Jahresabschluss 2012 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes

Vortrag des Magistrats vom 28.11.2014, M 214

Betreff: Jahresabschluss 2012 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 16.10.2014, § 5187 (M 119)

1. Die beigefügte Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2012 wird zur Kenntnis genommen.
2. Den Jahresabschluss der Stadtverwaltung für das Haushaltsjahr 2012 mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 113 HGO zu beraten und über den vom Revisionsamt ge prüften Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Jahresabschluss 2012: Vermögensrechnung mit einer Summe von 15.802.405.026,99 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 3.114.369.369,19 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 3.166.056.291,85 €, somit mit einem Jahresergebnis vor Rücklagen von -51.686.922,66 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Saldo aus Verwaltungstätigkeit von 110.773.873,95 €, einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 86.478.556,21 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 698.707.848,14 €, mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Finanzierungstätigkeit (ohne Kassenkredite) von 484.834.584,50 €, mit einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit (ohne Kassenkredite) von 151.029.621,72 €, mit einem Saldo aus haushaltsunwirksamen Vorgängen (inklusive Kassenkredite) von 193.731.392,73 €, und mit einem Finanzmittelüberschuss von 26.080.937,53 €. In den vorgenannten Ergebnissen sind die vorgeschriebenen Zuführungen und Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen der rechtlich unselbständigen Stiftungen nicht enthalten. Für 2012 ergibt sich: Jahresergebnis vor Rücklagen 51.686.922,66 € + Entnahmen aus Rücklagen 44.055,74 € - Einstellungen in Rücklagen 265.304,61 € = Jahresergebnis nach Rücklagen 51.908.171,53 € davon Ordentliches Jahresergebnis nach Rücklagen 26.606.730,15 € Außerordentl. Jahresergebnis nach Rücklagen 25.301.441,38 € Dem Magistrat wird gemäß § 114 HGO für das Haushaltsjahr 2012 Entlastung erteilt. Der Beschluss über den Jahresabschluss und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist der Jahresabschluss mit dem Lage- und Rechenschaftsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen.
3. Die geprüften drei Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO mit den Schlussberichten des Rechnungsprüfungsamtes nach § 113 HGO zu beraten und wie folgt zu beschließen: 1. Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 635.447.516,20 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 124.519.594,09 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 104.397.979,41 € somit mit einem Jahresergebnis von 20.121.614,68 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 51.547.366,95 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 66.862.049,89 €, somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 15.314.682,94 €; Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - die Buchungen zur Zuführung in Rücklagen und Deckungsrückstellungen nicht enthalten sind. Für 2012 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung -: Jahresergebnis vor Zuführung zur Rückstellung 20.121.614,68 € - Zuführung zur Deckungsrückstellung 20.121.614,68 € = Jahresergebnis nach Zuführung 0,00 € 2. Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 20.807.773,00 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.745.649,46 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 5.630.207,84 €, somit mit einem Jahresergebnis von -2.884.558,38 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 1.603.400,00 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 4.840.000,00 €, somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 3.236.000,00 €. Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - die Buchungen zur Zuführung in Rücklagen und Rückstellungen bereits enthalten sind. Für 2012 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - ein Jahresergebnis von -2.884.558,38 €. 3. Gemeindliche Bestattungshilfe Bergen-Enkheim Vermögensrechnung mit einer Summe von 948,90 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.738,42 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.738,42 €, somit mit einem Jahresergebnis von 0,00 €. Dem Magistrat wird gemäß § 114 HGO für das Haushaltsjahr 2012 der drei Sondervermögen Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresabschlüsse der Sondervermögen und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung sind die Jahresabschlüsse mit den Lage- und Rechenschaftsberichten an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen.
4. Den Konsolidierten Gesamtabschluss der Stadtverwaltung für das Haushaltsjahr 2012 mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 113 HGO zu beraten und über den vom Revisionsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Gesamtvermögensrechnung mit einer Summe von 21.887.176.716,23 €, Konzernjahresüberschuss nach Anteilen Dritter von 60.150.682,98 €, Konzernbilanzgewinn von 213.692.335,40 €. Dem Magistrat wird gemäß § 114 HGO für das Haushaltsjahr 2012 Entlastung erteilt. Begründung: Der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2012 wurde vom Magistrat mit Beschluss vom 03.05.2013 aufgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 73 vom 03.05.2013 über das Ergebnis des Jahresabschlusses der Stadt Frankfurt am Main und über die Jahresabschlüsse für die drei Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 112 Abs. 9 HGO berichtet. Der Konsolidierte Gesamtabschluss 2012 wurde vom Magistrat mit Beschluss vom 01.11.2013 aufgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 199 vom 01.11.2013 über das Ergebnis des Konsolidierten Gesamtabschlusses nach § 112 Abs. 9 HGO berichtet. Die Schlussberichte des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2012 wurden der Stadtverordnetenversammlung mit Vortrag des Magistrats M 119 vom 14.07.2014 übergeben. Zu diesen Berichten wird nachfolgend Stellung genommen. Teil I Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main Tz. 1 Kurzfassung der Prüfungsergebnisse "Musterdienstanweisungen" i.V.m. Ziffer 6.4 Dauernde Überwachung der Kassen/Kassensicherheit Musterdienstanweisungen für Zahlstellen und für Kassenautomaten sind in Vorbereitung. (Dez. III) Tz.1 Kurzfassung der Prüfungsergebnisse, Auswirkungen auf den Jahresabschluss Die im Einzelnen aufgeführten größeren Prüfungsfeststellungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2012 sind Bestandteil der Anlage 2, in der die vom Revisionsamt geforderten Umbuchungen tabellarisch aufgeführt sind. Von den geforderten 91 Umbuchungen können bereits 65 als erledigt angesehen werden. 11 weitere Feststellungen sind zutreffend, aber noch nicht umgesetzt, 9 werden gegenwärtig noch geprüft. 6 geforderten Umsetzungsempfehlungen kann nicht gefolgt werden (s. Anlage Umbuchungsliste). (Dez. III) Tz. 1 Kurzfassung der Prüfungsergebnisse, sowie Tz. 7.2.3 Vermögensrechnung, Aktiva, 1 Anlagenvermögen (e) Im Bereich des mengen- und wertmäßig bedeutsamen Anlagevermögens der Stadt Frankfurt am Main werden die Fachämter regelmäßig durch Schulungen, Rundschreiben, Abfragen und persönlichen Austausch von der Stadtkämmerei auf die anspruchsvollen Aufgaben hingewiesen. Durch dieses Vorgehen konnte seit Umstellung auf die doppische Buchführung die Arbeitsqualität der Ämter in diesem Bereich und damit der Vermögensausweis in den städtischen Jahresabschlüssen verbessert werden. Dessen ungeachtet erhält die zentrale Anlagenbuchhaltung der Stadtkämmerei die für die Buchungen erforderlichen Informationen nicht immer zeitnah, so dass es z.B. zu verspäteten Aktivierungen und folglich zu zeitverzogenen Abschreibungen kommt. (Dez. III) Tz. 4.3 Wesentliche Prüfungshemmnisse Die Ausführungen zu Tz. 6.3.2 beziehen sich nicht auf das Klinikum Frankfurt Höchst. (Dez. X) Tz. 6.1.4 Vorläufige Haushaltsführung Seit dem Haushaltsjahr 2012 wird der Zuschussempfänger institutionell gefördert. Hierfür wurden entsprechende Mittel in den Haushalt eingestellt. Aufgrund größter finanzieller Engpässe beim Zuschussempfänger wurden daher im Vorgriff auf die Genehmigung des Haushalts 2012 zwei Abschlagszahlungen geleistet, um den Betrieb des Zuschussempfängers weiterhin zu sichern. Nach erneuter Prüfung des Sachverhaltes durch die beteiligten Fachbereiche wurden die weiteren Zahlungen für 2012 erst nach Inkrafttreten des Haushalts geleistet. (Dez. I) Tz. 6.1.5 Genehmigung von Mehraufwendungen und Mehrauszahlungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2012 Der in der ersten Übersicht auf Seite 36 aufgeführte Wert in Höhe von 550.000,00 € ist richtig. Der Wert der zweiten Übersicht in Höhe von 211.009,00 € bezieht sich nicht komplett auf die Branddirektion, sondern es müsste lauten "Personalaufwendungen Dezernat IX", da lediglich 203.152,06 € auf die Branddirektion und 7.856,94 € auf die Städtischen Küchenbetriebe entfallen. (Dez. IX) Die mit Magistratsbeschluss vom 03.05.2013 benannte Berücksichtigung des Verlustes aus Vorjahren in einer Neukalkulation wurde zwar mit betrachtet, bei den letztendlich beschlossenen Gebühren fand er jedoch keine Berücksichtigung. Grund hierfür war der starke Anstieg der Gebühren und einer damit prognostizierten Verringerung der Fallzahlen. In der Vorlage M 212 vom 08.11.2013 (Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 12.12.2013, § 4007) lautet es unter "4.2.2 Aktualisierung der Kostendaten": "Aufgrund zunehmender Konkurrenzangebote und sich einer sowieso schon zur kostengünstigen Bestattung hin entwickelten Bestattungskultur, ist bei zunehmender Gebührenhöhe mit einer noch größeren Diskrepanz zwischen Sterbe- und Bestattungsfällen sowie einer noch stärkeren Tendenz zu kostengünstigen Bestattungsarten zu rechnen, so dass das Risiko besteht, dass die der Kalkulation zugrunde liegenden Fallzahlen nicht erreicht werden und im Ergebnis trotz höherer Gebührensätze die kalkulierten Einnahmen nicht erzielt werden können. Auf eine ausgeglichene Kalkulation im Gebührenhaushalt kann andererseits aufgrund der rechtlichen Vorgaben und den Auflagen der Aufsichtsbehörde nicht verzichtet werden. Allerdings wurde, um eine noch stärkere Gebührenerhöhung und Verschärfung der Entwicklungen zu vermeiden, auf einen Ausgleich des aufgelaufenen Defizits aus 2011 und 2012 über Gebühreneinnahmen verzichtet. Die Deckung der Überschreitungen 2011 und 2012 wird, entgegen der bisherigen Darstellung in den jeweiligen Jahresabschlüssen, abschließend aus dem allgemeinen Haushalt finanziert. Die Überschreitung 2013 wird im Rahmen des kommenden Jahresabschlusses hinsichtlich ihrer Deckung noch beordnet. Eine Rückführung aus Gebührenmitteln wird auch für das Jahr 2013 ausgeschlossen." (Dez. X) Tz. 6.1.6 Budgetüberträge Zur Begrenzung des Defizites im Ergebnishaushalt wurde im Entwurf des Haushaltes 2013 eine Konsolidierungsvorgabe von insgesamt 50 Mio. € aufgenommen. Dies führte u.a. im Jahresabschluss 2013 zu einer Reduzierung der Budgetüberträge auf rund 140 Mio. € im Ergebnishaushalt. (Dez. III) Tz. 6.3.2 Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Produktbereich 20: Bildung "Geförderte Plätze - Kindertageseinrichtungen freier Träger - im Hort" Zukünftig werden die Bezeichnungen der Kennzahlen denen im Haushaltsplan entsprechen. (Dez. III) Produktbereich 20: Bildung "Schülerzahlen", sowie Produktbereich 20 "Gewichtete Schülerplätze in allen Schulformen" Die Differenz zwischen der Angabe im Jahresabschluss zum 31.12.2012 und der Schüler/innen-Statistik des Stadtschulamtes besteht tatsächlich. Die im Jahresabschluss genannten Zahlen entsprechen den freigegebenen Daten des Hessischen Kultusministeriums vom 07.03.2013. Die Zahlen der Schüler/innen-Statistik des Stadtschulamtes stammen aus dem Herbst 2012 und waren somit nur vorläufig. Die Differenz erklärt sich dadurch, dass zum Abgabezeitpunkt noch keine endgültigen Zahlen vorlagen. Die Daten aus dem Jahresabschluss geben nun die korrekte Anzahl an Schülerinnen und Schülern zum Stichtag an. (Dez. IV) Produktbereich 20: Bildung "Geförderte Plätze - Kindertageseinrichtungen freier Träger - für Kinder unter 3 Jahren", sowie Produktbereich 20 "Geförderte Plätze - Kindertageseinrichtungen freier Träger - für Kinder ab 3 Jahren zum Schuleintritt" Das Revisionsamt empfiehlt, die zum Zeitpunkt der Meldung der Platzzahlen an die Stadtkämmerei bereits bearbeiteten Endabrechnungen und die Trägerangaben zu den bis dahin nicht bearbeiteten Endabrechnungen für die Meldung zu Grunde zu legen. Darüber hinaus sollte die Bezeichnung der Wirkungsdimension mit der entsprechenden Soll-Angabe im Haushaltsplan ("Anzahl belegter Plätze Kinder unter 3 Jahren; Kinder ab 3 Jahren - Kindergarten und Hort - in Kitas freier Träger im Jahresmittel") übereinstimmen. Dieser Vorschlag ist aus der Sicht des Stadtschulamtes nicht zweckmäßig. Da sich die "Endabrechnung belegte Plätze" erfahrungsgemäß bis zur Mitte eines Jahres hinzieht, kann nicht garantiert werden, dass die benötigten Ist-Zahlen des Vorjahres zum Zeitpunkt der Berichterstattung zum Haushalt jeweils vollständig vorliegen. (Dez. IV) Produktbereich 21: Kultur, Freizeit und Sport "Anzahl der Besucher/innen in den Museen" Produktgruppen (21.18 bis 21.26) Der Magistrat - Kulturamt nimmt diesen Hinweis gerne auf und überprüft die Angaben beim Produktbereich 21. (Dez. VII) Produktbereich 18: Soziales "Verschiedene Kennzahlen" In der Tat werden monatlich aus dem Fachverfahren Care4 nur aufwandsbezogene Fallzahlen ermittelt. Diese Fallzahlen bilden jedoch nicht die Anzahl aller im Haushaltsjahr tatsächlich Unterstützten ab, da es zu unterjährigen Veränderungen (z.B. Ende des Hilfebezugs/Neuzugang) kommen kann. Der Fachbereich sieht sich aktuell nicht in der Rolle, ein Konzept für die Erfassung aller Veränderungen ggf. unter Berücksichtigung einer Wirkungsmessung zu erarbeiten. Die Abteilung 51.4 (Finanzen und Controlling) arbeitet mit Unterstützung durch die Stadtkämmerei an einer besseren Darstellung der unterjährigen Kennzahlen. Die Umsetzung wird für die nächsten Trimesterberichte im Jahr 2015 angestrebt. (Dez. VIII) Produktbereich 22: Umwelt "Anzahl der Besucher/innen des StadtWaldHauses" Der Ist-Wert im Jahresabschluss wurde mit 23.170 Besucher/innen angegeben. In diesem Wert fehlte, wie im Jahresabschluss bereits dargestellt, die Besucheranzahl im August. Jedoch lag diese nicht bei 1.920 Besuchern, sondern war um 100 Personen höher (2.020). Ferner wurde durch den Fachbereich im Nachgang festgestellt, dass nicht alle Besucher im Oktober und November erfasst worden sind. Die Anzahl der Besucher erhöht sich daher um weitere 77 auf insgesamt 25.267. (Dez. X) Produktbereich 22: Umwelt "Anzahl der Bäume" Um die sehr komplexen Sachverhalte in Bezug auf den Baum darzustellen, wird im Grünflächenamt ein Baumkataster aufgebaut. Künftig kann auch die aktuelle Anzahl der Bäume ermittelt werden. Im Geschäftsjahr 2012 war der Vorgang noch nicht abgeschlossen. (Dez. X) Produktbereich 22: Palmengarten "Anzahl der Besucher" Der Ist-Wert im Jahresabschluss (609.581) stimmt mit der Besucherstatistik des Palmengartens (616.603) nicht überein. Die Statistik über die Besucherzahlen des Palmengartens wird in der Zahlstelle des Palmengartens geführt und gepflegt. Die Rechnungsführung hat über eine Leseberechtigung Zugriff auf die in dieser Statistik enthaltenen Daten und entnimmt diese u.a. zur Erstellung des Jahresabschlusses. Im Palmengarten ist ein veraltetes Kassen- bzw. Einlasssystem im Einsatz, bei dem es häufig zu Störungen und Ausfällen kommt. Dies führt zu notwendigen manuellen nachträglichen Anpassungen der erfassten Besucherzahlen. Im Ergebnis handelt es sich dabei aber lediglich um statistische Abweichungen, die keine finanziellen Auswirkungen haben. (Dez. X) Tz. 6.3.8 Entwicklung in den Produktbereichen Produktbereich 21: Kultur Freizeit und Sport, Teilbereich Kultur und Freizeit Die Planabweichung zum Produktplan 2012 in Höhe von 2,8 Mio. € zur Hochbaumaßnahme "Umbau und Erweiterung der Dekorationswerkstätten" liegt in den noch offenen Bestellver-pflichtungen zu den Restleistungen im Innenbereich und den Mängelbeseitigungen begründet. Der Mittelabfluss ist erst in den Folgejahren zu erwarten. Des Weiteren stehen für Architekten- und Ingenieur- sowie einige Bauleistungen noch die Schlussrechnungen aus. Auch hier sind die finanziellen Auswirkungen, bis zum vollständigen Abschluss des Projektes, erst in den Folgejahren zu erwarten. (Dez. VII) Die Anregung des Revisionsamtes, die Erläuterungen zur Entwicklung im Ergebnis- und Finanzhaushalt (insbesondere Abweichungen vom Soll oder zum Vorjahresergebnis) weiter auszuweiten, wurde im Jahresabschluss 2013 umgesetzt. (Dez. VIII) Tz. 6.4 Dauernde Überwachung der Kassen/Kassensicherheit Einzelfeststellungen Museen Das Ergebnis der Kassenprüfung durch das Revisionsamt ist jeweils eine Momentaufnahme. Erfahrungsgemäß sind bis zur Monatsabrechnung evtl. Differenzen aufgeklärt. Alle Museen sind inzwischen mit funktionierenden Geräten zur Echtheitsprüfung von Geldscheinen ausgestattet und angewiesen, diese auch zu verwenden. Die Überfallmelder in zwei Museen, die nach Baumaßnahmen nicht in Betrieb genommen wurden, sind inzwischen wieder aktiviert. Die Museen wurden darauf nochmals hingewiesen, dass aus Sicherheitsgründen die vorgesehene Bargeldhöhe nicht überschritten werden darf und daher für die rechtzeitige Einzahlung bei der Bank gesorgt werden muss. Die räumliche Situation im Kassenbereich des Deutschen Architekturmuseums wird im Zuge der Neuverpachtung des Café-Bereichs verbessert. Es ist daran gedacht, eine eindeutige Trennung dieser beiden Bereiche vorzunehmen. Mit dem Abschluss des Haushaltsjahres 2012 konnten die Sachkonten der Museen im Benehmen mit der Stadtkämmerei zum Stichtag 31.12.2012 abgerechnet werden. (Dez. VII) Einzelfeststellungen Zoologischer Garten Frankfurt Die Prüfung der Eingangskassen und der Zahlstelle im Rahmen der Gesamtbetrachtung zur Kassensicherheit fand zu einer Zeit statt, in der der Zahlstellenleiter erst einige Monate im Dienst war, der Neubau des Kassenbereiches, die Ausschreibung des Kassensystems und alle damit zusammenhängenden Maßnahmen eine arbeitsintensive Zeit darstellten. Der Zeitpunkt der Prüfung war daher "unglücklich". Der Bericht gibt somit einen Zustand wieder, der mit der Eröffnung des neuen Kassenbereiches und einer neuen Dienstanweisung der Vergangenheit angehört. (Dez. VII) Einzelfeststellungen Jugend- und Sozialamt Wie bereits vom Revisionsamt beanstandet, existieren Buchungsdifferenzen zwischen Kassen- und Steueramt und Jugend- und Sozialamt bezüglich der Kassenbücher und dem Hauptbuch. Diese werden aktuell von der Abteilung 51.4 (Finanzen und Controlling) geklärt. Die Maßnahme wird bis Ende des Jahres 2014 abgeschlossen sein. Die Sachbearbeiter der Zahlstellen des Jugend- und Sozialamtes werden nochmals auf die bestehenden Regelungen der Geschäftsanweisung hingewiesen. Der hohe Anteil der Bar-/Scheckzahlungen wird momentan durch die Abteilung 51.4 (Finanzen und Controlling) genauer überprüft, indem einzelne Zahlungen nach den Zahlstellen der Sozialrathäuser aufgegliedert werden. Außerdem wird nach Lösungen gesucht, um die Auszahlung der Hilfen in bar/per Scheck zu reduzieren, zum Beispiel mit einer vermehrten Ausstattung der Hilfeempfänger mit Bankverbindungen. (Dez. VIII) Tz. 7.1.1 Buchführung und Inventar Die Verfahrensweise bei der Buchung und Aktivierung der Investitionskostenzuschüsse an Dritte wurde in Abstimmung mit dem Revisionsamt bereits angepasst. Seit 2013 erfolgt eine individuelle Aktivierung der Zuschüsse. (Dez. IV) Tz. 7.2.1 Ergebnisrechnung Ziffer 1 Privatrechtliche Leistungsentgelte, (e), sowie Ziffer 13 (e) Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Nutzung von Sportanlagen des Sportamts durch Schulen: Die Verbuchung über Erlöse und Kosten in der Internen Leistungsverrechnung kann nicht erfolgen, wenn wie im vorliegenden Fall steuerlich relevante Betriebe gewerblicher Art (BgA) beteiligt sind. Die Eigennutzung der dem BgA Sportstätten (SAP-GB 1023) zugeordneten Sportanlagen durch Schulen ist als steuerpflichtiger Umsatz zu versteuern und deshalb als Ertrag mit dem entsprechenden Ausgangs-Steuerkennzeichen zu verbuchen. Korrespondierend dazu erfolgte die Aufwandsbuchung im hoheitlichen Geschäftsbereich des Stadtschulamts. Entsprechend dem Vorschlag des Revisionsamts zum Jahresabschluss 2009 wird der Geschäftsvorfall ab 2013 auf besonderen Ertrags- und Aufwandskonten verbucht (SAP-Geschäfts-vorfall-Nr. 05201), die in der gesamtstädtischen Ergebnisrechnung so ausgesteuert werden, dass eine Ausweitung des Ergebnishaushalts nicht mehr erfolgt. (Dez. III) Ziffer 6 (e) Erträge aus Transferleistungen Bezüglich der relativ geringen Menge an aussagefähigen Angaben im Feld "Text" bei der Belegerfassung wird ein Hinweis an die entsprechenden Sachbearbeiter gegeben. An die Abteilung 51.D3 wird ebenfalls ein Hinweis bezüglich des fehlenden Vier-Augen-Prinzips zur Überprüfung der Vollständigkeit der städtischen Abrechnungsdatei "Flüchtlingsdienst" gegeben. (Dez. VIII) Ziffer 8 (e) Erträge aus der Auflösung von Sonderposten aus Investitionszuweisungen, -zuschüssen und Investitionsbeiträgen Umbuchung Stellungnahme 1/25 Kita U3 Zuweisung: Auflösung SoPo in Höhe von 8.343,77 € nicht erfolgt à wurde nachgeholt. 1/26 Kita U3 Zuweisung: Auflösung SoPo in Höhe von 13.875,03 € nicht erfolgt à wurde nachgeholt. 1/27 Kita U3 Zuweisung: Auflösung SoPo in Höhe von 3.767,50 € nicht erfolgt à wurde nachgeholt. 1/29 Adolf-Reichwein-Schule: Die zu niedrige Auflösung des Sonderpostens in Höhe von 70.460,74 € wurde 2013 nachgeholt, ebenso wurden die Nebenkosten in Höhe von 7.027,61 € aktiviert. (Dez. IV) Ziffer 13 (e) Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Umbuchung 1/37: Die Kosten für die Containeranlage IGS West wurden bereits im Jahresabschluss 2012 in den Ergebnishaushalt berichtigt (FI-Beleg 3000013812 und 3000013825). Dabei wurden 17.199,85 € übersehen. Dieser Betrag wird berichtigt. Umbuchung 1/15: Die Kosten für die EDV-Ausstattung der Heinrich-Kleyer-Schule in Höhe von 1.546.256,74 € wurden im Jahresabschluss 2012 auf die Anlage 4070819 aktiviert. Insofern ist die Feststellung des Revisionsamtes nicht zutreffend. Umbuchungen 1/16 und 1/22: Die Ausstattung der Valentin-Senger- sowie der Panoramaschule wurde in den Ergebnishaushalt umgebucht, da die Ausstattungen der Schulen zu diesem Zeitpunkt noch durch Festwerte dargestellt wurden. Es erfolgt also keine Aktivierung der Anschaffungs- und Herstellungskosten. Eine Aktivierung von eigenen Festwerten für die beiden Schulen wurde versäumt. Der geschilderte Sachverhalt ist zutreffend. Tatsächlich sind für die Valentin-Senger- sowie der Panoramaschule keine Anlagen mit einem Festwert für Ausstattungen vorhanden, so dass nach dessen Abschaffung zum 01.01.2013 somit auch keine Überleitung der vorhandenen Anlagen mit Abschreibung erfolgen konnte. Seitens der Anlagenbuchhaltung werden zum jetzigen Zeitpunkt keine Festwertanlagen mehr angelegt. Allerdings ist beabsichtigt, die ursprünglich auf den PSP-Elementen 5.002782.500.999.600 (Valentin-Senger-Schule) bzw. 5.001872.500.999.600 (Panoramaschule) jeweils gebuchten Anschaffungskosten für Ausstattungen, die irrtümlich in den Ergebnishaushalt abgerechnet wurden, auf Anlagen abzurechnen, sobald entsprechende Anlageninformationen an 20.53 übersandt werden. Die Einbuchung der Werte wird jeweils gegen das Sachkonto 61610020 erfolgen, fehlende Abschreibungen werden nachgeholt. (Dez. IV) Ziffer 28 Jahresergebnis Die Rücklagen für die Stiftungen sind Teil des städtischen Eigenkapitals. Daher sollten die Ergebnisrücklagen regelmäßig nur auf Basis der beschlossenen Jahresabschlüsse bebucht werden. Im Unterschied zu den Gebührenhaushalten handelt es sich bei den Ergebnisbeiträgen der unselbständigen Stiftungen um erwirtschaftetes Eigenkapital, was der Kernverwaltung zuzuordnen ist. Auch aus Gründen der Transparenz und der Bilanzkontinuität soll an dem bewährten Verfahren (Ergebnisverwendungsbuchung der Stiftungen im Folgejahr) festgehalten werden. (Dez. III) Tz. 7.2.3 Feststellungen und Erläuterungen zur Bilanz Aktiva Ziffer 1 Anlagevermögen Im Bereich des mengen- und wertmäßig bedeutsamen Anlagevermögens der Stadt Frankfurt am Main werden die Fachämter regelmäßig durch Schulungen, Rundschreiben, Abfragen und persönlichen Austausch von der Stadtkämmerei auf die anspruchsvollen Aufgaben hingewiesen. Durch dieses Vorgehen konnte seit Umstellung auf die doppische Buchführung die Arbeitsqualität der Ämter in diesem Bereich und damit der Vermögensausweis in den städtischen Jahresabschlüssen verbessert werden. Dessen ungeachtet erhält die zentrale Anlagenbuchhaltung der Stadtkämmerei die für die Buchungen erforderlichen Informationen nicht immer zeitnah, so dass es z.B. zu verspäteten Aktivierungen und folglich zu zeitverzogenen Abschreibungen kommt. (Dez. III) Ziffer 1.2.2 (e) Bauten, einschl. Bauten auf fremden Grundstücken Umbuchung Stellungnahme 1/5 Cafeteria Schule am Landgraben à 54.279,07 € wurden inzwischen auf die Anlage umgebucht. 1/16 Kita und Grundschule Valentin-Senger: siehe Erläuterung 7.2.1 13 (e) 1/29 Adolf-Reichwein-Schule: Die zu niedrige Auflösung des Sonderpostens in Höhe von 70.460,74 € wurde 2013 nachgeholt, ebenso wurden die Nebenkosten in Höhe von 7.027,61 € aktiviert. (Dez. IV) Ziffer 1.2.5 (e) Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Umbuchung 1/14: Die versäumten Abschreibungen für EDV-Festwerte wurden inzwischen nachgeholt. Umbuchung 1/14: Doppelte Erfassung der EDV der Heinrich-Kleyer-Schule: Die EDV- Festwerte wurden inzwischen wegen der Abschaffung der Festwerte wie eine normale Anlage abgeschrieben. Mit Stand Jahresabschluss 2013 beträgt der Wert der ehemaligen EDV-Festwerte 0 €. Somit besteht keine doppelte Erfassung der EDV der Heinrich-Kleyer-Schule mehr. Alle Festwerte der Schulen wurden zum 01.01.2013 abgeschafft, somit werden seitdem auch die EDV-Werte mit ihrem Einzelwert erfasst. Umbuchung 1/16 und 1/22: Siehe Stellungnahme bei 13 (e) Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen. (Dez. IV) Ziffer 1.2.6 (e) Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Umbuchung 1/5: Die Beträge der Schule am Landgraben wurden zum 01.01.2013 auf die Anlage umgebucht. (Dez. IV) Ziffer 2.4 (e) Flüssige Mittel Umbuchung 3/2: Der Kontostand eines Girokontos und der Ausweis in der Vermögensrechnung führte zu einer Differenz von 1.882,50 € aufgrund eines Formelfehlers. Hintergrund ist, dass die Daten aus der Saldenbestätigung der Frankfurter Sparkasse vom Stadtschulamt in eine gesonderte Excel-Tabelle übernommen wurden. Diese Excel-Tabelle enthielt allerdings einen Formelfehler, so dass es zu der Abweichung kam. Um diesen Fehler ab sofort zu vermeiden, wird in Abstimmung mit dem Revisionsamt lediglich die unveränderte Saldenbestätigung (Excel-Tabelle) der Frankfurter Sparkasse verwendet. In dieser weist die Frankfurter Sparkasse alle Schulgirokonten mit Kontostand zum 31.12. eines Jahres aus. Die wenigen Schulen, die kein Konto bei der Frankfurter Sparkasse haben, werden zu der Saldenbestätigung der Frankfurter Sparkasse hinzugefügt sowie eine Kopie des Kontoauszuges. Dieses mit dem Revisionsamt abgestimmte Verfahren wird seit dem Jahresabschluss 2013 angewandt. Umbuchung 3/3: Die Kautionen auf den Konten der Frankfurter Sparkasse wurden zum Jahresabschluss 2013 erstmals bilanziert. (Dez. IV) Die Umbuchung bezüglich der Krankenkassenbeiträge wurde zum 31.12.2013 wie vorgeschlagen umgesetzt. Die Beanstandungen des Revisionsamtes bezüglich der Kassenbestände sind bekannt. Die Empfehlungen bei der nächsten Gelegenheit zum Jahresende eine ordnungsgemäße Kassen-inventur durchzuführen und die buchhalterischen Kassenbestände hieran anzupassen werden zum Jahresabschluss 2014 umgesetzt. (Dez. VIII) Passiva Ziffer 1.2. Rücklagen und Sonderrücklagen Die Rücklagen für die Stiftungen sind Teil des städtischen Eigenkapitals. Daher sollten die Ergebnisrücklagen regelmäßig nur auf Basis der beschlossenen Jahresabschlüsse bebucht werden. Im Unterschied zu den Gebührenhaushalten handelt es sich bei den Ergebnisbeiträgen der unselbständigen Stiftungen um erwirtschaftetes Eigenkapital, was der Kernverwaltung zuzuordnen ist. Auch aus Gründen der Transparenz und der Bilanzkontinuität soll an dem bewährten Verfahren (Ergebnisverwendungsbuchung der Stiftungen im Folgejahr) festgehalten werden. (Dez. III) Ziffer 2.2 Sonderposten für den Gebührenausgleich Den Ausführungen des Revisionsamtes ist bezüglich des strukturellen Defizites bei den Grabnutzungsgebühren nichts hinzuzufügen. Bezugnehmend auf die Neukalkulation wird auf die Ausführungen unter Punkt 6.1.5 verwiesen. (Dez. X) Ziffer 5 Passive Rechnungsabgrenzungsposten Den Ausführungen des Revisionsamtes ist nichts hinzuzufügen. (Dez. X) Tz. 7.2.4.3 Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden der Vermögensrechnung (Kapitel 4.4) Den Hinweisen des Revisionsamtes wird zukünftig nachgekommen. (Dez. III) Tz. 7.2.4.4 Erläuterungen zur Vermögensrechnung (Kapitel 4.5) Aus Sicht der Stadtkämmerei sind die zum Stand Jahresabschluss 2012 aufgeführten Werte richtig dargestellt. Korrekturbedarfe aufgrund der Prüfung des Revisionsamtes sind zum Teil bereits im Jahresabschluss 2013 enthalten und werden auch noch in den Jahresabschluss 2014 einfließen. (Dez. III) Tz. 7.2.4.7 Haftungsverhältnisse (Kapitel 4.6.3) Wegen Geringfügigkeit wird auf die Aufführung der Nachschusspflichten an vier Wohnungsbau-genossenschaften i.H.v. 1.283 € im Jahresabschluss verzichtet. (Dez. III) Tz. 7.2.4.10 Übersicht über die fremden Finanzmittel (Kapitel 4.6.6) Eine übergreifende "Arbeitsanweisung zur Führung der Kontokorrentkonten" wurde im Benehmen von Stadtkämmerei und Kassen- und Steueramt erarbeitet und dem Revisionsamt zur Prüfung vorgelegt. (Dez. III) Tz. 7.2.4.15 Übersicht über Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden (Kapitel 4.6.13) Einige der bisher nicht erwähnten Verbände wurden bereits zum Jahresabschluss 2013 in die Mitgliedsliste aufgenommen, die restlichen werden noch geprüft. (Dez. III) Tz. 7.2.4.16 Anlagen zum Anhang - Anlagenübersicht: Aus Sicht der Stadtkämmerei sind die Angaben zum Stand Jahresabschluss 2012 aufgrund sachgerechter manueller Anpassungen bei Korrekturen der Eröffnungsbilanz korrekt. Korrekturbedarfe aufgrund der Prüfung des Revisionsamtes sind zum Teil bereits im Jahresabschluss 2013 enthalten und werden auch noch in den Jahresabschluss 2014 einfließen. - Forderungsübersicht: Bei Umsetzung dieser Empfehlung würden die in der Vermögensrechnung ausgewiesenen Forderungen nicht mit der Forderungsübersicht übereinstimmen. (Dez. III) Tz. 8.1.1.2 PG 18.01 - Jugend- und Sozialamt - (Hilfen zur Gesundheit) Der Abschlussbericht verdeutlicht die hohen fachlichen Standards bei der Leistungsgewährung der Hilfen zur Gesundheit nach dem SGB VIII, SGB XII und dem AsylbLG. Die Prüfungen der Abrechnungen und der Einzelfälle ergaben keine Beanstandungen. Die Anregungen aus dem Prüfbericht, klare Kommunikationsstrukturen zu schaffen, die Aufgabenverteilung zwischen den Sozialrathäusern/Besonderen Dienst und der Fachstelle Hilfen zur Gesundheit zu definieren und sorgfältige Aktendokumentation zu führen, wurden bereits mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der aktenführenden Stellen besprochen. In den Jahren 2011, 2012 und 2013 fanden Informationsveranstaltungen zum Krankenversicherungsrecht statt, in denen Teilnehmerinnen und Teilnehmer umfangreiches Informationsmaterial erhielten. Bezüglich der Zusammenarbeit mit der Fachstelle findet seither in komplexen Sachverhalten ein enger Austausch mit den aktenführenden Stellen statt. Die Frankfurter Richtlinie zum § 47 A SGB XII vom 04.01.2008 ist bis zum 31.12.2014 grundsätzlich zu überarbeiten. Die nach der Anregung durch das Revisionsamt geübte Verwaltungspraxis wird schriftlich fixiert werden. (Dez. VIII) Tz. 8.1.1.3 PG 18.01 - Jugend- und Sozialamt - (Leistungen für Unterkunft und Heizung) Die Anregungen des Revisionsberichts 16/2012 wurden in der Sitzung des Arbeitskreises Soziale Hilfen am 15.01.2013 mit den Teamleitungen besprochen. Dabei wurde insbesondere die Problematik der Aktendokumentation und internen Kontrollverfahren thematisiert, ebenso die Notwendigkeit, vollständiger Eingaben im Fachverfahren Care4. Insoweit ergänzend anzumerken ist, dass eine ordnungsgemäße Aktenführung und Dokumentation regelhaft Thema in den entsprechenden Gremien, wie dem Arbeitskreis Soziale Hilfen, ist. Die Beanstandungen des Revisionsamtes bezüglich der Qualität der Datenerfassung in Care4 wurde 51.22 zur Würdigung vorgelegt und teileweise umgesetzt, soweit dies aufgrund der tatsächlichen Gegebenheiten möglich, sinnvoll und praxistauglich war. Die Überarbeitung der Frankfurter Richtlinien zu den komplexen Themen Unterkunfts- und Heizkosten wurde mittlerweile in Angriff genommen, konnte aber noch nicht zum Abschluss gebracht werden. Dabei wird versucht, die Anregung zur Modernisierung und Vereinfachung soweit möglich umzusetzen. Allerdings wurden im Vorgriff hierauf bereits im Oktober 2012 für den Bereich Unterkunftskosten entsprechend der höchstrichterlichen Rechtsprechung haushaltsgrößenabhängige Nichtprüfungsgrenzen eingeführt und als Hilfsmittel zur Angemessenheitsprüfung ein simpel anzuwendendes Excel-Tool zur Verfügung gestellt, das erforderlichenfalls Bearbeitungshinweise auswirft. Die Bewertung der Angemessenheit von Heizkosten wurde im November 2013 der hierzu ergangenen Rechtsprechung des Bundessozialgerichts angepasst. Als Hilfsmittel zur Prüfung der Angemessenheit von Heizkosten und zur Feststellung eines zu berücksichtigenden Heizkostennachforderungsbedarfs bzw. eines einzusetzenden Heizkostenguthabens wurden Excel-Heizkostenrechner zur Verfügung gestellt. Mit Mitarbeiter/innen des Jugend- und Sozialamtes, die als Multiplikatoren dienen sollen, wurden seitdem mehrere Workshops zum Umgang mit Heizkostenjahresrechnungen bzw. den Excel-Heizkostenrechnern durchgeführt. Vorstehende Maß-nahmen stellen merkliche Vereinfachungen und Arbeitserleichterungen dar. Die Einzelfallbeanstandungen wurden inzwischen abgearbeitet, konnten aber verschiedentlich aus nachvollziehbaren Gründen noch nicht zum Abschluss gebracht werden. Hinsichtlich eines effektiven internen Kontrollverfahrens, in das Teamleitungen und Hausleitungen eingebunden sind, liegt dem Revisionsamt der Entwurf einer "Richtlinie zum Vorgangskontrollsystem" vor, welche das bisherige interne Kontrollsystem ersetzten soll. Derzeit wird an der Umsetzung der Anforderungen an das Fachverfahren Care4 bzgl. einer zufalls-orientierten Auswahl von Fällen, die durch die Team- und Hausleitungen in regelmäßigen Abständen geprüft werden sollen, gearbeitet. Sobald die EDV-technischen Anforderungen erfüllt sind, kann die Richtlinie in Kraft gesetzt werden. (Dez. VIII) Tz. 8.1.1.4 PG 20.01 - Stadtschulamt - (Bereitstellung von Schulcontainern) In 2012/2013 fand eine gesonderte Prüfung zum Thema "Vergabepraxis bei der Beschaffung und Anmietung bzw. Bereitstellung von Schulcontainer" durch das Revisionsamt statt. Am 12.07.2013 erfolgte dazu das Schlussgespräch zwischen Revisionsamt, Hochbauamt und Stadtschulamt. Den vom Revisionsamt vorgenommenen Schlussbemerkungen wurde vom Stadtschulamt zugestimmt. (Dez. IV) Tz. 8.1.1.6 PG 21.16 - Sportamt - (Geschäftsprozess Sportförderung) Die Empfehlungen zur Optimierung der Vereinsdatenbank und des Geschäftsprozesses in der Sportförderung hat das Sportamt aufgenommen. Das Sportamt wird nach Prüfung verschiedener Möglichkeiten, im Rahmen der vorhandenen Mittel, die entsprechende Software anschaffen und somit zu einer Modernisierung und Sicherung der Arbeitsqualität beitragen. (Dez. IX) Tz. 8.1.1.7 PG 31.02 - Stadtkämmerei - (Führung der Dienstsiegel) Die Empfehlung des Revisionsamtes, zur Optimierung der Dienstsiegelführung ein Verfügungsmuster für den Auftrag zur Dienstsiegelführung im Intranet bereitzustellen, wird zeitnah aufgegriffen und im Benehmen mit dem Revisionsamt umgesetzt. (Dez. I) Die Führung der Dienstsiegel erfolgt in den jeweiligen Ämtern, dem Zentraleinkauf obliegt nur die Beschaffung. Die Ziffer 8.1.1.7 müsste daher unter "verschiedene Ämter" subsummiert werden. (Dez. III) Tz. 8.1.1.8 PG 31.02 und andere - Stadtkämmerei, Kassen- und Steueramt - (Kontokorrentkonten städtischer Gesellschaften) Eine übergreifende "Arbeitsanweisung zur Führung der Kontokorrentkonten" wurde im Benehmen von Stadtkämmerei und Kassen- und Steueramt erarbeitet und dem Revisionsamt zur Prüfung vorgelegt. (Dez. III) Tz. 8.1.1.10 PG 31.06 - Stadtkämmerei - (Anzeigepflichten gemäß § 127a HGO) Der Anregung des Revisionsamtes wurde entsprochen. Der Hessische Landesrechnungshof hat eine "Prüfung der Aufsicht über die Betätigung der Kommunen gemäß §§ 121 ff Hessische Gemeindeordnung (HGO) als Teil der kommunalen Finanzaufsicht" durchgeführt. Unter Bezugnahme hierauf haben die Aufsichtsbehörden im August 2013 ein systematisches Aufsichtsraster hinsichtlich der Anzeigen nach § 127a HGO erlassen. Daran angelehnt ist zwischenzeitlich auf Seiten der Stadt Frankfurt am Main ein Meldebogen erarbeitet worden, der allen künftigen Anzeigen der Stadt Frankfurt am Main nach § 127a HGO und zwar sowohl über unmittelbare als auch über mittelbare Beteiligungen beigefügt werden soll. Dieses Formular wurde im Frühsommer 2014 allen städtischen Konzerngesellschaften zugeleitet, da sich die mittelbaren Beteiligungen im Wesentlichen auf den Bereich der Konzerne konzentrieren. Auf die vom Gesetzgeber vorgesehene Frist der Meldung an die Aufsichtsbehörde von 6 Wochen vor Beginn des Vollzugs der Maßnahme wurde ausdrücklich hingewiesen. (Dez. III) Tz. 8.1.1.11 PG 33.03 u. a. - Rechtsamt und andere Ämter - (Beauftragung von externen Rechtsanwälten) Auf eindeutige Texte im Bereich der Rückstellungen für Rechtsstreitigkeiten wurde seitens der Stadtkämmerei hingewiesen. Die Einrichtung von separaten Konten für Sachverständige, Rechtsanwälte, Gerichtskosten usw. wird hingegen als nicht erforderlich angesehen. (Dez. III) Tz. 8.1.1.12 PG 35.02 Amt für Informations- und Kommunikationstechnik (Ordnungsmäßigkeit der Vergabeverfahren) Die unter dieser Produktgruppe gemachten Anmerkungen werden vom Fachdezernat vollständig anerkannt. Hinsichtlich der beanstandeten formalen Vorgangskontrolle ist nach Rücksprache mit der Stadtkämmerei anzumerken, dass ein stadtweit verbindlicher Vordruck hierzu für Vergaben nicht existiert. Gleichwohl ist der ordnungsgemäße Ablauf der Bestellvorgänge gewährleistet. Im Amt für Informations- und Kommunikationstechnik sind die Beschaffungsmaßnahmen, von der Projektierung bis hin zur tatsächlichen Beschaffung bzw. Beauftragung auf einen sehr begrenzten Befugtenkreis (Amts- und Verwaltungsleitung) reduziert. Von der Beantragung einer Maßnahme, über deren Finanzierung bis hin zur Vergabe und Auftragserteilung werden die Vorgänge also mehrfach über diesen Personenkreis geleitet und kontrolliert. Dies betrifft sowohl die überwiegend IT-gestützten ("Einkaufsplattform" des Zentraleinkaufs), als auch die konventionellen Beschaffungsvorgänge. (Dez. V) Tz. 8.1.1.13 PG verschiedene - Verschiedene Ämter - (Systematische Vorgangskontrollen) Der Zentraleinkauf hat vor Einführung der elektronischen Vergabe stichprobenartig Vorgangskontrollen durchgeführt. Da bei der elektronischen Vergabe vom System vorgegeben ist, dass mehrere (mindestens 4) verantwortliche Personen abzeichnen müssen, sollte eine stichprobenartige Vorgangskontrolle entbehrlich sein. Ebenso ist bei der Erstellung von Vertragsunterlagen innerhalb des Zentraleinkaufs eine Beteiligung von vier bis fünf verantwortlichen Personen gegeben. Diese Beteiligten, auch leitende Mitarbeiter, sind in den Vergabeprozess aktiv eingebunden. (Dez. III) Tz. 8.1.2.1 PG 13.01 - Stadtplanungsamt - (Verwaltung von Wohnungsbaudarlehen) Die zuletzt genutzte Anwendung zur Verwaltung von Wohnungsbaudarlehen wurde 2005 vom Stadtvermessungsamt für die Erfordernisse des Stadtplanungsamtes programmiert. Da diese Anwendung nicht unter Windows 7 / Access 2010 lauffähig ist und nicht mehr den von der Stadtkämmerei gestellten Anforderungen entspricht, ist eine neue Lösung erforderlich. Zurzeit wird eine DV-gestützte Lösung für die Darlehens- und Hypothekenverwaltung ausgeschrieben, die sich in den von der Stadt genutzten SAP-Versionsstand integrieren lässt. Im Idealfall kann diese Lösung im 1. Quartal 2015 eingesetzt werden. (Dez. II) Tz. 8.1.2.3 PG 16.01 - Amt für Straßenbau und Erschließung - (Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns) Die in den Baubezirken zur Überwachung der Ausgaben für Gehweg- und Fahrbahnunterhaltungsmaßnahmen geführten Tabellen dienen parallel zu SAP zur Arbeitsunterstützung. Abweichungen bei den Beträgen zwischen den Excel-Listen und den SAP-Buchungen kamen durch die Skontoabzüge, welche erst in SAP gebucht werden, zustande. Inzwischen werden in der Excel-Liste die Beträge mit und ohne Skontoabzug aufgeführt. Zur Überwachung und Kontrolle der verausgabten Mittel erfolgt ein regelmäßiger Abgleich (mindestens 1x wöchentlich) der Buchungsbeträge. Die geprüften Summen werden farblich hinterlegt und sind somit als korrekt gebucht gekennzeichnet. Bei Leistungsabrufen der Rahmenverträge erfolgt die Bestellscheinanforderung innerhalb der drei Baubezirke mittlerweile per Arriba-Kostenaufstellung (Leistungsverzeichnis). Die Tagelohnnachweise werden künftig innerhalb der vorgegebenen Fristen vorgelegt. Für den Bereich "Überwachung von Sondernutzungen" nutzen die Baubezirke künftig das vorhandene Sondernutzungsprotokoll, um Begehungen bzw. Kontrollen von Sondernutzungen festzuhalten. Die kraftfahrzeugführenden Mitarbeiter/innen werden jährlich unterwiesen und erhalten regelmäßig die Richtlinien zur Führung eines Kraftfahrzeugs. Sie sind angehalten, ihre Eintragungen in den Fahrtenbüchern korrekt und leserlich vorzunehmen. Für die Durchführung von Privatfahrten mit städtischen Dienstkraftfahrzeugen wurde mit Verfügung des Dezernenten vom 20.10.2011 eine einheitliche Festlegung getroffen. (Dez. VI) Tz. 8.1.2.4 PG 16.01 - Amt für Straßenbau und Erschließung - (Vergaben zu Beschränkten Ausschreibungen) Wie im Schlussbericht dargestellt, werden inzwischen alle Vergabeverfahren im Sachgebiet "Ausschreibungs- und Vergabemanagement" mit dem "Vergabemanager" bearbeitet. Bei der Festlegung des Bieterkreises für Beschränkte Ausschreibungen oder Freihändige Vergaben wird - sofern geeignete Firmen in ausreichender Anzahl in der städtischen Firmendatei enthalten sind - auf den Bieterwechsel durch Vorgesetzte entsprechend der Vergabe- und Beschaffungsvorschrift, Stand 01.01.2013, Ziffer 8.4 geachtet. In der Regel werden die auszuschreibenden Maßnahmen als Öffentliche Ausschreibung in das Verfahren gegeben. (Dez. VI) Tz. 8.1.2.6 PG 34.04 - Jugend- und Sozialamt - (Ferienkarussell 2011) Bei Maßnahmen im Rahmen des Ferienkarussells wird die Begründung für die jeweilige Auswahl der Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner im Einzelfall dokumentiert, so dass die vom Revisionsamt geforderten Nachweise vorhanden sein werden. Zu den vorhandenen Evaluationsinstrumenten (tägliche Reflexionsgespräche und Vergabe von "Smileys") ist ein abschließender, bereits eingesetzter Evaluationsbogen entwickelt worden, der von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Ende der Ferienmaßnahme ausgefüllt und an-schließend ausgewertet wird. Eine Kostenkontrolle bzw. Finanzcontrolling durch die zuständige Teamleitung findet im Rahmen von regelhaft stattfindenden Routinegesprächen statt. (Dez. VIII) Tz. 8.1.2.7 PG 18.01 - Jugend- und Sozialamt - (Essen auf Rädern) Die mit der Vorlage M 58 vom 06.04.2010 (Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 27.05.2010, § 8213) beschlossene Modernisierung der Konzeption der Essensversorgung mit Vergabeverfahren zur Ermittlung leistungsfähiger und zuverlässiger Essensanbieter ist noch nicht abgeschlossen, da sich die Einleitung eines Vergabeverfahrens sehr viel schwieriger als erwartet gestaltet. Es besteht noch Abstimmungsbedarf u.a. mit dem Amtsjuristen und der Geschäftsstelle der Magistratsvergabekommission. Die zentrale automatische Erfassung der ausgegebenen Karten bzw. eine Registrierung der jeweils in den Sozialrathäusern vorrätigen Kartenvordrucke sowie eine Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes für die Nachprüfung der Rechnungen, wird erst nach dem erfolgreichen Abschluss eines Vergabeverfahrens im Rahmen der Umsetzung der neuen Konzeption behoben bzw. geprüft. (Dez. VIII) Tz. 8.1.2.8 PG 18.01 - Jugend- und Sozialamt - (Jobcenter Frankfurt am Main, Leistungen für Unterkunft und Heizung) Wie auch für den Sozialhilfebereich (siehe zu Tz. 8.1.1.3), wurde die Überarbeitung der Frankfurter Richtlinien zu den komplexen Themen Unterkunfts- und Heizkosten in Angriff genommen, konnte aber noch nicht zum Abschluss gebracht werden. Dabei wird versucht, die Anregung zur Modernisierung und Vereinfachung soweit möglich umzusetzen. Ebenso wurden im Vorgriff hierauf bereits im Oktober 2012 für den Bereich Unterkunftskosten entsprechend der höchstrichterlichen Rechtsprechung haushaltsgrößenabhängige Nichtprüfungsgrenzen eingeführt und als Hilfsmittel zur Angemessenheitsprüfung ein simpel anzuwendendes Excel-Tool zur Verfügung gestellt, das erforderlichenfalls Bearbeitungshinweise auswirft. Gleichfalls wurde die Bewertung der Angemessenheit von Heizkosten im November 2013 der hierzu ergangenen Rechtsprechung des Bundessozialgerichts angepasst. Als Hilfsmittel zur Prüfung der Angemessenheit von Heizkosten und zur Feststellung eines zu berücksichtigenden Heizkostennachforderungsbedarfs bzw. eines einzusetzenden Heizkostenguthabens wurden Excel-Heizkostenrechner zur Verfügung gestellt. Mit Mitarbeiter/innen des Jobcenters, die als Multiplikatoren dienen sollen, wurden seitdem mehrere Workshops zum Umgang mit Heizkostenjahresrechnungen bzw. den Excel-Heizkostenrechnern durchgeführt. Vorstehende Maßnahmen stellen merkliche Vereinfachungen und Arbeitserleichterungen dar. Nach Abschluss der Überarbeitung der Frankfurter Richtlinien zu den Unterkunfts- und Heizkosten wird in Abstimmung mit dem Jobcenter ein geeignetes Forum/Setting für Multiplikation und Fachfragen gefunden.