Auszahlung von Mitteln aus dem Ortsbeiratsbudget

Der Ortsbeirat möge beschließen: Der Ortsbeirat weist die B205 zurück. Die Darstellung, dass für die OIB 406 (Finanzielle Unterstützung des Kinder- und Familienfestes im Sinaipark) kein ausreichender Antrag und für die OIB 449 (Unterstützung des Kinderfestes im Sinaipark und der Marie-Bittdorf-Anlage 2026) kein Antrag eingegangen sei, widerspricht den glaubhaften Darstellungen, welche die Kinderbeauftragten gegenüber dem Ortsbeirat gemacht haben. Ebenso weist der Ortsbeirat die Darstellung zurück, dass praktische Probleme bei der Auszahlung einseitig in der Verantwortung der zuschussberechtigten Personen liegen. Es kommt in den vergangenen Jahren bei der Auszahlung der Mittel aus dem Ortsbeirat immer wieder zu Problemen. Die Auszahlungswege sind für die Betroffenen unklar und wurden über die Jahre mehrfach geändert. Immer wieder werden Anträge über längere Zeit nicht bearbeitet, Emails bleiben teils unbeantwortet. Im Ergebnis warten Vereine und oft Ehrenamtliche, die Mittel vorgelegt haben, teilweise mehrere Jahre auf die Auszahlung der Mittel. Der Ortsbeirat erscheint so als unzuverlässiger Kooperationspartner. Außerdem kann diese Praxis dazu führen, dass sich engagierte Ehrenamtliche zurückziehen und nicht mehr bereit sind privat Mittel für gemeinnützige Projekte vorzustrecken. Vor diesem Hintergrund wird der Magistrat gebeten, 1. umgehend offene Erstattungen zu leisten und sofern noch Unterlagen oder Nachweise fehlen, die zuschussberechtigten Personen unverzüglich und konkret darüber zu informieren, welche Unterlagen noch benötigt werden. 2. Künftig eine verlässliche Kommunikation sicherzustellen, insbesondere eine zeitnahe Beantwortung von E-Mails sowie eine klare Information über die jeweils erforderlichen Unterlagen und das weitere Verfahren. 3. Künftig eine zeitnahe Auszahlung der bewilligten Mittel sicherzustellen, sodass zwischen der Bewilligung und der Auszahlung keine unangemessen langen Zeiträume entstehen. 4. Ehrenamtlich tätigen Personen bei entsprechenden Bewilligungen künftig die Möglichkeit einer Vorschusszahlung einzuräumen. Die bewilligten Mittel sollen dabei vor Durchführung bzw. Abschluss der Maßnahme ausgezahlt und anschließend anhand geeigneter Nachweise abgerechnet werden. Dadurch soll verhindert werden, dass Ehrenamtliche für gemeinnützige Projekte zunächst mit privaten Mitteln in Vorleistung gehen müssen.

Vorgang: B 205/26 Der Ortsbeirat möge beschließen: Der Ortsbeirat weist die B205 zurück. Die Darstellung, dass für die OIB 406 (Finanzielle Unterstützung des Kinder- und Familienfestes im Sinaipark) kein ausreichender Antrag und für die OIB 449 (Unterstützung des Kinderfestes im Sinaipark und der Marie-Bittdorf-Anlage 2026) kein Antrag eingegangen sei, widerspricht den glaubhaften Darstellungen, welche die Kinderbeauftragten gegenüber dem Ortsbeirat gemacht haben. Ebenso weist der Ortsbeirat die Darstellung zurück, dass praktische Probleme bei der Auszahlung einseitig in der Verantwortung der zuschussberechtigten Personen liegen. Es kommt in den vergangenen Jahren bei der Auszahlung der Mittel aus dem Ortsbeirat immer wieder zu Problemen. Die Auszahlungswege sind für die Betroffenen unklar und wurden über die Jahre mehrfach geändert. Immer wieder werden Anträge über längere Zeit nicht bearbeitet, Emails bleiben teils unbeantwortet. Im Ergebnis warten Vereine und oft Ehrenamtliche, die Mittel vorgelegt haben, teilweise mehrere Jahre auf die Auszahlung der Mittel. Der Ortsbeirat erscheint so als unzuverlässiger Kooperationspartner. Außerdem kann diese Praxis dazu führen, dass sich engagierte Ehrenamtliche zurückziehen und nicht mehr bereit sind privat Mittel für gemeinnützige Projekte vorzustrecken. Vor diesem Hintergrund wird der Magistrat gebeten, 1. umgehend offene Erstattungen zu leisten und sofern noch Unterlagen oder Nachweise fehlen, die zuschussberechtigten Personen unverzüglich und konkret darüber zu informieren, welche Unterlagen noch benötigt werden. 2. Künftig eine verlässliche Kommunikation sicherzustellen, insbesondere eine zeitnahe Beantwortung von E-Mails sowie eine klare Information über die jeweils erforderlichen Unterlagen und das weitere Verfahren. 3. Künftig eine zeitnahe Auszahlung der bewilligten Mittel sicherzustellen, sodass zwischen der Bewilligung und der Auszahlung keine unangemessen langen Zeiträume entstehen. 4. Ehrenamtlich tätigen Personen bei entsprechenden Bewilligungen künftig die Möglichkeit einer Vorschusszahlung einzuräumen. Die bewilligten Mittel sollen dabei vor Durchführung bzw. Abschluss der Maßnahme ausgezahlt und anschließend anhand geeigneter Nachweise abgerechnet werden. Dadurch soll verhindert werden, dass Ehrenamtliche für gemeinnützige Projekte zunächst mit privaten Mitteln in Vorleistung gehen müssen.