Jahresabschluss 2008 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes

Vortrag des Magistrats vom 13.05.2011, M 95

Betreff: Jahresabschluss 2008 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 16.12.2010, § 9168 (M 177)

1. Die beigefügte Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2008 wird zur Kenntnis genommen.
2. Die Jahresabschlüsse für das Haushaltsjahr 2008 mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 114u HGO zu beraten und über den vom Revisionsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Stadtverwaltung 2008: Vermögensrechnung mit einer Summe von 13.437.743.128,62 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 3.254.848.897,12 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.737.027.705,39 € somit mit einem Jahresergebnis vor Rücklagen von 517.821.191,73 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Saldo aus Verwaltungstätigkeit von 601.896.917,65 € einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 67.098.539,91 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 224.007.934,29 € mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 438.978.000,00 € mit einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 601.305.255,02 € und mit einem Finanzmittelüberschuss von 388.964.701,60 € In den vorgenannten Ergebnissen sind die vorgeschriebenen Zuführungen und Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen (Gebührenbereiche und nicht-selbständige Stiftungen) nicht enthalten. Für 2008 ergibt sich: Jahresergebnis vor Rücklagen 517.821.191,73 € + Entnahmen aus Rücklagen 326.218,00 € - Einstellungen in Rücklagen 17.658.390,72 € = Jahresergebnis nach Rücklagen 500.489.019,01 € Dem Magistrat wird gemäß § 114u HGO für das Haushaltsjahr 2008 Entlastung erteilt. Der Beschluss über den Jahresabschluss und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist der Jahresabschluss mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen.
3. Die geprüften Jahresrechnungen für Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO mit Schlussberichten des Rechnungsprüfungsamtes nach § 114t HGO zu beraten und wie folgt zu beschließen: 1. Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 575.488.179,49 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 105.014.886,20 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 130.056.700,44 € somit mit einem Jahresergebnis von -25.041.814,24 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 78.108.421,03 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 38.527.390,35 € somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 39.581.030,68 € 2. Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 9.374.089,17 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.460.665,87 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 63.610,69 €, somit mit einem Jahresergebnis von 2.397.055,18 € Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 1.383.000,00 € einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 1.609.600,00 € somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 226.600,00 € Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen die Buchungen zur Rücklagenzuführung / -entnahme nicht enthalten sind. Für 2008 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung -: Jahresergebnis vor Gewinnverwendung -25,04 Mio. € - Gewinnverwendung 25,04 Mio. € = Jahresergebnis nach Gewinnverwendung 0,00 Mio. € Und für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung -: Jahresergebnis vor Gewinnverwendung 2,40 Mio. € - Gewinnverwendung 2,40 Mio. € = Jahresergebnis nach Gewinnverwendung 0,00 Mio. € 3. Gemeindliche Bestattungshilfe Bergen-Enkheim Vermögensrechnung mit einer Summe von 1.021,21 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.810,73 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.810,73 € somit mit einem Jahresergebnis von 0,00 € Dem Magistrat wird Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresabschlüsse der Sondervermögen und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung sind die Jahresabschlüsse mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. Stellungnahme: Der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2008 wurde vom Magistrat am 29.05.2009 festgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 118 vom 29.05.2009 über das Ergebnis des Jahresabschlusses und über die Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 114 s Abs. 9 HGO berichtet. Die Schlussberichte des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2008 wurden der Stadtverordnetenversammlung mit Vortrag des Magistrats vom 06.09.2010, M 177 übergeben. Zu diesen Berichten wird nachfolgend Stellung genommen. Teil I Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main Tz. 3.3 Wesentliche Prüfungshemmnisse Zu den Belegen, bei denen dem Revisionsamt keine begründenden Unterlagen zur Verfügung standen, werden diese Unterlagen im Nachgang zur Verfügung gestellt. (Dez. II) Tz. 4 Prüfung der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2007 Die Eröffnungsbilanz wurde zwischenzeitlich mit Beschuss der Stadtverordnetenversammlung vom 27.05.2010, § 8211, festgestellt. (Dez. III) Tz. 6 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses Der Magistrat hat die vom Revisionsamt im Rahmen der Prüfung der Eröffnungsbilanz festgestellten Korrekturbedarfe in den nachfolgenden Haushaltsjahren bis 2010 weitgehend buchungsmäßig umgesetzt und die Nettoposition entsprechend bereinigt. Die Pensionsrückstellungen wurden um den Zuführungsbedarf für die zu anderen Dienstherren gewechselten Beamten im Rahmen des Jahresabschlusses 2009 erhöht. Die fehlenden Verbindlichkeiten gegenüber der FAAG wurden 2009 eingebucht. In 2010 wurde zudem die Inventur der Kunstgegenstände abgeschlossen, so dass die fehlenden Anlagen im Laufe des Haushaltsjahres 2010 in die Vermögensrechnung aufgenommen werden konnten. In der Vermögensrechnung der Stadt Frankfurt am Main wurden die für das Treuhandvermögen der Stadtentwicklungsgesellschaft "Am Riedberg" bereits übergebenen Vermögensgegenstände gegen eine Verbindlichkeitsposition eingebucht und erstmalig in der Bilanz zum 31.12.2009 ausgewiesen. Gleichzeitig wurden im Anhang zum Rechenschaftsbericht weitergehende Informationen des Entwicklungsträgers bezüglich Höhe der Kreditverbindlichkeit, voraussichtliche Mittelunterdeckung zum Ende der Maßnahme u.ä. genannt. Dieses Verfahren wurde 2010 mit der Aufsichtsbehörde abgestimmt. Eine bis 2014 befristete Ausnahmegenehmigung des Hessischen Ministeriums des Innern und für Sport wurde erteilt. (Dez. III) Tz. 7.1.4 Genehmigung von Mehraufwendungen und Mehrauszahlungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2008 Der Magistrat teilt die Auffassung des Revisionsamtes, dass eine Deckung der Budgetüberschreitungen aus allgemeinen Deckungsmitteln oder zu Lasten der Gesamtdeckung grundsätzlich kritisch zu betrachten ist. Nach Prüfung alternativer Deckungsmöglichkeiten wird der Magistrat daher allein in Ausnahmefällen Budgetüberschreitungen zu Lasten der Gesamtdeckung genehmigen, um seine Handlungsfähigkeit zu bewahren und auf unvorhergesehene und unabweisbare Ausgabebedarfe kurzfristig reagieren zu können. (Dez. III) Tz. 7.3.2 Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Der Magistrat berichtete über die Zielerreichung der "messbaren" Leistungsziele, die seit 2002 mit dem Produkthaushalt aufgestellt werden, bislang mit dem jeweils nachfolgenden Haushalt. 2008 wurden erstmals Istwerte auch unterjährig bzw. zum Jahresabschluss erhoben. Im Bericht zum Jahresabschluss wurden die Angaben über den Stand der Aufgabenerfüllung anhand der ausgewählten Kennzahlen in einer tabellarischen Übersicht dargestellt und im Anschluss erläutert. Die Datenerhebung erfolgt je nach verwendeter Leistungskennzahl unterjährig oder ausschließlich zum Jahresabschluss durch die Fachämter. Dabei stehen Aussagekraft und Validität des Datenmaterials im Vordergrund, Abstriche im Hinblick auf den Erhebungsaufwand und die Terminsetzungen zum Jahresabschluss sind jedoch teilweise unvermeidlich. Für die vom Revisionsamt als zum Teil fehlerhaft monierten Ausführungen zum Stand der Aufgabenerfüllung sieht der Magistrat mit zunehmender Routine in den kommenden Jahresabschlüssen eine sukzessive Verbesserung. (Dez. III) Es wird darauf hingewiesen, dass erst seit Mai 2010 eine automatisierte Statistikerfassung für den Bereich der Stadtpolizei zur Verfügung steht. Die externe Erstellung der seitdem zur Anwendung kommenden Software nahm leider mehr als zwei Jahre in Anspruch. Während dieser Zeit erfolgten die Statistikerhebungen und -auswertungen rein manuell mit allen daraus entstehenden Fehlerquellen. So wurden die Streifenstunden der Bereiche "Umwelt- und Naturschutz" sowie der "Hundestaffel" erst ab dem Jahr 2009 erfasst. Ebenso liegen für den Dezember 2008 keine Werte des Bereichs "Task-Force Sicherheit" vor, weshalb der Wert aus dem Vor-Monat als Vergleichswert herangezogen wurde. Da nunmehr die nötigen digitalen Hilfsmittel zur Verfügung stehen, können mögliche Fehlerquellen minimiert werden und es ist dauerhaft verlässliches Zahlenmaterial abrufbar. (Dez. V) Das Jugend- und Sozialamt hat die Anregungen des Revisionsamts aufgegriffen und wird für den Produktbereich 18 zukünftig keine stichtagsbezogenen Fallzahlen mehr verwenden, sondern die durchschnittlichen Fallzahlen. Damit kann die jeweilige Zielerreichung genauer überprüft werden. (Dez. VIII) Produktbereich 11: Zur den Ausführungen über die Wartezeit der Besucher/-innen wird angemerkt, dass die damalige Aufrufanlage einen Nachweis seinerzeit nicht ermöglicht hat. Inzwischen kann ein Nachweis geführt werden. (Dez. IX) Tz. 7.3.4 Ertragslage (Entwicklung des Ergebnishaushalts) Die Formulierung des Revisionsamtes, wonach die Stadtkämmerei vorschlägt, 500 Mio. € den Rücklagen aus dem ordentlichen Ergebnis zuzuführen, ist missverständlich, da sie eine Wahlmöglichkeit impliziert. Gemäß § 24 Abs. 1 GemHVO Doppik ist der im ordentlichen Ergebnis 2008 ausgewiesene Überschuss (512,90 Mio. €) der Rücklage des ordentlichen Ergebnisses zuzuführen. Die Buchung erfolgt nach Beschlussfassung der Stadtverordnetenversammlung zum Jahresabschluss 2008. (Dez. III) Tz. 7.3.5 Finanzlage (Entwicklung des Finanzhaushalts) Die Aufsichtsbehörde hat in ihrem Genehmigungserlass zum Doppelhaushalt 2010/2011 ebenfalls die Diskrepanz zwischen investiven Veranschlagungen und der tatsächlichen Umsetzung investiver Maßnahmen thematisiert und eine an den Istwerten der vergangenen Jahre orientierte Veranschlagung der Investitionstätigkeit verlangt. Der Magistrat wird dies bei der nächsten Planaufstellung berücksichtigen. Die Informationen und Ausführungen über den Schuldenstand aus investiver Kreditaufnahme wurden - erstmals mit dem Bericht zum Jahresabschluss 2009 - um eine Aufstellung der Verbindlichkeiten aus kreditähnlichen Rechtsgeschäften ergänzt. (Dez. III) Tz. 7.3.7 Entwicklung in den Produktbereichen Nach Ausführung des Revisionsamtes ist aufgrund fehlender Darstellung von Leistungsmengen und Kennzahlen kein Planvergleich möglich. Der Magistrat verweist diesbezüglich auf die Ausführungen zu Ziffer 7.3.2, Seite 38 ff., Stand der Aufgabenerfüllung. Die hier dargestellten Leistungskennzahlen entsprechen den Anforderungen nach § 48 Abs. 2 GemHVO Doppik. (Dez. III) Produktbereich 18 Soziales: Eine gesonderte Darstellung der freiwilligen Leistungen hat es wegen der Geringfügigkeit des Budgetanteils (1,1 %) bisher nicht gegeben. Bei Vorliegen von Besonderheiten wie z.B. dem Frankfurter-Pass wurden und werden diese benannt. Die monierte fehlende Darstellung einzelner Maßnahmen in der Finanzrechnung erfolgt seit dem Bericht zur Jahresrechnung 2009. (Dez. VIII) Produktbereich 98 Zentraler Finanzbereich: In den Erläuterungen zu den Ergebnissen des Produktbereichs 98 wird bei der Darstellung der Erträge aus Zuweisungen und Zuschüssen explizit auf die Anmerkungen zur Entwicklung des Ergebnishaushalts (Ziffer 2.4.2.7) verwiesen, in denen die geringer als geplant zugeflossenen Grunderwerbsteuerzuweisungen (-35,64 Mio. €) als wesentliche Ursache für die Planabweichung angeführt werden. (Dez. III) Bei der tabellarischen Darstellung "Ergebnisrechnung Produktbereich 19" wird bei den "Außerordentlichen Aufwendungen" versehentlich ein Betrag von 872 T€ ausgewiesen. Es handelt sich um einen Druckfehler, der korrekte Wert beträgt 1 T€ (709,15 €). Tz. 7.3.10 Voraussichtliche Entwicklung mit Chancen und Risiken Der Magistrat wird der Empfehlung des Revisionsamtes folgen und insbesondere im Hinblick auf die Entwicklung der Kassenlage künftig an dieser Stelle auf die Auswirkungen der Budgetüberträge auf die Folgejahre eingehen. (Dez. III) Tz. 8.2 Feststellungen und Erläuterungen zu den einzelnen Bestandteilen des Jahresabschlusses Die Umbuchungsliste des Revisionsamtes zu Kapitel 8.2 wurde zur besseren Übersicht in der beigefügten Anlage zusammengefasst bearbeitet. In der Spalte "Klassifizierung" ist eine Bewertung der Hinweise wie folgt vorgenommen worden: - j = der Hinweis wird für richtig erachtet und umgesetzt. - n = der Hinweis wird als nicht richtig erachtet und nicht umgesetzt. - p = der Hinweis muss noch eingehend seitens der Stadtkämmerei bzw. der Fachämter geprüft werden. - e = der Hinweis ist bereits umgesetzt bzw. hat sich in den Folgejahren erledigt. (Dez. III) Tz. 8.2.1 Ergebnisrechnung Ziff. 6 Erträge aus Transferleistungen: Bei den Kosten- und Unterhaltsbeiträgen vermutet das Revisionsamt eine unvollständige Ausschöpfung des Ertragspotentials. Die Verbesserungsbedarfe wurden erkannt und in den Leistungsbereichen wie folgt umgesetzt: - Wirtschaftliche Sozialhilfe: Das Jugend- und Sozialamt hat im Mai 2010 intensive und gezielte Qualifizierungsmaßnahmen für den Bereich des Elternunterhalts in der Wirtschaftlichen Sozialhilfe durchgeführt. Daneben wird geprüft, ob durch organisatorische Veränderungen eine weitere Qualitätssteigerung erreicht werden kann. Da die Erzielung von Einnahmen in diesem Bereich von der Leistungsfähigkeit der Unterhaltsschuldner abhängig ist, kann hier keine konkrete Prognose abgegeben werden. Im Rahmen der bereits begonnen Organisationsuntersuchung im Bereich der Wirtschaftlichen Hilfen werden die Workflows der operativen Einheiten auch im Bereich des Einnahmemanagements überprüft. Die hieraus resultierenden Erkenntnisse werden bei der Formulierung neuer Standards und weiterer prozessualer und organisatorischer Optimierungsmöglichkeiten einbezogen. - Wirtschaftliche Jugendhilfe: Die Standards und Arbeitsmittel wurden überprüft und weiterentwickelt. Bei der Erarbeitung bzw. Überarbeitung von Handlungsanweisungen wurde der Einnahmebereich noch stärker als bisher in den Fokus genommen und dahingehend optimiert. Es wurden bereits umfangreiche Schulungen zu den Themen Unterhaltsrecht und Einführung des Kontenpfändungsschutzes durchgeführt. Weitere Qualifizierungsmaßnahmen zum Kostenerstattungsrecht und zum Kostenbeitragsrecht sind in Vorbereitung. Die Maßnahmen haben bereits Wirkung gezeigt. So stieg z.B. die UVG-Rückholquote, jeweils zum Stichtag 31.12., von 13,44 % in 2008 auf 17,19 % in 2009. (Dez. VIII) Ziff. 9 Sonstige ordentliche Erträge Die Aussage, dass die Erträge aus der "Auflösung von Rückstellungen" um 1.494.565,48 € zu hoch seien, trifft zu. Hintergrund dieser Buchungen ist, dass der Branddirektion zur Eröffnungsbilanz 2007 ein Betrag in Höhe von 3.380.759,61 € aus zentralen Finanzmitteln zur Bildung notwendiger rettungsdienstspezifischer Rückstellungen zur Verfügung gestellt wurde. Die Rückführung dieser Mittel darf nicht, wie vom Revisionsamt vorgesehen (Umbuchungsvorschlag Nr. 7/3), ertragswirksam im vollbudgetierten Bereich erfolgen, da dies zu einer Ausweitung der Ausgabeermächtigung führen würde. Vor diesem Hintergrund wurde die Auflösung über ein budgetneutrales Sachkonto vorgenommen. Ziff.12 Versorgungsaufwendungen, Ziff. 21 Finanzerträge, Ziff. 26 Außerordentliche Aufwendungen, jeweils Buchstabe (e): Das angesprochene Buchungsverfahren trägt der Tatsache Rechnung, den Stand der Versorgungsrücklage auch unterjährig jederzeit bestimmen zu können. Darüber hinaus werden das der Versorgungsrücklage zuzuordnende Anlagevermögen und die daraus resultierenden Erträge aufgrund gesetzlicher Vorschriften ab dem Jahr 2018 sukzessive zur Verminderung des Versorgungsaufwandes eingesetzt. Der Magistrat prüft, ob die Anregung des Revisionsamtes zukünftig im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen berücksichtigt werden kann. Ziff. 13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen, Ziffer 22 Zinsen und sonstige Zinsaufwendungen sowie Tz. 8.2.3 Vermögensrechnung, Ziff. 3 Aktive Rechnungsabgrenzungsposten: Seit dem Haushaltsjahr 2009 wird ein aktiver Rechungsabgrenzungsposten für die Ansparraten gebildet. (Dez. III) Ziff. 15 Aufwendungen für Zuweisungen und Zuschüsse sowie für besondere Finanzaufwendungen sowie Ziff. 17 Transferaufwendungen: Die Mittel in Höhe von 25 T€ für die "Parade der Kulturen" wurden im Haushalt 2008 im Leistungsbereich veranschlagt. Diese Problematik wurde erst im Laufe des Haushaltsjahres 2008 deutlich und hat sich für die Folgejahre erledigt, da die Mittel ab dem Haushaltsjahr 2009 in den Zuschussbereich umgeschichtet wurden. Bei den Aufwendungen für Gästebewirtung in Höhe von 221,26 Euro, die fälschlicherweise aus dem Bereich der Transferaufwendungen gezahlt wurden, handelt es sich um eine klassische Fehlbuchung die im Rahmen der Monatsabschlüsse nicht festgestellt wurde. (Dez. VIII) Tz. 8.2.2 Finanzrechnung Die Gesamtfinanzrechnung Teil A wird ab dem Jahresabschluss 2010 um die Spalte "Ergebnis des Vorjahres" ergänzt. Auf einen Vergleich zwischen Plansoll und Ergebnis, wie im Jahresabschluss 2008 ausgewiesen, wurde bereits zum Jahresabschluss 2009 zu Gunsten des Vergleiches zwischen fortgeschriebenem Haushaltssoll, also inklusive Sollveränderungen und Budget-überträge, und Ergebnis verzichtet. Die Gesamtfinanzrechnung Teil B wurde bereits mit dem Jahresabschluss 2009 um die Spalte "Ergebnis des Vorjahres" und um einen Vergleich zwischen diesem und dem Ergebnis des Berichtsjahres erweitert. Die Abschreibungen auf Forderungen werden ebenso wie die Erträge aus der Auflösung von Pauschalwertberichtigungen seit dem Jahresabschluss 2009 in der Finanzrechnung Teil A unter "Zu-/Abnahme der Vorräte, der Forderungen aus Lieferungen..." ausgewiesen. (Dez. III) Tz. 8.2.3 Vermögensrechnung Aktiva, Ziff. 1.1.1 Konzessionen, Lizenzen und ähnliche Rechte: Aktivierung Anschaffungskosten Care 4: Auf die Einhaltung der in der AfA-Tabelle der Stadt Frankfurt am Main benannten Nutzungsdauern wird zukünftig besonders geachtet. (Dez. VIII) Aktiva, Ziff. 1.2.5 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung: Anschaffung Stehleuchten: Die Auslieferung der Stehleuchten erfolgte wie beschrieben erst Anfang des Jahres 2009, allerdings noch vor dem Rechnungsschluss des Haushaltsjahres 2008. Daher wurde nach amts-internen Abstimmungen die Anweisung unter Zugrundelegung des Entstehungszeitpunkts des Obligos noch für das Haushaltsjahr 2008 veranlasst. Die beteiligten Organisationseinheiten wurden angewiesen, in solchen Fällen die Einhaltung der haushaltsrechtlichen Vorgaben genau zu beachten. (Dez. VIII) Aktiva, Ziff. 1.3.5 Wertpapiere des Anlagevermögens: Die im Bestand der unselbständigen Stiftungen gehaltenen Aktien wurden zumeist bei Gründung der Stiftungen (zum Teil noch vor dem 2. Weltkrieg) mit eingebracht und nicht durch die Stadt im Rahmen der Vermögensverwaltung erworben. Die Buchwerte dieser Anlagen wurden daher aus den bis 2006 fortgeschriebenen Vermögenskarten übernommen. (Dez. III) Aktiva, Ziff. 2.3.4 Forderung gegen verbundene Unternehmen und Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, und Sondervermögen sowie Ziff. 2.4 Flüssige Mittel: Diese Empfehlungen werden ab 2010 umgesetzt. (Dez. III) Passiva, Ziff. 3.1 Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen: Umbuchung Nr. 4/1 - Fehlende Rückstellungen bei "Dienstherrenwechsel": Im Revisionsbericht wird festgestellt, dass die Rückstellungen für Beamte fehlen, die zu anderen Dienstherren gewechselt sind. Da das Verfahren Haessler Pensionsrückstellung (HPR) nicht über die Funktionalität zur Berechnung von Rückstellungswerten bei "Dienstherrenwechsel" verfügt, gestaltete sich die Berechnung der bereits in Vorjahren stattgefundenen Wechsel von Beamten schwierig. Mittlerweile konnten die fehlenden Berechnungen erstellt werden. Die notwendigen Korrekturen sowohl der Eröffnungsbilanz als auch der Bilanzwerte 2007 und 2008 wurden mit dem Jahresabschluss 2009 vorgenommen. Umbuchung Nr. 4/3 - Zu hohe Ausweisung der Rückstellungen und Wertansätze für Beteiligungen: Bei Prüfung der Personalrückstellungen stellte das Revisionsamt fest, dass in den Pensions-, Beihilfe- sowie ATZ-Rückstellungen Beträge für Beschäftigte enthalten sind, die zum Eigenbetrieb "Städtische Kitas Frankfurt am Main" transferiert wurden. Diese Aussage trifft nicht zu. Im Bilanzwert 2008 sind keine Rückstellungen für Beschäftigte enthalten, die zum Eigenbetrieb "Städtische Kitas" transferiert wurden. (Dez. IX) Passiva, Ziff. 3.4 Rückstellungen für die Sanierungen von Altlasten: Der Magistrat hat am 30.08.2010 eine ergänzende Vereinbarung zum Kulturvertrag vom 26.03.1999 mit dem Land Hessen abgeschlossen. Diese beinhaltet auch Kostenregelungen über den Rückbau des Forschungsreaktors am Rebstockgelände sowie über die Entsorgung radioaktiver Abfälle. Hiernach zahlt die Stadt Frankfurt 4 Mio. € an das Land Hessen zur Abgeltung der vom Hessischen Landesamt für Umwelt und Geologie mit Kostenrechnung vom 31.05.2007 geltend gemachten Kostenforderung sowie aller weiteren im Zusammenhang mit der Entsorgung der radioaktiven Abfälle aus dem Rückbau des Forschungsreaktors stehenden Kosten. Alle weiteren, über den Betrag von 4 Mio. hinaus entstehenden Kosten werden vom Land Hessen und der Stadt Frankfurt zu gleichen Teilen getragen. Die ergänzende Vereinbarung zeigt auf, dass die Rückstellung keineswegs zu hoch gebildet worden ist. Nach Verrechnung der vereinbarten Zahlung von 4 Mio. € verbleibt noch ein Rückstellungsbetrag in Höhe von ca. 1 Mio. €, der notwendig ist, um das Risiko weiterer Kosten zum Zeitpunkt der Endlagerung abzudecken. Ein Endlager ist derzeit noch nicht vorhanden und nach Aussage der beteiligten Fachfirma führen weitere Zeitverzögerungen zu Kostensteigerungen bei den Endlagerkosten. Das Problem der Endlagerung und das daraus erwachsende latente Kostenrisiko war am Bilanzstichtag 31.12.2008 bekannt. (Dez. III) Passiva, Ziff. 4.2 Verbindlichkeiten aus Kreditaufnahmen: Die Höhe der zu passivierenden Sonderbeiträge für Darlehen aus dem Hessischen Investitionsfonds Abt. B wurde im Rahmen des Jahresabschlusses 2009 ermittelt und als Sonstige Verbindlichkeit "Sonderbeiträge Hessischer Investitionsfonds" zum Teil gegen die Nettoposition (für die bis einschließlich 2006 anzurechnenden Beträge) bzw. als Aufwand in 2009 (die auf die Jahre 2007 - 2009 entfallenden Beträge) gebucht. Die Zuordnung der Darlehen der Kreditanstalt für Wiederaufbau in den "Sonstigen inländischen Bereich" erfolgte aufgrund statistischer Vorgaben, nach denen "Institutionen, an deren Nennkapital Bund, Länder [...] beteiligt sind", zu den sonstigen inländischen Stellen und nicht zu den Kreditinstituten zu rechnen sind. Inzwischen hat das Statistische Bundesamt diese Zuordnung wieder neu geregelt, sodass mit dem Jahresabschluss 2010 die Darlehen der KfW wieder unter den Kreditinstituten auszuweisen sind. (Dez. III) Passiva, Ziff. 4.8 Sonstige Verbindlichkeiten Die dort angesprochenen Nachlässe wurden in 2010 auf entsprechende Konten unter den "Verbindlichkeiten aus Zuweisungen und Zuschüssen, Transferleistungen und Investitionszuweisungen und -zuschüssen sowie Investitionsbeiträge" umgebucht. (Dez. III) Das Zustandekommen der Summe von 25.678,15 Euro auf dem Verwahrgeldkonto des Ordnungsamtes kann leider nicht mehr nachvollzogen werden, was den umfangreichen Geschehnissen der Jahre bis einschließlich 2009 (u.a. personelle Engpässe und Wechsel, Einführung SAP, Inbetriebnahme von Kassenautomaten, Ämtertrennung 32/36) geschuldet ist. Es wird jedoch für die ordnungsgemäße Umbuchung des Betrages Sorge getragen, so dass eine Bereinigung der Konten umgehend erfolgt. Künftig werden jeweils die aktuellen Bargeldbestände der Kassenkonten ausgewiesen. (Dez. V) Zahlstelle Bürgeramt, Statistik und Wahlen: Die Fehlbuchung der Einnahmen November/Dezember wurde bereinigt. (Dez. IX) Tz. 8.2.4.1 Anhang - Vorbemerkungen, Vertragsmanagement Hinsichtlich der Derivate und der Haftungsverhältnisse erfolgten in den Jahren 2005 bzw. 2008 jeweils Einzelprüfungen, die bezüglich der Vollständigkeit der Vertragsunterlagen zu keinen Beanstandungen geführt haben. (Dez. III) Tz. 8.2.4.6 Anzahl der Beamten und Arbeitnehmer Im Anhang ist gem. § 50 Abs. 2 Nr. 10 GemHVO-Doppik die durchschnittliche Zahl der Beamten und Arbeitnehmer anzugeben, die während des Haushaltsjahres zur Gemeinde in einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis standen. Im Revisionsbericht wird festgestellt, dass im Anhang für das Jahr 2008 - abweichend zu den letzten vier Jahren - nicht die Quartalswerte aufgeführt wurden. Aus Gründen der Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit wird die Ermittlung des Durchschnitts mittels der Quartalszahlen gefordert. Neben der im Anhang dargestellten dezimalen Umrechnung der Teilzeitbeschäftigung wird eine Pro-Kopf-Darstellung gewünscht. Es wird bemängelt, dass im Jahresabschluss 2008 nicht der vom Gesetzgeber geforderte Durchschnitt gebildet wurde. Für den Anhang zur Jahresrechnung 2009 wurden die Beschäftigtenzahlen erstmals unter Einbeziehung der Vorgaben des Revisionsamtes ermittelt und aufbereitet, sodass es zu keinen weiteren Beanstandungen kommen dürfte. (Dez. IX) Tz. 8.2.4.7 Anhang - Haftungsverhältnisse Die zu Gunsten der Stadtwerke Frankfurt am Main Holding GmbH im Jahr 2006 übernommene Bürgschaft ist seit der Jahresrechnung 2006 im Gesamtbetrag der städtischen Bürgschaftsverpflichtungen und somit auch in der Haftungssumme per 31.12.2008 ausgewiesen. Mit dem Jahresabschluss 2009 wird auf die zu Gunsten der Zusatzversorgungskasse abgegebene Garantieerklärung für die Parkhaus-Betriebs GmbH, die Frankfurter Aufbau AG und die FAAG Technik GmbH nachrichtlich hingewiesen. (Dez. III) Tz. 8.2.4.8 Derivate Bei den bis zum Bilanzstichtag 31.12.2008 erzielten Zinskostenvorteilen aus dem Derivateeinsatz handelt es sich um kassenmäßig realisierte und prüfbare Erträge, die per Saldo in den zurückliegenden Haushaltsjahren vereinnahmt wurden und zur Verbesserung des jeweiligen Jahresergebnisses beitrugen. Diese Beträge sind nicht mit dem beizulegenden Zeitwert am Bilanzstichtag zu verwechseln, da bei dessen Ermittlung nur zukünftige Zeiträume berücksichtigt werden und dieser somit die - zu diesem Zeitpunkt erwarteten - Zinskostenvor- oder -nachteile repräsentiert. (Dez. III) Tz. 8.2.4.15 Übersicht über Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden Die Anregungen des Revisionsamtes bezüglich der Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden werden gegenwärtig geprüft. Hierzu sind umfangreiche Recherchen erforderlich. Soweit dies sinnvoll erscheint, werden Doppelmitgliedschaften gekündigt bzw. eine zentrale Mitgliedschaft des Kulturamts ins Auge gefasst. (Dez. VII) Tz. 9.1.1 Produktgruppe 13.01 Stadtplanungsamt Beleuchtung des nördlichen Mainufers: Die Darstellung im Revisionsbericht betreffend die Verfügbarkeit von Mitteln aus städtebaulichen Verträgen, die zur Durchführung und Sicherung der städtebaulichen Ziele des Bebauungsplanes Nr. 702 Ä "Bankenviertel - zwischen Taunusanlage und Goethestraße" abgeschlossen wurden, ist korrekt. In der Konsequenz erfolgte die Finanzierung der Maßnahme Illumination Stadtraum Main vollständig aus dem städtischen Haushalt. In einer Vorlage des Magistrats an die Stadtverordnetenversammlung sollen der Umfang der realisierten Maßnahmen - die Erneuerung und Ergänzung der Beleuchtung im öffentlichen Raum (Straßen, Brücken und Grünflächen) - und der Umfang der hierfür verausgabten Mittel sowie die wegen bisher nicht erfolgter Einnahmen aus städtebaulichen Verträgen veränderte vollständige Finanzierung aus städtischen Haushaltsmitteln dargestellt werden. Darüber hinaus soll dargelegt werden, welche zusätzlichen Mitteln benötigt werden, um die im ursprünglichen Auftrag der Stadtverordnetenversammlung ebenfalls enthaltenen Maßnahmen zur Illumination der Raumkanten (Beleuchtung einzelner Gebäudefassaden) beiderseits des Mainraumes umsetzen zu können. Diese Maßnahmen wurden zunächst zurückgestellt, um eine Überschreitung des vorgegebenen Kostenrahmens zu vermeiden. Neugestaltung der U-Bahnstation Willy-Brandt-Platz: Aufgrund der unveränderten Vertragsverhältnisse sind die Vertragspartner nach wie vor den Regelungen in den städtebaulichen Verträgen zum Bebauungsplan Nr. 702 Ä - Bankenviertel verpflichtet. Dies wurde Anfang 2010 in einem gemeinsamen Gespräch durch die Vertragspartner nochmals bestätigt. Vor diesem Hintergrund besteht kein Anlass für eine Veränderung der Finanzierung. (Dez. IV) Tz. 9.1.2 Produktgruppe 13.01 Stadtplanungsamt Städtebauliche Entwicklungsmaßnahme "Am Martinszehnten": Die Darstellung des Revisionsamtes zur Städtebaulichen Entwicklungsmaßnahme ist korrekt. Es wird seitens des Stadtplanungsamtes angestrebt, die Maßnahme offiziell zum 31.12.2011 abzuschließen (Satzungsbeschluss). Städtebauliche Entwicklungsmaßnahme "Am Riedberg": Eine neue Honorarregelung für den Treuhänder ist in Verhandlung. Sie soll aus einer Grund- und einer Leistungskomponente bestehen. Die Grundkomponente soll die aufwändige Honorarabrechnung auf Stundenbasis durch eine dem Arbeitsaufwand angemessene Pauschale ersetzen. Die darauf aufbauende zusätzliche Leistungskomponente soll einen zusätzlichen Anreiz für einen schnellen Flächenabsatz und eine zügige Kaufpreiszahlung schaffen, indem der Treuhänder für ein Jahr hälftig an dem ggf. damit verbundenen Zinsgewinn des Treuhandvermögens beteiligt werden soll. Beide Komponenten sollen auch eine Malusregelung beinhalten für den Fall, dass die vereinbarten Zeitziele - z. B. Ankauf bzw. Verfügbarmachung der Altflächen, Fertigstellung der technischen Erschließung und Verkauf des Nettobaulandes bis 31.12.2015 - nicht erreicht werden sollten. Die Frage der Bilanzierung des Treuhandvermögens und die damit verbundene Umstellung der Einnahmeüberschussrechnung auf eine der GemHVO-Doppik gerecht werdende Darstellung wurde im Jahr 2008 vom Treuhänder mit der Kämmerei und dem Revisionsamt unter Einbindung der Wirtschaftprüfungsgesellschaft PWC erörtert. Grundsätzlich sind Treuhandvermögen in den Jahresabschluss des Treugebers in diesem Fall der Stadt Frankfurt am Main zu integrieren. Eine vollständige Integration der Buchhaltung des Entwicklungsgebiets Riedberg wäre mit erheblichem Aufwand auch in personeller Sicht beim Treuhänder und -geber verbunden, insbesondere auch vor dem Hintergrund, dass das Zahlenwerk der Vergangenheit nach den Vorgaben der GemHVO-Doppik neu aufgearbeitet werden müsste. Um trotzdem im Jahresabschluss über dieses Vermögen möglichst umfassend zu berichten, wurde folgendes Vorgehen vereinbart: - Die fertiggestellten und an die Stadt Frankfurt am Main übergebenen Vermögensgegenstände werden in der Vermögensrechnung der Stadt Frankfurt am Main bilanziert. - Darüber hinaus werden folgende Angaben in den Anhang des Jahresabschlusses aufgenommen: o Höhe der Kreditverbindlichkeiten zum 31.12., o Höhe des (kumulierten) Zinsaufwands zum 31.12., o Voraussichtliche Mittelunterdeckung zum Ende der Maßnahme, o Voraussichtliche Anschaffungs-/Herstellkosten der noch an die Stadt Frankfurt am Main zu übertragenden Vermögensgegenstände, o Anschaffungs-/Herstellkosten der zu veräußernden Grundstücke, o Anschaffungs-/Herstellkosten der bereits an die Stadt Frankfurt am Main übertragenen Vermögensgegenstände, o Vermarktungsstand in Prozent (Anteil der bereits vermarkteten Fläche am Nettobauland). Der Bereich Bonifatiuspark und der Lärmschutzwall an der A 5 sind mittlerweile schlussgerechnet. Die vom Revisionsamt vorgeschlagene vorgezogene Teilabrechnungsprüfung, die bis jetzt noch nicht stattgefunden hat, könnte so gesehen im Hinblick auf den Rechnungsprüfungsumfang erweitert werden. Möglichkeiten zur Defizitreduzierung auf der Ausgabenseite (zügiger Abbau der Zinslast des Projektes, zeitlich enge Anpassung der Investitionen in die öffentliche Infrastruktur an den jeweiligen Bedarf, strenge Überwachung der Baukosten für öffentliche Infrastruktur und der Honorare, fortlaufende Optimierung der Organisationsstruktur, Einführung einer leistungsabhängigen Komponente in das Treuhänderhonorar) als auch auf der Einnahmenseite (Beschleunigung der Vermarktung durch attraktive, marktgängige Immobilienangebote, enge Zahlungsziele für Grundstückserwerber, marktgerechte Bodenpreise, Verbesserung des Verhältnisses zwischen Verkehrsflächen und überbaubaren Grundstücksflächen, Nachverdichtung an dafür geeigneten Stellen, Angebot hochwertiger Einfamilienhausgrundstücke) wurden in dem zitierten Vortrag des Magistrats an die Stadtverordnetenversammlung vom 20.11.2009 genannt (M 229). (Dez. IV) Tz. 9.1.3 Produktgruppe 16.02 - Referat Mobilitäts- und Verkehrsplanung Die Finanzierung von stadtinternen Maßnahmen aus Mitteln der Stellplatzablöse erfolgt in der Regel nicht zeitnah zu deren Realisierung, da die ausführenden Ämter oftmals die Schlussabrechnung abwarten, um dann die tatsächliche Höhe der erforderlichen Gelder ermitteln und abrechnen zu können. Da zwischen der Beendigung einer Maßnahme und der tatsächlichen Schlussabrechnung erfahrungsgemäß einige Jahren vergehen, können die entsprechenden Umbuchungen nur zeitlich verzögert vorgenommen werden. Für stadtinterne Maßnahmen liegen oftmals - wenn überhaupt - unvollständige Antragsunterlagen und/oder veraltete Sachstände vor. Daher wurde im August 2010 ein Merkblatt entwickelt, in dem das Antragsverfahren für stadtinterne Maßnahmen und die hierfür erforderlichen Unterlagen dargestellt sind. Für die Maßnahmen, die nach den GVFG und FAG förderfähig sind, erfolgt in der Regel eine Finanzierung des kommunalen Eigenanteils und der nichtzuwendungsfähigen Kosten aus Ablösemitteln. Diese Festsetzung der Finanzierung erfolgt bereits zu einem Zeitpunkt, an dem noch nicht verlässlich feststeht, ob und wenn ja wie hoch die Finanzierung aus GVFG- und FAG-Mitteln tatsächlich ausfallen wird, da der entsprechende Bewilligungsbescheid in der Regel erst später vorliegt. Die vom Revisionsamt bemängelte unterschiedliche Förderpraxis von Maßnahmen beruht auf den unterschiedlichen Wegen, die bei der Beantragung der Mittel vom jeweiligen Antragsteller eingeschlagen werden. Die Ablösemittel decken jedoch ausschließlich nur die Anteile ab, die nicht über GVFG- oder FAG-Mittel gefördert werden. Für externe Maßnahmen ist vorgesehen, die Bewilligungsbescheide zukünftig um eine Klausel zu erweitern, in der geregelt wird, das zu viel erhaltene Fördermittel verzinst zurückzuzahlen sind. Der Zinssatz soll sich an den städtischen Richtlinien für die Erhebung von Verzugszinsen bei privatrechtlichen Forderungen der Stadt Frankfurt am Main richten. Abschließend empfiehlt das Revisionsamt, zukünftig nur noch den kommunalen Anteil bei GVFG und FAG geförderten Maßnahmen aus Ablösemitteln zu übernehmen. Sollte diesem Verfahrens-vorschlag gefolgt werden, ist zu berücksichtigen, dass Vorhaben, die unter die Bagatellgrenzen des GVFG und FAG fallen, künftig schlechte Chancen auf eine Bezuschussung und somit auf eine Realisierung haben. Zudem ist dann eine Vollfinanzierung von Maßnahmen, wie beispielsweise beim Bau von Quartiersgaragen, praktisch nicht mehr möglich. Vor dem Hintergrund, dass sich aufgrund absehbarer Änderungen der HBO das Thema Stellplatzablöse hinsichtlich der finanziellen Ausstattung grundlegend ändern wird, wird derzeit eine Übersicht erstellt, aus der die aktuelle Situation der Mittelzuweisungen und somit deren Verfügbarkeit hervorgeht. (Dez. VI) Tz. 9.1.4 Produktgruppe 16.03 - Amt für Straßenbau und Erschließung Die Empfehlung des Revisionsamtes, eine einheitliche Ausgabenkontrolle und deren Dokumentation einzuführen, wurde zwischen den Baubezirken des Amtes für Straßenbau und Erschließung abgestimmt und umgesetzt. Zukünftig wird bei neuen Jahresverträgen eine umfassende Ausgabenkontrolle und präzise Angaben zu den aktuellen Kontoständen der einzelnen Verdingungen über das Materialwirtschaftsprogramm STRADA-MAWI und über das neu angeschaffte Abrechnungsmodul bei dem Ausschreibungsprogramm ARRIBA durchgeführt. Die Stichprobenkontrollen zu gemeldeten Schäden und den ausgeführten Arbeiten wurden im Rahmen der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten erhöht, systematisiert und dokumentiert. Die Verpflichtung der Auftragnehmer zu einer fotographischen Dokumentation im Falle von Schadensbeseitigungen ohne Auftrag wurde bereits in der Praxis eingeführt. Die Angaben der Verdingungsnummer im Textfeld "Verwaltungszweck" der Ausgabeanordnungen wird von den zuständigen Rechnungsführungen bereits umgesetzt. Die Anregung, die Lagerinventur künftig mit eigenem Personal durchzuführen, wurde bereits bei der Inventur 2009 berücksichtigt und umgesetzt. (Dez. VI) Tz. 9.1.5. Produktgruppe 18.01 - Jugend und Sozialamt Einzelfallprüfung und Aktenführung: Die Prüfungsergebnisse des Revisionsamts wurden und werden in den Arbeitskreisen des Bereiches Wirtschaftliche Sozialhilfe thematisiert. Ein Konzept zum Internen Kontrollsystem befindet sich derzeit noch in der amtsinternen Abstimmung. (Dez. VIII) Abarbeitung BSHG-Altakten: Geprüft wurde dieses Mal nicht das Projekt an sich, sondern 100 Leistungsakten, die abgeschlossen und bereits zur Aufbewahrung an die Hauptregistratur gegeben wurden. Als problematisch stellten sich der Vernichtungszeitraum und die Berechnung der Aufbewahrungsfrist dar. Aufgrund dessen wurde in der Folge die Schlussverfügung überarbeitet. Die Mitarbeiter/innen wurde darüber informiert, dass Beginn der Frist nicht mehr das Datum der Schlussverfügung, sondern die letzte in der Akte vorhandene zahlungsbegründende Unterlage ist. Das heißt, entweder die letzte Auszahlung oder der letzte Zahlungseingang bei einer Rückforderung. Gleichzeitig wurden die Mitarbeiter nochmals darauf hingewiesen, dass die Schlussverfügung mit zwei Unterschriften versehen werden muss und in der Akte von einem Sachbearbeiter vermerkt werden muss, dass die Akte weggelegt werden kann. Damit wurde auch dieser Beanstandungspunkt für die Zukunft behoben. Zwischenzeitlich wurde das Projekt zum 30.06.2010 beendet. Mit dem Revisionsamt wurde vereinbart, dass lediglich die in Bearbeitung befindlichen Akten weiter bearbeitet werden. Diese sind in einer entsprechenden Excel-Tabelle erfasst. Eine Erfassung der zu vernichtenden Akten erfolgt gesondert. Archivierung der Hilfeakten: - Verspätete Abgabe von Akten: Die Führungskräfte der operativen Einheiten werden durch die Fachbereichsleitungen in den Arbeitskreisen darauf hingewiesen, auf die Einhaltung der Weglegefrist (12 Monate nach Beendigung der Hilfeleistung und Abwicklung ggf. noch vorhandener Rückforderungen) gemäß Frankfurter Richtlinien vom 12.08.2010 zu achten. - Aufbewahrungsfristen: Die Aufbewahrungsfristen wurden zwischenzeitlich nach Absprachen mit dem Revisionsamt und dem Rechtsamt überarbeitet und im Rahmen einer Frankfurter Richtlinie veröffentlicht. - Zweitunterschrift/Schlussverfügung: Nicht mehr nachvollziehbar ist, warum Akten ohne Zweitunterschrift in die Bestände der Hauptregistratur des Jugend- und Sozialamts übernommen wurden, dies entspricht nicht der gängigen Praxis. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bereiches wurden erneut aufgefordert, darauf bei Entgegennahme der wegzulegenden Akten zu achten. - Archivierungsnummer: Es ist geplant, im Laufe des Jahres 2011 ein neues Aktenverwaltungsprogramm in der Hauptregistratur zu implementieren. In diesem Zusammenhang prüft das Jugend- und Sozialamt aktuell die Einführung von Archivierungsnummern für die Ablage der Akten. - Zahlbarmachung in abgeschlossenen Fällen: Die Nutzung des zum Prüfzeitpunkt verwendeten DV-Verfahrens PROSOZ zur Zahlbarmachung in allen Fällen ist zwischenzeitlich eingestellt. Das Nachfolgeverfahren Care 4 sieht eine Plausibilitätsprüfung bei abgeschlossenen Fällen vor. - Verarbeitungskosten: Für die Berechnung der an die Ekom 21 zu zahlenden Verarbeitungskosten wurden nur Fälle herangezogen, in denen im betreffenden Monat tatsächliche Auszahlungen erfolgt sind. Reine Bestandsfälle flossen nicht in die Berechnung ein. Die Zahlungen aus dem Nachfolgeverfahren Care 4 werden direkt beim Jugend- und Sozialamt verarbeitet, so dass inaktive Fälle keinen zusätzlichen Aufwand verursachen. Weitere Verarbeitungskosten fallen nicht an. "Würde im Alter": Der überprüfte Bereich wurde wie im Schlussgespräch zu den Prüfungsergebnissen am 22.10.2008 mitgeteilt zum 01.10.2008 innerhalb des Jugend- und Sozialamts neu zugeordnet. Seither erfolgt die Sachbearbeitung in diesem Bereich bei Antragstellung und bei der Prüfung der Verwendung der Mittel nach den bereits zuvor bei der nun zuständigen Fachstelle angewendeten Qualitätsmaßstäben. Die beanstandeten Bearbeitungsmängel wurden beseitigt. Zuwendungen an Träger: Die vom Revisionsamt aufgezeigten Mängel wurden zwischenzeitlich beseitigt. Insbesondere wurde die fehlende sachlich-fachliche Prüfung nachgeholt und wird seither regelmäßig durchgeführt. Fehlende Unterlagen und Angaben wurden eingefordert und liegen in den Akten vor. Ebenfalls wurde die Anregung, statt der Finanzierung anhand von Festbeträgen eine anteilige Finanzierung vorzunehmen, aufgegriffen und umgesetzt. (Dez. VIII) Tz. 9.1.6 Produktgruppe 18.01 Jugend- und Sozialamt / 9.1.15 Produktgruppe 21.15 Sportamt, 22.09 Grünflächenamt u. 22.11 Palmengarten Die in dem Bericht mehrfach erwähnten Mängel selbst einfachster Kontrollstandards wie z. B. des Vier-Augen-Prinzips (Jugend- und Sozialamt - 9.1.6, Sportamt, Grünflächenamt und Palmengarten - 9.1.15) machen die Notwendigkeit der Einführung systematischer interner Kontrollsysteme deutlich. Die entsprechenden Empfehlungen des Revisionsamtes werden durch das Antikorruptionsreferat ausdrücklich unterstützt. Dies gilt insbesondere auch für die empfohlene Einrichtung eines wirkungsvollen internen Kontrollsystems im Hochbauamt auf Grundlage des dort verwendeten EDV - Systems "IPASS" (Integrales Projekt- und Auftragssteuersystem). Ebenfalls wird seitens des Antikorruptionsreferates die für den Bereich des Hochbauamtes bereits eingeleitete Maßnahme "Einbindung des Personals vor Ort zur Dokumentation und Abzeichnung der Leistungserbringung" begrüßt. Der Empfehlung des Revisionsamtes, diese Regelung stadtweit einzuführen, schließt sich das Antikorruptionsreferat ohne Einschränkung an. (Dez. IX) Tz. 9.1.10 Produktgruppe 20.01 Stadtschulamt - Budgetierung an Frankfurter Schulen Die derzeit in den Frankfurter Schulen eingesetzte Software zur finanztechnischen Abwicklung soll zukünftig durch eine neue Software ersetzt werden. Aus Gründen der Transparenz soll bei der derzeitigen Berechnung des Schulbudgets verblieben und nach Einsatz einer neuen Software in den Schulen die stärkere Pauschalierung zur Berechnung des Schulbudgets geprüft werden. (Dez. II) Tz. 9.1.11 Produktgruppe 20.01 Stadtschulamt - Vermietung von Wohnungen Es muss bestätigt werden, dass eine Verbesserung in der Bearbeitung der Vertragsverwaltung für die bestehenden Mietverhältnisse für Wohnungen nur zum Teil erzielt werden konnte. Gründe sind der Einsatz von dafür vorgesehenen Arbeitskapazitäten in anderen Aufgabenbereichen, die mit Priorität zu erledigen waren (z.B. Großveranstaltungen wie WM und Deutsches Turnfest) und wiederkehrende längere Erkrankungen des Stelleninhabers. (Dez. II) Tz. 9.1.12 Produktgruppe 21.05 - Zoologischer Garten Im Rahmen der Kassenprüfung der Eingangskassen und der Zahlstelle wurde im Wesentlichen festgestellt, dass die Bestandslisten der Verkaufsartikel nicht ordnungsgemäß geführt wurden und ein Abgleich zwischen den Bestandslisten der Kassierer und den in der Kassenabrechnung erfassten Verkäufen nicht regelmäßig stattfand. Seit September 2008 werden - trotz des erhöhten Verwaltungsaufwandes - die Bestandslisten der Kassierer täglich mit den Kassenabrechnungen abgeglichen, so dass eine Differenz zwischen Bestandsliste und Kassenabrechnung sofort feststellbar ist. Dies wurde im Rahmen der Abschlussbesprechung der Prüfungsmitteilung Nr. 21/2008 dem Revisionsamt mitgeteilt und ist in die Endfassung der Prüfungsmitteilung aufgenommen worden (Dez. VII) Tz. 9.1.13 Produktgruppe 21.15 - Sportamt Bei den Neubau- und Sanierungsmaßnahmen von Umkleidegebäuden wird inzwischen darauf geachtet, dass Räume, die von Vereinen für ihre Zwecke genutzt werden, mit separaten Zähleinrichtungen versehen werden, damit der Energie- und Wasserbedarf gemessen und der jeweilige Verein entsprechend zur Zahlung veranlasst werden kann. Durch vielfache Veränderung der örtlichen Gegebenheiten (Baumaßnahmen im Rahmen des städtischen Haushalts und insbesondere der Sonderkonjunkturprogramme von Bund und Land) sind eine Vielzahl von Nachtragsverträgen erforderlich. Bei deren Abfassung werden die aktuellen Vorgaben des Rechtsamtes sowie die Beanstandungen des Revisionsamtes berücksichtigt. Vereinsbetreute Sportanlagen werden jährlich mehrfach von den zuständigen Sportbezirken in Augenschein genommen, es werden jährliche Bewertungen vorgenommen, die zwar erfasst werden, jedoch den abgeschlossenen Verträgen nicht beigefügt wurden. Der inzwischen erstellte Vordruck wird künftig verwendet und den Verträgen beigefügt. Darüber hinaus werden die Sportanlagen im Rahmen des in zweijährigem Rhythmus stattfindenden Wettbewerbs "Sportanlage des Jahres" bewertet und die Siegervereine ausgezeichnet. (Dez. IX) Tz. 9.1.14 Produktgruppe 21.15 - Sportamt Die Bemerkungen beziehen sich offensichtlich auf den Revisionsbericht 20/2008, dessen Prüfgegenstand die Vergabe- und Beschaffungsvorgänge der Abt. 52.2 des Sportamtes im Jahr 2007 waren. Als Ergebnis der Beanstandungen wurde die Vergabepraxis im Sportamt insgesamt durch eine detaillierte Verfügung der Amtsleitung vom 15.10.2008 geregelt. Entsprechend den Empfehlungen des Revisionsamtes wird bei der Clearingstelle im Sportamt eine Liste über beabsichtigte und erfolgte Vergaben geführt. Die Vergabevorgänge werden in der jeweiligen Fachabteilung geführt. (Dez. IX) Tz. 9.1.16 Produktgruppe 22.