Homeoffice in der Verwaltung der Stadt Frankfurt

Bereits vor Beginn der Corona-Pandemie wurde mit der zum 01.01.2020 in Kraft getretenen Dienstvereinbarung (DV) Nr. 235 - Mobiles Arbeiten und alternierende Telearbeit - innerhalb der Stadtverwaltung Frankfurt am Main ein verbindlicher Rahmen für das Arbeiten an flexiblen Orten geschaffen. Die mit dem Gesamtpersonalrat der Stadt Frankfurt am Main ausgearbeitete Dienstvereinbarung umfasst sowohl das mobile Arbeiten als auch die alternierende Telearbeit. Mobiles Arbeiten ist davon geprägt, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsleistung partiell und situativ nach vorheriger Abstimmung mit ihrer Führungskraft an flexiblen Arbeitsorten erbringen können. Demgegenüber bietet alternierende Telearbeit eine längerfristige Kontinuität und Verbindlichkeit: die Arbeitsleistung wird nach einem vereinbarten Rhythmus regelmäßig an der häuslichen Arbeitsstätte erbracht. Die bisherige Richtlinie über die Telearbeit in der Stadtverwaltung (Magistrats-Beschluss Nr. 527 vom 11.05.2012 - Stand 01.09.2018) wurde durch die DV Nr. 235 abgelöst. Die Möglichkeit der alternierenden Telearbeit besteht somit bereits seit 2012, derzeit existieren 1020 Telearbeitsplätze in der Stadtverwaltung. 970 Mitarbeitende nutzen aktuell aktiv das mobile Arbeiten nach der DV Nr.235. Grundsätzlich ist es allen Mitarbeitenden möglich, mobil und in Telearbeit zu arbeiten, soweit nicht rechtliche, dienstliche und betriebliche Gründe oder Belange entgegenstehen. Im Besonderen sind folgende Voraussetzungen unter den Aspekten des Arbeitsrechts, der Arbeitszeit, des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, des Datenschutzes sowie der Informationssicherheit zu beachten:

a) Anforderung an die Tätigkeit Die Tätigkeit muss geeignet sein. Sie ist eigenständig und eigenverantwortlich sowie ohne Publikumsverkehr durchzuführen und darf keine dauerhafte persönliche Anwesenheit in der Dienststelle erfordern.

b) Persönliche Voraussetzungen Individuelle Eigenschaften wie die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Eigeninitiative und hohe Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten sind erforderlich.

c) Anforderung an Führung Führungsverantwortung über Distanz orientiert sich stärker an Arbeitsergebnissen als an Präsenz. Klare Kommunikation und klare Formulierung von Arbeitsaufträgen sind notwendig. Im Rahmen der Fürsorgepflicht haben Führungskräfte darauf zu achten, dass es nicht zur Selbstausbeutung und Überlastung der Mitarbeitenden kommt.

d) Anforderung an den Arbeitsplatz bei Telearbeit Die Anforderungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sind in besonderem Maße zu beachten.

e) Zugang zur häuslichen Arbeitsstätte bei Telearbeit ist einzuräumen. Die Entscheidung über die Teilnahme am mobilen Arbeiten und Telearbeit treffen die städtischen Amts- und Betriebsleitungen in jedem Einzelfall und nach Prüfung der dargestellten Voraussetzungen einschließlich der Datenschutz- und IT-Sicherheitsbestimmungen auf Antrag der Mitarbeitenden. Beide Arbeitsformen ermöglichen eine flexible, lebensphasenorientierte Gestaltung von Berufs- und Privatleben, insbesondere eine verbesserte Vereinbarkeit von Familie und Beruf, stärken die Eigenverantwortung von Mitarbeitenden, begünstigen die Arbeitsmotivation und haben insgesamt positive Auswirkungen auf Personalgewinnung und Personalbindung. Sie stellen somit einen nicht unwesentlichen Beitrag zur Attraktivität der Arbeitgeberin Stadt Frankfurt am Main dar. Mit Ausbruch der Corona-Pandemie und der Maßgabe, soziale Kontakte zu reduzieren, war es erforderlich, über die Regelungen der Dienstvereinbarung hinaus mobiles Arbeiten unter vereinfachten Bedingungen zuzulassen. Bereits in der ersten "Dienstanweisung zum Schutz der städtischen Mitarbeitenden vor Infektionen durch das neuartige Corona-Virus SARS-CoV-2 (Covid-19)" am 15.03.2020 wurde festgelegt, dass Mitarbeitende der Stadtverwaltung, deren Tätigkeit im Wesentlichen ohne Abstriche auch außerhalb der Dienststelle wahrgenommen werden kann, nach Abstimmung mit der direkten Führungskraft zur Reduzierung sozialer Kontakte zu Hause arbeiten sollen, wenn dienstliche Belange nicht entgegenstehen ("Corona-Homeoffice"). Unabhängig von der Verordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales wurde von dem - aufgrund der Corona-Krise einberufenen - Verwaltungsstab am 21.01.2021 beschlossen, coronabedingt ein Maximum an "Homeoffice" zu realisieren. Die städtischen Ämter und Betriebe wurden per Rundmail am 22.01.2021 aufgefordert sowie im Rahmen der Dienstanweisung darauf hingewiesen, dass es Aufgabe der Führungskräfte ist, proaktiv Mitarbeitende dahingehend anzusprechen, Arbeiten zu Hause wahrzunehmen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Tätigkeit geeignet ist. In diesem Zusammenhang wurde auch darauf hingewiesen, dass nur zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen dürfen. Im ersten Quartal 2021 haben durchschnittlich rund 1.900 Mitarbeitenden täglich im "Corona-Homeoffice" gearbeitet. Bei der Frage nach "Homeoffice" ist zu berücksichtigen, dass es innerhalb der Stadtverwaltung viele Bereiche bzw. Berufsgruppen gibt, deren Leistungen nicht im "Homeoffice" erbracht werden können. Hierzu zählen z. B. sämtliche Mitarbeitende in Publikumsbereichen oder Außendienst (wie z. B. Bürgerämtern, Jugend- und Sozialämtern, Wohnungsamt, Stadtentwässerung, Ordnungsamt oder Bauaufsicht), Erzieher_innen, Stadtpolizist_innen, Tierpfleger_innen im Zoo oder Gärtner_innen, Friedhofsmitarbeitende und Werkstattangestellte im Grünflächenamt oder Palmengarten, Ärzt_innen und Arzthelfer_innen beim Gesundheitsamt und der Arbeitsmedizin. Die Dienstvereinbarung Nr. 235 legt folgende Regelungen fest zu - Arbeitszeit § 6 Arbeitszeit Bei der Arbeitszeitgestaltung wird den Mitarbeitenden im Sinne eines ergebnisorientierten Arbeitens eine hohe Zeitsouveränität eingeräumt. Mobiles Arbeiten und Telearbeit unterliegen den geltenden Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes, tarif- und beamtenrechtlichen Regelungen sowie der Dienstvereinbarung Nr. 222 zur Flexibilisierung der Arbeitszeit und zur automatisierten Zeiterfassung. Ein Arbeiten außerhalb des in dieser Dienstvereinbarung festgelegten Gleitzeitrahmens ist nicht zulässig. Die tariflichen/gesetzlichen Bestimmungen zur Anordnung von Sonderformen der Arbeit, z. B. Überstunden und Mehrarbeit, bleiben hiervon unberührt. Bei mobilem Arbeiten umfasst die anrechenbare Arbeitszeit die Dauer der zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden vereinbarten Aufgabenerledigung. Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt grundsätzlich nachträglich durch AZE-Online. - Zugang zur häuslichen Arbeitsstätte bei Telearbeit § 4 e Zugang zur häuslichen Arbeitsstätte bei Telearbeit Im Hinblick auf die grundgesetzlich garantierte Unverletzlichkeit der Wohnung wird der Zugang zur häuslichen Betriebsstätte wie folgt geregelt: In begründeten Fällen sind Begehungen durch Vertreter/-innen der Dienststelle, der Beschäftigtenvertretungen und des Datenschutzbeauftragten nach vorheriger Terminabsprache möglich. - Arbeitsmittel § 10 Arbeitsmittel Hard- und Software für mobiles Arbeiten und Telearbeit werden den Mitarbeitenden durch die Ämter und Betriebe zur Verfügung gestellt und nach Maßgabe der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA) II administriert. Bei der Beschaffung, der Anbindung an das städtische Netz und dem Betrieb der technischen Arbeitsmittel finden die geltenden städtischen Standards und Vorgaben Anwendung. Da die Grenzen zwischen der technischen Nutzung des dienstlich/betrieblich veranlassten Arbeitens mit mobilen Endgeräten, der Nutzung von Telearbeitsplätzen mit Zero Clients und der Nutzung über die erweiterten Möglichkeiten des situativen mobilen Arbeitens an unterschiedlichen Orten (zunehmend) verwischen, hat sich der IT-Strategierat für die Umsetzung einer "Ein-Client-Strategie" ausgesprochen, die künftig für alle geeigneten Arbeitsplätze gelten soll. Die Umsetzung dieser Strategie wird als grundlegender Schritt für eine zukunftsfähige Arbeitsplatzgestaltung erachtet. Die Umstellung der Geräte soll unter Berücksichtigung der Haushaltslage im Rahmen der Ablösung des normalen Lebenszyklus (bis zu 5 Jahre) erfolgen. § 11 Aufwandserstattung Die infrastrukturellen Kosten trägt d. Mitarbeitende. Dies sind z. B. ggf. anfallende Kosten für Telekommunikation von privaten Anschlüssen, Miete, Strom, Heizung und Reinigung. - Haftung § 13 Versicherungs- und Haftungsfragen Grundsätzlich gelten bei Versicherungs- und Haftungsangelegenheiten die gleichen Bedingungen wie im Amt/Betrieb. Für den Unfallschutz ist im Einzelfall grundsätzlich entscheidend, ob ein innerer Zusammenhang zwischen dem zum Unfall führenden Geschehen und der dienstlichen oder betrieblichen Tätigkeit besteht. Die Frage des Unfallschutzes sowie des Dienstunfallschutzes bei Wegeunfällen und Dienstreisen im Kontext des mobilen Arbeitens bedarf der Einzelfallprüfung. Die von der Dienststelle zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel sind von der Versicherung der Stadt Frankfurt abgedeckt. Den Mitarbeitenden mit mobilem Arbeiten oder Telearbeit wird empfohlen, diese Arbeitsmittel (einschließlich der mobilen Endgeräte) von der Hausratversicherung ausnehmen zu lassen. So bleibt der Wert der Wohnungsausstattung von den dienstlichen Arbeitsmitteln unberührt und es entsteht hierdurch keine Unterversicherung. Zu Frage 4. Folgende Regelung zum Datenschutz und zur Informationssicherheit wurden in der Dienstvereinbarung getroffen: § 12 Datenschutz und Informationssicherheit (IT-Sicherheit) Beim mobilen Arbeiten oder bei Telearbeit und der damit verbundenen Auslagerung von Datenbeständen muss dem Datenschutz besonderes Augenmerk gewidmet werden. Je schutzwürdiger die Daten sind, desto höher sind die Anforderungen an den Datenschutz. Vertrauliche Daten und Informationen müssen so geschützt werden, dass Familienangehörige oder sonstige Dritte keinen unbefugten Zugang bzw. Zugriff erlangen können. Die Mitarbeitenden sind daher über die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu informieren. Werden Akten nicht elektronisch bearbeitet, ist ihr Transport nur in verschlossenen Behältern gestattet. Am häuslichen Arbeitsplatz muss ein abschließbarer Schrank bzw. Schrankteil zu ihrer Aufbewahrung vorhanden sein. Sind dienstliche Unterlagen zu entsorgen, erfolgt dies ausschließlich im Amt/Betrieb sachgerecht nach den entsprechenden Regelungen. Mitarbeitende, die mobil arbeiten oder Telearbeit praktizieren, haben wie bisher auch das Datengeheimnis nach dem Verpflichtungsgesetz (VerpflG) sowie die Verschwiegenheit nach Art. 5 EU-DSGVO und nach dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) sowie die dienstrechtlichen Verschwiegenheitspflichten gem. § 37 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) und § 3 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) zu beachten. Näheres regeln die Bestimmungen in der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung der Stadt Frankfurt am Main (AGA I, Ziffer 2.13, Ziffer 4.4.12). Vor der Zustimmung zur Teilnahme am mobilen Arbeiten oder der Genehmigung von Telearbeit prüft das Amt/der Betrieb, welche Aufgaben des Tätigkeitsgebietes dem Grunde nach für mobiles Arbeiten oder Telearbeit geeignet sind und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen werden. Dies gilt sowohl für den Einsatz elektronischer Verfahren als auch für die Bearbeitung von Akten. Orientierung bietet hierbei insbesondere die Übersicht der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 EU-DSGVO. Als Teil der Prüfung wird auch eine Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 35 EU-DSGVO vorgenommen. Die gesamte Prüfung ist mit Erwägungsgründen zu dokumentieren. Verschlusssachen mit der Einstufung vertraulich oder höher sind mit mobilem Arbeiten oder Telearbeit nicht zu vereinbaren. Darüber hinaus sind Gesundheits-, Sozial-, Personal- und Steuerdaten für mobiles Arbeiten in der Regel nicht geeignet. Eine Eignung für Telearbeit hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Sofern Daten ohne Personenbezug bearbeitet werden, ist der Schutzbedarf nach der IT-Sicherheitsleitlinie, AGA II, festzulegen. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen und bei der Weigerung, dem Datenschutzbeauftragten bzw. der Vertretung den Zugang zur häuslichen Arbeitsstätte zu eröffnen, kann die Zustimmung zur Teilnahme am mobilen Arbeiten oder die Genehmigung von Telearbeit unverzüglich gekündigt bzw. widerrufen werden. Der Verlust oder Diebstahl eines mobilen Endgerätes ist gem. Art. 33 EU-DSGVO innerhalb von 72 Stunden dem Amt/Betrieb sowie durch dieses dem Hessischen Datenschutzbeauftragten anzuzeigen. Die Information wird 11B - Referat Datenschutz und IT-Sicherheit zur Kenntnis gegeben. Zu Frage 5. Auf Basis einer verpflichtenden arbeitsmedizinischen Beratung wird für einen Telearbeitsplatz durch das jeweilige Amt/den jeweiligen Betrieb eine Gefährdungsbeurteilung erstellt. Zu Frage 6. Im Vorfeld der Genehmigung von Telearbeit erfolgt eine verpflichtende Beratung durch die Arbeitsmedizin, bei der zur Beurteilung des Arbeitsplatzes aus Sicht des Arbeits- und Gesundheitsschutzes eine durch die antragstellende Person auszufüllende Checkliste sowie Fotos der häuslichen Arbeitsstätte vorzulegen sind. Ein Wechsel der Räumlichkeit oder der Arbeitsplatzausstattung sowie eine Erhöhung der Zahl der Telearbeitstage um mehr als das Doppelte lösen eine erneute Beratungspflicht sowie die Durchführung einer neuen Gefährdungsbeurteilung auf Basis der arbeitsmedizinischen Beratung aus. Zu Frage 7. Die Stadt Frankfurt am Main ist eine attraktive und sozial ausgerichtete Arbeitgeberin, deren Personalmanagement auf den verschiedensten Feldern gleichermaßen zukunfts- wie auf die Mitarbeitenden orientiert ausgerichtet ist und weiterentwickelt wird. Mit der Dienstvereinbarung Nr. 235 werden - unabhängig von der Pandemie - die Möglichkeiten zur flexiblen Arbeitsgestaltung gefördert und erweitert. Neben den großen Chancen und Potenzialen dieser Arbeitsformen bestehen auch Herausforderungen. In gemeinsamer Verantwortung von Führungskräften und Mitarbeitenden ist daher einer Erwartungshaltung der ständigen Erreichbarkeit sowie dem Risiko der Entgrenzung von Berufs- und Privatleben aktiv entgegenzuwirken. Über die benannten Ziele dieser Arbeitsformen hinaus werden auch positive Auswirkungen auf die Raum- und Arbeitsmittelausstattung sowie durch Reduzierung von Fahrtwegen auf die Nachhaltigkeit und den Umweltschutz gesehen. Flexible Arbeitsformen unterliegen permanenter, kontinuierlicher Evaluation. Der Magistrat unterstützt das Arbeiten an flexiblen Orten und damit verbundene Weiterentwicklungen und geht von einer bleibend aktiven Nutzung dieses Angebotes durch die Mitarbeitenden aus.