hessischen Gemeindeordnung übertragen.

Mit In-Kraft-Treten dieses Gesetzes zum 01.04.2005 gilt die Übernahme der 29 im Dienst des Landes stehenden Bediensteten der Oberbürgermeisterin der Stadt Frankfurt am Main als Behörde der Landesverwaltung – Amt für Veterinärwesen und Verbraucherschutz – zur Stadt Frankfurt am Main als vollzogen.

Unbeschadet der gemäß § 2 des Gesetzes zur Neuordnung der Aufgaben des Landrats sowie des Oberbürgermeisters i. V. mit § 1 des Gesetzes zum Vollzug von Aufgaben auf den Gebieten des Veterinärwesens, der Lebensmittelüberwachung und des Verbraucherschutzes sowie mit § 4 Abs. 2 der Hessischen Gemeindeordnung von der Oberbürgermeisterin wahrgenommenen Zuständigkeit für die genannten Aufgabenbereiche wurden diese organisatorisch ab dem 01.04.2005 dem Amt 53 – Stadtgesundheitsamt – als Abteilung 53.V – Veterinäramt – zugeordnet und vom Stadtgesundheitsamt in verwaltungsmäßiger, personeller und finanzieller Hinsicht betreut.

Zu b):

Mit Verfügung der Oberbürgermeisterin vom 21.04.2005, die mit Wirkung vom 01.04.2005 in Kraft trat, wurde u.a. der bisher dem Stadtgesundheitsamt zugeordnete Aufgabenbereich "Arbeitsmedizin“ mit dem bereits beim Amt 11 – Personal- und Organisationsamt – bestehenden Aufgabenbereich "Sicherheitstechnik“ zu einer Organisationseinheit 11.A – Arbeitsmedizin und Sicherheitstechnik – beim Amt 11 – Personal- und Organisationsamt – vollständig zusammengeführt.

Ziel dieser Maßnahme war, die Zusammenarbeit zwischen den Aufgabenbereichen "Arbeitsmedizin“ und "Sicherheitstechnik“, die bereits dem Amt 11 zugeordnet war, zu verbessern.

Zu c):

Die eigenen Reforminitiativen des Stadtgesundheitsamtes erfuhren eine perspektivische Verstärkung durch die Stadtverordnetenversammlung, die den Magistrat mit der Erarbeitung eines mittelfristigen Organisations- und Entwicklungskonzeptes für das Stadtgesundheitsamt innerhalb von 2 Jahren (E 81 vom 27.02.2003) beauftragte. Der Magistrat hat sowohl die Vorgehensweise als auch die Ergebnisse des Reformprozesses mit B 314 vom 15.04.2005 (§ 9313 vom 06.06.2005) ausführlich vorgestellt.

Die Organisationsuntersuchung erfolgte durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Stadtgesundheitsamtes und wurde durch eine externe Managementberatung begleitet. Die Steuerung des Reformprozesses oblag einer Projektlenkungsgruppe, bestehend aus der Leiterin und leitenden Mitarbeitern des Stadtgesundheitsamtes, der Frauenbeauftragten sowie Vertretern des Personalrates, des Gesundheitsdezernates, des Personal- und Organisationsamtes und dem externen Projektleiter.

Die aufgabenkritische Untersuchung stütze den seitens des Gesundheitsdezernates und des Stadtgesundheitsamtes im Jahr 2002 eingeleiteten Umstrukturierungsprozess, der bereits zu einer Zusammenlegung der Fachbereiche Amtsärztlicher Dienst und Umweltmedizin sowie unter dem Gesichtspunkt des Subsidiaritätsprinzips z.B. zur Aufgabe der Ambulanz für Ausstiegshilfen in der Friedberger Anlage und im Bereich des Kinder- und Jugendärztlichen Dienstes von allgemeinen Routineuntersuchungen bei Schulkindern zu einer verstärkten Konzentration auf Risikogruppen geführt hatte.

Die im aktuellen Reformprozess weiterentwickelte inhaltliche Ausrichtung auf Kernaufgaben betraf u.a. die Reduktion des Aufgabenvolumens zugunsten niedergelassener Ärzte z.B. im Bereich der sozialmedizinischen Begutachtungen.

Ein weiteres Ergebnis, nämlich die Ambulanz für Ausstiegshilfen am Stadtgesundheitsamt zum 01.01.2006 aufzugeben und aufgrund des bestehenden Bedarfs für psychosoziale Betreuung in die Heroinambulanz, als einer künftigen Einrichtung mit medizinischer Ausrichtung und psychosozialer Betreuung durch Dritte, zu integrieren, steht zur Umsetzung an. Das Personal- und Organisationsamt, das den Reformprozess des Stadtgesundheitsamtes durchgängig begleitet hat, ist damit befasst, die ergebnisorientierten Umsetzungsvorbereitungen des Fachamtes konstruktiv zu unterstützen.

- 54 Städtische Kliniken Frankfurt am Main - Höchst

Die eingeleitete Umgründung und das Wirtschaftlichkeitsgutachten wurden in der Reformkommission besprochen.

- 61 Stadtplanungsamt

Ein Anfang 2005 vorgelegter Reformvorschlag ist mit Wirkung vom 01.06.2005 durch das Dezernat IV - Planung und Sicherheit - in Kraft gesetzt worden.

Er beinhaltet das Ergebnis eines zügigen und mit Nachdruck durchgeführten amtsinternen Organisationsentwick.lungsprozesses.

Im Wesentlichen wurden bei dem OE-Prozess folgende Ziele verfolgt:

- Aufgabenkritik,

- Schnittstellenoptimierung,

- Optimierung von Arbeitsabläufen,

- Hierarchieabflachung (unterhalb der Amtsleitung gibt es nur noch zwei

Führungsebenen: Abteilungs- und Sachgebietsleitungen),

- Stellen- und Personalabbau sowie Reduzierung der Personalkosten.

- Weitere Strukturveränderungen

Bei den eingeleiteten übrigen Organisationsveränderungen, über die der Magistrat mit den Berichten B 251 vom 11.03.2005 und B 341 vom 15.04.2005 bereits informiert hat (z. B. Reorganisation der bauenden Ämter oder die Prüfung der möglichen Zusammenführung von 83 Hafenbetriebe und 84 Marktbetriebe), sind noch verschiedene Prüfungen und Vorarbeiten erforderlich. Sofern sich neue Sachstände ergeben, wird der Magistrat in diesem Rahmen berichten.

Berücksichtigung übergreifender Gesichtspunkte bei der Zuweisung, Anmietung und Vergabe von Räumen und Gebäuden

Die Reformkommission hat für alle Raumveränderungen im Bereich der allgemeinen Bürogebäude und –räume die Einführung eines Controllings beschlossen. Ziel ist dabei, mit einem standardisierten Verfahren alle übergreifenden Aspekte und Querschnittsbereiche (z.B. Revision, Finanzen, Organisation) in die Entscheidungen einzubeziehen, ohne die bestehenden dezentralen Kompetenzen der Ämter und Betriebe zu reduzieren.

Das Konzept wurde vom Personal- und Organisationsamt erstellt, in der Reformkommission vorgestellt, mit den Beteiligten abgestimmt und zwischenzeitlich verbindlich eingeführt.

Verschiedene Einzelmaßnahmen

Einige der im letzten Bericht erwähnten weiteren Themenfelder, bei denen Optimierungen und Einsparpotentiale durch Verbesserung der Abläufe erhofft werden (z.B. Facility-Management für den Objektbereich Schulen und Veränderungen im Bereich der IT-Beschaffung) konnten noch nicht abschließend behandelt werden.

Strukturelle Veränderungen im Bereich der "Dezentralen Inneren Verwaltung“

In Ausführung eines Grundsatzbeschlusses der Reformkommission zur weiteren Reduzierung von Verwaltungseinheiten durch die Bildung von zentralen Steuerungs- und Serviceeinheiten hat das Personal- und Organisationsamt einen Stufenplan zur Umsetzung erarbeitet und der Reformkommission vorgelegt. Ziel ist dabei grundsätzlich die Bündelung der Aufgabenschwerpunkte Allgemeine Verwaltung und Organisation, Personal, Finanzen, IKT sowie Controlling/Berichtswesen zentral in einem Amt der Dezernate.

Als

1. Stufe sollen die zentralen Steuerungs- und Serviceeinheiten zunächst in den Dezernaten I - Hauptverwaltung, Regionale und Internationale Angelegenheiten -, III - Finanzen - und X - Personal und Organisation - eingerichtet werden. In der Umsetzung ist vorgesehen, bei den Ämtern 10 - Hauptamt -, 21 - Kassen- und Steueramt - sowie 11 - Personal- und Organisationsamt -, die bereits ein Teil derartiger Aufgaben für Ämter der jeweiligen Dezernate wahrnehmen, diese Funktionen weiterzuentwickeln und dort auch für die übrigen Ämter dieser Dezernate wahrzunehmen. In weiteren Schritten ist eine flächendeckende Realisierung beabsichtigt. Hierfür sprechen eine Reihe von Gründen (z.B. einheitliches Vorgehen, effektivere Aufgabenwahrnehmung, Einsparmöglichkeiten beim Sach- und Personalaufwand und besserer Personalausgleich). Die Sachrunde Reformkommission hat die Realisierung des anspruchsvollen Projektes auf dieser Grundlage beschlossen und das Personal- und Organisationsamt beauftragt, wie vorgeschlagen zu verfahren und mit den erforderlichen Detailschritten zu beginnen.