Zentrale Erfassung der Zuwendungen der Stadt, Fördermitteldatenbank

Zwischenbericht: Mit Vorlage B 8 vom 14.01.22 hatte der Magistrat berichtet, dass die Umsetzung der zentralen Erfassung aller städtischen Zuwendungen über eine IT-gestützte Anwendung verfolgt wird.

Aus der Betrachtung der allgemeinen Anforderungen, wie insbesondere die Einbeziehung sämtlicher Zuwendungsverfahren bei gleichzeitiger Sicherstellung einer dezentralen Fördermittelgewährung, Maßnahmen zur Sicherstellung und Steigerung der Transparenz, der Vereinheitlichung von Arbeitsprozessen und insbesondere die Einführung einer digitalisierten Lösung ohne Mehraufwand für die stadtinternen und externen Anwender:innen, hat der Magistrat folgende Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts identifiziert: Die allgemein gehaltene Aufgabenstellung ist hinsichtlich Ziel und Weg zu konkretisieren, um eine Fixierung des Projektauftrags zu ermöglichen. Da hiervon grundsätzliche Fragestellungen betroffen sind, wird die Reformkommission einbezogen.

Die stadtweite Abbildung des gesamten Zuwendungsverfahrens in einer workflowbasierten Anwendung bedarf einer Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse. Diese Anforderung trifft auf eine gewachsene, heterogene Bearbeitungspraxis in den Fachämtern. Es ist deshalb eine integrierte, ineinandergreifende Betrachtungs- und Bearbeitungsweise notwendig, die neben IT-technischen Digitalisierungsfragen auch förder- und zuwendungsrechtlichen Implikationen, den dazu notwendigen Organisationsprozess und die entsprechende Projektstruktur von Anfang an mit einer klaren Zielvorstellung im Auge behält.

Eine zu beschaffende Anwendung muss schließlich hinreichend flexibel sein, um die Anforderungen der Fachämter als auch das Informations- und Berichtsinteresse der Stadtverordnetenversammlung als auch die Nutzungsinteressen auf Seiten der Fördermittelempfänger:innen angemessen aufzunehmen.

Die stadtweit vereinheitlichend zu implementierende IT-gestützte Bearbeitung von Zuwendungsverfahren ist aufgrund ihrer Charakteristik als bedeutsamer Beitrag zu Maßnahmen der Verwaltungsdigitalisierung einzuordnen, woraus sich zugleich eine entsprechende Priorisierungsnotwendigkeit für das Projekt ergibt.

Die fortlaufende Marktsichtung hat bereits gezeigt, dass bundesweit im kommunalen Bereich eine Reihe von Anwendungen für die Administration von Zuwendungsverfahren eingesetzt werden, welche die allgemeinen Anforderungen aus der Aufgabenstellung in unterschiedlichem Umfang abbilden. Nach weiterer Konkretisierung der Anforderungen und anschließender Konzeptionierung wird der Magistrat erneut berichten.