Externe Rechtsvertretung der Stadt Frankfurt am Main im Verfahren 11 K 2554/26.F - Entscheidungsgrundlagen, Gesprächs- und Einigungsversuche, Auswahlverfahren,…

Nach den der BIG vorliegenden Unterlagen hat die Stadt Frankfurt am Main im verwaltungsgerichtlichen Verfahren 11 K 2554/26.F eine Münchner Rechtsanwaltskanzlei mit ihrer rechtlichen beziehungsweise prozessualen Vertretung beauftragt. Die Stadt Frankfurt am Main verfügt über ein eigenes Rechtsamt. Zu dessen von der Stadt veröffentlichten Aufgaben gehören unter anderem die Bearbeitung städtischer Rechtsangelegenheiten und die Führung von Rechtsstreitigkeiten, soweit diese nicht anderen Ämtern zugewiesen sind. Daneben verfügt die Stadt über ein Revisionsamt, zu dessen Prüfungsmaßstäben unter anderem Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit gehören. Vor diesem Hintergrund wird der Magistrat um Beantwortung der folgenden Fragen gebeten:

1. Beauftragung und Zuständigkeit 1.) Trifft es zu, dass die Stadt Frankfurt am Main im Zusammenhang mit dem verwaltungsgerichtlichen Verfahren 11 K 2554/26.F eine Münchner Rechtsanwaltskanzlei mit ihrer rechtlichen beziehungsweise prozessualen Vertretung beauftragt hat? 2.) Wann erfolgte die Beauftragung, durch welche städtische Stelle beziehungsweise entscheidungsbefugte Person und auf welcher rechtlichen beziehungsweise verwaltungsinternen Zuständigkeitsgrundlage? 3.) Welchen genauen Umfang hat das Mandat? Bezieht es sich ausschließlich auf das Verfahren 11 K 2554/26.F oder wurde die Kanzlei darüber hinaus mit weiteren rechtlichen Angelegenheiten oder Verfahren im Zusammenhang mit der Kommunalwahl 2026 beziehungsweise deren Wahlprüfung beauftragt? Falls weitere Mandate bestehen, wird um Angabe des jeweiligen Gegenstands, des Datums der Beauftragung und - soweit rechtlich zulässig - des jeweiligen Auftragsumfangs gebeten.
2. Gründe für die externe Beauftragung und Nutzung des Rechtsamts 4.) Aus welchen konkreten sachlichen, fachlichen oder personellen Gründen wurde für dieses Verfahren eine externe Rechtsanwaltskanzlei beauftragt, obwohl die Bearbeitung städtischer Rechtsangelegenheiten und die Führung von Rechtsstreitigkeiten grundsätzlich zu den Aufgaben des Rechtsamts gehören? 5.) Wurde vor der externen Beauftragung geprüft, ob das Verfahren vollständig oder teilweise durch das städtische Rechtsamt geführt werden kann? Falls ja, wird um Mitteilung gebeten, a) durch welche Stelle die Prüfung vorgenommen wurde, b) zu welchem Ergebnis sie führte und c) aus welchen konkreten Gründen dennoch eine externe Prozessvertretung für erforderlich oder zweckmäßig gehalten wurde. 6.) Wie viele Volljuristinnen und Volljuristen waren zum Zeitpunkt der externen Beauftragung im Rechtsamt beschäftigt, und welche konkreten personellen, kapazitativen oder fachlichen Gründe standen einer Bearbeitung durch das Rechtsamt entgegen? 7.) Existiert ein schriftlicher Bedarfs-, Beauftragungs- oder Entscheidungsvermerk oder eine sonstige dokumentierte Begründung für die Notwendigkeit beziehungsweise Zweckmäßigkeit der externen Beauftragung? 8.) Wurde geprüft, ob anstelle einer vollständigen externen Prozessvertretung eine teilweise Bearbeitung durch das Rechtsamt mit lediglich punktueller externer Beratung möglich und wirtschaftlicher gewesen wäre? Falls ja: Mit welchem Ergebnis?
3. Gesprächs-, Kooperations- und Einigungsbemühungen 9.) Ist dem Magistrat bekannt, ob Dr. Dr. Iranbomy vor beziehungsweise während des gerichtlichen Verfahrens gegenüber der Stadt ein Gesprächs-, Kooperations-, Erörterungs-, Verständigungs- oder sonstiges Angebot zur einvernehmlichen Klärung der streitigen Fragen unterbreitet hat? Falls ja: a) wann und gegenüber welcher städtischen Stelle ging das Angebot ein, b) welchen wesentlichen Inhalt hatte es, c) an welche Stellen wurde es innerhalb der Stadtverwaltung weitergeleitet und d) wie wurde es dokumentiert? 10.) Wurde ein solches Angebot inhaltlich geprüft? Falls ja: durch welche Stelle beziehungsweise Person, wann, anhand welcher rechtlichen und tatsächlichen Erwägungen und mit welchem Ergebnis? 11.) Wer entschied darüber, ob ein Gespräch beziehungsweise eine Verständigung mit Dr. Dr. Iranbomy aufgenommen werden sollte, wann wurde diese Entscheidung getroffen und aus welchen Gründen kam gegebenenfalls kein Gespräch zustande beziehungsweise wurde ein Gesprächsangebot nicht angenommen? 12.) Wurde vor oder während des gerichtlichen Verfahrens geprüft, ob einzelne oder sämtliche Streitpunkte durch ein unmittelbares Gespräch, einen außergerichtlichen Vergleich, ein Güterichterverfahren, eine Mediation oder eine andere konsensuale Streitbeilegung geklärt werden könnten? Falls ja: Welche Möglichkeiten wurden wann geprüft und mit welchem Ergebnis? 13.) Falls ein gerichtliches Güterichter- oder Mediationsverfahren nicht zustande kam beziehungsweise nicht weiterverfolgt wurde: Aus welchen rechtlichen oder tatsächlichen Gründen war dies der Fall und wer traf die entsprechende Entscheidung?
4. Auswahl- und Vergabeverfahren 14.) Welches konkrete Auswahl-, Beschaffungs- beziehungsweise Vergabeverfahren wurde für die Beauftragung der externen Rechtsanwaltskanzlei durchgeführt und auf welcher vergabe-, haushalts- oder sonstigen rechtlichen Grundlage beruhte dieses Verfahren? 15.) Wurde vor der Beauftragung geprüft und dokumentiert, ob · eine wettbewerbliche Auswahl, · die Einholung mehrerer Angebote oder Vergleichsangebote, · die Ermittlung von Vergleichspreisen oder · eine sonstige Markterkundung erforderlich beziehungsweise wirtschaftlich zweckmäßig war? Falls hiervon abgesehen wurde: Aus welchen konkreten rechtlichen und tatsächlichen Gründen? 16.) Welcher Auftragswert wurde vor Einleitung des Beschaffungsvorgangs beziehungsweise vor der Beauftragung geschätzt und wurde diese Auftragswertschätzung schriftlich dokumentiert? 17.) Bestand zum Zeitpunkt der Beauftragung bereits eine Rahmenvereinbarung, ein Beratungsvertrag oder eine sonstige vertragliche Grundlage zwischen der Stadt Frankfurt am Main und der beauftragten Kanzlei? Falls ja, wird um Angabe von Datum, Gegenstand, Laufzeit und der Grundlage gebeten, auf der das konkrete Prozessmandat hiervon erfasst wird. 18.) Welche städtische Organisationseinheit war für die vergabe-, beschaffungs- beziehungsweise haushaltsrechtliche Prüfung der Beauftragung zuständig, und wurde diese Stelle vor Auftragserteilung beteiligt? 19.) Wurde über die Auswahl der Kanzlei und einen etwaigen Verzicht auf die Einholung weiterer Angebote ein Vergabevermerk oder eine vergleichbare schriftliche Dokumentation erstellt?
5. Fachliche Auswahl der Kanzlei 20.) Nach welchen konkreten fachlichen und wirtschaftlichen Kriterien wurde gerade diese Kanzlei ausgewählt? 21.) Welche besonderen Kenntnisse und nachgewiesenen Erfahrungen der konkret beauftragten Rechtsanwältinnen beziehungsweise Rechtsanwälte insbesondere im Kommunalwahlrecht, Kommunalverfassungsrecht und verwaltungsgerichtlichen Wahlprüfungsrecht waren für die Auswahlentscheidung maßgeblich? 22.) Hatte die Kanzlei oder hatten die konkret beauftragten Rechtsanwältinnen beziehungsweise Rechtsanwälte die Stadt Frankfurt am Main bereits zuvor vertreten? Falls ja: in welchen Angelegenheiten beziehungsweise Verfahren und in welchem Zeitraum? 23.) Von welchem Kanzleistandort aus wird das Mandat tatsächlich bearbeitet, und welche sachlichen Gründe waren für die Bearbeitung von diesem Standort maßgeblich? Falls die Bearbeitung von einem auswärtigen Standort erfolgt: Wurde geprüft, ob dadurch gegenüber einer Bearbeitung durch das Rechtsamt oder eine Rechtsvertretung vor Ort zusätzliche Kosten entstehen?
6. Vergütung und Kosten 24.) Auf welcher Vergütungsgrundlage erfolgt die Beauftragung? Insbesondere wird um Mitteilung gebeten, · ob nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz abgerechnet wird, · ob eine gesonderte Honorar- oder Vergütungsvereinbarung besteht und · welche Stundensätze oder sonstigen Vergütungssätze vereinbart wurden, sofern nach Zeitaufwand abgerechnet wird. 25.) Wie hoch war der vor Auftragserteilung geschätzte Kostenrahmen für das Mandat, und mit welchen Gesamtkosten rechnet der Magistrat bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens? 26.) Wie hoch sind bislang tatsächlich Kosten entstanden? Es wird um Aufschlüsselung insbesondere nach · Anwaltshonoraren, · Auslagen, · Reise- und Fahrtkosten, · Übernachtungskosten und · sonstigen Nebenkosten gebeten. 27.) Aus welcher Haushaltsstelle beziehungsweise welchem Budget werden die Kosten der externen Rechtsvertretung getragen?
7. Wirtschaftlichkeit und Revisionsamt 28.) Welche Wirtschaftlichkeitsprüfung wurde vor der Beauftragung vorgenommen und dokumentiert? Insbesondere wird um Mitteilung gebeten, a) welche Alternativen zur externen Beauftragung untersucht wurden, b) ob Kostenvergleiche durchgeführt wurden, c) welche Stelle die Prüfung vorgenommen hat und d) zu welchem Ergebnis sie gelangte. 29.) Wurde insbesondere geprüft, ob eine Vertretung durch das eigene Rechtsamt, eine teilweise interne Bearbeitung oder eine ortsansässige externe Rechtsvertretung wirtschaftlicher gewesen wäre? 30.) War beziehungsweise ist das Revisionsamt mit der externen Beauftragung, deren Auswahl, Vergütung oder Wirtschaftlichkeit befasst? Falls ja: in welcher Form und mit welchem Ergebnis? Falls nein: Aus welchen Gründen erfolgte bislang keine entsprechende Prüfung? 31.) Beabsichtigt der Magistrat, die externe Beauftragung einschließlich ihrer Notwendigkeit, Auswahl, Vergütung und Wirtschaftlichkeit dem Revisionsamt zur Prüfung vorzulegen?
8. Dokumentation und Transparenz 32.) Welche der folgenden Unterlagen liegen zu dem Vorgang vor: · Bedarfs- beziehungsweise Beauftragungsvermerk, · interne Entscheidung über die externe Beauftragung, · Auftragsschreiben beziehungsweise Mandatsvereinbarung, · Honorar- oder Vergütungsvereinbarung, · Auftragswert- beziehungsweise Kostenschätzung, · Vergabevermerk beziehungsweise Dokumentation des Auswahlverfahrens, · eingeholte Angebote, Vergleichsangebote oder Vergleichspreise, · bislang gestellte Rechnungen, · Wirtschaftlichkeitsberechnungen, · Unterlagen über etwaige Gesprächs-, Vergleichs- oder Mediationsbemühungen sowie · Unterlagen über eine etwaige Beteiligung des Revisionsamts? 33.) Können die maßgeblichen Entscheidungs-, Vergabe-, Kosten- und Prüfungsunterlagen der Stadtverordnetenversammlung zur Verfügung gestellt werden? Soweit einer vollständigen Offenlegung rechtliche Gründe entgegenstehen, wird um konkrete Benennung des jeweiligen Hinderungsgrundes gebeten. Soweit lediglich einzelne Bestandteile schutzbedürftig sind, wird um Bereitstellung der übrigen Informationen unter Schwärzung ausschließlich dieser Bestandteile gebeten. Die Anfrage unterstellt weder eine unzulässige Beauftragung noch einen Vergabeverstoß. Sie dient vielmehr der Klärung, nach welchen sachlichen, fachlichen, rechtlichen und wirtschaftlichen Kriterien die Entscheidung zur externen Prozessvertretung getroffen wurde. Von besonderem Interesse sind die dokumentierte Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit der externen Beauftragung, die Prüfung einer Bearbeitung durch das städtische Rechtsamt, die Auswahlentscheidung, das angewandte Auswahl- beziehungsweise Vergabeverfahren, die fachlichen Kriterien, der vorab geschätzte Auftragswert, die vereinbarte Vergütung sowie die bislang entstandenen und künftig zu erwartenden Kosten. Ebenso ist von Interesse, ob und in welcher Form vor beziehungsweise während des gerichtlichen Verfahrens Möglichkeiten einer einvernehmlichen Klärung geprüft wurden. Dies betrifft insbesondere etwaige Gesprächs- oder Kooperationsangebote sowie die Frage, ob ein Vergleich, ein Güterichterverfahren, eine Mediation oder andere Formen konsensualer Streitbeilegung ernsthaft geprüft wurden. Dieser Prüfgegenstand war auch im Ausgangsentwurf bereits ausdrücklich vorgesehen. Für die Bewertung der Wirtschaftlichkeit ist ferner von Bedeutung, ob Alternativen zur vollständigen externen Prozessvertretung untersucht, Kosten miteinander verglichen und gegebenenfalls Angebote, Vergleichspreise oder sonstige Marktinformationen eingeholt wurden. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass durch eine externe Prozessvertretung zusätzliche Haushaltsmittel gebunden werden können. Die Anfrage soll deshalb nachvollziehbar machen, wer die Entscheidung getroffen hat, auf welcher Grundlage sie getroffen wurde, welche Alternativen geprüft wurden und welche finanziellen Folgen daraus für die Stadt entstehen. Auch vor dem Hintergrund der Aufgaben des Revisionsamts besteht ein Interesse an einer nachvollziehbaren Dokumentation der Entscheidung und ihrer wirtschaftlichen Grundlagen. Ziel der Anfrage ist eine sachliche und transparente Klärung der Entscheidungsgrundlagen, der Prüfung von Einigungsalternativen, des Auswahlverfahrens, der fachlichen Kriterien, der Kosten und der Wirtschaftlichkeit der externen Prozessvertretung.