Ehrenamt und Verwaltung in Verbindung halten

Ein Zugriff auf das elektronische Telefonverzeichnis als internes Kommunikationsverzeichnis der Stadtverwaltung Frankfurt am Main wird für Organisationen außerhalb der Stadtverwaltung Frankfurt am Main lediglich bei Vorliegen eines sachlich gerechtfertigten Grundes vergeben - und auch dann nur auszugsweise (in dem Rahmen, wie es der sachlich gerechtfertigte Zweck erfordert). Hintergrund ist, dass hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten ein datenschutzrechtliches Verbot mit Erlaubnisvorbehalt existiert und solche Daten daher lediglich unter bestimmten Bedingungen (vgl. Art. 6 EU-DSGVO) verarbeitet werden dürfen.

Der Sinn und Zweck dieses internen Kommunikationsverzeichnisses (sowie die damit einhergehende Verwendung der dazugehörigen personenbezogenen Daten) ist nämlich gerade die Erleichterung der Kommunikation der Organisationseinheiten der Stadtverwaltung Frankfurt am Main, also der Ämter, Eigenbetriebe, Stabsstellen und Referate, untereinander. Es ist unbestritten, dass das Kommunikationsverzeichnis für die Arbeit der Ortsbeiräte hilfreich wäre. Dies allein reicht als Rechtsgrundlage für eine Übermittlung der Daten aber nicht aus.

Sollte ein sachlich (und datenschutzrechtlich) gerechtfertigter Grund hinsichtlich der Erforderlichkeit von Auszügen aus dem Telefonverzeichnis vorgetragen werden können, kann aus dem Kommunikationsverzeichnis eine passwortgeschützte Datei mit den für die Erfüllung Ihres Zwecks notwendigen Kommunikationsdaten erzeugt werden. Der Auszug wird in begründeten Fällen durch die Verwaltungsabteilung des zuständigen Amtes für die nachgefragten Daten bereitgestellt, die wiederum für die Rechtmäßigkeit der Übermittlung verantwortlich ist.