Modern arbeiten mit flexiblen Arbeitsmodellen

Die Stadt Frankfurt am Main richtet als attraktive und sozial ausgerichtete Arbeitgeberin (Dienstherr) ihr Personalmanagement auf den verschiedensten Feldern gleichermaßen zukunfts- wie mitarbeitendenorientiert kontinuierlich aus. Hierzu gehört auch die Weiterentwicklung eines modernen Arbeitens mit flexiblen Arbeitsmodellen. Vorangestellt ist daher, dass bereits mit der zum 01.01.2020 in Kraft getretenen Dienstvereinbarung (DV) zu mobiler Arbeit und alternierender Telearbeit - innerhalb der Stadtverwaltung Frankfurt am Main ein verbindlicher Rahmen für das Arbeiten an flexiblen Orten geschaffen wurde. Danach ist es grundsätzlich allen Mitarbeitenden möglich, mobil und in Telearbeit zu arbeiten, soweit nicht rechtliche, dienstliche und betriebliche Gründe oder Belange entgegenstehen.

Die DV wurde im Jahr 2023 evaluiert und weiterentwickelt. Die aktuelle Dienstvereinbarung ist in der Anlage beigefügt. Mit diesem Bezug wird zu dem Auftrag wie folgt berichtet:

Zu 1: In Anwendung des § 5 der DV umfasst der mögliche Umfang beim mobilem Arbeiten bis zu 40 % der individuellen monatlichen Arbeitszeit, bei Telearbeit bis zu 80 % der individuellen monatlichen Arbeitszeit. Mobiles Arbeiten und Telearbeit können kombiniert werden. In Kombination soll die Grenze von 80 % der individuellen monatlichen Arbeitszeit nicht überschritten werden. Dies gilt, soweit nicht dringende dienstliche oder private Gründe eine Ausnahmeregelung erfordern.

Zu 2: Zum Stichtag 30.06.2024 nutzten 7.425 Mitarbeitende die Arbeitsformen nach der DV - davon 595 Mitarbeitende die Telearbeit, 2.166 die Kombination von alternierender Telearbeit und ergänzend mobilem Arbeiten, 4.664 das mobile Arbeiten.

Zu 3: Motive und Ziele, die der Magistrat mit dem Ermöglichen von mobiler Arbeit oder Telearbeit anstrebt, sind über die Präambel in der DV detailliert hervorgehoben und benannt. Strategisch geht es um einen weiteren Beitrag zu einem zukunfts- und mitarbeitendenorientierten Personalmanagement; eine Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeberin und Dienstherr durch eine flexible, lebensphasenorientierte Gestaltung von Berufs- und Privatleben. Auf die beigefügte Anlage möchten wir hinweisen, da eine verkürzte Darstellung die damit verbundene grundlegende Bedeutung der Ziele einseitig gewichten würde.

Maßnahmen

Grundlegend von Bedeutung sind die gemeinschaftlich und verbindlich vereinbarten Rahmenbedingungen zwischen Diensstelle und Gesamtpersonalrat. Sie umfassen u. a. den aktuellen und differenzierten Rahmen des Arbeitsrechts, des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, des Datenschutz und Informationssicherheit (IT-Sicherheit) und die unterschiedlichen zukunftsorientierten Perspektiven und Anforderungen der an diesen Arbeitsformen Beteiligten.

Der Einführungsprozess zu den Arbeitsformen in der Stadtverwaltung wurde systematisch und strukturiert begleitet. Informations- und Öffentlichkeitsarbeit erfolgten und erfolgen z. B. in den Nachrichten der Stadtverwaltung, der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung, über regelmäßige Veröffentlichungen im Intranet, der detaillierten Themen-Website "Mobiles Arbeiten und Telearbeit" auf Verwaltung Aktuell mit umfangreichem Informations- und Begleitmaterail zu verschiedensten Themenblöcken und Fragestellungen, festen Ansprechpersonen für individuelle Orientierungen, Beratungen und Klärungen zu Fragen der Mitarbeitenden, Führungskräfte oder auch Personalstellen. Führungskräfte der Ämter und Betriebe wurden flächendeckend geschult. Informationsveranstaltungen und Fortbildungen zum Thema bzw. einzelnen Schwerpunkten hierzu sind fester Bestandteil der städtischen Personalentwicklung für Führungskräfte und Mitarbeitende. Die Angebote werden aktiv genutzt.

In die Evaluation im Jahr 2023 flossen u. a. Erkenntnisse und Erfahrungen sowie Bedarfe der Fachstellen und Gremien zu Entwicklungen, der Ämter und Betriebe über Workshops sowie der Mitarbeitenden über eine Umfrage des Gesamtpersonalrates ein. Insbesondere die fortschreitende Digitalisierung der Verwaltung sowie im Allgemeinen, z. B. durch Netzausbau, bietet weiteres Potenzial, künftig noch mehr Mitarbeitenden die Nutzung dieser Arbeitsformen zu ermöglichen.

Zu 4 und 5: Flexible Arbeitsmodelle stellen an alle Beteiligten besondere Anforderungen und Fähigkeiten. Mit der DV als Grundlage für ortsflexibles Arbeiten ist ein Rahmen geschaffen, der neben den Chancen auch die Risiken dieser Arbeitsformen im Blick hat.

So beruht die Teilnahme der Mitarbeitenden am mobilen Arbeiten oder Telearbeit auf freiwilliger Basis. Anforderungen an persönliche Voraussetzungen, die in den Eigenschaften d. Mitarbeitenden (§ 4 b) liegen, und Anforderungen an Führungskräfte (§ 4 c) sind beschrieben. Zur Fürsorgepflicht der Führungskräfte gehört es, darauf zu achten, dass es nicht zu Selbstausbeutung und Überlastung der Mitarbeitenden kommt. Bei der Arbeitszeitgestaltung (§ 6) wird den Mitarbeitenden im Sinne eines ergebnisorientierten Arbeitens eine hohe Zeitsouveränität eingeräumt. Mobiles Arbeiten und Telearbeit unterliegen dabei den geltenden Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes, tarif- und beamtenrechtlichen Regelungen sowie der Dienstvereinbarung zur Flexibilisierung der Arbeitszeit und zur automatisierten Zeiterfassung. Ein Arbeiten außerhalb des in dieser Dienstvereinbarung festgelegten Gleitzeitrahmens ist nicht zulässig. Zur Erreichbarkeit (§ 7) ist festgelegt, dass Mitarbeitende und Führungskräfte die für die Aufgabenerledigung erforderliche Erreichbarkeit unter Abwägung der dienstlichen Erfordernisse einerseits sowie der privaten Belange andererseits abstimmen. Hierbei ist der geltende Gleitzeitrahmen zu beachten; Servicezeiten sind in Absprache sicherzustellen.

Der Magistrat geht in hohem Maße verantwortlich mit der Privatsphäre der Mitarbeitenden um. Die DV umfasst hierzu ebenfalls den entsprechenden Handlungsrahmen. Aktuelle rechtliche Entwicklungen und Erkenntnisse zum Datenschutz und zur IT- und Informationssicherheit werden regelmäßig einbezogen. Die Arbeitsergebnisse der Arbeitsgruppen und Beschlüsse des IT-Strategierates zu den vielfältigen jeweils aktuellen Themen fließen unmittelbar auch in die Umsetzungsgrundlagen zu den Arbeitsformen ein. Im Hinblick auf die grundgesetzlich garantierte Unverletzlichkeit der Wohnung ist der Zugang zur häuslichen Betriebsstätte gesondert geregelt. Der Rahmen zu den Zugangsrechten zur häuslichen Arbeitsstätte bei Telearbeit wird vor Aufnahme der Arbeitsform in jedem Einzelfall ausdrücklich geregelt. Die Arbeitsmittel - Hard- und Software - für mobiles Arbeiten und Telearbeit werden den Mitarbeitenden nach Maßgabe der Allgemeinen Geschäftsanweisung (AGA II) der Stadt Frankfurt am Main durch die Ämter und Betriebe zur Verfügung gestellt und administriert.

Über das Begleit- und Servicematerial zu den flexiblen Arbeitsformen sind verschiedene Checklisten bereitgestellt und unterstützen die Selbstreflexion zur persönlichen Situation, eigenen Zielsetzung und Entscheidungsfindung d. Mitarbeitenden und damit den vorbereitenden Austausch mit der Führungskraft. Dies sind im Einzelnen die Persönliche Checkliste, die Checkliste für die Teilnahme am mobilen Arbeiten, Checklisten für die Einrichtung und den Betrieb eines Telearbeitsplatzes sowie zur Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung für den häuslichen Arbeitsplatz bei Telearbeit u. a. mit den Aspekten der Trennung von Arbeit und Privatleben, Arbeitsabläufe im persönlichen Umfeld und Arbeitszeit.

Die Stadt Frankfurt am Main fördert darüber hinaus die verantwortliche Umsetzung in den Ämtern und Betrieben sowie Fachstellen durch weitergehende Impulse, Sensibilisierung zu Entwicklungen, Transparenz zu den Rahmenbedingungen und Anforderungen über Informationen, Aufklärung und Orientierung. Mitarbeitende und Führungskräfte werden über Angebote der Personalentwicklung in den erforderlichen Schlüsselkompetenzen gefördert und unterstützt, Selbstkompetenzen werden gestärkt. Hierzu gehört z. B. auch der Umgang mit Diversität und Vielfalt, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Partnerschaftlicher Vereinbarkeit, Beruf und Pflege, Chancengleichheit, Frauenförderung, Väterbeteiligung und Weiterem sowie das gesamtstädtische Führungsverständnis zur Umsetzung. Begleitend stehen zu den flexiblen Arbeitsformen und individuellen Fragestellungen und Beratungen vor Ort die jeweiligen Führungskräfte, Personalstellen, Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte, örtlichen Personalräte und Schwerbehindertenvertretungen zur Verfügung, darüber hinaus feste Ansprechpersonen in den zentralen Fachstellen.

Zu 6: Bis zum Jahr 2020 bestand bereits seit einigen Jahren die Möglichkeit der alternierenden Telearbeit in der Stadtverwaltung auf der Grundlage einer Richtlinie. Diese wurde zum 01.01.2020 durch die DV abgelöst und im Jahr 2023 nochmals weiterentwickelt. Aktuell stellt die Dienstvereinbarung zu mobilem Arbeiten und alternierender Telearbeit i. d. F. der Änderungsdienstvereinbarung vom 31.07.2023 die Grundlage für das ortsflexible Arbeiten in der Stadtverwaltung dar (s. Anlage).

Umfängliches Begleit- und Servicematerial zu den Arbeitsformen wie z. B. Checklisten, Informationen, Hinweise, Antragsformulare, usf. sind zudem auf der Website "Mobiles Arbeiten und Telearbeit" zusammengestellt. Die Seite ist über den Button "Vereinbarkeit von Familie und Beruf" auf der Intranetseite oder der entsprechenden Kachel auf Verwaltung Aktuell zu erreichen.

Anlage _Dienstvereinbarung (nicht öffentlich - ca. 170 KB)