Gründung der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH

Am 12.12.2024 beschloss die Stadtverordnetenversammlung § 5512 (M 177, Punkt XI) "Der Magistrat wird beauftragt, zur weiteren Bearbeitung des Gesamtprojekts die Gründung einer GmbH vorzubereiten und zur Beschlussfassung einzubringen." Zielsetzung und Aufgabe dieser GmbH ist die professionelle, effektive und fachliche Projektleitung und -entwicklung einschließlich etwaiger Grundstückssuchen, die bauherrinnenseitige Vertretung und Steuerung der Planung sowie der anschließenden Realisierung der unterschiedlichen Neubauten für die Städtischen Bühnen Frankfurt, ohne die ein solches Multiprojekt nicht realisiert werden kann. Bei den Maßnahmen zur Neuorganisation der Städtischen Bühnen Frankfurt handelt es sich um eine hochkomplexe Steuerungs-, Management-, Entwicklungs-, Planungs- und Bauaufgabe. Sie unterscheidet sich maßgeblich von zahlreichen anderen Projekten und Bauaufgaben. Insgesamt handelt es sich um ein Multiprojekt, bestehend aus einer Vielzahl von jeweils hochkomplexen Einzelprojekten, welche insbesondere durch die logistischen und funktionalen Zusammenhänge teilweise parallel und teilweise nacheinander konzipiert, geplant, realisiert und in Betrieb genommen werden. Gebäude für Bühnenbetriebe sind u.a. hochtechnisierte Bauwerke mit sehr spezifischen Anforderungen an Logistik, Betrieb, Transport, Raumvolumina und technische Einbauten. Allein schon die Vielzahl gleichzeitig anwesender Menschen in den öffentlichen und nichtöffentlichen Bereichen von Schauspiel und Oper erfordern die größtmögliche Sicherheit und Funktionalität der Gebäude. Sie sind damit nicht vergleichbar mit anderen öffentlichen Bauten einer Kommunalverwaltung. Die Planung dieser "Spezialbauwerke"/Sonderbauten bedarf besonderer Expertisen. Nur durch die jetzige Gründung der GmbH kann eine handlungsfähige, sichere und agile Organisationseinheit geschaffen werden, die in Umsetzung der bisherigen Beschlüsse der Stadtverordnetenversammlung die Aufgabe der Gesamtsteuerung der verschiedenen Einzelprojekte der Städtischen Bühnen Frankfurt insgesamt übernehmen und "mit den Aufgaben" (auch personell) sukzessive nach Bedarf wachsen kann. Der jetzige Aufbau einer solchen Organisationseinheit in Form der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH ist nicht nur zweckmäßig, sondern Voraussetzung dafür, dass die Projektsteuerung und Bauherrinnenvertretung für die Neuorganisation der Städtischen Bühnen Frankfurt von Anfang an aus "einer Hand" koordiniert erfolgt und so am besten dafür Sorge getragen werden kann, dass die Einzelprojekte möglichst wirtschaftlich auf- und später umgesetzt werden können. Die in der Projektumsetzung erforderliche arbeitsbezogene Agilität und Sicherheit kann durch eine GmbH, die Nachfolgeeinheit der Stabsstelle Zukunft der Städtischen Bühnen in den zentralen Aufgabenbereichen wird, bestmöglich und zügig erreicht werden. In dieser Gesellschaft soll es zu einem haftungsbeschränkten, flexibleren und noch effektiveren Ablauf kommen und es kann zur Wirtschaftlichkeit der Gesamtorganisation schnell auf die in Teilen zeitlich nur sehr begrenzt benötigten externen Kapazitäten reagiert werden. Ein wesentliches Ziel der Gesellschaft ist unter anderem auch die Sicherstellung einer kontinuierlichen Kostenkontrolle, um den jeweils für die Projekte vorzugebenen Kostenrahmen (z.B. Kostenobergrenzen) einzuhalten. Auch ist die Sicherung des umfassenden Fachwissens, Könnens und die langfristige Bindung der großen Fachexpertise in unterschiedlichen Bereichen des bisherigen Projektteams, welches aktuell noch in der Stabsstelle Zukunft der Städtischen Bühnen tätig ist, für die erfolgreiche Projektsteuerung ein zentrales Ziel. Vor dem Hintergrund von in Teilen befristeten Arbeitsverträgen und des hier vorhandenen Fachwissens und Könnens ist die zeitnahe Einrichtung der GmbH hoch bedeutsam. Da sich dieser Vortrag des Magistrats an die Stadtverordnetenversammlung ausschließlich auf die Gründung der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH bezieht, können zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht sämtliche etwaige künftigen Projektrisiken der verschiedenen Einzelprojekte auf seriöser Basis prognostiziert werden. Unabhängig davon werden im Rahmen künftiger Vorträge des Magistrats an die Stadtverordnetenversammlung selbstverständlich später umfassende Risikowertungen vorgelegt für die einzelnen Teilprojekte. Ein Risikomanagement mit Aussagen z.B. zur maximalen Risikohöhe, Eintrittswahrscheinlichkeit, Dimension der Auswirkungen, Risikobewertung und konkreten Risikosteuerung mit der Definition von Handlungsoptionen wird selbstverständlich auf Teilprojektebene zum Standard. Diese Risikobewertungen werden beispielsweise spezifiziert bei künftigen Beschlüssen insbesondere zu Grundstückserwerb, Umsetzungen von Hochbauprojekten (Teilprojekte) und Festlegung von Kostenobergrenzen.

Verschiedene Organisationsmodelle, wie ein Eigenbetrieb und ähnliches, wurden im Hinblick auf die bauherrinnenseitige Steuerung des Groß- oder Multiprojekts Zukunft der Städtischen Bühnen mit seinen komplexen Abhängigkeiten geprüft. Am zweckmäßigsten, vorteilhaftesten und effektivsten erwiesen hat sich, wie auch im Fall anderer kommunaler Großprojekte in Frankfurt, die Gründung einer neuen kommunalen Gesellschaft mit beschränkter Haftung als Nachfolgeorganisationseinheit der personell mit Expertinnen und Experten gut aufgestellten Stabsstelle Zukunft der Städtischen Bühnen für die zentralen Aufgabenbereiche. Zur Validierung dieser Ausgangslage wurde eine EU-beihilfenrechtliche Stellungnahme einer Fachkanzlei eingeholt und dokumentiert. Die Marktüblichkeit der Vergütung im Einzelnen wurde ebenfalls mit fachlicher Unterstützung ermittelt und gutachterlich dokumentiert.

Die neue GmbH soll den Namen Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH tragen. Der Sitz ist Frankfurt am Main, die Geschäftsräume werden nahe des Willy-Brandt-Platzes verortet, um das Multiprojekt schnell, raumsparend und effektiv steuern zu können. Der beigefügte Gesellschaftsvertrag der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH orientiert sich an dem üblichen Muster der Stadt Frankfurt am Main (Anlage 1). Die Gesellschaft verfügt über die Organe: Gesellschafterversammlung, Geschäftsführung und Aufsichtsrat. Der Aufsichtsrat besteht aus mindestens sechs Personen; ein Mandat ist das sogenannte OB-Mandat nach § 125 HGO; der/die OB kann sich durch ein von ihm/ihr zu bestimmendes Mitglied des Gemeindevorstands vertreten lassen. Der Stadtkämmerer ist kraft Amtes Mitglied des Aufsichtsrats. Darüber hinaus entsendet die Gesellschafterin die weiteren mindestens vier Mitglieder, darunter den/die Dezernent:in für Kultur, soweit diese:r nicht als Vertretung des/der OB benannt wurde. Hinsichtlich der Details wird auf den anliegenden Gesellschaftsvertragsentwurf verwiesen (Anlage 1). Die Gesellschaft ist zu allen Maßnahmen und Geschäften zu berechtigen, durch die der Gesellschaftszweck unmittelbar und mittelbar gefördert werden kann. Die Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH wird kein Eigentum an Grundstücken und Gebäuden haben, da sie ausschließlich als Dienstleisterin für die Stadt fungiert. Eigentümerin/Investorin und Bauherrin der Neubauten der Bühnen wird die Stadt Frankfurt sein. Diese werden nach Inbetriebnahme in der Regel von den Städtischen Bühnen genutzt. Die Gesellschaft handelt bei allen Maßnahmen betreffend Steuerung und Management von Planung und Bau der Städtischen Bühnen im Auftrag und auf Rechnung der Stadt Frankfurt. Rechnungsadressat von externen Leistungen für die Gesellschaft ist insoweit die Stadt Frankfurt als Grundstückseigentümerin/Bauherrin/Investorin. Für ihre Dienstleistungen für die Stadt wird die Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH von der Stadt eine marktübliche Vergütung erhalten. Die Stabsstelle Zukunft der Städtischen Bühnen verfügt aktuell neben dessen Leiter über neun weitere Mitarbeitende. Sie können unbefristet und probezeitbefreit zur Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH wechseln, um Wissensverlusten sowie damit einhergehenden Risiken entgegenzuwirken und größtmögliche Kontinuität und Verlässlichkeit bei dem langfristigen Multiprojekt mit seinen unterschiedlichen Teilprojekten zu gewährleisten. Die Mitarbeitenden der Stabsstelle Zukunft der Städtischen Bühnen sind zum Wechsel bereit. Sie werden in einem Zuge einen neuen Arbeitsvertrag bei der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH und einen Aufhebungsvertrag bei der Stadt Frankfurt parallel unterzeichnen können. Die entsprechenden Gremien sind aktiv eingebunden. Eine Personalgestellung ist nicht vorgesehen. Die Personalverwaltung macht die GmbH selbst. Mit zunehmenden Projektbedarfen wird sich die Mitarbeitendenzahl, wo nachhaltig erforderlich, erhöhen. Nach aktueller und gutachterlicher Einschätzung externer Expertinnen und Experten könnte sich die Zahl der Mitarbeitenden zunächst auf eine Obergrenze von 23 erhöhen bis in das Jahr 2027. Die der Personalplanung von den Gutachtern zugrunde gelegte Terminplanung geht als These davon aus, dass die Kulturmeile mit dem neuen Schauspielhaus an der Neuen Mainzer Straße zur finalen Umsetzung gelangen kann. Hintergrund der Mitarbeitendenzahl ist zum einen die außergewöhnliche Dimension des Multiprojektes sowie seine zahlreichen Einzelprojekte. Zum anderen wird vor dem Hintergrund der langen Projektdauer mit (günstigerem) eigenen Personal und weniger mit extern bezogenen Leistungen geplant. Die Gehaltsstrukturen der Bühnenbaugesellschaft lehnen sich insgesamt an die städtischen Gehaltsstrukturen auch bei kommunalen Gesellschaften an, wobei diese bei der Rekrutierung neuen Fachpersonals auch marktübliche Gehälter der freien Wirtschaft ermöglichen müssen, um für den beschränkten Expertinnen- und Expertenkreis zur Entwicklung von selten zu realisierenden Spezialimmobilien interessant zu sein. Neues Personal wird ausschließlich dann rekrutiert, wenn der entsprechende Bedarf entstanden ist oder gesichert entstehen wird. Der Prozess der Personalstammerweiterung ist damit ein iterativer Prozess, der sich insbesondere an einer Form von Projektmeilensteinen orientiert. Solche Meilensteine sind insbesondere:

• der Weggang vorhandenen Personals bei gleicher Arbeits- und Aufgabenlast,
• politische Beschlüsse z.B. zugunsten von Teilprojektumsetzungen, die einen personellen Mehraufwand nach sich ziehen, ohne, dass andere Personalkapazitäten ungenutzt sind,
• fachliche Kompetenzerweiterungsbedarfe, die durch Maßnahmen, wie Weiterbildungen, nicht schnell neu erworben werden können oder dem eine Auslastung vorhandener Kapazitäten entgegensteht,
• Planungs- und/oder Baufortschritte einzelner oder mehrerer Teilprojekte, die einen Personalzusatzbedarf durch eine Erhöhung der Arbeits- und Aufgabenlast bedingen.
• der Abschluss des Beihilfeverfahren, des Erbbaurechtsvertrags oder eingetretenes/erteiltes Planungsrecht. Der Personalbedarf wird zudem von Faktoren beeinflusst wie insbesondere auch Genehmigungsprozessen, Bebauungsplanverfahren oder der Dauer des Beihilferechtskonformitätsverfahrens. Eine Verzögerung dieser exemplarisch aufgeführten Prozesse und Verfahren wirkt sich auch auf den Zeitpunkt aus, an dem neues Personal rekrutiert werden muss. Der Umfang der Aufgaben und die auszuübenden Tätigkeiten werden also mit der Anzahl der erforderlichen Mitarbeitenden korrespondieren. Es wird bei der Rekrutierung neuen Personals zudem stets darauf geachtet, dass etwa durch absehbare Verzögerungen Personalkapazitäten gar nicht erst neu geschaffen werden. Dieses Vorgehen ergibt sich auch aus der Sorgfaltspflicht der ordnungsgemäßen Geschäftsführung, unterliegt der Kontrolle des Aufsichtsrats und orientiert sich zudem stetig an den Vorgaben der allgemeinen Haushaltsgrundsätze. Die Gesellschaft wird sparsam und wirtschaftlich geführt. Die bauherrinnenseitige Leitung und Steuerung sowie das entsprechende Projektmanagement werden personell intern abgebildet und nicht extern vergeben, sondern als nichtdelegierbare Aufgaben gebündelt in der Gesellschaft verortet. Der Personalbedarf wird später im Rahmen der Vorlagen weiterer Magistratsvorträge an die Stadtverordnetenversammlung mit Angaben zu Aufgabenverteilung mit Eigen- und Fremdanteil weiterentwickelt. Auch die Terminpläne werden nach Kenntnis der nächsten konkreteren Projektschritte (vom Magistrat vorzulegende Teilprojektumsetzungen) fortlaufend angepasst. Um die Wirtschaftlichkeit der neuen Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH zu gewährleisten werden die Schnittstellen zu externen Auftragnehmenden möglichst geringgehalten. So wird etwa eine große Aufgliederung der Überwachungs- und Steuerungsaufgaben vermieden durch externe Beteiligte. Bis zum Zeitpunkt der verbindlichen Klärung der Grundstücksfragen von Teilprojekten ist lediglich mit moderaten Rekrutierungsbedarfen neuen Personals, das über die heutige Personenzahl hinausgeht, zu rechnen. Realistisch ist kurzfristig die Neueinrichtung von etwa ein bis zwei Stellen. Es ist geplant, dass neben der Geschäftsführung der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH Aufgaben in der Stabsstelle Zukunft der Städtischen Bühnen wahrgenommen werden. Die Stabsstelle Zukunft der Städtischen Bühnen bleibt mit anzupassender Aufgabenstellung mindestens bis zum Abschluss des Beihilferechtskonformitätsverfahrens als Instrument erhalten. Hiernach wird die Geschäftsführung der Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH dann hauptamtlich übernommen werden. Ein umfassendes Risikomanagement ist integrativer Bestandteil der Projektleitungsaufgaben der Vertretung der Bauherrin. Entsprechend der einschlägigen Praxis und Literatur liegen diesbezüglich allen vergleichbaren Großprojekten unter anderem Normen und geübte Empfehlungen zugrunde. Selbstverständlich integrieren Risikoeinschätzungen, die in der Regel durch die neue Bühnenbaugesellschaft nicht nur zu benennen, sondern im Umgang auch aktiv nachzuhalten sind, in jeder Projektphase auch Auswirkungen auf Termine, Finanzierung, Anschlusstätigkeiten, weitere Teilprojekte und Personal. In dieser Vorlage des Magistrats an die Stadtverordnetenversammlung steht selbstverständlich die Gründung der dringend erforderlichen Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH im Fokus. Unabhängig davon wird nach Klärung der Teilprojekte und deren Umfang und Ausgestaltung in separaten Vorgängen seriös prognostiziert, welche Risiken virulent sein können, wie hoch deren Wahrscheinlichkeit ist und wie mit ihnen umgegangen werden kann. Durch die ausschließliche Beteiligung der Stadt als Gesellschafterin lässt sich die Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH wie eine städtische Behörde steuern. Da die Gesellschaft ferner im Wesentlichen für die Stadt Frankfurt als Dienstleisterin tätig wird, sind die Voraussetzungen einer sogenannten Inhousevergabe nach § 108 Abs. 1 GWB erfüllt. Dies vermeidet zwar einerseits bei der Beauftragung der Gesellschaft mit der Erbringung von Dienstleistungen eine europaweite Ausschreibung, macht die Gesellschaft selbst aber zur öffentlichen Auftraggeberin nach § 99 Nr. 2 GWB, die bei der Erteilung von Aufträgen, wie die Stadt selbst, oberhalb der EU-Schwellenwerte den einschlägigen vergaberechtlichen Bestimmungen nach GWB, VgV vollumfänglich unterliegt. Für die detaillierten Abläufe der Prozesse auf Arbeitsebene zur Klärung der üblichen Fragen, wie verwaltungsinterne Zahlungsströme, Buchungsthemen, Freigabeprozesse, Mittelbereitstellung usw., wurde eine bereits agierende Facharbeitsgruppe gebildet. Eine Markterkundung nach § 121 Abs. 6 HGO entfällt, da die Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH Tätigkeiten zur Deckung des Eigenbedarfs auf den Gebieten der Kultur wahrnimmt, die nach § 121 Abs. 2 HGO nicht als wirtschaftliche Tätigkeit gelten. Die Markterkundung nach § 121 Abs. 6 HGO ist nur vor der Entscheidung über die Errichtung von wirtschaftlichen Unternehmen durchzuführen. Aufgrund der nichtwirtschaftlichen Betätigung fällt die Gesellschaft auch nicht unter die Subsidiaritätsklausel.

1. a)
   ☐Öffentlichkeitsbeteiligung ist gesetzlich

   vorgeschrieben Folgende Form

   ist vorgeschrieben:
2. b)
   ☐ Informelle Öffentlichkeitsbeteiligung wird

   vorgeschlagen Kurze

   Beschreibung (2 - 3 Sätze):
3. c)
   Eine Öffentlichkeitsbeteiligung kann nicht

   erfolgen, weil: ☒ verwaltungsinterner Vorgang

   ☒ Gestaltungsspielraum ist nicht

   ausreichend ☐ Verfahrensverzögerung kann nicht

   akzeptiert werden

   ☐ Ressourcen stehen nicht

   zur Verfügung ☐ gesetzlicher

   Ausschließungsgrund

   ☐ Beteiligung hat bereits

   stattgefunden Erläuterung

   (optional): Zum Gründungsvorgang der

   Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH selbst, der Gegenstand dieses

   Magistratsvortrags ist, ist eine Öffentlichkeitsbeteiligung obsolet. Die

   Beteiligung der Öffentlichkeit wird beim Gesamtprojekt Zukunft der

   Städtischen Bühnen hingegen ein intrinsischer und stetig zu gestaltender

   Projektbestandteil. Ein Rat der Bürgerinnen und Bürger ist genauso ein

   zentrales Vorhaben, wie die kontinuierliche Integration, Information und

   transparente Kommunikation in und rund um das Projekt. Bei der Gründung der

   Bühnenbaugesellschaft Frankfurt mbH selbst handelt es sich lediglich um einen

   verwaltungsinternen Vorgang.
4. d)
   ☐ Informelle Öffentlichkeitsbeteiligung wird nicht

   vorgeschlagen, weil