Jahresabschluss 2007 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes

Vortrag des Magistrats vom 26.07.2010, M 147

Betreff: Jahresabschluss 2007 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 28.01.2010, § 7520 (M 238) I. Die beigefügte Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2007 wird zur Kenntnis genommen. II. Die Jahresabschlüsse für das Haushaltsjahr 2007 mit dem Schlussbericht des Rechnungs-prüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 114u HGO zu beraten und über den vom Revisionsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Stadtverwaltung 2007: Vermögensrechnung mit einer Summe von 13.031.583.853,47 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 3.318.392.281,57 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.730.839.472,81 € somit mit einem Jahresergebnis vor Rücklagen von 587.552.808,76 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Saldo aus Verwaltungstätigkeit von 707.520.358,92 € einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 66.305.123,55 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 264.378.426,64 € mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 367.898.000,00 € mit einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 485.909.500,01 € und mit einem Finanzmittelüberschuss von 393.822.521,26 € In den vorgenannten Ergebnissen sind die vorgeschriebenen Zuführungen und Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen (Gebührenbereiche und nicht-selbständige Stiftungen) nicht enthalten. Für 2007 ergibt sich: Jahresergebnis vor Rücklagen 587,55 Mio. € + Entnahmen aus Rücklagen 2,14 Mio. € - Einstellungen in Rücklagen 7,05 Mio. € = Jahresergebnis nach Rücklagen 582,64 Mio. € Dem Magistrat wird gemäß § 114u HGO für das Haushaltsjahr 2007 Entlastung erteilt. Der Beschluss über den Jahresabschluss und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist der Jahresabschluss mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. III. Die geprüften Jahresrechnungen für Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO mit Schlussberichten des Rechnungsprüfungsamtes nach § 114t HGO zu beraten und wie folgt zu beschließen:

1. Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 613.385.976,04 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 96.449.547,03 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 95.646.358,47 € somit mit einem Jahresergebnis von 803.188,56 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 53.946.671,75 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 57.284.970,00 € somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 3.338.298,25 €
2. Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 6.978.345,21 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.101.598,87 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 65.614,05 €, somit mit einem Jahresergebnis von 2.035.984,82 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 18.400,00 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 1.600.000,00 € somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 1.581.600,00 € Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen die Buchungen zur Gewinnverwendung nicht enthalten sind. Für 2007 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung -: Jahresergebnis vor Gewinnverwendung 0,80 Mio. € - Gewinnverwendung 0,80 Mio. € = Jahresergebnis nach Gewinnverwendung 0,00 Mio. € Und für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung -: Jahresergebnis vor Gewinnverwendung 2,04 Mio. € - Gewinnverwendung 2,04 Mio. € = Jahresergebnis nach Gewinnverwendung 0,00 Mio. €
3. Gemeindliche Bestattungshilfe Bergen-Enkheim Vermögensrechnung mit einer Summe von 784,31 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.573,83 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.573,83 € somit mit einem Jahresergebnis von 0,00 € Dem Magistrat wird Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresabschlüsse der Sondervermögen und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichts- behörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung sind die Jahresabschlüsse mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. Stellungnahme: Der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2007 wurde vom Magistrat am 13.06.2008 festgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 109 vom 13.06.2008 über das Ergebnis des Jahresabschlusses und über die Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 114 s Abs. 9 HGO berichtet. Die Schlussberichte des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2007 wurden der Stadtverordnetenversammlung mit Vortrag des Magistrats vom 04.12.2009, M 238 übergeben. Zu diesen Berichten wird nachfolgend Stellung genommen. Auf Grund der zeitlichen Verzögerung zwischen Aufstellung des Jahresabschlusses und den Schlussberichten des Revisionsamtes sind eine Vielzahl von Prüfungsanmerkungen bereits in den Folgejahren umgesetzt worden und haben sich damit erledigt. So können von den geforderten 124 Umbuchungen bereits 89 als erledigt angesehen werden. Dies ist auch in einigen Fällen im Prüfbericht des Revisionsamtes vermerkt. Soweit im Folgenden nichts anders ausgeführt wird, kann davon ausgegangen werden, dass die Aussagen des Revisionsamtes Beachtung finden. Teil I Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main Tz. 6 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses Mit dem Jahresabschluss 2008 werden auch die Haftungsverpflichtungen aus dem Wohnungsbau-Forderungsverkauf nachrichtlich im Anhang aufgeführt. (Dez. III) Tz. 7.1.5 Bewilligung von über- und außerplanmäßigen Ausgaben / Budgetüberschreitungen im Haushaltsjahr 2007 Der Magistrat teilt die Auffassung des Revisionsamtes, dass eine Deckung der Budgetüberschreitungen aus allgemeinen Deckungsmitteln oder zu Lasten der Gesamtdeckung grundsätzlich kritisch zu betrachten ist. Allein in Ausnahmefällen wird der Magistrat nach Prüfung alternativer Deckungsmöglichkeiten Budgetüberschreitungen zu Lasten der Gesamtdeckung genehmigen, um seine Handlungsfähigkeit zu bewahren und auf unvorhergesehene und unabweisbare Ausgabebedarfe kurzfristig reagieren zu können. (Dez. III) Tz. 7.3.4 Finanzlage Die Diskrepanz zwischen investiven Veranschlagungen und investiven Auszahlungen für Baumaßnahmen wird der Magistrat bei der nächsten Planaufstellung noch stärker berücksichtigen. (Dez. III) Tz. 7.3.6 und 7.3.10 Entwicklung in den Produktbereichen und Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Die nach § 48 Abs. 2 GemHVO-Doppik vorgeschriebene Berichterstattung zu Leistungsmengen und Kennzahlen konnte mit dem JA 2007 noch nicht umgesetzt werden. Der Magistrat hat hierzu erstmals mit dem unterjährigen Finanzcontrollingbericht zum 30.04.2008 berichtet und entsprechend Kennzahlen zum Stand der Aufgabenerfüllung im Bericht zum Jahresabschluss 2008 unter Ziffer 2.2 "Stand der Aufgabenerfüllung" dargestellt. (Dez. III) Tz. 7.7 Hinterlegungswesen Ein förmlicher Jahresabschluss im Bereich Hinterlegungen wurde eingerichtet und erstmalig für das Jahr 2009 erstellt. Der Abschluss wird künftig regelmäßig erstellt werden. Die Hinterlegungsordnung wurde zwischenzeitlich aktualisiert und veröffentlicht. (Dez. III) Tz. 8 Prüfungsbemerkungen nach § 128 Abs. 1 Nr. 4 und 5 i. V. m. § 114s Abs. 2 u. 4 HGO Der Magistrat nimmt die Prüfungsfeststellungen zum Anhang zur Kenntnis. Das Revisionsamt führt in diesem Zusammenhang aus, dass es die Vollständigkeit der Angaben im Rahmen der Berichterstattung im Anhang über Haftungsverhältnisse und Sachverhalte, aus denen sich finanzielle Verpflichtungen sowie Verpflichtungen aus kreditähnlichen Rechtsgeschäften ergeben nicht bestätigen kann, da die Stadt Frankfurt am Main nicht über ein Vertragsmanagement verfügt. Um etwaige finanzielle Risiken und zukünftige Belastungen im Anhang darzustellen wurden im Rahmen der Abschlussarbeiten 2008 mittels einer formalen Abfrage die Ämter auf ihre Pflicht aufmerksam gemacht, der Stadtkämmerei berichtspflichtige Anhangsangaben mitzuteilen. Außerdem wurde eine von den Amtsleitungen zu unterzeichnende Vollständigkeitserklärung eingefordert, in der u. a. auch finanzielle Risiken und zukünftige Belastungen aufgeführt werden sollen. Die Umbuchungsliste des Revisionsamtes zu Kapitel 8 wurde zur besseren Übersicht in der beigefügten Anlage zusammengefasst bearbeitet. In der Spalte "Klassifizierung" ist eine Bewertung der Hinweise wie folgt vorgenommen worden: j = der Hinweis wird für richtig erachtet und umgesetzt. n = der Hinweis wird als nicht richtig erachtet und nicht umgesetzt. p = der Hinweis muss noch eingehend seitens der Stadtkämmerei bzw. der Fachämter geprüft werden. e = der Hinweis ist bereits umgesetzt bzw. hat sich in den Folgejahren erledigt. Weitergehende Anmerkungen können der Spalte "Bemerkungen" entnommen werden. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Aktiva 1.3 Finanzanlagevermögen 8.2.1, 1.3 - 1.3.4 Die erforderlichen Korrekturbuchungen wurden zwischenzeitlich vorgenommen. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Aktiva 1.3.5 Wertpapiere des Anlagevermögens Die geforderte Abschreibung auf die Fondsanteile wurde zwischenzeitlich vorgenommen. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Aktiva 2.3.4; Passiva 4.7; Passiva 11 Job Ticket Der Magistrat hat die diesbezüglichen Anmerkungen zum Anlass genommen, die sich möglicherweise ergebenden praktischen Schlussfolgerungen schon im Rahmen des derzeitigen Jahresabschlusses 2009 zu ziehen und entsprechend umzusetzen. (Dez. IX) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Aktiva
4. Rechnungsabgrenzungsposten Buchstabe e.) Ab dem Haushaltsjahr 2009 wird ein aktiver Rechungsabgrenzungsposten für die Ansparraten gebildet. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Passiva 2.2 Sonstige Sonderposten Die Auflösung der Schulbaupauschale über 25 Jahre trägt der Tatsache Rechnung, dass mit den Mitteln der Schulbaupauschale nicht nur Schulgebäude, die über die Dauer von durchschnittlich 80 Jahren abgeschrieben werden, sondern auch Turnhallen und Außenanlagen finanziert werden, die einer deutlich geringeren Abschreibungsdauer unterliegen. In Anlehnung an § 38 Abs. 4 GemHVO-Doppik wurde mangels einer maßnahmengenauen Zuordnung eine mittlere Auflösungsdauer von 25 Jahren angenommen, da die mit § 38 Abs. 4 GemHVO-Doppik gestattete pauschale Auflösung mit einem Zehntel des Ursprungsbedarfes eine deutlich zu hohe Auflösung des Sonderpostens bedeutet hätte. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Passiva 3.1 Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen Der bei einem Dienstherrenwechsel weiterhin bestehende Anspruch des wechselnden Beamten auf Pensionszahlungen und Beihilfeleistungen wird mit dem Jahresabschluss 2009 durch entsprechende Rückstellungen berücksichtigt. Die im Rahmen der Altersteilzeit mit der Eröffnungsbilanz 2007 gebildeten Rückstellungen für latente Fälle wurden 2008 aufgrund einer Änderung der Verwaltungsvorschriften zu § 39 GemHVO Tz. 6 aufgelöst. Dies führte im Ergebnis 2008 zu einer erheblichen Entlastung. 2009 wurden letztmalig Verträge abgeschlossen, für die die Aufstockungsbeträge mit dem Vertragsabschluss einer Rückstellung zuzuführen waren. Da die Haushaltsplanung 2009 noch davon ausging, dass für alle latenten Fälle die Rückstellungen in erforderlicher Höhe bereits mit der Eröffnungsbilanz abgedeckt wären, waren hierfür keine Veranschlagungen vorgesehen. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Passiva 4.2 Verbindlichkeiten aus Kreditaufnahmen Die Verbindlichkeiten gegenüber der ZVK, die in der Eröffnungsbilanz und in der Bilanz zum 31.12.2007 unter Verbindlichkeiten gegenüber öffentlichen Kreditgebern dargestellt waren, wurden mit dem Jahresabschluss 2008 umgebucht. In der Bilanz zum 31.12.2008 sind diese als Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen, Beteiligungen und Sondervermögen ausgewiesen. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Vermögensrechnung Passiva 4.5 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und 4.8 sonstige Verbindlichkeiten Die Verbindlichkeiten gegenüber der RMA Rhein-Main Abfall GmbH in Höhe von 2.788.133,00 € aus der Abfallbeseitigung im Dezember 2007 wurde periodengerecht in das Jahr 2007 als Verbindlichkeit mit den Belegnummern 850079097 sowie 8500079098/2007 eingebucht. Diese Verbindlichkeit stellt eine sogenannte "Verbindlichkeit gegenüber verbundenen Unternehmen" dar. Eingebucht wurde jedoch eine "Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistung". Diese fehlerhafte Buchung ist auf ein falsch eingetragenes Kontenfindungsmerkmal beim Geschäftspartner zurückzuführen. In der Zwischenzeit wurde das Kontenfindungsmerkmal des Geschäftspartners RMA Rhein-Main-Abfall GmbH in SAP von "privater Bereich" auf "verbundene Unternehmen" geändert. (Dez. X) Tz. 8.2.2 Ergebnisrechnung
5. Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen Der Magistrat schließt sich der Auffassung des Revisionsamtes an. Die Zuordnung der Beiträge an die Unfallkasse zu den zinsähnlichen Aufwendungen war einer standardisierten Überleitung der kameralen Veranschlagung auf den doppischen Kontenrahmen geschuldet. Die Beiträge an die Unfallkasse Hessen werden seit 2008 als Aufwendungen für Sachleistungen gebucht. Mit dem Entwurf des Doppelhaushaltes 2010/2011 wurden erstmalig auch die Veranschlagungen in diese Gruppe umgesetzt.
6. Steueraufwendungen Der Magistrat schließt sich der Auffassung des Revisionsamtes an. Die Zuordnung des Vorteilsausgleiches an die Stadt Kelsterbach zu den Zinsen und sonstigen Finanzaufwendungen war einer standardisierten Überleitung der kameralen Veranschlagung auf den doppischen Kontenrahmen geschuldet. Der Vorteilsausgleich an die Stadt Kelsterbach wird seit 2008 als Steueraufwendungen / Umlagen gebucht. Mit dem Entwurf des Doppelhaushaltes 2010/2011 wurden erstmalig auch die Veranschlagungen in dieser Gruppe umgesetzt.
7. Finanzerträge Die im Juli 2007 beschlossene Ausschüttung des Eigenbetriebes Stadtentwässerung für das Jahr 2005 wurde 2008 als periodenfremder Ertrag ergebniswirksam. (Dez. III) Tz. 8.2.3 Finanzrechnung Die Abschreibungen auf Forderungen werden ebenso wie die Erträge aus der Auflösung von Pauschalwertberichtigungen künftig in der Finanzrechnung Teil A unter "Zu-/Abnahme der Vorräte, der Forderungen aus Lieferungen..." ausgewiesen. Die Änderung greift erstmals zum Jahresabschluss
8. Die Finanzstelle "Migration investiv" wird zum Jahresabschluss 2009 dem Teilfinanzhaushalt 16.01 zugeordnet. (Dez. III) Tz. 8.2.4.6 Anzahl der Beamten und Arbeitnehmer Den Anregungen des Revisionsamtes zur Ausweisung der durchschnittlichen Stellenbesetzung wird gefolgt. Erstmals wird im Anhang zum Jahresabschluss 2009 über diese Kennziffer berichtet. (Dez. III) Tz. 8.2.4.7 Haftungsverhältnisse Die zu Gunsten der Stadtwerke Frankfurt am Main Holding GmbH im Jahr 2006 übernommene Bürgschaft ist im Gesamtbetrag der städtischen Bürgschaftsverpflichtungen per 31.12.2007 enthalten. Mit dem Jahresabschluss 2009 wird auf die zu Gunsten der Zusatzversorgungskasse abgegebene Garantieerklärung für die Parkhaus-Betriebs GmbH, die Frankfurter Aufbau AG und die FAAG Technik GmbH nachrichtlich hingewiesen. (Dez. III) Tz. 8.2.4.8 Derivate Bei den bis zum Bilanzstichtag 31.12.2007 erzielten Zinskostenvorteilen aus dem Derivateeinsatz handelt es sich um kassenmäßig realisierte (somit nachprüfbare) Erträge, die per saldo in den zurückliegenden Haushaltsjahren vereinnahmt wurden und zur Verbesserung des jeweiligen Jahresergebnisses beitrugen. Diese Beträge sind nicht mit dem beizulegenden Zeitwert am Bilanzstichtag zu vergleichen, da bei dessen Ermittlung nur zukünftige Zeiträume berücksichtigt werden und dieser somit die - zu diesem Zeitpunkt erwarteten - Zinskostenvor- oder -nachteile über die Restlaufzeit der Derivategeschäfte repräsentiert. Das städtische Derivateportfolio wird seit Februar 2008 unter Wahrung wirtschaftlicher Interessen sukzessive abgebaut. (Dez. III) Tz. 9.1.1 Zoologischer Garten 2007 wurde eine Prüfung zum Thema "Verfahrenssicherheit bei Barzahlungen" durchgeführt. Die mit Bericht des Revisionsamtes vom 18.04.2008 und im Schlussbericht über die Jahresrechnung 2007 getroffenen Feststellungen wurden wie folgt umgesetzt: Tierverkäufe werden grundsätzlich nur noch unbar abgewickelt. Dies wurde mit Verfügung des Zoologischen Gartens vom 15.07.2008 geregelt. Der Verkauf von Merchandisingprodukten auf zooeigenen Veranstaltungen sowie das Sammeln von Spenden werden jeweils durch gesonderte Verfügungen geregelt, die die Verantwortlichen benennen und das Verfahren zur Abwicklung der Bareinnahmen festlegen. Für alle Verkaufsartikel wurden Bestandslisten angelegt. (Dez. VII) Tz. 9.1.2 Produktgruppe 11.05 - Straßenverkehrsamt Zur Frage möglicher Fahrtenbuchauflagen hat das Verwaltungsgericht Frankfurt am Main bereits in der Vergangenheit wiederholt entschieden, dass in einzelnen Verwarngeldverfahren, die zum Erlass eines Kostenbescheids führten, die Auferlegung eines Fahrtenbuches wegen Geringfügigkeit unverhältnismäßig sei. Die gezielte Erhebung von Mehrfachtätern, bei denen die Auferlegung eines Fahrtenbuches im Einzelfall möglich sein könnte, ist mit den jetzigen Möglichkeiten jedoch nicht möglich. Nach wie vor wird durch die ekom21 auch unter diesem Aspekt an der Weiterentwicklung des in der Bußgeldstelle verwendeten EDV-Programmes (OWi21) gearbeitet, und möglicherweise ist bei einer zukünftigen Weiterentwicklung eine diesbezügliche Abfragemöglichkeit oder systemimmanente Erinnerungsfunktion integriert. Sofern das EDV-Programm dann eine gezielte Suche von Mehrfachtätern ermöglichen würde, ist aufgrund der hieraus resultierenden Mehrarbeit gleichzeitig jedoch von einem erhöhten Personalbedarf auszugehen. (Dez. VI) Tz. 9.1.3 Produktgruppe 18.01 - Jugend- und Sozialamt; Abarbeitung BSHG-Altakten Die zu Beginn des Projekts im Oktober 2005 noch durchgeführte Abarbeitung der BSHG-Altakten in den Sozialrathäusern vor Ort wurde durch eine sukzessive Zentralisierung des Projekts aufgelöst. So liegen die Arbeitsschwerpunkte aktuell noch an zwei Standorten, diese werden aber im Laufe des Jahres 2010 noch zusammengeführt. Durch die Zentralisierung war es auch möglich, die anfangs gedachte und auch vom Revisionsamt favorisierte Aufteilung nach Arbeitsschritten einzuführen, um dabei die individuellen Stärken und Fähigkeiten der Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter berücksichtigen zu können. Konkret wurden die Arbeitschritte in 3 Bereiche aufgeteilt: - Sichtung der Akten auf noch zu realisierende Forderungen - Sachbearbeitung; diese beinhaltet die Realisierung der Forderungen sowie die Umwandlung oder Niederschlagung nicht einbringlicher Forderungen - "Zentrale Gruppe"; hier werden zentrale Abfragen durchgeführt, die Geldeingänge und die Wiedervorlage überwacht sowie die Akten zur Archivierung gegeben. Bei der Sichtung der Akten wurden vor Eintritt der Verjährung zum 31.12.2008 die Schwerpunkte auf die Realisierung der Abrechnungsmöglichkeiten mit anderen Sozialhilfeträgern nach §§ 103 ff BSHG und die Realisierung noch offener Wohngeldansprüche gegenüber dem Land Hessen gesetzt. Um diese Akten herauszufiltern wurden einmal Auswertungen aus dem damaligen DV-Verfahren Prosoz erstellt, um anhand des Hilfebeginns von der Verjährung bedrohte Akten zu erkennen, und zweitens mit Hilfe des Amts für Wohnungswesen die Fälle zusammengestellt, in denen eine Abrechnung der Wohngeldansprüche für den gesamten Leistungszeitraum noch nicht erfolgt war. Durch diese Aktionen konnte noch eine hohe Zahl an Abrechnungsmöglichkeiten realisiert werden. Zur Unterstützung der dem Projekt zugewiesenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den notwendigen Arbeiten wurde veranlasst, dass in der Zeit von Februar bis Dezember 2008 zehn zusätzliche Zeitarbeitskräfte eingestellt wurden. Die dadurch entstandenen Mehrkosten konnten durch die gezielte rechtzeitige Bearbeitung in Verbindung mit den Unterstützungsmaßnahmen mehrfach gedeckt werden. Eine weitere Entlastung erfolgte durch die konsequente Bearbeitung einfacher Auskünfte und der Wiedervorlage durch die "Zentrale Gruppe". Zu einem von der Sachbearbeitung festgelegten Datum erfolgt die Überprüfung der angestoßenen und für die Realisierung notwendigen Maßnahmen. Falls diese greifen, z.B. regelmäßige Geldeingänge nach Vereinbarung einer Ratenzahlung, wird die Wiedervorlage automatisch fortgeschrieben. Nur bei Problemen wird die Akte zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Sachbearbeitung gegeben, so dass dort mehr Kapazitäten für die Realisierung weiterer Forderungen vorhanden sind. Ein wichtiger Aspekt, der nach dem Hinweis durch das Revisionsamt bei der Umorganisation auch berücksichtigt wurde, ist die Beachtung des 4-Augen-Prinzips und wie es gewährleistet werden kann. Anhand von Ablaufplänen, in denen für alle vorkommenden Fallkonstellationen die notwendigen Arbeitsschritte und Zuständigkeiten festgelegt wurden, und die Erarbeitung und Festlegung der dafür notwendigen Vordrucke ist die Einhaltung des 4-Augen-Prinzps sichergestellt worden und kann auch entsprechend überprüft werden. Eine Beachtung des 4-Augenprinzips bei Zahlungsanweisungen musste nicht mehr sichergestellt werden, da mit der Zuordnung des Personals zum Fachreferat Finanzsteuerung die jeweiligen Anordnungsbefugnisse in Prosoz widerrufen wurden. Notwendige Auszahlungen z.B. auf Grundlage von Bürgschaftserklärungen müssen zwingend der Teamleitung vorgelegt werden, die dann alles Weitere veranlasst. Das Revisionsamt führt außerdem an, dass nicht gewährleistet werden konnte, ob alle WiSo-Altakten in das Projekt gegeben worden sind. Durch die zwischenzeitliche Einführung von Care4 als neues DV-Programm im Sozialhilfebereich und den damit verbundenen Sonderaktionen in den Sozialrathäusern konnten die wenigen bisher nicht abgegebenen Akten herausgefiltert und dem Projekt zugeführt werden. Wie außerdem vom Revisionsamt vorgeschlagen, werden die Erfahrungen aus der Altaktenbearbeitung regelmäßig dem Fachreferat Grundsatz und dem zuständigen Arbeitskreis des Jugend- und Sozialamtes zurückgemeldet, so dass dort Maßnahmen zur Verhinderung zukünftiger Bestände von zu schließenden Akten in die Wege geleitet werden können. (Dez. VIII) Tz. 9.1.4 Produktgruppe 18.01 - Jugend- und Sozialamt; Jugendhilfelastenausgleich Die sich aufgrund der Feststellungen des Revisionsamtes ergebenden Änderungen bei der Zuordnung von Leistungen wurden erstmals bei der Erstellung der Jugendhilfestatistik 2007, die am 12.06.2008 an das Statistische Landesamt geschickt wurde, berücksichtigt. Bei den Personalkosten wurde dabei ein prozentualer Verteilungsschlüssel zugrunde gelegt, der den aktuellen Gegebenheiten angepasst wurde. Die vom Eigenbetrieb Kommunale Kinder-, Jugend- und Familienhilfe geleisteten personen- und gruppenbezogenen Hilfen wurden ermittelt und im förderfähigen Teil der Statistik aufgeführt. Der Anregung, die Förderung der freien Träger von Erziehungsberatungsstellen auf personenbezogene Einzelfallmaßnahmen umzustellen, wurde nach Prüfung durch die Grundsatzabteilung des Jugend- und Sozialamtes nicht gefolgt. (Dez. VIII) Tz. 9.1.5 Produktgruppe 18.01 - Jugend- und Sozialamt; AV-Fonds Zum 01.01.2009 wurde das Vermögen des AV-Fonds wie vom Revisionsamt empfohlen als Zustiftung in die Jugendfürsorgestiftung der Stadt Frankfurt am Main überführt. Die Praxis, für bedürftige Mündel jährlich rd. 20.000 Euro durch die Amtsvormundschaften zur Verfügung zu stellen, konnte beibehalten werden. Hierbei erfolgt die Finanzierung nun aus den Erträgen der Jugendfürsorgestiftung. Durch zusätzliche organisatorische Maßnahmen in Abstimmung mit dem Kassen- und Steueramt konnte die Bearbeitungszeit für die Weiterleitung der eingegangenen Unterhaltszahlungen an die Berechtigten weiter verkürzt werden. Die vorgesehene online-Buchung der Zahlungen mithilfe des Verfahrens Prosoz 14plus und die damit verbundene noch kürzere Bearbeitungszeit zur Weiterleitung der Gelder ließ sich wegen Schnittstellenproblemen bisher noch nicht verwirklichen, an der Realisierung wird aber weiter gearbeitet. (Dez. VIII) Tz. 9.1.6 Produktgruppe 18.01 - Jugend- und Sozialamt; Maschineller Datenabgleich Das Prüfungsergebnis wurde in einem Gespräch vom zuständigen Fachreferat des Jugend- und Sozialamtes mit Vertretern des Revisionsamtes erörtert. Dabei gab es mit einer Ausnahme - Erfassung der Überprüfungsergebnisse pro Positivmeldung vor Ort und zentrale Auswertung - eine einvernehmliche Bewertung aller Gesprächsteilnehmer. Das Prozedere und die Zuständigkeiten bei der Verteilung des Datenabgleichs, der Sammlung der Ergebnisse aller Organisationseinheiten sowie die Berichterstattung waren zum damaligen Zeitpunkt bereits aufgrund der Beanstandungen geändert worden. Die Frankfurter Richtlinien zu § 118 SGB XII sowie die für die amtsinternen Rückmeldungen zu verwendenden Vordrucke wurden ebenfalls angepasst. (Dez. VIII) Tz. 9.1.7 Produktgruppe 18.01 - Jugend- und Sozialamt; Frankfurt-Pass und Ferienkarten Frankfurt-Pass In enger Zusammenarbeit mit dem Revisionsamt wurde die Frankfurter Richtlinie (FRL) zum Frankfurt-Pass verändert und dabei die Anregungen des Revisionsamtes aufgegriffen. Die Neufassung der FRL vom 05.01.2009 berücksichtigt u.a. folgende Prüfungsanmerkungen: - Ablage der Vorgänge nach einem einheitlichen System - Ausstellung von Empfangsbestätigungen für den Erhalt von Frankfurt-Pässen und Merkblättern - das Merkblatt zum Frankfurt-Pass wurde überarbeitet und enthält neben den Hinweisen zu Ersatzausstellungen, Verlusten, auch Hinweise zur Rückgabe von Frankfurt-Pässen bei Wegfall der Anspruchsvoraussetzungen - stichprobenhafte Überprüfung durch leitende Mitarbeiter. Ferner wurde die Anregung aufgegriffen, bei den eingehenden Einzelabrechnungen Plausibilitätskontrollen und Zeitreihenvergleiche durchzuführen. Die mit dem Abrechnungsprocedere beteiligten Institutionen wurden mittlerweile vollständig angeschrieben. Auch dieses Verfahren wurde inhaltlich mit dem Revisionsamt abgestimmt. Ferienkarten Die durch das Revisionsamt aufgeführten Punkte und dargestellten Anregungen wurden zum Teil bereits umgesetzt, weitere stehen zur Umsetzung in der Planung für 2010 und 2011 an. - Die Frankfurter Richtlinie (FRL) wurde aktualisiert und zu 2009 in den vom Revisionsamt angemerkten Punkten ergänzt und überarbeitet. - Die Neufassung der FRL für 2010 wird eine Regelung zur Verfahrensweise bei missbräuchlicher Nutzung der Ferienkarte beinhalten. - Die bisherige unterschiedliche kassenmäßige Abwicklung wurde durch Einführung eines einheitlichen Abrechnungsverfahrens für alle SRH und den BD3 abgestellt. - Die Prüfung einer Angleichung der verschiedenen Abrechnungsmodalitäten mit den beteiligten Institutionen mittels einer Pauschalierung der Kostenerstattungen von Zoo, Palmengarten und den beteiligten Museen sowie bei VGF und den Bäderbetrieben wurde bereits zur Sommerferienaktion 2009 vorgenommen. Durch die unterschiedlich starke Inanspruchnahme der einzelnen Institutionen ist eine Spitzabrechnung der o.g. Einrichtungen für die Stadt Frankfurt auf Dauer kostengünstiger. Die Bäder der Bäderbetriebe und die Öffentlichen Verkehrsmittel werden in der Regel recht häufig und von einer überwiegenden Zahl der Ferienkarteninhaber während der Sommerferien in Anspruch genommen. Der Besuch von Zoo, Palmengarten und Museen ist hingegen oft nur einmalig und wird von einer viel geringeren Anzahl von Ferienkarteninhabern genutzt. Zudem ist der Besuch stark witterungsabhängig, was zu Schwankungen in einzelnen Jahren führt. Der zusätzliche Verwaltungsaufwand mit Strichlisten wird von den Einrichtungen akzeptiert. Eine Plausibilitätskontrolle wird regelmäßig vorgenommen. - Die vom Revisionsamt vorgeschlagene Prüfung, während der Sommerferien den Frankfurt-Pass als Ferienkarte gelten zu lassen, wird aktuell durchgeführt. Hierzu fanden bereits erste Vorgespräche statt, die beteiligten Bereiche stehen einer Zusammenlegung offen gegenüber. Sie würde eine Verwaltungsvereinfachung beim Verkauf und der Organisation für die Sozialrathäuser, sowie für die beteiligten Fachstellen bedeuten. Demgegenüber steht allerdings eine schwierigere und noch unklare Abrechnung der Kostenerstattungen für Museen, Bäder etc., eine Unterscheidung der Frankfurt Pässe in Kinder- und Erwachsenen-Pässe, sowie die Frage nach der Finanzierbarkeit einer Zusammenlegung. Hier sind die Kalkulationen und Planungen noch nicht abgeschlossen, eine zeitnahe Umsetzung ist daher nicht möglich. (Dez. VIII) Tz. 9.1.8, Produktgruppe 20.1, Stadtschulamt, Beauftragung Umweltlernen Entgegen der Einschätzung des Revisionsamtes sind die Ergebnisse der an Umweltlernen erteilten Aufträge im Kontext der Unterstützung der Schulen in der Umweltbildung aus Sicht des Magistrats sehr gut und von den Schulen sehr geschätzt. Es besteht die feste Absicht, die erfolgreiche Zusammenarbeit weiterzuführen. Zurzeit finden Gespräche mit Umweltlernen unter Einbeziehung des Rechtsamts statt, um die bestehenden vertraglichen Vereinbarungen zu beordnen und künftig im Sinne der Beanstandungen des Revisionsamtes verbindliche Leistungsnachweise anzufordern. (Dez. II) Tz. 9.1.10 Historisches Museum Die "Goldene Bulle", Kaiser Karls IV. Reichsgesetz von 1356, wurde im Jahr 2006 650 Jahre alt und das Ende des Alten Reichs im Jahr 1806 jährt sich im gleichen Jahr zum
9. Mal. Beide Ereignisse sind aufs Engste mit Frankfurt am Main verbunden: In Frankfurt am Main traf sich vom Mittelalter bis zu den Napoleonischen Umwälzungen die Elite des Reichs: "Die Kaisermacher". Es waren die Kurfürsten, die im Bartholomäusdom die "römischen" Könige und Kaiser wählten. Im
10. Jahrhundert wurde Frankfurt am Main auch Ort der Kaiserkrönungen. Diese festlichen Anlässe waren für Jahrhunderte die großen internationalen "Events" des Alten Reiches. Kaiser Karls IV. Reichsgesetz, die "Goldene Bulle" von 1356, war bis 1806 Grundlage dafür. Das so genannte Reichsexemplar dieser wichtigen deutschen Verfassungsurkunde des Mittelalters wird bis heute in Frankfurt am Main aufbewahrt. In Erkenntnis der Bedeutung dieser historischen Vorgänge hat die Stadtverordnetenversammlung im Rahmen der Beschlussfassung zum Haushaltsplanes für die Haushaltsjahre 2005 und 2006 (§ 8341 vom 16.12.2004) den Magistrat damit beauftragt, das
11. Jubiläum der Goldenen Bulle in einer historisch umfassenden Ausstellung mit Begleitprogramm würdig zu begehen, leider ohne damit bereits auch schon einen konkreten Ansatz von Mitteln zu bewilligen. Aus Anlass dieses Jubiläums haben vier Frankfurter Museen (Historisches Museum, Institut für Stadtgeschichte, Jüdisches Museum und Dommuseum) erstmals gemeinsam eine große kulturgeschichtliche Ausstellung geplant und durchgeführt. Jede Institution akzentuierte an authentischen Orten eigene Schwerpunkte rund um das Thema Wahl und Krönung. Dabei wurden spannende Bezüge zur Gegenwart hergestellt, etwa Reflexionen über die Entwicklung des Verfassungsrechts, den Wandel von Öffentlichkeit, die Stellung von Minoritäten oder die Bedeutung von "Mega-Events" gestern und heute. Wie im Bericht sehr richtig festgestellt, haben mehr als 100.000 Besucher diese Ausstellungen gesehen und das umfangreiche Begleitprogramm besucht. In Anbetracht der sehr kurzen Vorbereitungszeit konnten die städtischen Vorschriften nur ungenügend eingehalten werden. Insbesondere die Vergaben konnten aus Zeitgründen nicht den städtischen Regeln entsprechend durchgeführt werden. Der Umweg über die Saalbau GmbH wurde gewählt, um trotzdem einen Mindeststandard bei Ausschreibungen zu gewährleisten. Für die darauf folgende große Kooperationsausstellung zum
12. Geburtstag von Heinrich Hoffmann im letzten Jahr wurde zwischen den Partnern ein Kooperationsvertrag geschlossen und die Aufgaben sehr klar verteilt. Die einzelnen Institute verwalteten jeweils ihren eigenen Etat und hatten damit auch die Budget-Verantwortung. Dadurch konnten bereits im Vorfeld viele bei der Kaisermacher-Ausstellung gerügte Punkte vermieden werden. Ebenso wird bei künftigen Projekten verstärkt darauf geachtet, dass die Vorbereitungen innerhalb der städtischen Regeln abgewickelt werden. (Dez. VII) Tz. 9.1.11 Produktgruppe 22.01 - Umweltamt Bei der Prüfung der Vergabeverfahren sowie der Auftragsvergabe wurde deutlich, dass es Defizite bei der Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften gibt. Obwohl in der Vergangenheit mehrfach auf die Einhaltung der Vorschriften hingewiesen wurde, muss zur Kenntnis genommen werden, dass Defizite weiterhin bestehen. Der Magistrat wird diese Feststellung zum Anlass nehmen, eine zentrale Vergabestelle für das Umweltamt einzurichten. Die notwendigen Stellenplan- und organisatorischen Maßnahmen werden veranlasst. Bei der Beauftragung eines Sicherheits- und Gesundheitskoordinators für Baumaßnahmen auf der Neugrube Kramer war ursprünglich vorgesehen, dass der Auftragnehmer den Koordinator zu stellen habe. Erst bei Beauftragung stellte sich heraus, dass eine entsprechende Position im Leistungsverzeichnis nicht aufgeführt war. Aufgrund der Kürze der Zeit, um den Beginn der Baumaßnahme nicht zu verzögern, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht hätte, erhielt die ausführende Firma diesen Auftrag. Im Rahmen der Nachsorge von Deponien werden Ingenieurleistungen zur technischen Projektbetreuung fremd vergeben. Das Revisionsamt empfahl, auf der Grundlage einer Vergleichberechnung zu überprüfen, ob eine Fremdvergabe oder eine Stellenneuschaffung für die Bearbeitung der technischen Projektleitung die wirtschaftlichere Variante ist. Aufgrund des sich weiterhin reduzierenden Aufwandes bei der Nachsorgebetreuung der Deponien entwickelt sich das Auftragsvolumen der Fremdvergabe rückläufig. Eine Stellenneuschaffung ist unter diesen Voraussetzungen die unwirtschaftliche Variante und wird nicht weiter verfolgt. (Dez. X) Tz. 9.1.13 Beteiligungsbericht Der Beteiligungsbericht 2008 enthält erstmalig die Mitglieder der Beiräte, soweit diese im Gesellschaftsvertrag fixiert sind. Die Darstellung der Vergütungen von Mitgliedern von Gesellschaftsorganen wurde vereinheitlicht. (Dez. III) Tz. 9.2 Informations- und Kommunikationstechnik Die im Schlussbericht enthaltenen übergreifenden Prüfungsfeststellungen zur Informations- und Kommunikationstechnik wurden in der
13. ASCI-Sitzung am 15.12.2009 diskutiert. Dabei wurde angeregt, dass das Revisionsamt die übergreifenden Prüfungsfeststellungen jeweils im ASCI erläutert. Soweit es in Ziffer 9.2.2 um eine Verstärkung der Aktivitäten des ASCI geht, bestand in der ASCI-Sitzung Einvernehmen mit dem Revisionsamt, dass diese bereits wieder zunehmen. Unter Ziffer 9.2.3 wird ausgeführt, dass eine Entscheidung des zuständigen Dezernates über ein umfassendes Arbeitspapier der Arbeitsgruppe "Standards und Normen" aussteht. Das Arbeitspapier befindet sich noch im Abstimmungsprozess. Hinsichtlich der Konzentration bestehender IT-Systeme und der Überführung von Serversystemen in das künftige städtische Rechenzentrum bestehen an einen solchen zentralen Betrieb sehr hohe Anforderungen an Verfügbarkeit, Ansprechbarkeit, Rund-um-die-Uhr-Service, Datensicherheit, Performance usw. Diese Voraussetzungen können in Abstimmung mit dem Amt für Informations- und Kommunikationstechnik erst gewährleistet werden, wenn das Betriebskonzept umgesetzt und das bei der Branddirektion geplante Backup-Rechenzentrum eingerichtet ist. Hinsichtlich der Auslagerung geschäftskritischer Datenbestände betreibt das Personal- und Organisationsamt derzeit ein Speicherprojekt, das diesen Anforderungen verstärkt Rechnung trägt. Als Ausbaustufe für das Personal- und Organisationsamt ist die Anwendungsvirtualisierung vorgesehen, die es ermöglicht, im Falle eines Großschadens die Anwendungen an anderer Stelle weiterzubetreiben. Die Erstellung eines jährlichen Sicherheitsberichts als Bestandteil einer Risikoanalyse ist eine neue Forderung und wird vom Personal- und Organisationsamt als Teil des örtlichen Sicherheitsmanagements aufgegriffen. (Dez. IX) Tz. 9.2.
14. Zentrale IT-Angelegenheiten; active directory/net.ffm Der Magistrat bestätigt die Ausführungen im Bericht und teilt ergänzend mit, dass der Neubau des städtischen Rechenzentrums / Verwaltungsgebäudes für das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik sowie die Verkehrsleitzentrale inzwischen abgeschlossen ist. Die formelle Übergabe erfolgte im Januar 2010, der Bezug der Räumlichkeiten im März 2010. (Dez. IX) Tz. 9.2.
15. Arbeitskreis Strategie und Controlling IuK (ASCI) Der Magistrat bestätigt die Aussagen im Bericht und hat die Dezernate aufgefordert, Informationen über geplante IT-Vorhaben frühzeitig im ASCI zu kommunizieren. Da nahezu alle geplanten IT-Maßnahmen mittelbar oder unmittelbar Auswirkungen auf das städtische Datennetz sowie Services und Dienste des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik haben, kommt diesem Punkt ganz besondere Bedeutung zu. Dies wurde seitens des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik auch bereits mehrfach im ASCI entsprechend eingefordert. (Dez. IX) Tz. 9.2.3 Arbeitsgruppe Standards und Normen Der Magistrat bestätigt die Aussagen im Bericht. (Dez. IX) Tz. 9.2.
16. Arbeitsgruppe IT Ordnungsgrundlagen Die Ausführungen im Bericht sind zutreffend. Seitens der Geschäftsstelle des ASCI im Amt für Informations- und Kommunikationstechnik kann ergänzend hinzugefügt werden, dass die Arbeitsgruppe/Projektgruppe Ordnungsgrundlagen auch weiterhin regelmäßig tagt und sich zurzeit mit der Überarbeitung/Neufassung verschiedener Richtlinien (u.a. Der "Regelungen zur Nutzung von Internet-Diensten sowie Nutzung von Geräten und Programmen") beschäftigt. (Dez. IX) Tz. 9.2.
17. Zusammenfassung IT-Sicherheit Die getroffenen Feststellungen, Empfehlungen und Anregungen unter Ziffer 9.2.5. - Zusammenfassung zur IT-Sicherheit - werden seitens des IT-Sicherheitsbeauftragten, der beim Referat Datenschutz und IT-Sicherheit organisatorisch angesiedelt ist, nach den Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf Basis der gesamtstädtischen IT-Sicherheitsleitlinie umgesetzt. Zum Aufbau eines gesamtstädtischen IT-Sicherheitsmanagements wird gegenwärtig gemeinsam mit den IuK-Verantwortlichen der Ämter und Betriebe eine gesamtstädtische Strukturanalyse vorgenommen. Diese dient im Wesentlichen zur Vereinheitlichung der Dokumentation der getroffenen Maßnahmen zur IT-Sicherheit, um hieraus die weiteren Maßnahmen zur Erreichung der festzusetzenden IT-Sicherheitsziele ableiten zu können. Insoweit wird den im Schlussbericht getroffenen Empfehlungen und Anregungen im Wesentlichen gefolgt. (Dez. IX) Tz. 9.2.6, DV-Ausstattung von Schulen und Kindertageseinrichtungen Bisher konnte noch keine endgültige Entscheidung zum IT-Plan II herbeigeführt werden, da keine Lösung für den darin beschriebenen Personalbedarf für den Support an den Schulen zwischen den beteiligten Dezernaten gefunden werden konnte. Zwischen den Dezernaten II und IX wurde ein Moratorium bis Ende 2010 vereinbart. Stadtschulamt und Personal- und Organisationsamt sind beauftragt, alternative Vorschläge zu prüfen. Eine Verkabelung von Küchen und Abstellräumen war nicht vereinbart und wird auch als nicht erforderlich angesehen. Die Verkabelung der Mehrzweckräume ist sinnvoll, da sie nicht nur als Sporträume sondern auch für andere Zwecke genutzt werden. (Dez. II) Tz. 9.2.7 SAP-Berechtigungswesen Das durch das Kassen- und Steueramt zwischenzeitlich freigegebene schriftliche Berechtigungskonzept liegt dem Revisionsamt zur Prüfung und mit der Bitte, eine Freigabeempfehlung auszusprechen, vor. Die Empfehlungen bezüglich der Rollen und Einzelberechtigungen wurden umgesetzt. (Dez. III) Tz. 9.2.8 SAP-IT-Sicherheit Die im Rahmen der Prüfung der IT-Sicherheit erteilten Auflagen und weitere vorgeschlagene Maßnahmen sind zum größten Teil umgesetzt und durch eine Follow-Up-Prüfung nachvollzogen worden. Die noch offenen Punkte werden weiter bearbeitet und im Benehmen mit dem Revisionsamt überprüft. (Dez. III) Tz. 9.2.9 IKT - Umstieg auf das IKT-Verfahren ProSoz 14 plus Die Verfahrensumstellung ist vollständig abgeschlossen. Das Revisionsamt hat dem Jugend- und Sozialamt am 08.01.2010 den Revisionsbericht zum Verfahren übersandt, eine Stellungnahme zu diesem Bericht erfolgt in Kürze. (Dez. VIII) Tz. 9.2.10 IKT - Das IKT-Verfahren zur Sozialhilfe Der Schlussbericht enthält keine Beanstandungen zum erneuten Verhandlungsverfahren, die Umstellung auf das neue Verfahren CARE4 ist vollständig abgeschlossen. Die IKT-Prüfung durch das Revisionsamt wurde inzwischen begonnen, ist aktuell aber noch nicht abgeschlossen. (Dez. VIII) Tz. 9.2.11 IPASS Die Ausführungen des Revisionsamtes sind zum Zeitpunkt Jahresende 2007 plausibel. Die ausgesprochenen Empfehlungen konnten aus Sicht des Hochbauamtes inzwischen weitestgehend umgesetzt werden. Die Prüfung des Verfahrens soll fortgesetzt werden. (Dez. IV) Unter Abschnitt 9.2.
18. IPASS empfiehlt das Revisionsamt u. a. - die Realisierung programmseitiger Kontrollelemente, die im Sinne eines internen Kontrollsystems und "Vier-Augen-Prinzips" wirksam werden, sowie - die Implementierung von Auswertmöglichkeiten, die in einfach zu handhabender Form Datenzusammenhänge filtern und darstellen, um Hinweise auf ungewöhnliche Vorgänge oder dolose Handlungen zu geben. Dieser Forderung ist aus korruptionspräventiver Sicht unbedingt zuzustimmen. Statt über ein "Vier-Augen-Prinzip" sollte jedoch grundsätzlich eher über ein "Mehraugenprinzip" nachgedacht werden, da erfahrungsgemäß oftmals mehr als zwei Personen in korruptive Handlungen verstrickt sind. Der zügige Einsatz von IPASS sollte unter Einbezug der Revisionsempfehlungen nicht nur im Hochbauamt betrieben werden, sondern zu einem späteren Zeitpunkt auch in anderen Ämtern - insbesondere dort, wo adäquate Kontrollsysteme bislang fehlen. (Dez. IX) Tz. 9.2.12, Bibliotheca 2000 Die Organisationsstruktur der Stadtbücherei ist in mehrere Verbünde bzw. Bibliothekszentren unterteilt. Die Bibliothekszentren unterteilen sich wiederum in mehrere Stadtteilbibliotheken. Innerhalb der Zentren kann es zu krankheitsbedingten bzw. urlaubsbedingten Ausfällen kommen, sodass Vertretungen büchereiübergreifend übernommen werden müssen. Bei personenbezogenen Kennungen müsste jede Kollegin bzw. jeder Kollege für jede einzelne Bibliothek innerhalb des Verbundes eine eigene Kennung mit eigenem Passwort erhalten. Dies hätte zur Folge, dass pro Kollegin/Kollege bis zu 5 Kennungen im System vorgehalten werden müssten. Die Gefahr, dass Passwörter vergessen werden, ist aufgrund der teilweise langen Zeiträume zwischen den verschiedenen Einsatzorten außerordentlich groß. Auch würde die Verwaltung dieser Kennungen für das Sachgebiet 44.14 einen unzumutbaren Mehraufwand bedeuten. Die Besetzung der Ausleihtheken in den einzelnen Bibliotheken erfolgt nach Schichteinteilung. Während einer Schicht werden die vorhandenen PCs von allen Mitarbeiter/innen bedient. Die Geschäftsprozesse im Thekenbereich sind so ausdifferenziert, dass dem/der Kunden/Kundin der jeweiligen Bibliothek ein größtes Maß an Service entgegengebracht werden kann. Mehrmaliges Ab- und Anmelden am System bedeutet einen enormen zeitlichen Aufwand, der zu Lasten des Kunden bzw. der Kundin geht. Dadurch würden sich Wartezeiten erhöhen und die Serviceleistung reduzieren. (Dez. II) Tz. 9.2.13, Kassenautomat Stadtbücherei Die Anschaffung des Kassenautomaten in Verbindung mit der bereits vorhandenen Software Bibliotheca und den sich daraus ergebenen Funktionalitäten war seinerzeit als Pilotprojekt deklariert. Mit Schreiben vom 24.05.2009 wurden dem Revisionsamt folgende Unterlagen übersandt: - Dokumentation des Kassensystems, - Anforderungsprofil / Pflichtenheft, - Bewertungs- und Entscheidungsgrundlage, - Vergabevermerk. Eine Einbindung des Revisionsamtes in den Beschaffungsprozess bis Zuschlagserteilung ist aus Sicht des Fachdezernats damit erfüllt gewesen. Eine Einbindung des Amtsjuristen erfolgte nicht. Im Übrigen wird auf den Revisionsbericht 48/2007 vom 10.04.2008 - IKT - Prüfung Kassenautomat verwiesen. Dort heißt es unter Punkt 10 - Schlussgespräch zweiter Absatz: "Es wurde grundsätzliches Einvernehmen erzielt. Darüber hinaus wurden von der Stadtbücherei, bereits im Vorgriff auf das Schlussgespräch, die geforderten Änderungen bzw. Ergänzungen der Tz. 9.1 umgesetzt. Fehlende Unterlagen wurden vorgelegt. Die letztlich ausstehende Dienstanweisung für Entgeltkassen wurde dem Revisionsamt am 07.03.2008, allerdings ohne die dazugehörigen Anlagen, zugeleitet. Eine Beurteilung kann daher erst nach Zusendung der angeforderten Anlagen erfolgen. Dennoch können wir nunmehr die Erteilung der Freigabe gem. § 5 Abs. 5 Nr. 1 GemKVO, für das IKT-Verfahren Kassenautomat, empfehlen." (Dez. II) Tz. 9.3.2 Prüfung der Bauvorlagen Tz. 9.3.2.1 Allgemeines Der Magistrat - Hochbauamt - hat mit den Leitlinien für wirtschaftliches Bauen allgemeine Festlegungen über die einzuhaltenden technischen Standards getroffen. Diese Leitlinien werden kontinuierlich den jeweils aktuellen Regeln der Technik angepasst und damit auf dem neuesten Stand gehalten. Die Projektleitungen des Amtes stehen in der Pflicht, die Leitlinien einzuhalten. Gleiches gilt für die Bauwerksrichtlinien, die in einem laufenden Projekt des Hochbauamtes, das sog. "Projektmanagement", überarbeitet werden. (Dez. IV) Tz. 9.3.2.2 Taktisches Feuerwehrkonzept 2020 - Staffelstandort Enkheim Die ursprünglichen Schätzkosten für die Maßnahme erhöhten sich im Rahmen der vertiefenden Planung von der Kostenschätzung zur Kostenberechnung von ursprünglich 0,7 Mio. € auf rd. 1,5 Mio. € unter anderem deshalb, weil das Raumprogramm ausgeweitet und ursprünglich geforderte Standards nachträglich modifiziert wurden. Ferner hatten eingehende Untersuchungen des Baugrundes aufgezeigt, dass auch diesbezüglich mit höheren Kosten zu rechnen war. Die BKRZ GmbH & Co KG hat eine völlig neue Planung erarbeiten lassen, die die Feuerwachen für Berufsfeuerwehr und Freiwillige Feuerwehr auf dem vorderen Grundstücksteil konzentrierte und dadurch die Bebauung des hinteren Grundstücksteils mit Wohnungen und deren Vermarktung ermöglichte. Die zugehörige Kostenermittlung aus dem Jahre 2006 endete bei 1.4 Mio. €. Die BKRZ GmbH & Co KG hat in diesem Zusammenhang beschlossen, im Zuge der Umbau- und Neubaumaßnahme auch eine Sanierung der bestehenden Hallen planen zu lassen. Diese wurde mit rd. 250.000 € veranschlagt. Im Verlauf der weiteren Planung erhöhten sich die Kosten, da die Herstellung der Ersatzräume für die FF sich als kostenaufwändiger herausstellte und die Branddirektion zusätzlich eine Notstromversorgung verlangte. Die Gesamtkosten stiegen dadurch auf rd. 1,9 Mio. €. Dem stehen durch die Umplanung ermöglichte Veräußerungserlöse in Höhe von rd. 1 Mio. € gegenüber. Auf Grund der Konjunkturentwicklung in den Jahren 2006/2007 lagen die Gesamtkosten auf Grundlage des günstigsten Generalunternehmer-Angebotes bei rund 2,1 Mio. €. Dieser Betrag ist in die Bau und Finanzierungsvorlage eingegangen. Die BKRZ GmbH & Co KG hat den GU-Auftrag am 30.10.2007 erteilt. Dem lag folgender Vorgang zugrunde: Der Entwurf der Bau- und Finanzierungsvorlage war dem Revisionsamt bereits im Mai 2007 übersandt worden. Aus feuerwehrtaktischen Gründen war die Branddirektion an einer möglichst baldigen Realisierung interessiert, nachdem die Maßnahme eigentlich schon auf der Grundlage der ursprünglichen Planungen und der Gremienbeschlüsse von Anfang 2006 realisiert werden sollte. Wie dargestellt, hatte die bis dahin erarbeitete Planung jedoch nicht realisiert werden können. Außerdem war das Jahr 2007 durch weiter stark steigende Preise auf dem Hochbaumarkt gekennzeichnet. Es war daher beabsichtigt, die Ausschreibung parallel zur Beschlussfassung in den städtischen Gremien durchzuführen. Da die Vergabe im Verhandlungsverfahren stattfand, war beabsichtigt, eventuelle Änderungen, die sich im Zuge der Prüfung durch das Revisionsamt und die Beschlussfassung durch die städtischen Gremien ergäben, im Verhandlungsverfahren vor Vertragsschluss zu berücksichtigen.