Digitales Vertrags- und Fördermittelmanagement

Der Text des Etat-Antrages bezieht sich auf zwei getrennt zu betrachtende Sachverhalte: - den Aufbau eines stadtweit einheitlichen, digital unterstützten Vertragsmanagements und

- den Aufbau eines stadtweit einheitlichen, digital unterstützten Fördermittelmanagements.

Beide Themen haben keine fachlichen Überschneidungen und sind getrennt zu betrachten.

Zur Einordung des Ressourcenbedarfs für die beiden Aufgabenstellungen soll hier die Beschreibung eines vergleichbaren Projekts dienen: Für die Gewährleistung der gesetzlich vorgeschriebenen elektronischen Abwicklung von Vergaben mit etwas über 1.000 Benutzenden innerhalb der Stadtverwaltung sind drei Stellen für die fachliche Betreuung, Durchführung von Schulungen, Benutzer:innenverwaltung u. ä. sowie eine Stelle IT-Betreuung erforderlich. Auch für ein Vertragsmanagement und ein Fördermittelmanagement müssen jeweils in ähnlicher Größenordnung Benutzer:innenzahlen zugrunde gelegt und Ressourcen bereitgestellt werden. Da das Fördermittelmanagement neben städtischen Sachbearbeitenden von externen Antragstellenden in einem digitalen Workflow genutzt werden soll, ist dafür eine noch intensivere IT-Betreuung zu gewährleisten.

Vertragsmanagement: Im Haushaltsplan 2024/2025 sind im Investitionsprogramm 2025 investive Mittel in Höhe von 280.000 € eingestellt.

Für die Umsetzung der neuen, zusätzlichen, nicht pflichtig im Sinne der HGO Aufgabe werden folgende Stellen benötigt: - 1 Stelle Projektleitung und verantwortliche Sachbearbeitung,

- 1 Stelle Projektmitarbeit, Mitarbeit bei der laufenden Betreuung des Systems, Auswertungen aus dem System, Vertretung Stelle Projektleitung/Sachbearbeitung,

- 1 Stelle IT-Projektberatung (Konzept, technische Anforderungen, Ausschreibung und Vergabe der Software, Implementierung der Software), zeitlich befristet für die Dauer der Softwareauswahl und -einführung,

- 1 Stelle IT-Sachbearbeitung zur Betreuung von Server, Datenbank, Support usw.

Eine Umsetzung des Vorhabens kann erst erfolgen, wenn die erforderlichen personellen Ressourcen vollständig vorhanden sind.

Fördermittelmanagement: Im Haushaltsplan 2024/2025 werden aufgrund dieses Etat-Antrages Mittel für Sach- und Dienstleistungen in Höhe von 150.000 € im Jahr 2024 und in Höhe von 100.000 € im Jahr 2025 bereitgestellt. Investive Mittel für die Anschaffung einer geeigneten Software stehen in Höhe von 600.000 € im Jahr 2025 bereit.

Für die Durchführung der neuen, zusätzlichen, nicht pflichtig im Sinne der HGO Aufgabe werden folgende Stellen benötigt: - 2 Stellen Grundsatzsachbearbeitung für das Projekt,

- 1 Stelle IT-Projektberatung (Konzept, technische Anforderungen, Ausschreibung und Vergabe der Software, Implementierung der Software), zeitlich befristet für die Dauer der Softwareauswahl und -einführung,

- 2 Stellen IT zur Betreuung von Server, Datenbank, Support usw.

Eine Umsetzung des Projektes kann erst erfolgen, wenn neben den finanziellen Ressourcen die erforderlichen personellen Ressourcen vollständig vorhanden sind.

Für beide Maßnahmen gilt: Der Haushaltsplan 2024/2025 ist bisher seitens der Aufsichtsbehörde nicht genehmigt und nicht rechtskräftig.

Die verabschiedeten Stellenplanveränderungen (aus der Stellenplanvorlage und den beschlossenen Etat-Anträgen) umfassen für die Gemeindeverwaltung u. a. 496,28 Neuschaffungen, wovon 435 Stellen auf die Stellenreserve entfallen. Über die Zuordnung dieser pauschal ausgewiesenen Stellenerweiterung zu einzelnen Ämtern, Projekten und Maßnahmen ist zum Zeitpunkt der Berichterstattung noch keine Entscheidung getroffen. Die personellen Ressourcen sind aufgrund dieser Tatsache und der noch nicht gegebenen Rechtskraft des Haushalts noch nicht gegeben.

Abschließender Bericht zu o. g. Etat-Antrag: Zu beiden Sachverhalten bestehen bereits gesonderte Berichtspflichten auf Grundlage der Beschlüsse der Stadtverordnetenversammlung, § 7006 vom 28.01.2021, § 1832 vom 09.06.2022 (Fördermittelmanagement), § 1327 vom 24.02.2022 (Vertragsmanagement), die weitergeführt werden. Eine zusätzliche Berichtslegung zu Etat-Antrag vom 06.06.2024 (E 221), Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 11.07.2024, § 4994, würde lediglich dieselben Sachverhalte schildern und kann deshalb entfallen.