Digitales Vertrags- und Fördermittelmanagement, Produktbereich: 31 Finanzen, Produktgruppe: 31.02 Finanzdienstleistungen

Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen:

Mit Bericht des Magistrats B 474 aus 2023 wurde darauf hingewiesen, dass die internen Vorarbeiten für das Projekt zur zentralen Erfassung der Zuwendungen der Stadt sowie zur Einführung eines digitalisierten Fördermittelmanagements, insbesondere der Einführung einer Datenbanklösung für alle Dezernate und Ämter abgeschlossen seien, jedoch die zur Umsetzung notwendigen Ressourcen nicht zur Verfügung stünden.

Für die Umsetzung des Projekts werden zusätzliche Mittel für Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen von 150.000 Euro in 2024 und 100.000 Euro in 2025 bereitgestellt.

Des Weiteren wird der Magistrat beauftragt:

1. alle mehrjährigen Verträge für die Bereiche Versicherungen, Mitgliedschaften, Mieten und Pachten, Beschaffungen von IT, Telekommunikations- oder Betriebs- und Geschäftsausstattungen, u.ä. systematisiert und digital in einer Vertragsdatenbank zusammenführen,
2. die für die Beschaffung und zum Betrieb der Software nötigen Mittel sowie die zur Umsetzung und den dauerhaften Betrieb der Datenbank und der anschließenden zentralen Auswertungs- und Controllingaufgaben nötigen zwei Stellen der Besoldungsgruppe A12 BesO im Rahmen der Bewirtschaftung des Stellenplans samt Stellenreserve priorisiert zur Verfügung zu stellen,
3. das IT-Projekt im Rahmen der stadtweiten Digitalisierungsstrategie zu priorisieren und
4. den Workflow des Zuwendungsverfahrens stadtweit einheitlich entsprechend dem bekannten, bisher schon in den Allgemeinen Richtlinien niedergelegten Standard auszugestalten; gleichzeitig ist die Anpassungsfähigkeit der IT-Anwendung für berechtigte, spezifische Anforderungen der zuwendungsgewährenden Fachämter sicherzustellen.

Der Magistrat wurde mit Beschlüssen der Stadtverordnetenversammlung vom 28.01.2021, § 7006, sowie vom 24.02.2022, § 1327, beauftragt,

1. eine datenbankbasierte Anwendung einzuführen, in der alle Zuschüsse, Zuwendungen und finanziellen Förderungen, die die Stadt freien Trägern, Institutionen, Vereinen u. a. gewährt, durch die jeweils zuständigen Stellen erfasst und bearbeitet werden, und durch die eine Auswertung der Daten möglich ist.
2. eine öffentlich zugängliche Datenbank einzurichten, welche die nach Frankfurt eingeworbenen Fördermittel aufzeigt.

Die vorbereitenden Arbeiten und Abstimmungen sind laut Berichten B 277 (2023) und B 474 (2023) sowie B 391/23 abgeschlossen, die nötigen Mittel konnten aber im Rahmen des Magistratsentwurfs des Doppelhaushalts 2024/2025 aufgrund von Priorisierung von pflichtigen Aufgaben sowie sonstiger stadtweiter Dienstleistungen und Angebote im Bereich Personal und Finanzen (u.a. Finanzierung des Strategischen Personalmanagements, Erhöhung der Ausbildungskapazitäten, Verstärkung des Personalrecruitings) nicht bereitgestellt werden.

Die Digitalisierung des Vertrags- und Fördermittelmanagements ist ein wichtiger Schritt zur weiteren Digitalisierung und dient der Effizienz sowie der Transparenz der Arbeit der Stadtverwaltung über die zentralen Einheiten hinaus.