Synergieeffekte bei Zusammenlegung von Bürgerämtern prüfen

Bericht des Magistrats vom 06.12.2013, B 572

Betreff: Synergieeffekte bei Zusammenlegung von Bürgerämtern prüfen Vorgang: Beschl. d. Stv.-V. vom 21.03.2013, § 2950 - E 68/13 FDP - A. Ist-Aufnahme Das Bürgeramt besteht aus dem Zentralen Bürgeramt, sechs dezentralen Bürgerämtern und vier Außenstellen. Es vereint die Aufgaben der Melde-, Pass- und Personalausweisbehörde mit zahlreichen Dienstleistungen, die für andere Fachämter erledigt werden. Eines der zentralen Merkmale aller Bürgerämter in Deutschland ist das Prinzip der "kurzen Wege", was sich auch in der räumlichen Verteilung der Frankfurter Bürgerämter widerspiegelt. In allen Bürgerämtern wird das vollständige Dienstleistungsspektrum angeboten, ebenso in der Außenstelle Fechenheim. In den übrigen drei nördlichen Außenstellen werden aus technischen Gründen keine Anträge für Ausweise und Pässe bearbeitet, die fertigen Dokumente können dort abgeholt werden. Alle Außenstellen haben kein Stammpersonal. Sie werden während ihrer Öffnungszeiten mit jeweils einer/einem Mitarbeiter/-in aus den Bürgerämtern besetzt. In den Bürgerämtern und Außenstellen wurden 2012 insgesamt rd. 478 000 Besucher/-innen bedient, pro Arbeitstag waren dies 1 955 Personen (siehe Tab. 1). B. Zusammenlegung von Bürgerämtern - mögliche Synergieeffekte und Einsparmöglichkeiten I. Rahmenbedingungen Frankfurt am Main steht - wie viele andere Kommunen in Deutschland - vor der Aufgabe, den Haushalt zu konsolidieren. Als Möglichkeit, dauerhafte Einsparungen zu erzielen, nennt das Haushaltssicherungskonzept vom 31. Mai 2012 "weitere Organisationsveränderungen der Verwaltung" sowie die "Zusammenführung regionaler Aktivitäten". Damit wird der Blick vom Prinzip der "kurzen Wege" auf die Effizienz von Organisationsstrukturen gelenkt. Die räumliche Konzentration von Bürgerämtern und Außenstellen im Frankfurter Norden ließe durch die Zusammenlegung von Standorten Einsparpotentiale und Synergieeffekte erwarten. Die Aufgabe einzelner Außenstellen hätte zwangsläufig Einfluss auf die übrigen Standorte, denn an der Anzahl der Dienstleistungen und der Besucher/-innen in den Bürgerämtern insgesamt wird sich in absehbarer Zeit nichts ändern. Wird ein Bürgeramt geschlossen, verlagert sich das Besucheraufkommen auf das nächst gelegene bzw. am besten erreichbare Bürgeramt. Dieses muss groß genug sein, um das zusätzliche Publikumsaufkommen aufzufangen. Eine Schließung einzelner Standorte setzt deshalb immer entsprechende Kapazitäten der übrigen voraus. II. Miet- und Mietnebenkosten Die nachfolgende Tabelle zeigt die Größe (Fläche in qm) aller Bürgerämter und Außenstellen sowie die jeweiligen Mieten und Mietnebenkosten. Die Gebäude bzw. Räume für drei der insgesamt sieben Bürgerämter sowie die Außenstelle Fechenheim wurden angemietet, vier Bürgerämter befinden sich in städtischen Gebäuden, ebenso die drei Außenstellen. Nennenswerte Einsparungen wären also nur bei der Aufgabe von gemieteten Objekten möglich und nur dann, wenn ein Umzug in preisgünstigere Standorte gelingt. Hiervon ist mit Blick auf den Gewerbeimmobilienmarkt gegenwärtig nicht auszugehen. Möglichen Einsparungen bei der Miete stehen zudem die einmaligen Kosten gegenüber, die mit jedem Standortwechsel verbunden sind. III. Anbindung von Datenverarbeitung und Telekommunikation Das Zentrale Bürgeramt sowie die Bürgerämter Höchst, Nordwest, Dornbusch, Nieder-Eschbach und Sachsenhausen sind über den städtischen Netzverbund ans Telekommunikationsnetz angeschlossen. Alle entstehenden Kosten werden entsprechend der Anzahl der Arbeitsplätze bzw. Telefonanschlüsse berechnet. Mit der Zusammenlegung von dezentralen Bürgerämtern wird sich die Anzahl der Arbeitsplätze und Telefonanschlüsse nicht reduzieren. Einsparungen sind damit nicht zu erwarten. Anders ist es bei den Außenstellen und dem Bürgeramt Bergen-Enkheim: Hier fallen monatliche Kosten für Anschlüsse bei unterschiedlichen Telekommunikationsanbietern an (s. Tab. 3). IV. Personal Die Arbeitssituation ist im gesamten Bürgeramt angespannt. Mindestbesetzungsstärken können unter gleichzeitiger Berücksichtigung von Teilzeitmodellen regelmäßig nicht eingehalten werden. Nicht planbare Besucherströme führen dazu, dass das selbst gesetzte Ziel, 80 % aller Besucher/-innen nach einer maximalen Wartezeit von 15 Minuten zu bedienen, vielfach nicht erreicht wird. Der Zeitpunkt, an dem die / der letzte Besucher/-in das Bürgeramt verlässt, ist ungewiss. In größeren Organisationseinheiten lässt sich das vorhandene Personal erfahrungsgemäß gleichmäßiger und kontinuierlicher auslasten. Durch das geringere Publikumsaufkommen werden in den Außenstellen pro Mitarbeiter/-in und Tag durchschnittlich 10 Personen bedient. In den Bürgerämtern sind es mehr als doppelt so viele. Unvorhersehbare Publikumsspitzen können in größeren Organisationseinheiten generell durch die Verteilung auf viele Schultern besser aufgefangen werden. Darüber hinaus käme es zu weiteren Synergieeffekten, die allerdings nur schwer quantifizierbar sind. So würde sich der Betreuungsaufwand in der Zentrale für die dezentralen Bürgerämter und Außenstellen deutlich reduzieren. Die Einsatzplanung würde einfacher, denn es müssten nur noch Mindestbesetzungsstärken für wenige Standorte sichergestellt werden. Eine Zusammenlegung von Bürgerämtern hätte keine Auswirkungen auf den Stellenplan, könnte aber die Basis schaffen, den steigenden fachlichen Anforderungen ebenso wie gesellschaftlichen Entwicklungen in den nächsten Jahren zu begegnen. C. Neuorganisation der Bürgerämter in Frankfurt am Main - Handlungsoptionen Aus der räumlichen Nähe der Bürgerämter im Frankfurter Norden sowie der vielschichtigen Schwierigkeiten der nur mit einer Person besetzten Außenstellen ergeben sich Handlungsoptionen für eine Neuorganisation. I. Zusammenlegung der Bürgerämter und Außenstellen im Frankfurter Norden In den Bürgerämtern Nordwest und Dornbusch werden derzeit die höchsten Mieten pro Quadratmeter bezahlt (siehe Tab. 2). Der Mietvertrag für das Objekt Nordwest wurde bereits gekündigt. Anstelle eines neuen Standortes alleine für das Bürgeramt Nordwest könnten Räumlichkeiten gesucht werden, die die Bürgerämter Nordwest, Dornbusch, Nieder-Eschbach und die nördlichen Außenstellen unter einem Dach vereinen. Die Aufgabe der derzeitigen Standorte bietet darüber hinaus die Chance, bestehende Mängel zu beseitigen, wie im Bereich der Barrierefreiheit und der ergonomischen Gestaltung der Arbeitsplätze. Diesen Vorteilen stehen weite(re) Wege für die Besucher/-innen gegenüber. Für die Stadtteile Nieder-Erlenbach und Kalbach existieren Grenzänderungsverträge, die den fortwährenden Bestand einer Verwaltungsstelle sichern sollen. Laufende monetäre Einsparungen werden nur in sehr geringem Umfang bei den Miet- und Nebenkosten sowie der Anbindung der nördlichen Außenstellen an das Datenverarbeitungsnetz- und Telekommunikationsnetz erwartet. Eine Zusammenlegung der Bürgerämter und Außenstellen im Frankfurter Norden kann daher zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht empfohlen werden. II. Schließung der Außenstelle Fechenheim Standort der ebenfalls nur mit einer Person besetzten Außenstelle Fechenheim ist das Alte Rathaus von Fechenheim, ein von der Polizei genutztes Gebäude. Die Miete für das nur 24 qm große Büro ist mit rd. 1 858 Euro / Jahr sehr niedrig. Umso höher sind der administrative Aufwand, die Mietnebenkosten (rd. 2 130 €) und insbesondere Kosten für die Anbindung von Datenverarbeitung und Telekommunikation (rd. 4 109 €). In der Summe ließen sich durch die Schließung des Standorts Kosten von mehr als 8 000 € jährlich einsparen. Die Außenstelle erfreut sich allerdings sehr großer Beliebtheit bei den Fechenheimer Bürger/-innen, was sich in den Besucherzahlen widerspiegelt. III. Höchst, Sachsenhausen und Bergen-Enkheim Die Standorte in Höchst, Sachsenhausen und Bergen-Enkheim stellen sicher, dass alle Einwohner/-innen - ob im Norden, Süden, Westen oder Osten Frankfurts wohnend - ihre Anliegen relativ wohnungsnah erledigen können. Organisatorische Veränderungen wären mit weiten Entfernungen und damit großen Einschnitten in den Bürgerservice verbunden, so dass sich weitere Überlegungen erübrigen. D. Zusammenfassung und Ausblick Eine Zusammenlegung von Standorten insbesondere im Frankfurter Norden böte Vorteile organisatorischer und personalwirtschaftlicher Natur sowie die Möglichkeit, Defizite auf den Gebieten der Barrierefreiheit, der Arbeitsmedizin und der Fürsorge für die Mitarbeiter/-innen zu reduzieren. Dem stehen bestehende Eingemeindungsverträge gegenüber sowie vergleichsweise geringe Einsparmöglichkeiten. Hinzu kämen weite(re) Wege für die Besucher/-innen. Wenn heute die Abwägung der Vor- und Nachteile für den Erhalt des status quo spricht, wird die Frage nach einer Zusammenlegung von Standorten in Zukunft regelmäßig auf das Neue zu beantworten sein. Jede neue Immobilie in städtischer Nutzung - und so auch das Verwaltungsgebäude, das im Nordwestzentrum geplant wird - bietet neue Möglichkeiten und Rahmenbedingungen. Offen ist auch, welche Auswirkungen die Entwicklungen des E-Governments auf Produkte und Dienstleistungen der Bürgerämter und schlussendlich auf die Besucherzahlen haben werden. Die räumliche Verteilung der Bürgerämter in Frankfurt am Main sollte daher stetig beobachtet und anlassbezogen auf den Prüfstand gestellt werden.