Jahresabschluss 2010 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes

Vortrag des Magistrats vom 07.01.2013, M 3

Betreff: Jahresabschluss 2010 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 06.09.2012, § 2039 (M 142)

1. Die beigefügte Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2010 wird zur Kenntnis genommen.
2. Die Jahresabschlüsse für das Haushaltsjahr 2010 mit dem Schlussbericht des Rechnungs-prüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 114 HGO zu beraten und über den vom Revisionsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Stadtverwaltung 2010: Vermögensrechnung mit einer Summe von 15.605.323.129,83 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.777.642.762,61 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.958.920.257,05 €, somit mit einem Jahresergebnis vor Rücklagen von -181.277.494,44 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Saldo aus Verwaltungstätigkeit von 19.843,29 €, einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 107.980.874,77 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 334.041.905,58 €, mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 406.424.297,25 €, mit einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 337.401.280,31 €, und mit einem Finanzmittelfehlbetrag von - 121.265.398,94 €. In den vorgenannten Ergebnissen sind die vorgeschriebenen Zuführungen und Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen (Gebührenbereiche und rechtlich unselbständige Stiftungen) nicht enthalten. Für 2010 ergibt sich: Jahresergebnis vor Rücklagen - 181.277.494,44 € + Entnahmen aus Rücklagen 6.170.629,10 € - Einstellungen in Rücklagen 2.323.334,67 € = Jahresergebnis nach Rücklagen - 177.430.200,01 € Dem Magistrat wird gemäß § 114u HGO für das Haushaltsjahr 2010 Entlastung erteilt. Der Beschluss über den Jahresabschluss und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist der Jahresabschluss mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen.
3. Die geprüften Jahresrechnungen für Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO mit Schlussberichten des Rechnungsprüfungsamtes nach § 113 HGO zu beraten und wie folgt zu beschließen: 1. Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 590.415.894,63 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 112.114.008,01 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 101.990.541,25 € somit mit einem Jahresergebnis von 10.123.466,76 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 30.736.962,57 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 33.005.084,39 €, somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 2.268.121,82 €; Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - die Buchungen zur Zuführung in Rücklagen und Rückstellungen nicht enthalten sind. Für 2010 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung -: Jahresergebnis vor Zuführung zur Rückstellung 10,12 Mio. € - Zuführung zur Deckungsrückstellung 10,12 Mio. € = Jahresergebnis nach Zuführung 0,00 Mio. € 2. Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 15.208.957,53 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.672.302,38 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 146.819,85 €, somit mit einem Jahresergebnis von 2.525.482,53 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 55.900,00 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 1.191.877,74 €, somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 1.135.977,74 €. Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - die Buchungen zur Zuführung in Rücklagen und Rückstellungen nicht enthalten sind. 2010 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung -: Jahresergebnis vor Rücklagenzuführung /- Rückstellungszuführung 2,53 Mio. € - Rücklagenzuführung 2,53 Mio. € - Zuführung zur Deckungsrückstellung - Zuführung zur Verwaltungskostenreserve = Jahresergebnis nach Zuführung 0,00 Mio. € 3. Gemeindliche Bestattungshilfe Bergen-Enkheim Vermögensrechnung mit einer Summe von 0,00 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.056,21 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.056,21 €, somit mit einem Jahresergebnis von 0,00 €. Dem Magistrat wird Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresabschlüsse der Sondervermögen und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung sind die Jahresabschlüsse mit Erläuterungsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. Begründung: Der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2010 wurde vom Magistrat am 13.05.2011 festgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 94 vom 13.05.2011 über das Ergebnis des Jahresabschlusses und über die Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 112 Abs. 9 HGO berichtet. Die Schlussberichte des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2010 wurden der Stadtverordnetenversammlung mit Vortrag des Magistrats M 142 vom 11.06.2012 übergeben. Zu diesen Berichten wird nachfolgend Stellung genommen. Teil I Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main Tz. 5 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses und Tz. 6.1.4 Genehmigung von Mehraufwendungen und Mehrauszahlungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2010 Eine Deckung von Budgetüberschreitungen aus allgemeinen Deckungsmitteln oder zu Lasten der Gesamtdeckung ist grundsätzlich kritisch zu betrachten. Allein in Ausnahmefällen, um seine Handlungsfähigkeit zu bewahren und auf unvorhergesehene und unabweisbare Ausgabebedarfe kurzfristig reagieren zu können, wird der Magistrat nach Prüfung alternativer Deckungsmöglichkeiten Budgetüberschreitungen zu Lasten der Gesamtdeckung genehmigen und je nach Höhe der Stadtverordnetenversammlung zur Beschlussfassung vorlegen. (Dez. III) Tz. 5 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses, sowie Ziffer 6.3.2 Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Im Bericht zum Jahresabschluss werden die Angaben über den Stand der Aufgabenerfüllung an-hand der ausgewählten Kennzahlen in einer tabellarischen Übersicht dargestellt und im Anschluss erläutert. Die Datenerhebung erfolgt je nach verwendeter Leistungskennzahl unterjährig oder ausschließlich zum Jahresabschluss durch die Fachämter. Dabei steht die Aussagekraft des Datenmaterials im Vordergrund. Abstriche aufgrund des Erhebungsaufwands und der Termin-setzungen zum Jahresabschluss sind jedoch teilweise unvermeidlich. (Dez. III) Tz. 5 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses, Auswirkungen auf den Jahresabschluss Die im Einzelnen aufgeführten größeren Prüfungsfeststellungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2010 sind Bestandteil der Liste 2, in der die vom Revisionsamt geforderten Umbuchungen tabellarisch aufgeführt sind. Von den geforderten 46 Umbuchungen können bereits 30 als erledigt angesehen werden. 10 weitere Feststellungen werden vom Magistrat akzeptiert, 5 werden gegenwärtig noch geprüft. Für eine geforderte Umbuchung lag die Abgrenzungsbuchung (s. lfd. Nr. 11 der beigefügten Liste) bereits zum Jahresabschluss 2010 vor. (Dez. III) Tz. 6.3.2 Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Produktbereich 19: Drogen-, Sucht- und Präventionsthemen "Anzahl der Vermittlungen in Drogenhilfsmaßnahmen" ( Projekt OSSIP): Bei der Anzahl der Kontakte im Projekt OSSIP konnte der angegebene Ist-Wert von 200 nicht nachvollzogen werden. Weiterhin wurde bei der Anzahl der Vermittlungen in Drogenhilfsmaßnahmen im Rahmen des Projektes OSSIP ein Ist-Wert von 175 ermittelt, der Stadtkämmerei jedoch ein Wert von 157 weitergemeldet. In Kenntnis der genannten Erhebungs- und Auswertungsprobleme bei den Leistungskennzahlen im Projekt OSSIP wurde die Leistungsdokumentation in 2011 durch Entwicklung und Implementierung einer EDV-gestützten Dokumentation verändert. Nach Umstellung von einer händischen auf eine EDV-gestützte Dokumentation der Leistungszahlen ist mit Erfassungslücken und Verzögerungen künftig nicht mehr zu rechnen. (Dez. X) Produktbereich 18: Soziales Die Darstellung der unterjährigen Veränderungen bei der Anzahl der Bedarfsgemeinschaften im Hilfebezug wurde zwischenzeitlich umgestellt, so dass die durchschnittlichen Kosten der Bedarfsgemeinschaften nicht mehr stichtags- sondern durchschnittsbezogen ermittelt werden. Entsprechend höher ist deren Aussagekraft. Die im Jahresabschluss angegebene Zahl von 36.144 SGB II-Bedarfsgemeinschaften entsprach dem zum Zeitpunkt der Berichterstellung bekannten Durchschnitt der vorläufigen Zahlen des gesamten Jahres 2010. Die vom Revisionsamt zitierten 36.855 Bedarfsgemeinschaften entsprechen dem von der BA revisionierten Wert für den Monat Dezember 2010, der erst Mitte April 2011 veröffentlicht wurde und daher zum Zeitpunkt der Berichtserstellung durch das Amt noch nicht vorlag. (Dez. VIII) Produktbereich 21: Deutsches Architekturmuseum Es lässt sich nicht mehr nachvollziehen, warum im Jahresabschluss 2010 bei den Besucherzahlen für das Deutsche Architekturmuseum nur die Zahlen bis einschließlich Oktober genannt wurden. (Dez. VII) Produktbereich 22: Umwelt "Anzahl der Besucher/innen des StadtWald-Hauses" Mit Stichtag 31.12.2010 wurden 23.012 Besucher gemeldet. Die tatsächliche Anzahl belief sich jedoch auf 23.413 Besucher. Die Abweichung ergab sich, dass eine Veranstaltung mit 400 Teilnehmern nicht berücksichtigt wurde. Ferner fiel auf, dass im Jahresabschluss nur 22.013 Besucher/innen aufgeführt waren. Eine Korrektur konnte zum Zeitpunkt, an dem die beiden Sachverhalte bemerkt wurden, nicht mehr erfolgen. (Dez. X) Produktbereich 22: Umwelt " Anzahl der Bäume" Um die sehr komplexen Sachverhalte in Bezug auf den Baum darzustellen, wird im Grünflächenamt ein Baumkataster aufgebaut. Künftig kann auch die aktuelle Anzahl der Bäume ermittelt werden. Im Geschäftsjahr 2010 war der Vorgang noch nicht abgeschlossen. (Dez. X) Produktbereich 22: "Anzahl der Kinderspiel- und Bolzplätze" Die Anzahl der Spiel und Bolzplätze wurde zum 31.12.2010 mit 570 gemeldet. Mit Stichtag 31.01.2011 wurden die Zahlen für die Prüfung des Revisionsamtes erhoben. Zu diesem Zeitpunkt galten zwei weitere Spiel- und Bolzplätze aus fertiggestellt, somit wurden hier 572 angegeben. Ab 2011 wurden aus nicht nachvollziehbaren Gründen weiterhin 570 gemeldet, obwohl es sich hierbei tatsächlich um mittlerweile 586 handelte. Eine Bereinigung der Jahresabschlüsse 2010 und 2011 ist nicht mehr möglich. (Dez X) Tz. 6.3.9 Entwicklung in den Produktbereichen Produktbereich 18: Soziales Die Anregung des Revisionsamtes, die Erläuterungen zur Entwicklung im Ergebnis- und Finanzhaushalt sowie zu den freiwilligen Leistungen auszuweiten, ist wie die bisherige Berichtstiefe mit der Stadtkämmerei abzustimmen. (Dez VIII) Produktbereich 21: Kultur, Freizeit, Sport Der Planansatz bei den Versorgungsaufwendungen erfolgt zentral durch das Personal- und Organisationsamt. Die Abweichungen "Städel Brandschutz", "Investitionskostenzuschuss an das Deutsche Filminstitut" und "Saalbau Grundsanierung KP" ergaben sich dadurch, dass die Mittel in 2010 nicht benötigt und deshalb von den Instituten nicht abgerufen wurden. Es wurde jeweils ein Rest gebildet und die Zahlungen nach Aufforderung in 2011 geleistet. (Dez. VII) Tz. 7.2.1 Ergebnisrechnung Ziff. 1 Privatrechtliche Leistungsentgelte (e), sowie Ziff. 13 Aufwendungen für Sach- und Dienst-leistungen (e) Buchungen für die schulische Nutzung von eigenen städtischen Sporthallen: Die Verbuchung über Erlöse und Kosten in der Internen Leistungsverrechnung kann dann nicht beibehalten werden, wenn wie im vorliegenden Fall steuerlich relevante Betriebe gewerblicher Art (BgA) beteiligt sind. Die Eigennutzung der dem BgA Sportstätten (SAP-GB 1023) zugeordneten Sportanlagen durch Schulen (Nutzung durch den nichtunternehmerischen Hoheitsbereich des Stadtschulamtes - SAP-GB 0400) ist als steuerpflichtiger Umsatz zu versteuern und deshalb als Ertrag mit dem entsprechenden Ausgangs-Steuerkennzeichen zu verbuchen. Korrespondierend dazu erfolgte die Aufwandsbuchung im hoheitlichen Geschäftsbereich des Stadtschulamtes. Künftig soll die stadtinterne Leistungsverrechnung in diesen Fällen entsprechend der Stellungnahme des Revisionsamtes zum Jahresabschluss 2009 (Schreiben 14.11 AC vom 06.01.2012) auf besonderen Ertrags- und Aufwandskonten verbucht werden, die in der gesamtstädtischen Ergebnisrechnung so ausgesteuert werden, dass eine Ausweitung des Ergebnishaushalts vermieden wird. (Dez. III) Ziff. 9 Sonstige ordentliche Erträge (e), sowie Ziff. 15 Aufwendungen für Zuweisungen und Zuschüsse sowie für besondere Finanzaufwendungen (e) Buchungen für die Nutzung von Schulturnhallen und Schulsportanlagen durch Vereine: Die vom Revisionsamt beanstandete Umbuchung betrifft die Umbuchung von Sportfördermitteln (Sportamt) zugunsten des Stadtschulamts. Die Umbuchung betrifft jedoch keine städtische Eigennutzung, sondern die Nutzung der dem Stadtschulamt zugeordneten Schulsporthallen durch Dritte (Vereine). Die dafür den Vereinen gewährten Sportfördermittel werden lediglich im abgekürzten Zahlungsweg direkt als Ertrag beim Stadtschulamt gebucht. Da es sich um Erträge von Dritten (Vereinen) handelt, kann dem Vorschlag des Revisionsamtes an dieser Stelle nicht gefolgt werden. (Dez. III) Ziff. 9 Sonstige ordentliche Erträge (e) Nebenerlöse und Sachaufwand für Straßenreinigung und Winterdienst Diese Buchungen werden in Abstimmung mit der Stadtkämmerei in dieser Form vorgenommen. Eine Änderung der Buchungslogik ist für den Haushalt 2013 geplant. Details werden momentan noch mit der Stadtkämmerei abgestimmt. (Dez. X) Ziff. 13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen (e) Nebenerlöse und Sachaufwand für Straßenreinigung und Winterdienst Diese Buchungen werden in Abstimmung mit der Stadtkämmerei in dieser Form vorgenommen. Eine Änderung der Buchungslogik ist für den Haushalt 2013 geplant. Details werden momentan noch mit der Stadtkämmerei abgestimmt. (Dez. X) Die unter den Anlagen im Bau aktivierten Instandhaltungsaufwendungen für die Liebigschule in den Jahren 2007 und 2008 in Höhe von 583.397,51 € wurden 2011 in den Ergebnishaushalt umgebucht. Die Verkaufserlöse in Höhe von 18.000,00 € für die Fadenheftmaschine wurden versehentlich auf dem Aufwandskonto 60114000 vereinnahmt (siehe auch Ziffer 25). (Dez. IV) Ziff. 14 Abschreibungen Städtische Bühnen Frankfurt am Main (e) Zum Jahresabschluss 2010 wurde durch die Fachabteilung Finanzen der Städtischen Bühnen der Stadtkämmerei der Nutzungsübergang der Werkstätten angezeigt und durch die Zentrale Anlagenbuchhaltung der Stadtkämmerei in Teilen aktiviert. Die Abschreibungen werden zentral von der Anlagenbuchhaltung der Stadtkämmerei vorgenommen und gesteuert. Der Umzug erfolgte in verschiedenen Abschnitten und die neuen Werkstätten wurden erst zum 31.12.2010 mit vorläufiger Genehmigung in Betrieb genommen. Trotz der Nutzung zum 31.12.2010 ist die Maßnahme noch nicht gänzlich abgeschlossen und schlussgerechnet. Aus Gründen der weiteren Bebuchbarkeit der Maßnahme und in Abstimmung mit der Zentralen Anlagenbuchhaltung bleibt die Maßnahme bis zur Schlussrechnung für weitere Buchungen offen. (Dez. VII) Ziff. 14 Abschreibungen Café Palmengarten (e) Die Abschreibungen für das Caféhaus Siesmayer wurde fälschlicherweise vom Bruttowert berechnet. Dies wurde durch die Anlagenbuchhaltung in der Kämmerei korrigiert. (Dez X) Ziff. 17 Transferaufwendungen (e) Zur Problematik hinsichtlich der Abgrenzungen für Jugendhilfeleistungen ist die Stadtkämmerei bereits zum Jahresabschluss 2011 an das Amt herangetreten. Allerdings hat die Lösung dieses Problems so viel Zeit in Anspruch genommen, dass eine Berücksichtigung erst beim kommenden Jahresabschluss 2012 erfolgen kann. Die Abgrenzungen für die Sozialhilfeleistungen konnten bereits zum Jahresabschluss 2011 periodengerecht erfolgen. (Dez. VIII) Ziff. 22 Zinsen und sonstige Zinsaufwendungen, (e), erster Absatz, sowie Ziffer 7.2.3 Vermögensrechnung, Aktiva, 3 Aktive Rechnungsabgrenzungsposten", (e) Mit dem Jahresabschluss 2011 wurde der Rechnungsabgrenzungsposten für die Ansparraten um die vor dem Haushaltsjahr 2009 gezahlten Beträge korrigiert (siehe Anlage Umbuchungsliste). (Dez. III) Ziff. 25 (e) Außerordentliche Erträge Die Verkaufserlöse in Höhe von 18.000,00 € für die Fadenheftmaschine wurden versehentlich auf dem Aufwandskonto 60114000 vereinnahmt (siehe auch Ziff. 13). Im Rahmen der Festwertüberprüfung 2010 wurde eine Erhöhung der Festwerte für Datenverarbeitungs- und Kommunikationsanlagen in Schulen festgestellt und an die zentrale Anlagenbuchhaltung (20.53) gemeldet (siehe auch Tz. 7.2.3 Aktiva Ziff. 1.2.5). (Dez. IV) Ziff. 26 (e) Außerordentliche Aufwendungen Die Altbestände an Möbeln und Küchen der vier PPP-Schulen waren in Form von Festwerten aktiviert. Wie schon in der Stellungnahme zur Jahresrechnung 2009 erläutert, wurde der zentralen Anlagenbuchhaltung (20.53) der Abgang dieser Anlagen im Rahmen der Festwertüberprüfung 2010 mitgeteilt. Die Ausbuchung wurde am 28.06.2012 durch 20.53 vorgenommen (siehe auch Tz. 7.2.3 Aktiva Ziff. 1.2.5). (Dez. IV) Tz. 7.2.2 Finanzrechnung, (e) Bei Teil A der Finanzrechnung wurde aus Gründen der Lesbarkeit (Aufstellung mit bereits 5 Spalten) auf die Ergebnisse des Vorjahres verzichtet. Die Zunahme bzw. Abnahme der Vorräte, der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, sowie anderer Aktiva müsste laut Revisionsamt von der Zunahme bzw. Abnahme der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie anderer Passiva, die nicht der Investitionstätigkeit zuzuordnen sind, getrennt ausgewiesen werden. Dies ist technisch nicht umsetzbar. (Dez. III) Tz. 7.2.3 Vermögensrechnung Aktiva Ziff. 1.2.2 Bauten, Einschließlich Bauten auf fremdem Grundstücken, (e) Die Abschreibungen für das Caféhaus Siesmayer wurde fälschlicherweise vom Bruttowert berechnet. Dies wurde durch die Anlagenbuchhaltung in der Kämmerei korrigiert. (Dez X) Ziff. 1.2.4 (e) Anlagen und Maschinen zur Leistungserstellung Der Fehler bei der Umrechnung von DM auf Euro wurde im Zuge der Jahresrechnung 2011 im Januar 2012 von der zentralen Anlagenbuchhaltung (Stadtkämmerei) korrigiert. Eine körperliche Inventur ist in diesem Fall nicht erforderlich. Das Verfahren wurde dem Revisionsamt erläutert und wird zukünftig nicht mehr zu Beanstandungen führen. (Dez. IV) Ziff. 1.2.5 Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Zur Aktivierung der Festwerte für die Daten- und Kommunikationsanlagen in Schulen hat das Stadtschulamt 2007 die entsprechenden Anschaffungs- und Herstellungskosten an die zentrale Anlagenbuchhaltung (20.53) gemeldet. Im Rahmen der Festwertüberprüfung 2010 wurde eine Erhöhung der Festwerte für Datenverarbeitungs- und Kommunikationsanlagen in Schulen festgestellt und an die zentrale Anlagenbuchhaltung (20.53) gemeldet (siehe auch Tz. 7.2.1 Ziff. 25). Die Festwerte im Schulbereich werden in Absprache mit der Stadtkämmerei zum 01.01.2013 abgeschafft. Die Altbestände an Möbeln und Küchen der vier PPP-Schulen waren in Form von Festwerten aktiviert. Wie schon in der Stellungnahme zur Jahresrechnung 2009 erläutert, wurde der zentralen Anlagenbuchhaltung (20.53) der Abgang dieser Anlagen im Rahmen der Festwertüberprüfung 2010 mitgeteilt. Die Ausbuchung wurde am 28.06.2012 durch 20.53 vorgenommen (siehe auch Tz. 7.2.1 Ziff. 26e). (Dez. IV) Ziff. 1.3.5 Wertpapiere des Anlagevermögens, (e) sowie Passiva, Ziff. 1.2.3 Zweckgebundene Rücklagen, (e) Im Haushaltsjahr 2011 erfolgte eine Abschreibung im Aktienbestand zweier Stiftungen (Gering-Stiftung und Philippi-Stiftung) um insgesamt 121.267,83 € auf den Kurswert per 31.12.2011, der noch unter dem Kurswert per 31.12.2010 lag. In 2011 erfolgte die Rückzahlung einer Geldanlage der Heussenstamm-Stiftung in Höhe von 30.000,-- €, die - in Absprache mit dem Revisionsamt - mit einem Betrag von 28.212,50 € gegen den nicht nachweisbaren Anlagenbestand gebucht wurde; der verbleibende Betrag in Höhe von 1.787,50 € wurde als außerplanmäßiger Ertrag verbucht. (Dez III) Ziff. 1.3.6 Sonstige Ausleihungen, erster Absatz, sowie Ziff. 3 Aktive Rechnungsabgrenzungs-posten, (e) Die Umsetzung der langfristigen Termingeldanlage auf die Bilanzposition "Sonstige Ausleihungen" ist im Haushaltsjahr 2011 erfolgt. (Dez. III) Ziff. 2.4 Flüssige Mittel Die Geldbestände auf den Girokonten der Vollstreckungsstelle werden seit dem Jahresabschluss 2011 ebenso berücksichtigt wie Bestände auf den Girokonten der Schulen und Kindertagesstätten. Das Girokonto des Kinderbüros soll ab dem Jahresabschluss 2012 mit in die flüssigen Mittel aufgenommen werden. (Dez. III) Ziff. 2.4 fehlende Konten Das Commerzbankkonto des Kinderbüros existiert noch. Es konnte noch nicht geschlossen werden, da es noch keine genehmigte Dienstanweisung für die Handkasse des Kinderbüros gibt. Sobald diese vorliegt, kann das bei der Frankfurter Sparkasse eingerichtete Konto genutzt und aktiviert werden. Im Anschluss wird das Commerzbankkonto geschlossen. 2011 wurden die Schulen erstmals aufgefordert, alle städtischen Konten mit dem jeweiligen Kontenstand an das Stadtschulamt zu melden. Die Bilanzierung der gemeldeten Konten erfolgte im Jahresabschluss 2011 und wird nun jährlich erledigt. (Dez. IV) Ziff. 3.5 Sonstige Rückstellungen Bei Erstellung der Jahresabschlüsse wird künftig das Obligo auf Rückstellungswürdige Tatbestände überprüft. (Dez. X) Passiva Ziff. 1.2.3 Zweckgebundene Rücklagen Die Entnahme aus der Gebührenrücklage (Kommunale Abfallentsorgung: (6.180.547,02 €) bzw. die Zuführung zur Gebührenrücklage (Straßenreinigung: 708.971,76 €) können bestätigt werden. (Dez X) Ziff. 2.2 Sonstige Sonderposten Bei dem PSP-Element 5.001277.555.101 erfolgt analog zum PSP-Element 5.001277.525.101 keine einzelpostengenaue Abrechnung sondern eine jahresbezogene Passivierung bzw. Aktivierung, da es sich um die Weiterleitung von Bundesmitteln an eine Vielzahl von Trägern handelt. Die Sonderposten bezüglich der Gesellschaft für Jugendarbeit und Bildungsplanung e.V. sowie der jüdischen Gemeinde sind darin enthalten. Bisher wurde die Passivierung des Sonderpostens bei den Jahresabschlussarbeiten versäumt. Dies wird nachgeholt und von nun an regelmäßig durchgeführt. Am 08.12.2011 erfolgte eine Meldung zur Verwendung der Sonderposten an die zentrale Anlagenbuchhaltung (20.53). Darunter war auch der Sonderposten für die Kantine der Helmholtzschule. (Dez. IV) Ziff. 3.1 Rückstellung für Pensionen und ähnlichen Verpflichtungen Mit Einführung der kaufmännischen Buchführung wurde 2007 in Absprache mit dem Revisionsamt und der Stadtkämmerei sowie unter externer Beteiligung festgelegt, bei der Berechnung der Beihilferückstellung auf den Tarif der Versorgungskasse Darmstadt zurückzugreifen. Die konkreten Berechnungen der jeweiligen Tarifwerte erfolgen seitens der bayrischen Versorgungskammer jährlich neu und werden von der VK Darmstadt auf die hessischen Rechtsgrundlagen in Abstimmung mit anderen hessischen Versorgungskassen angepasst. Bereits im Rahmen der Prüfungen der Jahresabschlüsse 2009 wurde dem Revisionsamt nochmals Unterlagen zu den Grundlagen des Beihilfetarifs übermittelt und wiederholt der direkte Kontakt zu der Bayrischen Versorgungskammer ermöglicht. Die Grundlage der Ermittlung des Beihilfetarifs sind somit seit dem Jahr 2007 hinlänglich bekannt. Aussagen, dass weiterführende Unterlagen zu dem Tarif nicht vorgelegt wurden, können so nicht getroffen werden. Darüber hinaus dient es zur Kenntnis, dass die Frage nach den Tarifgrundlagen erneut im Zusammenhang mit der Ermittlung des Beihilfetarifs für die Rückstellungsberechnung des Jahres 2011 aufkam. Einvernehmlich wurde hierzu in einem gemeinsamen Gespräch am 10.02.2012 mit dem Revisionsamt sowie der Stadtkämmerei vereinbart, ab dem Jahr 2011 einen Wechsel vom Beihilfetarif der VK Darmstadt zu einem städtischen errechneten Beihilfetarif zu vollziehen. Dieser wurde in Absprache mit allen Beteiligten bereits bei der Berechnung der Beihilferückstellung zum 31.12.2011 zu Grunde gelegt. Es wird davon ausgegangen, dass die Problematik bezüglich der Nachvollziehbarkeit des Beihilfetarifs hiermit zukünftig nicht mehr be-steht. (Dez. X) Ziff. 4.4 Verbindlichkeiten aus Zuweisungen und Zuschüssen, Transferleistungen und Investitions-zuweisungen und -zuschüssen sowie Investitionsbeiträge Bei den als Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen ausgewiesenen Verbindlichkeiten gegenüber verschiedenen Vereinen aus Zuweisungen und Zuschüssen handelt sich um Zuordnungsfehler, die aufgrund der hohen Masse der zu erstellenden Sachkontenbuchungen (keine Wertuntergrenze für solche Buchungen) entstanden sind. (Dez. IV) Tz. 7.2.4.1 Anhang - Vorbemerkungen, Vertragsmanagement, erster Absatz Hinsichtlich der Derivate und der Haftungsverhältnisse erfolgten in den Jahren 2005 bzw. 2008 jeweils Einzelprüfungen durch das Revisionsamt, die bezüglich der Vollständigkeit der Vertragsunterlagen zu keinen Beanstandungen geführt haben. (Dez. III) Tz. 7.2.4.6 Anzahl der Beamten und Arbeitnehmer (Ziffer 6.7.2) Beim Anhang zum Jahresabschluss 2011 wird in der Darstellung der durchschnittlichen Beschäftigtenzahlen neben den drei Ständen 30.04., 31.08. und 31.12. eines Jahres zusätzlich auch der Stichtag 01.01. in der Berechnung des Jahresdurchschnitts mit einbezogen werden. Dem Anliegen des Revisionsamtes wird somit Rechnung getragen. (Dez. X) Tz. 7.2.4.7 Anhang - Haftungsverhältnisse, zweiter Absatz Vor dem Hintergrund der unterschiedlichen Höhe der Rentenansprüche der einzelnen Rentenberechtigten kann der übernommene Haftungsbetrag nur überschlägig ermittelt werden und beträgt zum Jahresende 2010 rd. 21,74 Mio. €. (Dez. III) Tz. 7.2.4.15 - Übersicht über Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden (Ziffer 6.7.13) Aus Sicht des Revisionsamtes werden unnötige Doppelmitgliedschaften in Vereinen und Verbänden bemängelt. Städelscher Museums-Verein e.V. Heinrich-Kraft-Stiftung e.V. Walter-Kolb-Stiftung e.V. Freunde Frankfurts e.V. Tel Aviv Foundation e.V. In den genannten Vereinen war nicht das Büro der Oberbürgermeisterin Mitglied, sondern Frau Oberbürgermeisterin Petra Roth a. D. in Person. Die Mitgliedschaften waren daher opportun und wurden im Juni 2012 gekündigt. Bundesverband deutscher Pressesprecher e.V. Eine Mitgliedschaft des Presse- und Informationsamtes in dem o. g. Verein wird für sinnvoll erachtet. Es können Informationen über neue Entwicklungen in der PR-Branche u. a. durch regelmäßig erscheinende Mitglieder-Zeitschriften und regionalen Treffen generiert werden. (Dez. I) Mit der Mitgliedschaft in diversen Vereinen und Verbänden ist für die Museen der Bezug von kostenlosen Zeitschriften und Publikationen verbunden, die Fachbeiträge und berufsspezifische Informationen enthalten. Dies an einem Ort zentral für alle Museen bereitzustellen ist nicht praktikabel. Darüber hinaus ermöglicht die Mitgliedschaft in einzelnen Fällen auch freien Eintritt der Museumsmitarbeiter in anderen Museen oder ermäßigte Teilnahmegebühren bei Tagungen und Reisekostenzuschüsse. Durch die Mitgliedschaften erhalten die Museen zudem fachliche Kontakte auf nationaler und internationaler Ebene. Unnötige Doppelmitgliedschaften wurden ge-kündigt. (Dez. VII) Die Mitgliedschaft bei der Kulturinitiative Rhein-Main wird geprüft und ggf. gekündigt. Die Mitgliedschaft im Trägerverein Lernbauernhof Rhein-Main e.V. wurde geprüft und soll aus folgenden Gründen beibehalten werden: Der Lernbauernhof Rhein-Main e.V. wurde durch Initiative des Umweltamtes und des Stadtschulamtes gegründet. Der Lernbauernhof wird über einen Trägerverein betrieben und finanziert sich über dessen Mitgliedsbeiträge sowie festen Sponsoren. Darüber hinaus werden inhaltliche Themenschwerpunkte dieser beiden Ämter auf dem Lernbauernhof in vorbildlicher Art und Weise miteinander verknüpft. Mit der Mitgliedschaft soll signalisiert werden, dass dem Umweltamt die Kontinuität der Einrichtung zu niedrigen Eintrittspreisen am Herzen liegt. Seit Jahren ist der Lernbauernhof rund ums Jahr an allen angebotenen Tagen ausgebucht. (Dez. X) Tz. 8.11 Konsolidierte Gesamtfinanzrechnung Die Beanstandungen hinsichtlich des Ausweises innerhalb der Kapitalflussrechnung sind korrekt. Der Ausweis wird in den Folgejahren angepasst. Zu den Beanstandungen im Hinblick auf das grundsätzliche Vorgehen wird angemerkt, dass die Werte prinzipiell durchaus aus SAP abgeleitet und nicht in Excel manuell erfasst werden. Leider gab es im Haushaltsjahr 2010 insbesondere innerhalb des Anlagevermögens der Kernverwaltung besonders viele Eröffnungsbilanzkorrekturen, so dass die aus dem System abgeleiteten Werte in vielen Fällen angepasst werden mussten. Da nun zwei separate Bewegungsarten für Eröffnungsbilanzkorrekturen im Anlagevermögen (AHK und kumulierte Abschreibungen) eingerichtet wurden, wird das Problem zukünftig nicht mehr in diesem Ausmaß auftreten. Grundsätzlich wird eine indirekte Ableitung einer Konzernkapitalflussrechnung aber niemals ohne manuelle Korrekturen möglich sein. (Dez III) Tz. 8.13.2 Stand der Aufgabenerfüllung Der Beteiligungsbericht geht sehr detailliert auf die Aufgabenerfüllung ein. (Dez. III) Tz.9.1.2 Produktgruppe: 11.04, Ordnungsamt Die aufgeführten Mängel im Bereich der heutigen Abteilung 32.6 des Ordnungsamtes (Veterinär-wesen) konnten, wie im Bericht erwähnt, abgestellt werden, so dass hierzu kein aktueller Handlungsbedarf besteht. (Dez. IX) Tz. 9.1.3 Produktgruppe: 11.04, Ordnungsamt Es ist zutreffend, dass im Zeitraum 2009 bzw. 2010 aufgrund der beiden Umzüge in neue Dienstgebäude sowie von diversen Organisationsänderungen das Vorgangskontrollsystem (VKS) nicht im erforderlichen Umfang betrieben werden konnte. Von zentraler Seite wurde den damaligen Empfehlungen des Revisionsamtes zeitnah gefolgt. So wurde die Vorgangskontrolle sowohl über eine entsprechende Amtsleiterverfügung neu beordnet als auch die VKS-Datenbank des Wohnungsamtes im Ordnungsamt zur Anwendung gebracht. Entgegen der ursprünglichen Einschätzungen haben die Praxis-Erfahrungen im Laufe der Zeit jedoch Probleme aufgeworfen, die bei den Testläufen nicht aufgetreten waren. Es zeigte sich, dass die Datenbank aus programm-spezifischen Gründen leider für das Ordnungsamt ungeeignet ist, weshalb sie im Mai 2012 wieder offline gesetzt wurde. Seit dem ist das Ordnungsamt nun vorübergehend wieder zur papierbasierten Prüfung bzw. Dokumentation zurückgekehrt. Das Revisionsamt wurde über dieses Vorgehen ebenso informiert wie über die bereits laufenden Planungen, mit Hilfe der Programmierer des Ordnungsamtes schnellstmöglich eine hauseigene Access-Datenbank zur qualifizierten Vorgangskontrolle erstellen zu lassen. Hinsichtlich der Empfehlungen speziell an die Abteilung 4 des Ordnungsamtes - Ausländerangelegenheiten (Ausländerbehörde) konnte einzig der gewünschte "Zufallsgenerator" im landeseinheitlichen Programm LADiVa NT eben aufgrund dieser Einheitlichkeit seitens des Programmanbieters nicht realisiert werden - die Auswahl der zu prüfenden Fälle obliegt deshalb auch weiterhin dem "Faktor Mensch". (Dez. IX) Tz. 9.1.4 Produktgruppe: 12.01, Branddirektion Das Revisionsamt hat unter Pkt. 9.1.4 - Produktgruppe 12.01 - Branddirektion (in den beiden letzten Absätzen) festgestellt, "dass die Praxis im Bereich der Auftragsvergaben inzwischen neu strukturiert wurde" und im geprüften Bereich keine gravierenden Mängel festzustellen waren. Es ist festzuhalten, dass die dort aufgeführten Punkte durch ein Rundschreiben bzw. eine Handlungsanweisung (37.I53.3 Dr. vom 19.11.2009) mit der Bitte um zukünftige Beachtung und entsprechende Umsetzung mitgeteilt bzw. ausgehändigt wurden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in regelmäßigen Abständen auf die rechtlichen Vorschriften im Bereich Vergabe hingewiesen und, initiiert von der Sachrate I 51.1 Vergabewesen, über relevante Neuerungen im Vergaberecht informiert. Die weiteren Berichtsangaben und Werte für die Bereiche Branddirektion und BKRZ GmbH sind überprüft worden und richtig. (Dez. IX) Tz. 9.1.5 Produktgruppe: 16.03 Amt für Straßenbau und Erschließung Bei Anträgen auf Sommergärten und Warenauslagen ohne Unterschrift werden Unterschriften nachgefordert. Lagepläne zu den Anträgen sind inzwischen in den aktuellen Fällen im System sowie in der Akte hinterlegt. In neuen Fällen werden Lagepläne erstellt und abgespeichert. Antragsvordrucke zur Unterschriftsleistung für Verlängerungsanträge werden bereits mit der aktuellen Erlaubnis verschickt. Fehlende Unterlagen werden beim Antragsteller nachgefordert. Der Vordruck für eine Antragsstellung ist auf der Homepage vom Amt für Straßenbau und Erschließung zur allgemeinen Verwendung hinterlegt. Die Stadtpolizei führt turnusmäßig Kontrollen durch und informiert das Amt für Straßenbau und Erschließung jeweils über die Ergebnisse. Die Erst- und Verlängerungsanträge lassen sich anhand des Antragsformulars unterscheiden. Bei der fehlerhaften Abrundung der Gebührenberechnung handelte es sich um einen Programmierfehler. Nachdem die programmierende Firma das Programm nachgebessert hat, werden die aufgetretenen Fehler in der neuen Programmversion nicht mehr vorkommen. (Dez. VI) Tz. 9.1.6 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt Auf eine ordnungsgemäße Aktenführung und Dokumentation wird in den entsprechenden Gremien, wie dem Arbeitskreis Soziale Hilfen, regelmäßig hingewiesen. Derzeit erarbeitet eine Arbeitsgruppe eine Arbeitsanweisung (Frankfurt Richtlinie) hierzu, um eine nachhaltige Ver-besserung zu erreichen. Im Jahr 2009 gab es die ersten Workshops für Buchungsverantwortliche. Zusätzlich fanden im Juni 2010 für alle Mitarbeiter und Mitarbeiter/innen, die mit dem Fachverfahren Care4 arbeiten, Vertiefungs-Workshops rund um das Thema "Buchungssystematik" statt. Des Weiteren werden vor jedem umfangreichen Update Informationsveranstaltungen mit Multiplikatoren durchgeführt. An der Verbesserung des Fachverfahrens Care4 wird permanent gearbeitet. Verbesserungen in Bezug auf den zeitlichen Aufwand hinsichtlich besonderer Fallkonstellationen konnten erreicht werden. Die letzte Optimierung der Benutzeroberfläche und der Suchfunktion erfolgte im Mai 2012. Die Prüfungsfeststellung hinsichtlich des Abzugs von Energieanteilen bezieht sich auf das inzwischen abgelöste Fachverfahren PROSOZ. Beim Nachfolgeverfahren Care4 wurden Mitte 2011 Fest-Parameter eingeführt, u.a. um derartige Eingabefehler auszuschließen. An der kritisierten Zahlbarmachung von Krankenkassenbeiträgen außerhalb des Fachverfahrens Care4 wird aus fachlichen Gründen weiter festgehalten, jedoch erhält die Sachbearbeitung die notwendigen Informationen zur Eingabe in Care4. Damit wird die geforderte Transparenz hergestellt. Die alte, bei 51.D2 eingesetzte Care4-Datenbank wird inzwischen nur noch zu Recherchezwecken genutzt. Das bisherige Interne Vorgangs-kontrollsystem (IKS) wurde zwischenzeitlich überarbeitet und befindet sich in der abschließenden Abstimmungsphase. Es wird voraussichtlich bis Ende des Jahres in Kraft gesetzt. Care4 sieht zwar für die Weitergewährung von GSI-Leistungen keine elektronische Freigabe durch eine zweite Person vor, dennoch soll auch hier am Vier-Augen-Prinzip weiter festgehalten werden, indem der zu verwendende Vordruck eine Zweitunterschrift verlangt. Seit Mitte Mai 2011 ist das geforderte Controlling-Modul für das Fachverfahren Care4 implementiert. Damit können statistische Auswertungen aller Art durchgeführt werden. (Dez. VIII) Tz. 9.1.7 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt In dem o.g. Bericht wurden einige Schwächen bei der Bewilligung, der Durchführung und der Kontrolle der Taxifahrten im Rahmen des Beförderungsdienstes für außergewöhnlich gehbehinderte Menschen aufgezeigt. Die Prüfung bezog sich auf das Jahr 2009; den konkreten Hinweisen in Einzelfällen wurde damals bereits zeitnah nachgegangen. Im Unterschied zum Prüfungszeitraum rechnen seit August 2011 nur noch 2 - und nicht mehr 3 - Taxiunternehmen die sogenannten Berta-Fahrten mit dem Jugend- und Sozialamt ab. Seit Juli 2012 findet die Datenspeicherung der Fahrten beider Unternehmen ausschließlich auf einem Server der Taxi Frankfurt eG statt. Dadurch ist sichergestellt, dass Überschreitungen der Fahrtkontingente, wie es vorher in Einzelfällen vorkam, nun ausgeschlossen werden können. Eine Kontrolle der in Anspruch genommen Fahrten durch das Jugend- und Sozialamt ist dadurch möglich, dass dem Amt die entsprechenden Datensätze passwortgeschützt mit der Quartalsabrechnung übermittelt werden. Die empfohlene Evaluation findet für den Bereich der Spezialtransporte dadurch statt, dass durch die Johanniter-Unfallhilfe quartalsmäßig die Anzahl der in Anspruch genommenen Fahrten sowie die abgerechneten Kosten mitgeteilt werden. Nach Absprache mit der Johanniter-Unfallhilfe kann jederzeit eine Einzelauskunft erfolgen, sodass jederzeit spezifische Bewertungen bezüglich der Kosten und der Auslastung dieses Leistungsbereichs möglich sind. Interne Maßnahmen zur Sicherstellung des 4-Augen-Prinzips sowie zur Dokumentation von Ermessensentscheidungen sind getroffen worden. (Dez. VIII) Tz. 9.1.9 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt Die fehlenden oder fehlerhaften Angaben zu der Förderart wurden besprochen. Die zu lange Zeit-differenz zwischen der rechnerischen und der sachlich-inhaltlichen Prüfung wurde im Gespräch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erörtert und darauf aufmerksam gemacht, dass hier eine Änderung vorzunehmen ist. Eine regelhafte Überprüfung wurde installiert. Belegprüfungen erfolgen nur anlassbezogen, weil die Personalausstattung für flächendeckende Belegprüfungen nicht ausreicht. Mit Eingang der Verwendungsnachweise für das Haushaltsjahr 2011 wurde eine Regelung zur stichprobenweisen Belegprüfung getroffen. Diese beinhaltet die Prüfung der formellen und materiellen Ordnungskriterien. In der Einführungsphase werden pro Sachbearbeitung zehn Einrichtungen geprüft. Die eingeschränkten Eigenmittelbeiträge sind derzeit nicht zu verändern. Die Träger werden darauf aufmerksam gemacht, dass sie auch die Beiträge zu den Eigenmitteln in Form von Räumen und / oder ehrenamtlicher Unterstützung angeben. Eine weitergehende Regelung soll im Rahmen des einzuführenden standardisierten Trägercontrollings geprüft werden. Nach den Standards der AGA wurde zwischenzeitlich eine Vorlage zur verbindlichen Aktenführung erarbeitet, welche durch die Sachbearbeitung angewandt wird. Weiterhin wurden die notwendigen fachlichen Korrekturen in den Hauptakten vorgenommen. (Dez. VIII) Tz. 9.1.10 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt Die Anregungen und Feststellungen des Revisionsamts wurden bereits bei der Erstellung der Sozialhilfestatistik für das Jahr 2011 und der Überwachung und Überprüfung der in 2011 erfolgten Zahlungen aus dem Kommunalen Finanzausgleich aufgenommen und berücksichtigt. Hinzu kommen die im Bericht erwähnten organisatorischen Veränderungen, die eine engere Verzahnung zwischen Haushaltsdaten und statistischer Meldung sicherstellen. Zu den einzelnen Punkten: Der Vorschlag, für die Hilfe "Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung" ein eigenes Produkt zu definieren (bisher sieht der Gliederungsplan des Landes dies nicht vor), wird im Rahmen einer generellen Überprüfung der Produktstruktur im Produktbereich 18 intern und in Abstimmung mit der Stadtkämmerei noch geprüft. Um eine zutreffende Übernahme der Aufwendungen in die statistische Meldung an das Land zu gewährleisten, wurde die Überleitung der Buchungsdaten aus SAP in die von der Statistik geforderten Struktur überarbeitet und im Rahmen der Erstellung der Finanzstatistik 2011 mehrfach überprüft. Das Problem der unterschiedlichen Berücksichtigung der Erträge aus dem Pauschalierten Wohngeld bzw. dem Besonderen Mietzuschuss besteht nicht mehr, da für diesen Bereich der letzte Ertrag in 2009 vereinnahmt wurde und diese Erstattungen wegen gesetzlicher Änderungen weggefallen sind. Die erwähnte nicht sachkontengenaue Erfassung der Leistungen nach dem 6. und 7. Kapitel des SGB XII ist in Gesprächen und Abstimmungen sowohl vom Hessischen Statistischen Landesamt (HSL), als auch vom Revisionsamt so akzeptiert. Eine Übernahme in die statistische Meldung erfolgt anhand einer abgestimmten prozentualen Aufteilung der Aufwendungen. Seit der Prüfung des Revisionsamtes wird die Überprüfung der vom Land festgesetzten Zuweisungen auch in der Hauptakte dokumentiert. Die Anwendung des Nettoprinzips bei allen Hilfearten ist nur bei den das laufende Jahr betreffenden (Rück-)Einnahmen möglich. Erträge für Leistungen aus Vorjahren, die regelmäßig und in allen Bereichen anfallen, sind nicht von den Aufwandsbuchungen abzusetzen. Das Problem der im Rahmen des Jahresabschlusses erfolgten Korrekturbuchungen, die Auswirkungen auf die statistischen Meldungen haben, wird inzwischen dadurch umgangen, dass die Meldung der Daten an das Land Hessen erst erstellt wird, wenn alle Korrekturbuchungen durchgeführt worden sind. Dies bedingt zwar immer eine Verlängerung der Abgabefristen, die nun auch in der Hauptakte dokumentiert wird, ist aber vom HSL so akzeptiert. (Dez. VIII) Tz. 9.1.11 Produktgruppe 18.01 Jugend- und Sozialamt Das Revisionsamt hatte u.a. festgestellt, dass in allen geprüften Hilfen nach § 41 SGB VIII - Hilfen für junge Volljährige - die Gewährung der Leistungen rechts- und ordnungsgemäß erfolgte. Bemängelt wurde vor allem die unzureichende Dokumentation in den Leistungs- und Erziehungsakten. Zum 25.08.2011 wurde eine FRL Aktenführung im Kinder- und Jugendhilfe-Sozialdienst - KJS durch den Fachbereich Jugend in Kraft gesetzt, der vor allem einheitliche Standards der Dokumentation und Aktenführung für den KJS regelt. Die FRL zur Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII wurde am 22.08.2011 neu gefasst und in Workshops allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des KJS vermittelt. Dort sind insbesondere Regelungen getroffen worden, um den Informationsfluss zwischen KJS und KJW zur Prüfung der örtlichen Zuständigkeit zu verbessern. Damit sollen in Zukunft auch mögliche Schadensfälle aufgrund einer unzureichenden Prüfung der örtlichen Zuständigkeit nach §§ 86ff. SGB VIII vermieden werden. Die FRL § 41 SGB VIII - Verfahrensregelung über die Abgrenzung der Hilfe für junge Volljährige nach § 41 i.V. mit § 35a SGB VIII zur Eingliederungshilfe für behinderte Menschen nach den §§ 53ff. SGB XII wurde zum 05.05.2011 aktualisiert und angepasst. Ein erster Entwurf einer neuen FRL zu § 41 SGB VIII liegt mittlerweile vor; zurzeit werden noch die Ergebnisse der Projektgruppen Amtsziel "§ 41 SGB VIII - Hilfe für junge Volljährige" eingearbeitet. Die ursprünglich vom Revisionsamt festgestellten Schadensfälle im SRH Bockenheim haben sich nach erneuter Prüfung von Grundsatz Kinder- und Jugendhilfe und dem Rechtsamt nicht als Schadensfälle herausgestellt. Das Revisionsamt wurde von der rechtlichen Einschätzung mit Schreiben vom 14.02.2012 in Kenntnis gesetzt. (Dez. VIII) 9.1.12 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt Der im Revisionsbericht ursprünglich festgestellte Schadensfall im SRH Dornbusch hat sich nach einer erneuten Prüfung durch das Rechtsamt nicht bestätigt. Durch eine neue Rechtsprechung des BVerwG vom 09.12.2010, 5 C 17.09, die zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht bekannt war, verbleibt es gem. § 86 Abs. 5 SGB VIII bei der örtlichen Zuständigkeit des Jugendamtes der Stadt Frankfurt am Main. Es ist somit kein Schaden entstanden. Das Revisionsamt wurde von der rechtlichen Einschätzung mit Schreiben vom 14.02.2012 in Kenntnis gesetzt. Zurzeit wird in Abstimmung mit dem Rechtsamt eine FRL zur örtlichen Zuständigkeit, hier insbesondere zur neueren Rechtsprechung des BVerwG, erarbeitet. Im Rahmen der veränderten Rechtslage wurden alle in Frage kommenden Fälle überprüft und der Wechsel der örtlichen Zuständigkeit angezeigt sowie Kostenerstattungsansprüche angemeldet. In mehreren Verfahren wurden im Benehmen mit dem Rechtsamt Klageverfahren eingeleitet, die noch nicht abgeschlossen sind. In den Jahren 2011 und 2012 wurden für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Wirtschaftlichen Jugendhilfe mehrere Fortbildungsveranstaltungen und Workshops zu Fragen der örtlichen Zuständigkeit und Kostenerstattung sowie Heranziehung und Kostenbeitrag mit externen Referenten angeboten. Alle Mitarbeiter/innen sind somit auf dem aktuellen Rechtsstand zu den Rechtsfragen. (Dez. VIII) Tz. 9.1.13 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt Das Ergebnis der Revision wurde innerhalb der Fachabteilung auf verschiedenen Ebenen aufgearbeitet. Zum einen wurden die Arbeitsabläufe und Care 4 Bedienungsstandards überprüft, Schulung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei 51.D3 und der Freien Träger angeboten und durchgeführt und zum zweiten, ein Controllingverfahren für diesen Bereich entwickelt. In Folge dieser Prüfungen wurden folgende Maßnahmen eingeleitet bzw. umgesetzt: 1. Zur Sicherstellung der korrekten Sachbearbeitung werden alle Fälle in Kostenträgerschaft des LWV nur noch in Team 2 und 3 bearbeitet. Die Teamleitung ist mit der Grundsatzarbeit der Hilfen betraut und sichert die Fachlichkeit in der Sachbearbeitung. 2. Alle Neuanträge sind von der Teamleitung zu unterschreiben und werden listenmäßig erfasst. 3. Jede Verlängerung der Kostenzusicherung wird nach Überprüfung der Einzelrechnung und dem aktuellen Stand des Heimkostenanteils von der Teamleitung verfügt. 4. Regelhaft sind bei der Halbjahresrevision mindestens 10 Akten der LWV Hilfen gesondert von der Teamleitung zu kontrollieren. 5. Die Berechnung (internes Formular) der Kostenbeiträge durch die Hilfeempfänger wurde überarbeitet und per Formelberechnung automatisiert. Eine fehlerhafte Berechnung der Eigenanteilszahlung ist zukünftig somit ausgeschlossen. 6. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Soziale Hilfen -Wirtschaftsdienst wurden durch eine interne Fortbildung geschult. 7. Mit dem Frankfurter Verein für soziale Heimstätten e.V., konnte in einem längeren Prozess die Rechnungsstellung und Darstellung der Eigenanteilszahlungen verbessert werden. Zudem gibt es eine klare Festlegung über die zeitnahe Forderung der Eigenanteile von den Hilfeempfänger/-innen. Zukünftig wird der aktuelle Stand in den Einzelrechnungen für D3 nachvollziehbar vermerkt. 8. In einer eintägigen Veranstaltung wurden alle Sozialdienstmitarbeiter/-innen der stationären Einrichtungen nach § 67 ff. SGB XII des Frankfurter Vereins mit Unterstützung eines Mitarbeiters von D3 intensiv geschult, um die Kostenbeiträge korrekt zu berechnen. Nach der Vorgabe des LWV sind Änderungen der Kostenbeiträge während des stationären Aufenthaltes von den dortigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu veranlassen. Die genannten Maßnahmen haben zur Reduzierung der im Bericht genannten Fehlerquellen und bei der Bearbeitung von Hilfen nach §§ 67ff. SGB XII (Kostenträger LWV Hessen) beigetragen. Alle im Revisionsbericht beanstandeten Vorgänge sind berichtigt. Das Revisionsamt ist im Einzelfall über Nacharbeiten/Berichtigungen informiert worden. Lediglich in einem Fall wurden Ausgaben zu Lasten des Jugend- und Sozialamtes vorgenommen, die dem Grunde nach im Rahmen des SGB II zu übernehmen gewesen wären.