Modellprojekt "Entwicklungs- und Innovationspartnerschaft" starten

Zwischenbescheide des Magistrats vom 14.01.2025 und 30.04.2025

Mit der Reform des Vergaberechts im Jahr 2016 wurden die Innovationspartnerschaft und der Wettbewerbliche Dialog als neue Verfahrensarten zur Beschaffung innovativer Leistungen in das Vergaberecht aufgenommen. Die Verfahren bieten ein hohes Innovationspotenzial, da viele Details des Auftragsgegenstandes zwischen Auftraggeber und den Wettbewerbsteilnehmenden im laufenden Prozess besprochen und ausgestaltet werden können. Nicht zuletzt aufgrund dieser relativen Ergebnisoffenheit sind sie für die Vergabestellen in der Umsetzung aufwändig und rechtlich komplex. Insbesondere ist neben der vergaberechtlichen auch vertrags- und beihilfenrechtliche Expertise gefordert.

Eine Stichprobenrecherche im EU-Bekanntmachungsportal Tenders Electronic Daily (TED) zeigt, dass die innovativen Verfahrensarten von den öffentlichen Auftraggebern nach wie vor wenig verwendet werden und dadurch nicht verbreitet sind. Auch beobachtet der Magistrat, dass noch keine größere Beteiligung von Unternehmen an diesen innovativen und offen gestalteten Verfahren stattfindet. Hinderungsgründe der Unternehmen für die Teilnahme an diesen Verfahren könnten z. B. mögliche Kalkulationsrisiken sowie Bedenken in Bezug auf die Festlegung von geteilten Rechten an den Forschungsergebnissen sein.

Trotz der aufgezeigten rechtlichen Hürden sowohl aufseiten der Vergabestellen als auch aufseiten der Unternehmen, geht der Magistrat davon aus, dass die Innovationspartnerschaft und der Wettbewerbliche Dialog künftig deutlich mehr genutzt werden, um z. B. den Herausforderungen des Klimawandels und der Digitalisierung aller Lebensbereiche ausreichend Rechnung tragen zu können und Innovationen bei Beschaffungen aktiv zu fördern und mitzugestalten. Davon unabhängig können die bestehenden und bewährten Instrumente des Verhandlungsverfahrens, der Zulassung von Nebenangeboten oder der Einsatz einer funktionalen Leistungsbeschreibung ebenfalls, wenn auch weniger weitreichend, innovationsfördernd genutzt werden. Darüber hinaus wird vom Magistrat aktuell das sogenannte dynamische Beschaffungssystem in das Vergabemanagementsystem implementiert und erweitert somit künftig das Portfolio an flexiblen Vergabeverfahrensarten.

Der Magistrat begrüßt die Initiative, die innovativen Beschaffungsinstrumente im Rahmen eines Modellprojekts für die Stadt Frankfurt am Main zu erschließen. Hiervon können über die konkrete "Modellvergabe" hinaus perspektivisch alle Bereiche der Stadtverwaltung profitieren, die vereinzelt oder regelmäßig innovative Leistungen am Markt beschaffen.

Eine aktuelle Bedarfsermittlung ergab, dass die Branddirektion Bedarf an innovativen Leistungen, z. B. auf dem Gebiet moderner, praxisoptimierter Schutzausrüstung für den Einsatzbetrieb, hat. Produkte und Lösungen dieser Art sind zwar bereits dem Grunde nach am Markt verfügbar, erfüllen aber nicht die konkreten technisch-fachlichen Anforderungen für eine optimale Anwendung in der Praxis der Frankfurter Feuerwehr. Vor diesem Hintergrund wäre die Durchführung eines Wettbewerblichen Dialogs zur Entwicklung und Beschaffung der bestmöglichen technischen Lösung zu begrüßen.

Ein Bedarf, der am Markt gänzlich nicht verfügbar ist, besteht hingegen aktuell konkret nicht, sodass die Innovationspartnerschaft, die dies zwingend voraussetzt, für den Moment nach dem Dafürhalten des Magistrats zunächst nicht zur Anwendung kommen kann. Die Initiative hierfür hält der Magistrat jedoch gleichermaßen für begrüßenswert, weil die Individualität von Beschaffungsgegenständen und -leistungen mit der Verfahrensart Berücksichtigung finden könnte.

Aufgrund der angeführten hohen Komplexität des Wettbewerblichen Dialogs erfordert die Durchführung eines solchen Modellprojektes einen sehr hohen Zeitaufwand und hohe Expertise. Dies gilt aufseiten der Fachstellen der Branddirektion, die die inhaltlichen Rahmenparameter entwickeln und in den Dialog mit eventuellen externen Fachstellen treten müssten. Dies gilt aber ebenfalls für die Vergabestelle der Branddirektion, die auch im neuen Verfahren sämtlichen formalen, bürokratischen und dokumentarischen Anforderungen nachkommen müsste. Beide Stellen müssen mit der neuen Vergabeart besonderen Aufwand betreiben, da keine Erfahrungswerte mit diesen Verfahren bestehen. Die Branddirektion als dezentrale Vergabestelle verfügt derzeit nicht über die erforderlichen personellen Ressourcen, um das Modellprojekt rechtssicher umsetzen zu können.

Um derart komplexe Verfahren einzuführen und als Ergänzung zu dem bewährten Verfahrensportfolio der Beschaffung nachhaltig zu etablieren, ist sowohl aufseiten der Fachstelle, als auch aufseiten der Vergabestelle, je eine zusätzliche Vollzeitkraft erforderlich. Darüber hinaus ist es notwendig, dass diese beiden Vergabeverfahrensarten in das Vergabemanagementsystem der Stadt Frankfurt am Main implementiert werden, da nur so die rechtlich vorgegebene elektronische Durchführung der Vergabeverfahren gewährleistet werden kann.

Um den Erfolg eines derartigen Modellprojekts, d. h. die erstmalige Durchführung bzw. "Erprobung" des Verfahrens, sicherzustellen, bedarf es der Unterstützung und Begleitung durch eine hierauf spezialisierte Fachkanzlei, die bereits über Erfahrungen mit entsprechenden Vergabeverfahren verfügt und in der Lage ist, die komplexen vergabe-, vertrags- und beihilfenrechtlichen Fragestellungen zu überschauen.

Als Zusatzbemerkung sei angefügt: Rechtliche und bürokratische Sicherheit erzeugt Aufwand.

Das Vergaberecht als solches stellt von seiner Zielrichtung her sehr hohe formale Dokumentationserfordernisse, um seinen Zielen, wie dem Diskriminierungsverbot von Bietern, dem Gleichbehandlungsgrundsatz oder der Sicherstellung der Wettbewerbsfreiheit Rechnung zu tragen. Im europäischen Vergaberechtsregime sind die Verfahren daher sämtlich der dezidierten gerichtlichen Überprüfbarkeit unterworfen. Je komplexer ein Auftragsgegenstand oder eine Lieferleistung ist und ein womöglich unerprobtes Verfahren ausgestaltet ist, desto höher wird das Risiko sowohl aufseiten des Auftragsgebers als auch aufseiten des Bieters Fehler zu begehen und mit einem Verfahren zu scheitern. Dies bedeutet in der Konsequenz nicht nur sehr leicht zeitliche Verzögerungen von mindestens mehreren Monaten bis ein Auftrag ausgeführt werden kann, sondern es erzeugt auch erneuten und zusätzlichen Aufwand für gerichtliche Auseinandersetzungen, neu durchzuführende Verfahren und ggf. Schadenersatzforderungen. Für all dies muss dann Kapazität und Expertise vorhanden sein, um nicht Stillstand zu erzeugen.