Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei Anmeldungen von Versammlungen

Auf Grundlage der §§ 2, 14 Versammlungsgesetz (VersG) werden diejenigen personenbezogenen Daten erhoben, die für die Identifikation der für die Durchführung der Versammlung verantwortlichen Personen erforderlich sind. Erhoben werden zu diesem Zweck zum einen hinsichtlich der anmeldenden Person sowie gegebenenfalls hinsichtlich der Versammlungsleitung Vor- und Familienname, Anschrift, Telefonnummer und eine E-Mail-Erreichbarkeit. Die Pflicht zur namentlichen Benennung der anmeldenden Person ergibt sich aus § 2 Abs. 1 VersG. Die Pflicht zur namentlichen Benennung der Versammlungsleitung ergibt sich aus § 14 VersG. Für den Fall, dass es sich bei der anmeldenden Person und Versammlungsleitung nicht um ein und dieselbe Person handelt, ist die Angabe der personenbezogenen Daten beider Personen erforderlich. Die Aufbewahrungsfrist beträgt fünf Jahre für Akten und Vorgänge, für die keine besondere Aufbewahrungsfrist festgesetzt ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die jeweiligen Akten vernichtet. Derzeit besteht kein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten im Ordnungsamt, da die Sachbearbeitung im Versammlungsrecht mittels Papierakten erfolgt und ohne Einsatz einer datenverarbeitenden Fachanwendung. Im Zuge der bevorstehenden Einführung der elektronischen Akte und Verfahrensbearbeitung wird dieses erstellt werden. Derzeit erfolgt kein Hinweis darüber, dass die anmeldenden Personen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten veranlassen können. Wie bereits in Punkt 2 benannt, erfolgt die Aktenvernichtung nach Ablauf der gesetzlichen Frist. Die Weitergabe der personenbezogenen Daten an die Polizei erfolgt in jedem Fall, damit diese im Rahmen ihrer Aufgabe, die Ausübung des Grundrechts auf Versammlungsfreiheit zu ermöglichen, vor Ort Kontakt zu der/dem Verantwortlichen aufnehmen kann, vgl. § 12 VersG, sowie zur Prüfung und Bewertung, ob polizeiliche Maßnahmen vorbereitet werden müssen (Gefährdungsbewertung). Zu diesem Zweck sind die Übermittlung der Telefonnummer zur Kontaktaufnahme, sowie des Vor- und Zunamens zum Zweck der Identifizierung im Rahmen der Gefährdungsbewertung, erforderlich. Die anmeldenden Personen werden im Verfahren vor der Weitergabe der Daten in der Regel im Kooperationsgespräch darauf hingewiesen, dass diese an die Polizei übermittelt werden. Grundsätzlich kontaktiert die Polizei die Anmeldenden nur in Ausnahmefällen vor einem Kooperationsgespräch. Insbesondere nur, wenn die Anmeldenden von der Versammlungsbehörde nicht erreicht werden können, es aber dringende Fragen zu klären gibt. Generell werden alle Anfragen oder Bedenken über die Versammlungsbehörde eingebracht. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach § 27 HSOG. Zweck der Speicherung ist die Erfüllung der in § 1 HSOG genannten Aufgaben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Daten, welche, wie hier vorliegend, nicht durch die Polizei selbst erhoben wurden, finden sich in § 20 HSOG. Bei den übermittelten Daten handelt es sich nicht um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der Verordnung. Bei der Polizei gibt es eine Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse.