Vergabekontrolle einrichten

In Umsetzung des Auftrags der Stadtverordnetenversammlung, die Einhaltung von Vergabekriterien - insbesondere die Einhaltung der Tariftreue - noch stärker zu überprüfen und Verstöße dagegen nach Möglichkeit zu ahnden, wurde ein Sachgebiet in der Abteilung Zentrales Einkaufs-und Vergabemanagement der Stadtkämmerei mit drei Vollzeitstellen für diese Aufgabenstellung aufgebaut.

Am Beispiel der zentralen Sanktionsstelle der Stadt Köln wurden die Konzeption der Kontrollstelle für Vergabe und Tariftreue der Stadt Frankfurt am Main und die Aufgabenstellung für die drei Mitarbeitenden erarbeitet.

Während einer eintägigen Hospitation bei der zentralen Sanktionsstelle des zentralen Vergabeamtes der Stadt Köln wurden zwei Mitarbeitenden des Sachgebiets und der Abteilungsleitung die dortige Arbeitsweise anhand konkreter Prüffälle erläutert, die Vertragssituation dargelegt und weiterführende praktische Ratschläge - auch zu den Ortsvisiten auf Baustellen - erteilt. Die durch die Hospitation bei der Stadt Köln gewonnenen Erkenntnisse wurden unter Beachtung des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG) für die Vergabekontrolle der Stadt Frankfurt am Main umgesetzt.

Die Tätigkeiten des Sachgebiets Vergabe- und Nachtragskontrolle wurden im Leitfaden zur Vergabe- und Beschaffungsordnung der Stadt Frankfurt Main mit Magistratsbeschluss vom 07.02.2020 definiert. Aktuell sind zwei Mitarbeitende dort tätig und führen Vergabekontrollen im Hinblick auf die Tariftreuepflicht und die Mindestentgeltzahlung der Auftragnehmer:innen sowie die Weitergabe dieser vertraglichen Verpflichtungen an ihre Nachunternehmen und Verleihunternehmen aus.

Rechtsgrundlage zur Ausgestaltung vertraglicher Grundlagen für die Kontrolle von Tariftreue und Mindestentgeltzahlung ist § 9 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG).

Die in dieser Rechtsgrundlage normierten Inhalte wurde in den Vergabe- und Vertragsunterlagen der Stadt Frankfurt am Main umgesetzt: Die vertragsrechtlichen Grundlagen finden sich in den "Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) für die Ausführung von Lieferungen und Leistungen (Landesformular Hessen) sowie für Bauleistungen in den "Weiteren Besonderen Vertragsbedingungen (WBVB) Teil I - Allgemeines (Landesformular Hessen) und "Weiteren Besonderen Vertragsbedingungen (WBVB) Teil II - Vergabekontrolle" (spezifische Regelung für die Stadt Frankfurt am Main).

Die "Weiteren Besonderen Vertragsbedingungen (WBVB) Teil II - Vergabekontrolle" für die Ausführung von Bauleistungen sind die vertragliche Umsetzung des Kölner Modells für die Stadt Frankfurt am Main; d.h. diese werden nun allen Bauvergaben der Ämter und Eigenbetriebe der Stadt Frankfurt am Main ab Anwendungsbefehl des HVTG beigefügt.

Auf Baustellen bestehen vertragliche Berechtigungen zur Kontrolle des (Nicht-)Vorliegens einer vom Auftragnehmer geführten Anwesenheitsliste sowie der (Bau-)Ausweise der eingesetzten Arbeitskräfte zur Identifizierung. Fehlende Mitwirkung, Unregelmäßigkeiten bei Identitätsnachweisen oder fehlende Zustimmung zum Nachunternehmereinsatz werden von den Kontrollen auf Baustellen ebenfalls erfasst. Um die Kontrolle zu erleichtern und eine Behinderung der Kontrollen zu vermeiden, sind die Auftragnehmer:innen verpflichtet, ihre Mitarbeitenden auf die Kontrollen hinzuweisen und zur Unterstützung der Kontrollierenden aufzufordern.

Anlassbezogene Vergabekontrollen beinhalten die Prüfung von Entgeltabrechnungen und Geschäftsunterlagen. Anlassunabhängige Vergabekontrollen bestehen vertraglich nur bei der Ausführung von Bauleistungen und beinhalten zusätzlich die Prüfung von Identitätsnachweisen, der täglich auszufüllenden Anwesenheitsliste sowie des Vorliegens der Zustimmung zum Nachunternehmereinsatz auf der Baustelle.

Die Vertragsstrafen werden in den Vertragsunterlagen vereinbart. Es sind Vertragsstrafen von 1 % des Nettoauftragswertes bei Verstoß gegen die Tariftreuepflicht und Mindestentgeltzahlung sowie nach billigem Ermessen bis 0,5 % bei Unregelmäßigkeiten in den Identitätsnachweisen oder fehlenden Anwesenheitslisten vorgesehen. Die Vertragsstrafe kann insgesamt bei mehreren Verstößen bis zu 5 % des Nettoauftragswertes betragen.

Am Kontrollverfahren sind verschiedene städtische Stellen im Zusammenspiel mit der Vergabe- und Nachtragskontrolle der Stadtkämmerei beteiligt: Die Vergabekontrollen werden vom Sachgebiet Vergabe- und Nachtragskontrolle durchgeführt. Es entscheidet über Abmahnungen bei festgestellten Verstößen. Die Entscheidung über die Empfehlung der Verhängung von Vertragsstrafen und Vergabesperren trifft die Magistratsvergabekommission (MVK). Die ausführende Stelle ist das beschaffende Amt oder der Eigenbetrieb. Die Ämter und Eigenbetriebe können bei ihren Aufträgen ober- wie unterhalb der MVK-Vorlagepflichtgrenze in eigener Zuständigkeit jederzeit Vergabekontrollen durchführen. Die Kontrolltätigkeit der Vergabe- und Nachtragskontrolle stellt somit eine komplementäre Berechtigung zur Vergabekontrolle neben den beschaffenden Ämtern und Eigenbetrieben dar.

Die MVK spricht bei Vorlage durch die Vergabe- und Nachtragskontrolle eine Empfehlung über die Verhängung von Sanktionen bei Erfüllen der Voraussetzungen aus, wodurch das beschaffende Amt oder der Eigenbetrieb in die Lage versetzt wird, die jeweilige Sanktion in eigener Verantwortung ermessensfehlerfrei zu verhängen.

Stadtintern wird die Zuständigkeit der Vergabe- und Nachtragskontrolle anhand der MVK-Vorlagepflichtgrenze geregelt, d.h. entsprechend dem jeweils für die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen geltenden EU-Schwellenwert. Ab diesem Wert, bezogen auf das jeweilige Vergabeverfahren, setzt die Kontrolltätigkeit der Vergabe- und Nachtragskontrolle ein. Im Falle losweiser Vergaben kann bei einzelnen Losen der Auftragswert auch unter dieser Wertgrenze liegen.

Oberhalb der MVK-Vorlagepflichtgrenze prüft die Vergabe- und Nachtragskontrolle eigeninitiativ anhand der von der MVK beschlossenen Vergaben, d.h. zunächst flächendeckend möglichst viele Vergaben, aber auch gemäß ermessensfehlerfreier Auswahl von Vergaben aufgrund des Aktualitätsgrundsatzes (beispielsweise aktuelle Berichterstattung) oder eines risikoorientierten Ansatzes (beispielsweise bei kurzen Ausführungszeiten oder vielen Nachunternehmen).

Unterhalb der MVK-Vorlagepflichtgrenze prüft die Vergabe- und Nachtragskontrolle auf ausdrücklichen Wunsch des beschaffenden Amtes oder Eigenbetriebs im eigenen Ermessen, ob es tätig wird (Einzelfallentscheidung).

Ziel der Vergabekontrolle ist, die Regelkonformität zu überprüfen, d.h. die Einhaltung der Tariftreue und der Mindestentgeltzahlung bei den städtischen Auftragnehmern:innen während der Vertragsausführung zu überwachen. Durch die Präsenz der Kontrollierenden sollen die Auftragnehmer:innen angehalten werden, ihre Mitarbeitenden rechtskonform zu entlohnen. Regelkonforme Bewerbende und Bietende sollen Chancengleichheit erhalten. Etwaige "Schwarze Schafe" sollen durch die Vergabekontrolle abgeschreckt werden.

Durch die Regelkonformität soll ein fairer Wettbewerb erreicht werden. Die Angebots-Kalkulationen und der Wettbewerb um das wirtschaftlichste Angebot sollen nicht zu Lasten der Gehälter der Beschäftigten erfolgen. Indem die Stadt Frankfurt am Main auf die Regelkonformität achtet, soll weiter erreicht werden, dass sie auch als Kontrollinstanz ernst genommen wird.

Eine weitere erhoffte Wirkung der Vergabekontrolle soll sein, dass sich "schwarze Schafe" bessern, also Auftragnehmer:innen, die keinen Tariflohn oder kein Mindestentgelt zahlen, durch Sanktionen zur Regelkonformität angehalten werden. Auftragnehmer:innen sollen wissen, dass die Stadt Frankfurt am Main vertragswidriges Handeln nicht toleriert und auch aktiv dagegen vorgeht.

In der Zeit von April 2020 bis 16.03.2022 hat die Vergabe- und Tariftreuekontrolle im Vier-Augen-Prinzip 197 Vor-Ort-Kontrollen bei unterschiedlichsten Bau- und Infrastrukturmaßnahmen der bauenden Ämter der Stadt Frankfurt am Main durchgeführt.

Bei der Durchführung des Kontrollauftrags wurden bisher keine Verstöße gegen die Tariftreueverpflichtung oder Mindestentgeltzahlung festgestellt.