Jahresrechnungen 2005

Vortrag des Magistrats vom 31.03.2008, M 60

Betreff:

Jahresrechnungen 2005

I. Die beigefügte Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten wird zur Kenntnis genommen.

II.

1. Die Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2005 mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 113 HGO zu beraten und über die vom Revisionsamt geprüfte Jahresrechnung der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Jahresrechnung 2005 Einnahmen Verwaltungshaushalt 2.598.846.752,91 € Einnahmen Vermögenshaushalt 656.468.555,28 € Summe Einnahmen 3.255.315.308,19 € Ausgaben Verwaltungshaushalt 2.908.153.078,67 € Ausgaben Vermögenshaushalt 656.468.555,28 € Summe Ausgaben 3.564.621.633,95 € Dem Magistrat wird gemäß § 114 HGO für das Haushaltsjahr 2005 Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresrechnung und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist die Jahresrechnung mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen.
2. Die geprüften Jahresrechnungen für Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO mit Schlussberichten des Rechnungsprüfungsamtes nach § 113 HGO zu beraten und wie folgt zu beschließen: Zusatzversorgungskasse – Pflichtversicherung - Einnahmen Verwaltungshaushalt 108.929.716,38 € Einnahmen Vermögenshaushalt 16.331.853,96 € Summe Einnahmen 125.261.570,34 € Ausgaben Verwaltungshaushalt 108.929.716,38 € Ausgaben Vermögenshaushalt 16.331.853,96 € Summe Ausgaben 125.261.570,34 € Zusatzversorgungskasse – Freiwillige Versicherung - Einnahmen Verwaltungshaushalt 1.561.697,93 € Einnahmen Vermögenshaushalt 1.529.255,16 € Summe Einnahmen 3.090.953,09 € Ausgabe Verwaltungshaushalt 1.561.697,93 € Ausgaben Vermögenshaushalt 1.529.255,16 € Summe Einnahmen 3.090.953,09 € Gemeindliche Bestattungshilfe Bergen-Enkheim Jahresrechnung 2005 Einnahmen Verwaltungshaushalt 2.671,05 € Summe Einnahmen 2.671,05 € Ausgaben Verwaltungshaushalt 2.671,05 € Summe Ausgaben 2.671,05 € Dem Magistrat wird Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresrechnungen der Sondervermögen und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung sind die Jahresrechnungen mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. Stellungnahme: Die Jahresrechnung für das Haushaltsjahr 2005 wurde vom Magistrat am 12.05.2006 festgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 85 vom 12.05.2006 über das Ergebnis der Jahresrechnung und über die Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO berichtet. Die Schlussberichte des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresrechnungen 2005, abgeschlossen am 31.01.2007, wurden der Stadtverordnetenversammlung mit Vortrag M 105 vom 15.06.2007 übergeben. Zu diesen Berichten wird nachfolgend Stellung genommen: Soweit im Folgenden nichts anders ausgeführt wird, kann davon ausgegangen werden, dass die Aussagen des Revisionsamtes Beachtung finden. Seite 15 ff., zu Ziffer 3.1 Mit dem Bericht über die Jahresrechnung wird einem stetig zunehmenden Informationsbedarf Rechnung getragen. Dies bedingt umfassende Arbeiten, die - insbesondere vor dem Hintergrund der zum 01.01.2007 eingeführten kaufmännischen Buchführung - im Einzelfall zu Überschreitungen der in § 114s Abs. 9 HGO (vormals § 112 Abs. 2 HGO) genannten Sollfrist führen können. Der Magistrat ist weiterhin bestrebt, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zeitspanne bis zur Einbringung der Jahresrechnung kontinuierlich zu verkürzen, um die Jahresrechnungen fristgerecht aufzustellen. Die Ämter wurden durch das Rundschreiben zum Jahresabschluss 2005 rechtzeitig zur Abgabe der Anlagen zum Jahresabschluss aufgefordert. Die entsprechenden Unterlagen / Formblätter wurden im INTRANET bereitgestellt. Voraussichtlich werden die "Anlagen zur Jahresrechnung“ erstmalig mit dem Jahresabschluss 2007 auch verfahrenstechnisch (SAP) unterstützt erstellt werden können. (Dezernat III) Seite 23, zu Ziffer 4 Die Stadtverordnetenversammlung hat am 05.07.2007, § 2198, die Jahresrechnung 2004 beschlossen und dem Magistrat Entlastung erteilt. (Dezernat III ) Seite 27 ff., zu Ziffer 5.1.2 Von den genehmigten Mehrausgaben und Budgetüberschreitungen (43,62 Mio. €) wurden tatsächlich 37,76 Mio. € in Anspruch genommen. Von diesem Betrag entfielen 21,14 Mio. € auf die Teilabdeckung der Defizite der Städtischen Kliniken Frankfurt am Main und 2,78 Mio. € auf die Abdeckung der Fehlbeträge der Kommunalen Kinder-, Jugend- und Familienhilfe. Der Ausgleich der Verlustvorträge der Eigenbetriebe zu Lasten des städtischen Haushaltes war unabdingbar und hätte in jedem Fall innerhalb von 5 Jahren nach Auftreten des Fehlbetrages erfolgen müssen (§ 11 Abs. 6 Eigenbetriebsgesetz), konnte aber aufgrund der günstigen Haushaltslage bereits mit dem Jahresabschluss des Haushaltsjahrs 2005 vorgezogen werden. (Dezernat III) Seite 32 ff., zu Ziffer 5.1.3 sowie Seite 69 f., zu Ziffer 5.4.2 Wie bereits im Rahmen der Stellungnahme zu den Schlussberichten 2004 ausgeführt, ist der Haushaltsausgleich grundsätzlich sowohl bei der Haushaltsplanaufstellung als auch bei der Bewirtschaftung des Haushaltes eine wesentliche Zielsetzung, muss jedoch gegen die Anforderungen, die an eine leistungsfähige Kommune gestellt werden, und gegen langfristigere Zielsetzungen abgewogen werden. Das Ziel des Haushaltsausgleichs kann unter Umständen mit Rücksicht auf langfristige Erfordernisse oder unentbehrliche kommunalpolitische Handlungsspielräume zurückgestellt werden. 2005 wurde auf einen möglichen, jahresbezogenen Haushaltsausgleich zu Gunsten der Verlustabdeckung des Eigenbetriebes Städtische Kliniken Frankfurt am Main – Höchst verzichtet und ein jahresbezogener Fehlbetrag in Höhe von 15 Mio. € akzeptiert. Der Ausgleich des Haushaltes wurde in den zurückliegenden Jahren auch dadurch erschwert, dass die Pflichtzuführung in voller Höhe aus dem Verwaltungshaushalt erwirtschaftet und zugleich weitere Zuführung aus dem Verwaltungshaushalt zur Finanzierung von Anlagegütern in nicht unbeträchtlicher Höhe vorgenommen wurden (s. hierzu auch Ziffer 5.2.2.) Dennoch konnte durch die, auch vom Revisionsamt zumindest in Teilen bestätigte Ausgabendisziplin (Ziffer 5.1.5.) das Konsolidierungsziel, das durch die Auflage der Aufsichtsbehörde gestellt war, bis zum Jahresabschluss 2006 vollständig erreicht werden. Mit dem Jahresabschluss 2006 konnte zudem ein ausgeglichener Haushalt 2006 vorgelegt und das bestehende Altdefizit bis auf knapp 209 Mio. € abgebaut werden. (Dezernat III) Seite 58, zu Ziffer 5.4.1 b Das Revisionsamt stellt fest, dass die Kreditaufnahmen im Jahr 2005 in Höhe von insgesamt 39,9 Mio. mit 10 Mio. € "deutlich über den Kreditaufnahmen des Jahres 2004“ lagen. Zutreffender erscheint hier die Anmerkung (auf S. 63 des Berichts), dass die Kreditaufnahmen 2005 im Rahmen des Niveaus der Vorjahre lagen. Insgesamt ist festzustellen, dass seit 1999 bei der Bruttokreditaufnahme die 50 Mio. €-Grenze nicht mehr überschritten wurde. (Dezernat III) Seite 61 ff, zu Ziffer 5.4.1 d Die im Haushaltsplan veranschlagte Nettoneuverschuldung blieb nicht nur "weit hinter den ursprünglichen Ansätzen zurück“, sondern konnte im Haushaltsjahr 2005 komplett vermieden werden; stattdessen wurde durch die Sondertilgungen ein Abbau der städtischen Verschuldung um rd. 174,6 Mio. EUR erreicht. (Dezernat III) Seite 70 ff., zu Ziffer 5.4.3 Die Ausführungen des Revisionsamtes zu den Verpflichtungsermächtigungen sind zutreffend, die Handhabung der Verpflichtungsermächtigungen erfolgt trotz entsprechender ausdrücklicher Hinweise in den Allgemeinen Bewirtschaftungsvorschriften nicht immer im Sinne ihrer Veranschlagung. (Dezernat III) Seite 79 f., zu Ziffer 5.6 In der Berechnung der einzelnen Positionen wurde durch einen Fehler in der Datei die Einzelbeträge falsch dargestellt. Der Betrag der Einredeverzichtserklärung verringert sich damit auf 11.325.115 €. Die Position Ausfallbürgschaft erhöht sich dementsprechend auf 1.004.902.164 €. Der Gesamtbetrag wird hierdurch nicht verändert. Der Gesamtbetrag der eingegangen Bürgschaftsverpflichtungen zum Jahresende 2005 gliedert sich daher wie folgt: Selbstschuldnerische Bürgschaften 4.897.665 € Ausfallbürgschaften 1.004.902.164 € Einredeverzichtserklärung 11.325.115 € Ausbietungsgarantien 3.756.767 € Patronatserklärungen 450.000 € Gesamt: 1.025.331.711 € (Dezernat III) Seite 82 ff, zu Ziffer 5.7.2 Zu den zitierten Prüfungsfeststellungen des Revisionsamtes ist folgendes anzumerken: - eine Dienstanweisung für den Einsatz von Derivaten im Rahmen des Städtischen Schuldenmanagements ist derzeit in Vorbereitung (Ziffer 2) - die Empfehlung des Revisionsamtes bezüglich Bestands- und Entwicklungsanalysen wurden inzwischen umgesetzt (Ziffer 3) - für die Buchung der Erträge und Verluste aus derivaten Geschäften wurden gesonderte Sachkonten eingerichtet (Ziffer 5). (Dezernat III) Seite 87, zu Ziffer 6.2 Der Magistrat schließt sich den Prüfungsbemerkungen des Revisionsamtes zu der Notwendigkeit von Vorgangskontrollsystemen für sensible und risikoträchtige Aufgabenbereiche an. Gerade für diese kritischen Bereiche sind Vorgangskontrollverfahren unverzichtbar und daher zu forcieren bzw. auf- und auszubauen. Im Bürgeramt, Statistik und Wahlen wird in Abstimmung mit dem Revisionsamt ein systematisiertes Vorgangskontrollverfahren vorbereitet, anschließend erfolgt eine Abstimmung mit dem Personalrat. Für den Bereich des Amtes für Wohnungswesen wurde bereits 2004 ein Vorgangskontrollsystem eingerichtet. Nach Aussage in den Schlussberichten des Revisionsamtes konnte das System als ausreichend bewertet werden, um eine ordnungsgemäße und einheitliche Aufgabenerledigung grundsätzlich sicherzustellen. Nach den ersten Erfahrungswerten erfolgte eine Aktualisierung des vorhandenen Kontrollsystems. (Dezernat IV + IX) Seite 90 f., zu Ziffer 6.3 Zu den im Revisionsbericht 03/2005 vom 12.01.2006 - Wirtschaftlichkeit alternativer Bau- /Betreibermodelle am Beispiel "Bildungszentrum Ostend“ - aufgeführten Kritikpunkten wurde vom Magistrat am 21.12.2007 ein Bericht für die Stadtv.-Vers.(B 966) beschlossen und auf den Weg gebracht. (Dezernat III) Seite 94 - 96, zu Ziffer 6.5 Die Rahmenbedingungen für das städtische Atelierprogramm sollen verändert werden. Dazu wird demnächst eine Vorlage in den Geschäftsgang gegeben, die auch einen Grossteil der aufgeworfenen Fragen und Feststellungen des Revisionsamtes behandeln wird. (Dezernat VII) Seite 96 - 97, zu Ziffer 6.6 Die beanstandeten Probleme bei den Repräsentationsaufwendungen wurden mit dem Revisionsamt konstruktiv erörtert. Es wird daraufhingewirkt, dass die Museen die Regelungen für die Bewirtungspraktiken einhalten. Allerdings wird es bei den Museen, die mit den Ausstellungseröffnungen die Stadt Frankfurt repräsentieren, vereinzelt immer wieder zu vergleichsweise hohen Bewirtungskosten kommen. Insbesondere bei international beachteten Ausstellungen sind hohe Besucherzahlen bei den Eröffnungen durchaus im Sinne der Stadt Frankfurt am Main. (Dezernat VII) Seite 98 – 99, zu Ziffer 6.7 Zu der Thematik werden sowohl Gespräche mit dem Museum also auch mit dem Förderverein geführt. (Dezernat VII) Seite 99 – 101, zu Ziffer 6.8 Geprüft wurde die Bewilligungspraxis von Mietsicherheitsleistungen (Kautionen und Bürgschaften) im Betrachtungszeitraum 2000 bis 2004 in allen Sozialrathäusern des Jugend- und Sozialamtes. Prüfungsgegenstand waren Akten von Empfänger/innen laufender Sozialhilfeleistungen und Fälle nach dem Sozialgesetzbuch II (SGB II), bei denen noch Rückforderungen von der Kommune zu prüfen sind. Die vom Revisionsamt ausgesprochenen Empfehlungen waren zum Zeitpunkt des Revisionsberichtes Nr. 41/2005 schon umgesetzt bzw. sind anschließend in die entsprechenden Frankfurter Richtlinien eingeflossen. Bei der Neukonzeption der Aktendeckel “Wirtschaftliche Sozialhilfe“ Mitte 2005 wurde bereits die Dokumentationsmöglichkeit von Ansprüchen - insbesondere Mietsicherheitsleistungen - berücksichtigt. Im Zuge der jährlich durchzuführenden Aktenrevision in laufenden Sozialhilfefällen wird u.a. die Realisierung der Rückforderung von Mietsicherheitsleistungen explizit abgefragt. Die Leitungskräfte wurden gebeten, auf eine Verbesserung der Aktendokumentation/-führung hinzuwirken. In nicht laufenden Sozialhilfefällen erfolgt die Realisierung von Ansprüchen im Rahmen des “Altaktenprojekts“ des Jugend- und Sozialamtes. Auf der Rückforderung von Mietsicherheitsleistungen liegt dabei ein besonderes Augenmerk. Ist eine Rückzahlung aktuell nicht möglich, werden über die Wiedervorlage regelmäßige Prüfungen der Rückzahlungsfähigkeit sichergestellt und darauf geachtet, dass Verwirkung oder Verjährung nicht eintreten. Die im Rahmen des SGB II durch die Rhein-Main Jobcenter GmbH gewährten Mietsicherheitsleistungen werden durch das Fachreferat Finanzsteuerung des Jugend- und Sozialamtes registriert, überwacht und - soweit möglich - zurückgefordert; Stand 30.06.2007: 4.564 Mietsicherheitsleistungen. Die Prüfergebnisse wurden mit dem Revisionsamt abschließend besprochen. Es wurde anerkannt, dass die zwischenzeitlich geänderten Arbeitsanweisungen (Frankfurter Richtlinien) und die Rückforderung von Mietsicherheitsleistungen bei Leistungsberechtigten nach dem SGB II durch das Fachreferat Finanzsteuerung eine verbesserte Arbeitsqualität erwarten lassen. (Dezernat VIII) Seite 101 – 102, zu Ziffer 6.9 Prüfungsgegenstand waren Einzelfallakten und Abrechnungen des Jugend- und Sozialamtes bezüglich mit dem Bund abzurechnender Aufwendungen für Leistungen der Kriegsopferfürsorge (KOF). Dabei wurde fehlerhafte Sachbearbeitung festgestellt. Die darauf hin durchgeführte Überprüfung ergab, dass 215.595,33 € zu viel in die städtischen Abrechnungen mit dem Bund eingeflossen sind. Entsprechend dem Kostenanteil des Bundes (80% der KOF-Aufwendungen), hatte dies unrechtmäßige Bundeserstattungen in Höhe von 172.476,27 € zur Folge. Die Rückerstattung der zu viel vereinnahmten Gelder erfolgte am 22.02.
3. Die Nachkontrolle durch das Revisionsamt ergab keine Beanstandungen. Damit ist die Angelegenheit abgeschlossen. Seit dem werden die KOF-Fälle 01.12.2001 im Zuständigkeitsbereich des Landeswohlfahrtsverbandes (LWV) Hessen bearbeitet. (Dezernat VIII) Seite 102 – 104, zu Ziffer 6.10 Die Feststellungen des Revisionsamtes wurden zum Anlass genommen, die zuständigen Mitarbeiter/innen anzuhalten, zukünftig insbesondere folgendes zu beachten:
4. Allgemein 1.1 Nach der Vorlage von Verwendungsnachweisen institutionell geförderter Träger ist zu prüfen, ob sämtliche erhaltene Zuwendungen aufgeführt sind. 1.2 Prüfungsergebnisse sind sorgfältig und nachvollziehbar zu dokumentieren.
5. Heimbaumaßnahmen 2.1 Die Richtlinien sind zu überarbeiten, praxiskonform zu gestalten und dem Jugendhilfeausschuss zur Beschlussfassung vorzulegen. 2.2 Das Antragsformblatt ist zu überarbeiten sowie ein Verwendungsnachweisformblatt zu erstellen, das den Maßstäben eines ordnungsgemäßen Verwendungsnachweises entspricht. 2.3 Zuschussanträge sind sofort nach ihrem Eingang auf ihre Vollständigkeit hin zu prüfen. 2.4 Bei Nichteinhaltung des Abrechnungstermins ist frühzeitiger an die Vorlage des Verwendungsnachweises zu erinnern. 2.5 Werden Eigenleistungen abgerechnet, so muss der Arbeitsaufwand in einem angemessenen Verhältnis zum verarbeiteten Material stehen. 2.6 Abweichungen zwischen Antrag und Ausführung der Maßnahme sind nachvollziehbar zu begründen. (Dezernat VIII) Seite 104 – 106, zu Ziffer 6.11 Prüfungsgegenstand war nicht nur eine der Hilfen zur Erziehung, nämlich die “Intensive sozialpädagogische Einzelbetreuung“ nach § 35 Sozialgesetzbuch VIII – Kinder- und Jugendhilfe (SGB VIII), sondern alle Hilfen nach den §§ 27 ff SGB VIII. Geprüft wurden Akten aus dem Wirtschaftsdienst Jugend und Familie des Jugend- und Sozialamtes (WJF). Neben der Feststellung der örtlichen Zuständigkeit (§§ 86 ff SGB VIII) erstreckt sich die Zuständigkeit des WJF auf die Umsetzung des gesamten wirtschaftlichen Bereichs, insbesondere - die Zahlbarmachung der zuvor vom Sozialdienst bewilligten Hilfen, - die Kostenerstattung (§§ 89 ff SGB VIII), - die Geltendmachung und Durchsetzung von Erstattungsleistungen gegenüber anderen (Sozialleistungs-)Trägern und - die Kostenbeteiligung der jungen Menschen, deren Eltern, Ehegatten und/oder Lebenspartner (§§ 91 ff SGB VIII). Die Entscheidung über die Hilfegewährung an sich obliegt dem Sozialdienst des zuständigen Sozialrathauses des Jugend- und Sozialamtes. Die in den WJF-Akten nicht vorgefundenen fachlichen Einschätzungen, bspw. zur Eignung und Wirksamkeit einer Maßnahme, den Gründen für mangelnde Mitwirkung der betroffenen Kinder oder Jugendlichen oder deren Sorgeberechtigten usw., sowie die Nachvollziehbarkeit diesbezüglich getroffener Entscheidungen sind wegen der vorstehend geschilderten Zuständigkeiten regelhaft nur den vom Sozialdienst zu führenden Erziehungsakten zu entnehmen. Diese waren jedoch nicht Gegenstand der Prüfung. Zur ordnungsgemäßen wirtschaftlichen Abwicklung müssen sich in den WJF-Akten lediglich die Ergebnisse der jeweiligen fachlichen Prüfungen und Gespräche - wie sie vor allem durch das Hilfeplanverfahren nach § 36 SGB VIII vorgesehen sind - und die für die Feststellung der örtlichen Zuständigkeit sowie die für die Heranziehung zu den Kosten maßgeblichen Daten befinden. Ferner ist es notwendig, dass besondere Maßnahmen, die ggf. über regelhaft zu bewilligende Leistungen hinausgehen, als auch anfallende Nebenkosten und dergleichen vom Sozialdienst im Hilfeplan oder in einem zusätzlichen Bericht nachvollziehbar begründet werden. Zwischenzeitlich wurden die Leitungskräfte und die Sachbearbeiter/innen im WJF und Sozialdienst angewiesen, auf die vollständige Übermittlung des Hilfeplanes und dessen Dokumentation in den WJF-Akten zu achten. Je nach Hilfeart, der Person des Hilfeempfängers/Leistungsberechtigten und der jeweils maßgeblichen Aufenthaltsverhältnisse etc., gelten unterschiedliche Vorschriften zur örtlichen Zuständigkeit (vgl. §§ 86, 86a, 86b, 86c, 86d, 87 SGB VIII). Um auszuschließen, dass ein unzuständiges Jugendamt tätig wird und somit ggf. unrechtmäßig Hilfe leistet, ist vor, spätestens jedoch bei Hilfebeginn festzustellen, welcher Jugendhilfeträger örtlich zuständig ist. Seit Mitte Juni 2006 wird bereits ein neuer Personalbogen zur Eröffnung einer Akte zu benutzt. Der neue Personalbogen dient der gleichzeitigen Prüfung der örtlichen Zuständigkeit. Damit wird bereits bei Eröffnung einer Akte zur Vermeidung von Schadensfällen die Prüfung der örtlichen Zuständigkeit des Jugend- und Sozialamts Frankfurt am Main sichergestellt. Der neue Personalbogen wird durch ein Merkblatt zur Handhabung und zum Zusammenwirken von Sozialdienst und Wirtschaftsdienst Jugend und Familie begleitet. Die Feststellung, ob gegenüber einem anderen Jugendhilfeträger Kostenerstattungsansprüche nach den §§ 89 ff SGB VIII bestehen, muss durch den WJF in einem
6. Schritt mittels eines speziellen Vordrucks erfolgen. Hierfür sind häufig umfangreiche Ermittlungen erforderlich, die nach Einleitung einer Jugendhilfemaßnahme bzw. während der Jugendhilfegewährung durchzuführen sind. Die sich ggf. ergebenden Kostenerstattungsansprüche sind dann jeweils innerhalb der Ausschlussfrist des § 111 SGB X (maximal 12 Monate rückwirkend) anzumelden und während der für die Kostenerstattung maßgeblichen Verjährungsfrist von 4 Jahren durchzusetzen. Während der Jugendhilfegewährung ergeben sich häufig Änderungen in der örtlichen Zuständigkeit (bspw. durch den Umzug eines Elternteils und/ oder durch Änderung der Sorgerechtsregelung) als auch im Kostenerstattungsbereich. Auf Grund dessen sind diesbezügliche Überprüfungen jährlich durchzuführen. Grundlage der hierfür notwendigen Erkenntnisse ist i.d.R. der vom Sozialdienst zu erstellende Hilfeplan. Bei regelmäßiger jährlicher Überprüfung der Fälle, Anmeldung und Durchsetzung bestehender Kostenerstattungsansprüche innerhalb der Ausschluss- bzw. Verjährungsfristen sind diesbezügliche Schadensfälle weitestgehend ausgeschlossen. Eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit durch stärkere Realisierung der Möglichkeit zur Kostenheranziehung nach den §§ 91 ff SGB VIII ist nach Auffassung des Jugend- und Sozialamtes nicht mehr möglich. Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Weiterentwicklung der Kinder- und Jugendhilfe (KICK) zum 01.10.2005 wurde die Kostenbeteiligung der jungen Menschen, deren Eltern, Ehegatten und Lebenspartner völlig neu geregelt. Die Umstellung von altem auf neues Recht ist unter Berücksichtigung der in § 97b SGB VIII n.F. vorgesehenen Übergangsregelungen zum 01.04.2006 in jedem Einzelfall erfolgt. Es wurden sowohl nach altem Recht bestehende Rückstände als auch neue Ansprüche ordnungsgemäß geltend gemacht. Eine diesbezüglich gemäß den §§ 128, 131 HGO und im Rahmen der Revisionsordnung erfolgte Überprüfung von Mai bis Juni 2006 bestätigt, dass in allen geprüften Fällen keinerlei Beanstandungen bestehen (siehe Prüfungsmitteilung des Revisionsamtes Nr. 13/2006). Konsolidierungspotentiale durch Controlling und Qualitätsentwicklung waren nicht unmittelbares Ziel der Prüfung. Der WJF trägt durch die gewissenhafte Einhaltung der bislang aufgeführten Anforderungen dazu bei, dass Mittel sachgerecht bewirtschaftet werden. Durch die Überprüfung, ob die von den Leistungserbringern in Rechnung gestellten Leistungen den Vereinbarungen im Hilfeplan entsprechen, erfüllt der WJF einen Teil des Finanzcontrollings. Die inhaltliche Steuerung erfolgt in der Verantwortung des Sozialdienstes. Hierbei ist das Kernstück eine Hilfeplanung entsprechend der Frankfurter Richtlinie zu § 36 SGB VIII. Wenn es gelingt, eine “passgenaue“ Hilfe zu finden und die Mitwirkungsbereitschaft der Betroffenen vorhanden ist, sind die Voraussetzungen für eine optimale Wirksamkeit und damit auch für die “kostengünstigste“ Hilfeart gegeben. Ferner kommt es darauf an, den Verlauf des Hilfeprozesses zu beobachten und rechtzeitig ggf. auf eine geeignete Hilfeform umzusteuern. Eine qualifizierte Hilfeplanung im Einzelfall ist daher das Kernstück eines Qualitätsmanagements. In diesem Sinne wurden in Absprache zwischen dem Fachreferat Grundsatz und dem Fachreferat Personal des Jugend- und Sozialamtes in den letzten Jahren verschiedene hilfeplanbezogene Fortbildungen für den Sozialdienst angeboten und von allen Sozialrathäusern wahrgenommen. Seit geraumer Zeit erstellen die Sozialrathäuser monatliche Controlling-Berichte bzw. zusammenfassende Quartalsberichte. Mit diesen Berichten soll Transparenz im Bereich erzieherischer Hilfen hergestellt, die Steuerung erzieherischer Hilfen verbessert und die Steuerungswirkungen sichtbar gemacht werden. Zusätzlich zu den in diesen Berichten aufgeführten Daten und Fallzahlen werden aus den Budgetlisten im Fachreferat Tabellen und Statistiken erstellt und ausgewertet. (Dez. VIII) Seite 107 bis 109, zu Ziffer 6.12 Dieser Punkt des Schlussberichtes enthält Prüfungsfeststellungen, Beanstandungen und Empfehlungen bzgl. der Entscheidungspraxis und des Verwaltungshandelns bei der Gewährung von Sportfördermitteln. Die Ausführungen haben ihren Ursprung in dem Revisionsbericht Nr. 29/2006 vom 18.09.2006 – 14.23 cs, Ad –. Prüfungsgegenstand des damaligen Berichtes war die ordnungsgemäße Gewährung und Abrechnung von kommunalen Sportfördermitteln nach Maßgabe der Sportförderrichtlinien der Stadt Frankfurt am Main an Frankfurter Turn- und Sportvereine. Der Vorlage des Revisionsberichtes ging ein Schlussgespräch voraus, in dem die Prüfungsfeststellungen des Revisionsamtes ausführlich erörtert wurden. In dem Schlussgespräch konnte zu einigen Prüfungsfeststellungen ein Konsens erzielt werden (z.B. Abfrage der Nutzungszeiten bei vereinseigenen Sportstätten, Überzahlung bei der Kostenerstattung bei der Nutzung von Schwimmbädern durch Jugendgruppen, Regelung der Unterschriftsbefugnis). Die kontrovers diskutierten und unterschiedlich bewerteten Prüfungsfeststellungen entsprechen im Wesentlichen den Darstellungen in Ziffer 6.12 des Schlussberichtes. Vor diesem Hintergrund hält der Magistrat eine Überarbeitung der Sportförderrichtlinien für angezeigt. Ziel dieser Überarbeitung ist es, ausgehend von den Prüfungsfeststellungen des Revisionsamtes, die in den Sportförderrichtlinien enthaltenen Entscheidungsgrundlagen und Verfahrensvorschriften einerseits sowie die Entscheidungspraxis und das Verwaltungshandeln andererseits weitestgehend in Einklang zu bringen. In diesem Zusammenhang ist es erforderlich, verschiedene Festlegungen in den Sportförderrichtlinien zu präzisieren und evtl. bestehende Regelungslücken zu schließen um unterschiedliche Interpretationen weitgehend auszuschließen. Die Ergebnisse der Überarbeitung werden mit dem Revisionsamt abgestimmt, bevor sie mit einem M-Vortrag der Stadtverordnetenversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt werden. (Dezernat VIII) Seite 109 bis 110, zu Ziffer 6.13 Beanstandet wurde, dass die Miethöhe der vom Sportamt vermieteten Objekte generell unterhalb des Niveaus des Mietspiegels bzw. vergleichbarer Büromieten lag, die Abrechnung der Nebenkosten noch verbessert werden kann und dass von den Hauptnutzern der Großsporthallen bei Zahlungsverzug keine Verzugszinsen angefordert wurden. Das Sportamt verfügt über eine Reihe von Dienstwohnungen auf Sportanlagen bzw. im Verbund mit Sporthallen. Diese sind zum Teil als Mietwohnung vermietet, meist an ehemalige Dienstwohnungsinhaber. Hier ist die besondere Belastung der Mieter durch den laufenden Sportbetrieb zu berücksichtigen, der sich in einer stark erhöhten Lärmbelastung vor allem auch am Wochenende niederschlägt. Zudem entsprechen die Wohnungen in Bauweise und Ausstattung in aller Regel nicht mehr zeitgemäßen Standards. Durch das Vermieten an die ehemaligen Dienstwohnungsinhaber, die sich erfahrungsgemäß auch als Mieter mit "ihrer“ Sportanlage verbunden fühlen und dort unentgeltlich nach dem Rechten sehen, werden niedrige Instandhaltungskosten für die betroffenen Sportanlagen erzielt. Auch die zur Büronutzung vermieteten Flächen entsprechen in Zuschnitt, Lage und Ausstattung keinesfalls den heutigen Mindeststandards und sind ohne einen deutlichen Abschlag zum marktüblichen Preis nicht zu vermieten. Dessen ungeachtet wurden in allen betroffenen Objekten zwischenzeitlich Mietanpassungen im Rahmen des gesetzlich bzw. wirtschaftlich Machbaren vorgenommen. Die Gründe für das Unterschreiten der ortsüblichen Vergleichsmiete werden nunmehr in den Akten dokumentiert. Eine Optimierung der Nebenkostenabrechnung ist eingeleitet. Verzugszinsen werden mittlerweile, soweit erforderlich, angefordert. (Dezernat VIII) Seite 111 bis 113, zu Ziffer 6.14 Die Feststellungen des Revisionsamtes zur Vergabe des Frankfurt-Marathons 2002, zur Ausgestaltung des Vertrags zum Frankfurt-Marathon 2004 sowie zu dessen Abwicklung sind zutreffend. Die Hinweise des Revisionsamtes wurden bei der Planung und Durchführung der späteren Marathonveranstaltungen berücksichtigt. Der Vertrag mit der den Frankfurt-Marathon ausrichtenden Agentur für die Jahre 2006 – 2008 wurde mit dem Revisionsamt abgestimmt. Insbesondere liegt jetzt das wirtschaftliche Risiko der Veranstaltung bei der Agentur und im Falle der Vergabe einzelner Maßnahmen an Dritte ist vorab die Zustimmung der Stadt einzuholen. Die Prüfung der Endabrechnung, die bis zum
7. März des Folgejahres vorliegen muss, ist durch die Stadt gewährleistet. (Dezernat VIII) Seite 118, zu Ziffer 6.17 Zu Amts-/ Stadtinterne Zuordnung vermessungstechnischer Leistungen Die einzelnen vermessungstechnischen Leistungen wurden pauschal oder projektbezogen unter privatrechtliche bzw. öffentlich rechtliche Erlöse vereinnahmt und bei dem jeweiligen Aufwandskonto der jeweiligen Produktgruppe gegengebucht. Zur Beanstandung, die vermessungstechnischen Leistungen als Vorprodukt (es bestehen Vorprodukte/ Serviceprodukte/ Fachprodukte) auszuweisen, muss bemerkt werden, dass entsprechend den KLR- Vorgaben nur Leistungen als Vorprodukt ausgewiesen werden können, die nur für ein bestimmtes Produkt einer anderen Organisationseinheit abgerufen werden. Dies liegt hier nicht vor. Zu Erhöhung des Kostendeckungsgrades; Unentgeltliche vermessungstechnische Leistungserbringung an Andere/ Weitergabe von hoheitlichen Kosten: Die im Raum stehenden rd. 4 Mio. € (2001 bis 2005) unentgeltlich erbrachten Leistungen basieren auf einer Schätzung der Vermessungsabteilung. Sie setzten sich zusammen insbesondere aus hoheitlichen Leistungen aus der Vereinbarung mit dem Land Hessen (Ministerium für Wirtschaft, Verkehr und Landesentwicklung) vom 19. 02.68 (u. a. Erhaltung und Verbesserung des Grundlagennetzes nach Lage und Höhe). Die Vereinbarung zwischen dem Land und der Stadt Frankfurt am Main unterstellt eine Gleichwertigkeit der gegenseitig erbrachten Leistungen. Nach Einführung der KLR hätten die hoheitlichen vermessungstechnischen Kosten mit den auftragsbezogenen Vermessungskosten aufgerechnet werden müssen. Die Weitergabe dieser Kosten war aufgrund dieser kostenneutralen Vereinbarung mit dem Land auch noch zu Beginn der Einführung der KLR kein Thema, da die Fragen des Vertrauensschutzes und der Vergleichsangebote sonstiger Vermessungsstellen zu beachten waren. Inzwischen hat das Land die Vereinbarung vom 19.02.68 für den vermessungstechnischen Bereich zum 01.07.07 gekündigt. Infolge der Kündigung und der bestehenden landesweiten Einführung des Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystems –ALKIS- sowie die neuen Technologien stellt sich nunmehr die Frage, ob bzw. in welchem Umfang diese Aufgaben weiter wahrgenommen werden. Vor diesem Hintergrund ist künftig eine entsprechende Weitergabe der Kosten für Vermessungsarbeiten auf die jeweiligen Fachprodukte möglich. Neben den bisherigen hoheitlich "unentgeltlichen Aufgaben“ hat das Stadtvermessungsamt der einen oder anderen Organisationseinheit im Rahmen der " sogenannten Amtshilfe“ unentgeltlich Leistungen zur Verfügung zu stellen. Dies wird nach Einführung der KLR nur in Ausnahmefällen praktiziert. Zu Erhöhung des Kostendeckungsgrades; Zeitnahe Kostenverfolgung Die zeitnahe Kostenverfolgung kann inzwischen aufgrund verbesserter Personalsituation sichergestellt werden. Zu Erhöhung des Kostendeckungsgrades durch Erkenntnisse aus der Vor- und Nachkalkulation der vermessungstechnischen Aufträge Absicht war die Vor- und Nachkalkulation der Vermessungsaufträge zuerst für die Urkundsmessungen zu erproben und nach Bewährung auf die komplette vermessungstechnische Abteilung auszudehnen. Aus technischen und personalwirtschaftlichen Gründen konnte diese Maßnahme erst Mitte 2007 abgeschlossen werden. Zu Anpassung der OB-Verfügung Wie bereits dargelegt stehen im Rahmen der landesweiten Einführung des Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystems - ALKIS - und der neuen Technologien Neuausrichtungen an. Vor diesem Hintergrund und der aktuellen Rechtsprechung (Giessener Urteil, VGH Hessen vom 01.04.04) wird die OB-Verfügung überarbeitet. (Dezernat IV) Seite 120, zu Ziffer 6.18 Die Effizienz des Fuhrparks (Lkws und Pkws) kann optimiert werden. Hierzu wird der Fuhrpark unter fachlichen und betriebswirtschaftlichen Abwägungen und unter Berücksichtigung der Feinstaubbelastung überprüft. Diese Überprüfung wird erfolgen, bevor die im investiven Haushalt für die Jahre 2007 bis 2011 für Ersatzbeschaffungen vorgesehenen Mittel in Anspruch genommen werden. Es handelt sich hierbei um einen sehr arbeitsintensiven Prozess, so dass eine Umsetzung nur sukzessive, jeweils im Vorfeld der Inanspruchnahme, der im betroffenen Haushaltsjahr zur Verfügung stehenden Mittel, erfolgen kann. Die Nutzerinnen und Nutzer der Dienstkraftfahrzeuge wurden bzw. werden bei der Benutzung der Inanspruchnahme der Fahrzeuge auf die korrekte Führung der Fahrtenbücher hingewiesen. Die Überprüfung der Fahrtenbücher im Grünflächenamt erfolgt dezentral durch die unmittelbaren Vorgesetzten, so dass sicher gestellt ist, dass fehlerhafte oder unvollständige Einträge zeitnah ermittelt und geklärt werden. Arbeitsbereiche, bei denen eine Prüfung aus Kapazitätsgründen vor Ort nicht möglich ist, geben die Fahrtenbücher an eine zentrale Stelle ab, so dass auch hier eine Kontrolle gewährleistet wird. Sofern Dienstkraftfahrzeuge in der Vergangenheit für Privatfahrten genutzt wurden, werden von allen Nutzerinnen und Nutzern die entstandenen Kosten eingefordert. Die Beschaffung von zwei Dienstfahrzeugen unter Missachtung der städtischen Richtlinien über die Beschaffung von Personenkraftfahrzeugen geschah in der Phase der Zusammenlegung von Forst- und Grünflächenamt. Nunmehr ist die Beschaffung aller Investitions- und Verbrauchsgüter an einer Stelle gebündelt. Die Einhaltung der Vergabevorschriften kann durch diese organisatorische Maßnahme sichergestellt werden. (Dezernat
   • X)Seite 122 – 124, zu Ziffer 6.19 Die Kooperationsvereinbarung zwischen dem Museum Senckenberg, dem Palmengarten und dem Zoologischen Garten hat sich wirtschaftlich bewährt und sich nicht negativ auf die Erlöse aus dem institutseigenen Jahreskartenverkauf ausgewirkt. Die zurzeit noch fehlenden verbindlichen Regelungen werden im Rahmen einer Anpassung der Kooperationsvereinbarung getroffen. In diesem Zusammenhang soll auch die Einführung einer Familienkarte geregelt werden. Eine modifizierte Fassung der o.a. Kooperationsvereinbarung befindet sich im Abstimmungsprozess zwischen den drei Kooperationspartnern. (Dezernat VII) Seite 125 ff., zu Ziffer 7 Zu den Themen "Active Directory" und "net.ffm" hat das Personal- und Organisationsamt in der Vergangenheit mehrfach Stellung bezogen und dabei auf die organisatorischen und personellen Folgen des ursprünglichen Projektes "Active Directory", in der Folge "net.ffm" hingewiesen. Neben den schon geleisteten und künftig noch zu leistenden Sachaufwendungen in Höhe von insgesamt 8.950.000 €, sind bislang 28 Stellen (das entspricht einem Personalkostenvolumen von 1.845.480 € p.a.) zusätzlich für dieses Projekt zur Verfügung gestellt worden. Darüber hinaus sind für das Projekt "net.ffm" noch weitere 90 Stellen erforderlich, die im Rahmen von Umsetzungen innerhalb der Verwaltung realisiert werden sollen. Den kritischen Anmerkungen des Revisionsamtes schließt sich der Magistrat insofern an. Insbesondere die Notwendigkeiten einer besseren Kommunikation der Ämter untereinander in Bezug auf dezernatsübergreifende bzw. stadtweite IT-Verfahren wird dem Grunde nach geteilt und die Empfehlung, zentrale IT-Vorhaben rechtzeitig im Arbeitskreis Strategie und Controlling (ASCI) vorzustellen, ausdrücklich befürwortet. Das Revisionsamt war hinsichtlich net.ffm in allen Phasen mindestens informell, teilweise auch konzeptionell in den entsprechenden Teilprojektgruppen beteiligt. Darüber hinaus erfolgte im ASCI eine regelmäßige Information über den aktuellen Projektstand. Hierzu wurde eigens ein ständiger Tagesordnungspunkt "Projekt net.ffm" in die ASCI-Sitzungen aufgenommen. (Dezernat IX – vormals Dezernat III) Seite 126 ff., zu Ziffer 7.2 Der Arbeitskreis Strategie und Controlling IuK (ASCI) ist ein dezernatsübergreifendes Gremium, entsprechend seiner Geschäftsordnung weitestgehend selbstständig und arbeitet dem/den zuständigen Dezernenten zu. Die seitens des Revisionsamtes unterbreiteten Vorschläge, insbesondere hinsichtlich der Arbeitsweise und der Zusammensetzung der ASCI-Projektgruppen werden unterstützt. Hierzu ist es jedoch erforderlich, diese Anregungen als qualifizierte Anträge zunächst im ASCI selbst einzubringen, zu erörtern und dort zu beschließen. Im Übrigen wird auf die Ausführungen in der Stellungnahme zum Schlussbericht des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresrechnungen 2004 verwiesen. In wie weit die erwähnten Regelungen der AGA II, Ziffer 8, Datenverarbeitungsangelegenheiten einer Überarbeitung bedürfen, sollte ebenfalls im ASCI geklärt werden. (Dezernat IX– vormals Dezernat III) Seite 127 ff., zu Ziffer 7.3 Mit Beschluss der Stadtv.-Vers. vom 14.12.2006, § 1199 (M 204) wurde das Projekt net.ffm in vollem Umfang beschlossen. Hinsichtlich des Projektumfanges wird aufgrund von Erkenntnissen und den Entwicklungen im Bereich E-Government in Verbindung mit der EU-Dienstleistungsrichtlinie der begonnene Weg fortgesetzt. (Dezernat IX– vormals Dezernat III) Seite 129, zu Ziffer 7.4 Bereits vor mehr als zwei Jahren (Januar 2006) wurde im ASCI (41. Sitzung) kommuniziert, dass ein entsprechend ausgelegter zentraler Sicherheitsserver (ePO-Cluster) bereitgestellt wurde. Dieser wurde bereits zu diesem Zeitpunkt durch mehrere Ämter genutzt. Die vertragliche Grundlage für die stadtweite Lizensierung wurde ebenfalls zu diesem Zeitpunkt geschaffen. Zwischenzeitlich sind weitere Ämter hinzugekommen. Es gibt für die Ämter und Betriebe keinerlei Veranlassung, hier eigene Server aufzustellen. (Dezernat IX– vormals Dezernat III) Seite 132, zu Ziffer 7.6 Die DV-Ausstattungen gemäß IT-Plan wurden 2007 abgeschlossen. Das Ziel, schulübergreifende (Fachraum- und andere) IT-Konzepte zu realisieren wird schrittweise mit vielerlei Sonder- und Übergangslösungen auch noch nach dem IT-Plan verfolgt. Für die Benutzung der pädagogischen Netze in den Schulen sind die Schulleitungen verantwortlich. Die Beteiligung staatlicher Stellen zur Sensibilisierung von Schulleitungen, IT-Beauftragten, Lehrkräften und gesamten Kollegien wird wiederholt eingefordert. Hinweise aus den Veröffentlichungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) werden in Fortschreibungen von Schulunterlagen soweit möglich aufgenommen. Abnahmen und Kontrollen von beauftragten Installationsleistungen erfolgen zeitnah durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Stadtschulamtes, soweit es um komplexe externe Leistungen geht, die Schulen nicht selbständig beurteilen können. In anderen Fällen bestätigt die Schule die ordnungsgemäße Lieferung und Ausführung. Die vielfältigen Fragestellungen zu Schul-IT werden kapazitätsbedingt und wegen längerfristigen Abstimmungsprozessen (Lehrkräfte, staatliche Stellen) nach und nach aufgegriffen – dies dauert an. Softwarevielfalt und Anwendungsszenarien übersteigen die Verhältnisse gegenüber Ämtern und Wirtschaft. Die aus Sicht des Schulträgers beim Land Hessen anzusiedelnden Aufgaben und Entscheidungen werden im Rahmen z.B. der Gemeinschaftsinitiative Schule@Zukunft über den Hessischen Städtetag oder direkt vorgetragen. (Dezernat II) Seite 134, zu Ziffer 7.7 Das Revisionsamt weist in seiner Schlussbemerkung allgemein und am Beispiel des DV-Programms KommunalRegie im speziellen darauf hin, dass durch die Einführung und Entwicklung von DV-Verfahren, mit denen finanzrelevante Geschäftsvorfälle bearbeitet werden, Risiken entstehen können, wenn die Beschaffung in dezentraler Verantwortung erfolgt. Das Amt für Straßenbau und Erschließung, seinerzeit Straßenbauamt, hat zur Effizienzsteigerung für notwendig erachtet, ein DV-gestütztes Verfahren zur Sachbearbeitung der Anträge auf Sondernutzung einzuführen. Gleichzeitig sollte durch dieses Verfahren die Erstellung der Gebührenbescheide realisiert und durch eine Schnittstelle zu dem Buchhaltungsprogramm der Stadt Frankfurt am Main "MAI" die Verbuchung der Sondernutzungs- und Verwaltungsgebühren ermöglicht werden. Das erhöhte Antragsaufkommen konnte nur noch durch geeignete DV-Programme bewältigt werden. Das auch in anderen Kommunen eingesetzte DV-Programm KommunalRegie stellt ein solches dar. Vor der Einführung des Verfahrens KommunalRegie wurden die Daten für Sondernutzungen und Trassengenehmigungen mit dem Programm ISTRA97 erfasst. Hierbei handelte es sich um eine ACCESS-Datenbankanwendung, die weitaus unsicherer war als das Verfahren KommunalRegie. So wurden beispielsweise die Gebühren mittels Taschenrechner berechnet und ungeprüft in die Datenbank übernommen. Außerdem traten bei der Datenübertragung zum Kassen- und Steueramt häufig Fehler auf, so dass die Daten teilweise wiederholt übertragen werden mussten. Durch die Einführung von KommunalRegie wurde das Verfahren wesentlich sicherer, was auch durch die vom Revisionsamt geforderten und in das Programm integrierten Änderungen erreicht wurde. Die Realisierung des geforderten 4-Augen-Prinzips bedeutet einen nicht unbeträchtlichen Mehraufwand, der im Rahmen der strukturellen Veränderungen im Amt für Straßenbau und Erschließung, insbesondere des Sachgebiets "Straßenmanagement“, noch zu benennen ist. (Dezernat VI) Seite 139-140, zu Ziffer 8.2.2 Der Magistrat stimmt der Auffassung des Revisionsamtes zu, dass die Prüfung von Planungsleistungen externer Büros eine Kernaufgabe des Hochbauamtes ist. Daher wird großen Wert auf die Einhaltung bestimmter Qualitätsstandards gelegt. Aufgrund der im Prüfungszeitraum bestehenden extremen Personalknappheit im Bereich der betroffenen Organisationseinheit beschränkte sich jedoch die Prüfung von Leistungsverzeichnissen externer Büros auf Plausibilität. Einzelpostenprüfungen der Leistungsverzeichnisse dieser Büros waren nicht möglich. Im Rahmen des mittlerweile abgeschlossenen Reformprozesses des Hochbauamtes wurden Verbesserungen angestrebt, die sich in Form einer Umorganisation weiter Teile des Amtes niederschlugen. Im übrigen war es seit der Umorganisation des Hochbauamtes möglich, einige – zum Teil länger unbesetzte Stellen – mit qualifiziertem Personal zu besetzen, so dass der Magistrat davon ausgeht, dass in Zukunft die Prüfungsintensität verbessert wird. (Dezernat IV - vormals Dezernat
   • V)Seite 140-141, zu Ziffer 8.2.3 Im Zuge des Reformprozesses und der damit verbundenen Umorganisation des Hochbauamtes wurde, wie das Revisionsamt feststellt, die Federführung bei der Sanierung einiger Wurzel-KT.s geändert. Es wurde, aufgrund der Personalsituation, erforderlich, bestimmte Projekte an externe Büros zu vergeben. Dies führte vereinzelt zu einem Negativeffekt, der jedoch an anderen Stellen mit entsprechenden Synergien und Vorteilen in der Projektabwicklung ausgeglichen wurde. Aus der Sicht der Bauherrenämter hat sich – nicht zuletzt durch die umgesetzte Neuorganisation des Hochbauamtes, die Situation der Projektabwicklung durch eigenes Personal verbessert. Es wird angestrebt, die Abwicklung ähnlicher Projekte zu optimieren, da die Projektabwicklung in Eigenregie wirtschaftlicher durchgeführt werden kann, als durch eine Fremdvergabe an externe Büros. (Dezernat IV - vormals Dezernat
   • V)Seite 140-141. zu Ziffer 8.2.3 Nach Auffassung des Magistrats können notwendige Neuorganisationen, die naturgemäß mit organisatorischen und stellenmäßigen Veränderungen einhergehen, nicht mit dem Argument ausgeschlossen werden, dass dadurch "eingespielte" Teams neu zusammengestellt und umstrukturiert werden müssen. Mit der zum 01.01.2006 vollzogenen Neuorganisation des Hochbauamtes (d.h. nach Ende des Rechnungsjahres 2005) wurde vielmehr die Grundlage für eine effektive und wirtschaftliche Aufgabenwahrnehmung geschaffen. So wurden inzwischen mehr als 40 Stellen zur Wiederbesetzung freigegeben, wovon die meisten Stellen bereits besetzt wurden und ansonsten die notwendigen Besetzungsverfahren noch nicht abgeschlossen sind. Damit ist eine ordnungsgemäße und zeitnahe Aufgabenwahrnehmung in den einzelnen Bereichen des Hochbauamtes sichergestellt. (Dezernat IX) Seite 141-142, zu Ziffer 8.2.4
8. Zur Fassadenbekleidung: Die Außenwände der Serien-KT`s wurden in der seit Jahrzehnten bewährten Holztafelbauweise errichtet. Auf die hochgedämmten Holztafeln ist außen eine Winddichtigkeitsfolie aufgebracht. Als äußere Wandbekleidung ist eine hinterlüftete Bekleidung montiert. Im vorliegenden Fall wurden lasierte Lärche-Dreischichtplatten verwendet. Die Platten haben eine Zulassung für Fassadenbekleidung. Es zeigte sich, dass an der Süd- und Süd-Westseite der Gebäude die beschriebenen Schäden aufgetreten sind. Die beschädigten Platten wurden im Rahmen der Gewährleistung erneuert. Obwohl es sich um zugelassene Fassadenplatten handelt, haben sie die Erwartungen nicht erfüllt. Bei den neuen Projekten wurden deshalb MAX Exterior HPL-Platten eingesetzt. Diese Platten haben sich bewährt.
9. Zum fest installierten Sonnenschutz: Die Sonnenschutzkonstruktion wurde mit der Unfallkasse Hessen abgestimmt. Das Element hat zu einem eine architektonische Funktion (es gliedert die lange Gebäudefront) zum anderen soll durch die großflächige beschattete Treppenhausfront in dem Treppenhaus eine halbschattige Atmosphäre geschaffen werden. Hierbei handelt es sich um gestalterische Elemente. Ein Teil der Fensterfront ist zu öffnen, durch diese geöffneten Fenster können die festverglasten Fensterflächen von außen gereinigt werden.
10. Zur Küchenplanung: Ursprünglich waren Küchen als "Aufwärmküchen“ geplant. Ohne dass die Räume vergrößert werden sollten, wurde auf Wunsch des Stadtschulamtes eine Kochküche installiert. Es wurde eine Zu- und Abluftanlage eingebaut. Auf eine Kühlung musste aus Kostengründen verzichtet werden. Da die Türen zum Flur aus hygienischen Gründen geschlossen gehalten werden müssen, ist über Nacht bei hochsommerlichen Temperaturen die Raumtemperatur so angestiegen, dass es zum Ausfall der Kühlgeräte wegen Überhitzung kam, obwohl die Zu- und Abluftanlage in Betrieb war. Hier wird der Einbau einer Kühlung mit einem "Splittgerät“ erwogen. Das Auslagern von Kühlgeräten in andere Räume ist aus hygienischen Gründen nicht zulässig.
11. Grundsätzliche Beurteilung der Systembauweise: Aus Kostengründen wurde die Systembauweise seit Mitte der 90er Jahre realisiert. "Aus 2 mach 3“ d.h., für die Kosten von 2 massiven Kindergärten konnten annähernd 3 Kindergärten in Systembauweise errichtet werden. Die Systembauten in Holztafelbauweise sind in ihrer Grundkonstruktion genauso variabel wie Massivbauten. Diese Bauweise gibt es in ähnlicher Form schon länger als den heutigen Massivbau. Die Nachteile des Systembaues liegen im sommerlichen Wärmeschutz. Hier werden Anstrengungen unternommen, durch Einbau von Speicherflächen, automatischen Sonnenschutzanlagen und Nachtauskühlung diese Bauweise wettbewerbsfähig gegenüber den Massivbauten zu machen. Die Beurteilung eines Systembaues nach der äußeren, jederzeit austauschbaren hinterlüfteten Fassadenbekleidung ist nach einer Stellungnahme des Fachamtes nicht korrekt. Dies trifft auch auf die Ansicht zu, dass Systembauten erheblich kürzere Nutzungsdauer aufweisen. (Dezernat IV - vormals Dezernat V) Seite 143, zu Ziffer 8.2.6 Die Anregungen des Revisionsamtes wurden beim Bau des Jugendclubs in Ginnheim vollständig umgesetzt. Ferner wurde ein einheitliches Raumprogramm für den Neubau von Jugendhäusern entwickelt. Das so genannte Standardraumprogramm wurde mit dem Revisionsamt abgestimmt und am 01.06.2007 vom Magistrat beschlossen. Zukünftig werden nur noch einheitliche Programmflächen als Grundlage für Architekturwettbewerbe herangezogen, Fehlinvestitionen mit entsprechenden Folgekosten werden dadurch vermieden. (Dezernat VIII) Seite 144 – 145, zu Ziffer 8.2.8 Mit Beschluss vom
12. Januar 2006, § 10622 (M 274), hat die Stadtverordnetenversammlung u.a. beschlossen, dass für die in der Vorlage aufgeführten und aufgrund ihrer Investitionssumme vorlagepflichtigen Maßnahmen die erforderlichern Mittel in einer Summe (3.835.000 €) bewilligt werden. Die Einzelfreigabe zur Bereitstellung des Aufwandes für die jeweiligen Einzelmaßnahmen erfolgt aufgrund detaillierter Planunterlagen und Kostenberechnungen nach Prüfung durch das Revisionsamt und die Stadtkämmerei durch den Magistrat. In der Begründung des Vortrags des Magistrats M 274 heißt es u.a., dass für die anstehenden Verwaltungs- und Beschlussverfahren mit der vorgeschlagenen Verfahrensweise dem insbesondere zeitlich engen Handlungsrahmen Rechnung getragen werden soll. Durch dieses Abweichen vom üblichen Verwaltungsverfahren ergab sich der kurze Prüfungszeitraum für das Revisionsamt. Der Neubau des Umkleidegebäudes auf der Sportanlage Am Landgraben in Bergen-Enkheim kam aufgrund der Bedenken des Revisionsamtes nicht in der ursprünglich vorgesehenen Weise (Erbbaurecht zugunsten des Vereins, Erstellung durch den Verein, Finanzierung durch die Stadt) zur Ausführung. Vielmehr wurde die Maßnahme durch die Stadt realisiert und finanziert (Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 16.11.2006, § 1023 – M 191) Die Bauarbeiten sind inzwischen abgeschlossen, das Gebäude ist in Betrieb. Die vom Hochbauamt seinerzeit genannten Ansätze basieren auf der statistischen Auswertung bereits realisierter und abgerechneter Maßnahmen. Diese wurden durch das Revisionsamt um bis zu 33% reduziert. Bei der Ausführung der Maßnahmen zeigte es sich jedoch, dass die seinerzeitigen Ansätze des Hochbauamtes realistisch waren. Es ist davon auszugehen, dass die Bauabrechnung voraussichtlich auf der Basis der seinerzeit vom Hochbauamt ermittelten Kosten vorgenommen wird. (Dezernat VIII + V –vormals Dez.IV) Seite 145, zu Ziffer 8.2.9 Bei der Ausführung dieser Maßnahme in der jetzigen Form wurden die Wünsche/ Forderungen sowohl des Ortsbeirates als auch der Bevölkerung von Kalbach umgesetzt. Diese Variante war mit Mehrkosten verbunden. (Dezernat IV –vormals Dezernat V) Seite 146, zu Ziffer 8.3.2 Es wird der Auffassung des Revisionsamtes zugestimmt, dass diese Maßnahme seinerzeit nicht optimal abgewickelt wurde.