Sicherung eines qualitätsvollen Bibliothekssystems im Rahmen notwendiger Konsolidierungsleistungen

Bericht des Magistrats vom 28.05.2004, B 370

Betreff:

Sicherung eines qualitätsvollen Bibliothekssystems im Rahmen notwendiger Konsolidierungsleistungen

Vorgang:

Beschl. d. Stv.-V. vom 16.10.2003, § 6164

- NR 1113 CDU, SPD, GRÜNE und FDP, OA 1392 Ziffer 3 OBR 11 -

Mit dem vorstehenden Beschluss beauftragt die Stadtverordnetenversammlung den Magistrat zur Umsetzung.

Dies nimmt der Magistrat zum Anlass, erstmalig über die Entwicklung und den derzeitigen Sachstand zu berichten.

Im Februar 2003 wurde das von der Stadtbücherei und dem Dezernat VI auftragsgemäß entwickelte "Konzept zur Optimierung und Neustrukturierung der Stadtbücherei Frankfurt am Main“ der Öffentlichkeit vorgestellt.

Die Stadtverordnetenversammlung fasste am 17.06.2003 den Beschluss § 5476 "Sicherung eines qualitätsvollen Bibliothekssystems im Rahmen notwendiger Konsolidierungsleistungen“ und wiederholte diesen Beschluss am 16.10.2003 (§ 6164).

Zu diesen gefassten Beschlüssen wurde jeweils ein Bürgerbegehren gem. § 8 b HGO initiiert, um die Rücknahme der Beschlüsse der Stadtverordnetenversammlung zur Schließung der Bibliotheken in Bergen, Bockenheim, Oberrad und Riederwald und Erhalt der Stadtteilbibliotheken über einen Bürgerentscheid zu erreichen. Die erforderliche Anzahl von Unterschriften wurde nicht erreicht. Auf die hierzu gefassten Beschlüsse der Stadtverordnetenversammlung §§ 6182 und 6692 wird verwiesen.

Zu den einzelnen Punkten des gefassten Beschlusses (§6164) wurden folgende Maßnahmen umgesetzt bzw. mit der Umsetzung der Maßnahmen begonnen:

Zentrale Bibliotheken auf der Zeil:

Um die in Ziffer 1 des genannten Beschlusses vorgesehenen Mieteinsparungen in Höhe von 300.000 € für das Gebäude Zeil 17 – 21 zu erzielen, hat der Magistrat Verhandlungen mit der Vermieterin aufgenommen. Diese setzt den Verbleib des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik, das ebenfalls in diesem Gebäude untergebracht ist, und eine Vertragsverlängerung bis 2014 voraus. Die tatsächliche Miethöhe ist gemäß dem gültigen Vertrag, der im Jahr 2007 ausläuft, an den jeweiligen Lebenshaltungsindex gekoppelt. Da der Magistrat weder den Verbleib des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik noch die Verlängerung des derzeitigen Mietvertrages um weitere 7 Jahre zugestehen kann, machte die Vermieterin eine Anpassung im Sinne einer Mieterhöhung geltend. Der Vorgang befindet sich in der Prüfung des Fachamtes.

Das Ziel der Verhandlungen, günstigere Mietkonditionen zu erzielen, um eine beabsichtigte Erhöhung des Medienetats der Stadtbücherei um 200.000 € zu gewähren, konnte nicht erreicht werden.

Zentrale Kinder- und Jugendbibliothek und Stadtteilbibliothek Bornheim:

Gemäß Ziffer 2 des Beschlusses bleibt der Standort Bornheim mit der zentralen Kinder- und Jugendbibliothek und der Stadtteilbibliothek Bornheim im dortigen Bürgerhaus erhalten.

Umwidmung der Standorte Höchst, Nordweststadt, Sachsenhausen und Enkheim zu Bibliothekszentren:

Der Magistrat hält die Standorte Höchst, Sachsenhausen und Nordweststadt aufgrund ihrer Lage, Größe (zwischen 700 und 1300 qm), der bisherigen Frequentierung und Erreichbarkeit für geeignet. Zur Aufwertung dieser Standorte sind in den Jahren 2004 und 2005 Renovierungs- und Umbaumaßnahmen angedacht, deren bauliche und finanzielle Realisierbarkeit derzeit geprüft und geplant werden.

Was die Stadtteilbibliothek Enkheim im Frankfurter Osten anbelangt, die in der Schule am Ried am Stadtrand liegt, so ist es aufgrund ihrer geographischen Lage sowie der räumlichen Gegebenheiten sehr schwierig diese als Bibliothekszentrum zu entwickeln, da für den öffentlichen Bereich und die Schulbibliothek gemeinsam nur 450 m² zur Verfügung stehen und die Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln suboptimal ist.

Personelles Mengengerüst:

Hinsichtlich der personellen und finanziellen Entwicklung ist an dieser Stelle zu berichten, dass der Stellenbestand der Stadtbücherei seit 1992 bis einschließlich 2004 von 207,15 auf 181 Planstellen reduziert wurde. Diese Reduzierung entspricht einem Finanzvolumen über den gesamten Zeitraum von ca. 21 Mio. €.

Gemäß Ziffer 4 und insbesondere Ziffer 5 des o.a. Beschlusses soll insgesamt ein personelles Mengengerüst mit der Prüfung der Möglichkeit von Einsparungen von Personalkosten erarbeitet werden, das unter Einbezug von ehrenamtlichem Engagement und Qualifizierungsmaßnahmen eine ausreichende personelle Besetzung für zuverlässige Öffnungszeiten gewährleistet. Die einbezogenen Qualifizierungsmaßnahmen dürfen den Rahmen der heute für Qualifizierungsmaßnahmen aufgewendeten finanziellen Mittel nicht ausweiten.

Der Magistrat hat hierzu seine Prüfungen aufgenommen. In diesem Zusammenhang ist zu definieren, was "zuverlässige Öffnungszeiten“, "Bibliothekszentren“ und "Dépendancen“ sind. Der Magistrat vertritt die Auffassung, dass die Stadtbücherei als eine der meistbesuchten Publikumseinrichtungen dieser Stadt, bestmöglichen Kundenservice anzubieten hat. Somit sind die Öffnungszeiten das wichtigste Kriterium für eine Personalbemessung. Die Öffnungszeiten sollten also so ausgelegt sein, dass der personelle, organisatorische und finanzielle Aufwand in einem vertretbaren Verhältnis zu den Gesamtkosten steht.

Neben den Öffnungszeiten findet insbesondere die Qualität der Personalausstattung ihre Berücksichtigung bei den Überlegungen. Es fließen sowohl fachspezifische Aspekte (bibliothekarische bzw. assistentische Tätigkeiten) als auch organisatorische Grundlagen (Notwendigkeit und Verhältnis von Front-office- zu Back-office- Tätigkeiten) in die Prüfungen ein.

Auch die Auswirkungen der Einführung der neuen Bibliothekssoftware im November 2003 finden, soweit derzeit schon möglich, im Hinblick auf eine verstärkte Einbindung des verbleibenden Personals in den direkten Kundenservice, respektive einer qualitativen Verbesserung des Serviceangebotes, ihre Berücksichtigung in den Überlegungen.

Zahlreiche weitere Ansätze, von denen hier beispielhaft eine begleitende Fortbildungsmaßnahme zur "Teamentwicklung“ eines Bibliotheksbereiches genannt wird, runden ein ganzes Paket von Maßnahmen ab, von denen sich der Magistrat eine zusätzliche spürbare Qualitätssteigerung verspricht.

Es dient zur Kenntnis, dass mit dem Entwurf zur Vorlage des Stellenplans 2005 zehn Planstellen zur Streichung vorgesehen sind.

Die Möglichkeit einer Einbindung ehrenamtlicher Unterstützung wurde ebenfalls geprüft und lässt sich punktuell, personenabhängig und als Ergänzung bei personalintensiven Aktionen realisieren. Im Rahmen der von den Fördervereinen und Einzelpersonen gemachten Angebote sind ehrenamtliche Kräfte in einigen Bibliotheken bereits im Einsatz. Die angeregte dauerhafte und verlässliche Einbeziehung von Ehrenamtlichen, um eine Reduzierung der Personalkosten zu erzielen, stellt sich allerdings angesichts des bereits stark reduzierten Personalbestandes (zum Berichtszeitraum 143 besetzte Vollzeitstellen), der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen und der geforderten Verlässlichkeit von Öffnungszeiten als komplexer dar. Die Einbeziehung von Ehrenamtlichen hat nicht unmittelbar die Einsparung von Hauptamtlichen zur Folge.

Oberrad:

Hier erfolgte Kündigung der Liegenschaft Offenbacher Landstr. 365 und Schließung der Stadtteilbibliothek Oberrad zum 29. Februar 2004. Die Medienbestände wurden primär der Fahrbibliothek, der Stadtteilbibliothek Sachsenhausen sowie der in Gründung befindlichen Schulbibliothek der Gruneliusschule in Oberrad zur Verfügung gestellt. Die Öffnung dieser Schulbibliothek ist mit Unterstützung der Schulbibliothekarischen Arbeitsstelle der Stadtbücherei noch vor den Sommerferien 2004 geplant.

Die Fahrbibliothek der Stadtbücherei richtet nach den Sommerferien 2004 einen geeigneten Haltepunkt im Stadtteil ein, um die Versorgung des Stadtteils mit Medien auch künftig sicherzustellen.

Bockenheim:

Die Kündigung der Liegenschaft Leipziger Str. 13a erfolgte zum 31. Juli 2004. Der Magistrat prüft derzeit verschiedene räumliche Alternativen, um ein zwar räumlich kleineres aber bibliothekarisch ausreichendes Angebot, insbesondere für Kinder, Jugendliche und Senior/innen im Rahmen eines neu zu definierenden Kooperationsmodells mit dem örtlichen Förderverein "Lese-Zeichen e.V.“ und eventuellen weiteren Kooperationspartnern im Stadtteil zu errichten.

Auch in Bockenheim prüft die Fahrbibliothek der Stadtbücherei die Einrichtung eines geeigneten Haltepunktes.

Bergen:

Der Standort Bergen soll erst dann aufgegeben werden, sobald der Bibliotheksbetrieb in Enkheim wieder aufgenommen werden kann, um eine möglichst nahtlose Bibliotheksversorgung im Stadtteil Bergen - Enkheim anzubieten. Die Stadtbücherei wird prüfen, inwieweit eine Haltestelle der Fahrbibliothek eingerichtet werden kann.

Riederwald:

Darüber, ob sich am Standort Riederwald eine frühere Vertragsauflösung oder eine Untervermietung realisieren lässt, gibt es derzeit noch keine Erkenntnisse.

Ergänzend zu den einzelnen Punkten des Beschlusses wurden und werden in der Stadtbücherei Arbeitsprozesse fortlaufend optimiert und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um das Angebot für die Leserinnen und Leser trotz veränderter Bedingungen aufrechtzuerhalten bzw. das Leistungsangebot zu steigern.

So konnte beispielsweise im Bereich der Schulbibliothekarischen Arbeitsstelle seit 1998 eine Steigerung der fachlich betreuten Schulen um 48% erreicht werden. Die Betreuung und Ausleihe für die Schülerinnen und Schüler erfolgt fast ausschließlich mit ehrenamtlich Tätigen aus der Schulgemeinde, die durch die schulbibliothekarische Arbeitsstelle angeleitet und qualifiziert geschult werden.

Die Trennung der Zentralen und dezentralen Bibliotheksbereiche sorgt seit dem Jahr 2000 für klare Zuständigkeiten und führt so zu einem effektiveren und effizienteren Personaleinsatz vor Ort. Zudem kann dadurch auf die regionalen Besonderheiten in den Bibliotheken und den Stadtteilen noch stärker eingegangen werden.

Mit Beginn des Jahres 2004 wurde die ehemalige Abteilung 2 (Lektorat), in die Zentralen Bibliotheken integriert, um die vorhandenen Kräfte zu einer weiteren Steigerung der bibliothekarischen Beratungsqualität in den Publikumsbereichen zu nutzen.

Die Verwaltungsabteilung und der Bereich Zentrale Medienbearbeitung konnten durch den Abbau von Hierarchien (Auflösung von Sachgebieten) und die Zusammenführung von Aufgaben, die für die bibliothekarischen Bereiche notwendigen Angebote (beispielsweise IT-Service, Personalservice und ausleihfertige Medienbearbeitung) konzentrieren und ineffiziente Arbeitsschritte abbauen.

Insbesondere die flächendeckende Einführung von Mitarbeiter - PC.s und öffentlichen Internetangeboten im Jahr 2001 sowie die starke Zunahme der ausleihfertigen Medienerwerbung über die Einkaufszentrale für Bibliotheken (ekz), vermindert den Personalaufwand und verkürzt die Zeit, bis ein erworbenes Buch den Benutzer/innen zur Verfügung steht erheblich. Dadurch war es möglich, fachlich qualifizierte Angebote trotz der kontinuierlich abnehmenden Personalkapazitäten zu gewährleisten.

Mit der Einführung der integrierten Bibliothekssoftware im vergangenen Jahr wurde schließlich ein weiterer Schritt zum Standard des bundesdeutschen Bibliothekswesens gegangen, der vielfache Möglichkeiten, wie zum Beispiel Recherche, Vormerkungen oder auch Verlängerungen nun auch per Internet für die Leserinnen und Leser der Stadtbücherei Frankfurt am Main eröffnet.

Schließlich wird auch die Benutzungsordnung der Stadtbücherei wiederholt einer Anpassung unterzogen, um das Regelwerk im Sinne einer einfachen und sich jeweils den Veränderungen anpassenden Handhabung zu gestalten.

Über den weiteren Fortgang der Umstrukturierung zur Sicherung eines qualitätsvollen Bibliothekssystems im Rahmen notwendiger Konsolidierungsleistungen wird der Magistrat unaufgefordert berichten.