Weiterbetrieb des Bürgeramtes, Außenstelle Fechenheim (Bürgeramt, Statistik und Wahlen)

Schwierige Personalsituation - Ursachen

Es gehört zum Selbstverständnis des Bürgeramtes, Statistik und Wahlen, Verwaltungsdienstleistungen bürgernah und der Nachfrage entsprechend zu erbringen.

Diese beiden Ziele - die Bürgernähe im Sinne kurzer Wege und die gesamtstädtisch sehr hohe Anzahl zu erbringender Dienstleistungen - standen bis in den Sommer hinein in einem Konflikt. Es war nicht möglich, der Nachfrage nach Dienstleistungen bestmöglich zu entsprechen, ohne Synergieeffekte auszuschöpfen. Dazu gehörte die Schließung von Außenstellen.

Das hat(te) u.a. folgende Ursachen:

In den Jahren vor Beginn der Corona-Pandemie ist das Publikumsaufkommen stetig gewachsen. Die Einwohnerzahl stieg und das Aufgabenspektrum des Bürgeramtes wurde immer breiter. Zu einem zusätzlichen Publikumsaufkommen führten Dienstleistungen, bei denen sich die Rechtslage verändert hat - wie beim gesetzlichen Führerscheinumtausch oder dem einjährigen Kinderreisepass.

Immer regelmäßiger müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgeramtes mit Sonderaufgaben betraut werden. Es waren Unterstützungsunterschriften für ein Volksbegehren zu prüfen und aktuell auch immer noch einige für ein Bürgerbegehren. Der Angriffskrieg auf die Ukraine führte dazu, dass innerhalb von wenigen Monaten mehr als 7.700 Anmeldungen von ukrainischen Geflüchteten, begleitet von Sprachbarrieren und fehlenden Unterlagen, vorzunehmen waren.

Zusätzlich kam der außerplanmäßige Bürgerentscheid zur Abwahl des Oberbürgermeisters dazu. So mussten auch hierfür, wie bei jeder Wahl, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Publikumsbedienung in den Bürgerämtern abgezogen, um die Briefabstimmungsanträge zu bearbeiten und das Briefabstimmungslokal zu betreiben.

Im Umkehrschluss führt jede dieser Sonderaufgaben zu Lücken in den Bürgerämtern. Diese gehen über die Dauer der eigentlichen Sonderaufgabe hinaus. Denn zumeist sind anschließend Überstunden auszugleichen oder Urlaube nachzuholen.

So sehr Außenstellen dem Prinzip kurzer Wege dienen, so ineffizient sind sie zu betreiben. Die organisatorischen Aufwände, die mit dem Betrieb eines Standorts verbunden sind, gleichen sich unabhängig von der Größe. Da Verzögerungen in der Sachbearbeitung von mehreren Beschäftigten besser aufgefangen werden können als von zwei Beschäftigten, können sie nur ein verhältnismäßig kleineres Terminkontingent anbieten. Während große Standorte Pausenzeiten überbrücken können, müssen Außenstellen schließen.

Angemessene finanzielle und personelle Ausstattung sowie Aufgabenkritik

Außenstellen können daher nur dann betrieben werden, wenn die Personal- und Finanzausstattung dem gesamten Aufgabenvolumen des Amtes entspricht. Es bedarf also eines Blickes auf die gesamte Abteilung Bürgeramt, nicht nur auf die Außenstelle Fechenheim.

Das Bürgeramt, Statistik und Wahlen hat in den letzten Jahren sehr maßvolle Stellenplananträge gestellt, die jedoch aufgrund der schlechten städtischen Haushaltslage weitgehend unberücksichtigt bleiben mussten.

Nachdem die Engpässe, insbesondere durch die Bewältigung der Anmeldung ukrainischer Geflüchteter immer größer wurden, wurden dem Bürgeramt außerhalb des Stellenplans 15, auf zwei Jahre befristete Stellen für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Bedienbereich bewilligt. Leider ist die Personalgewinnung mit Blick auf die Befristung der Stellen und die Arbeitsmarktlage nicht einfach. So konnten mittlerweile zwar einige aber noch nicht alle Stellen besetzt werden.

Aktuell ist die Konzentration des vorhandenen Personals auf größere Standorte noch unabdingbar.

Sollte sich die Terminnachfrage aber weiter in Richtung eines bewältigenden Maßes einpendeln und sodann genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügbar sein, werden die Außenstellen Fechenheim wie auch weitere Außenstellen natürlich wieder geöffnet werden.