Jahresabschluss 2011 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes

Vortrag des Magistrats vom 16.12.2013, M 244

Betreff: Jahresabschluss 2011 hier: Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes Vorgang: l. Beschl. d. Stv.-V. vom 12.09.2013, § 3619 (M 97)

1. Die beigefügte Stellungnahme des Magistrats zu den Schlussberichten des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2011 wird zur Kenntnis genommen.
2. Den Jahresabschluss der Stadtverwaltung für das Haushaltsjahr 2011 mit dem Schlussbericht des Rechnungs-prüfungsamtes und der Stellungnahme des Magistrats nach § 114 HGO zu beraten und über den vom Revisionsamt geprüften Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main wie folgt zu beschließen: Jahresabschluss 2011: Vermögensrechnung mit einer Summe von 15.330.910.844,74 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.709.492.206,73 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 3.035.638.352,54 €, somit mit einem Jahresergebnis vor Rücklagen von -326.146.145,81 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Saldo aus Verwaltungstätigkeit von -146.431.069,09 €, einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 90.619.737,61 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 423.634.196,26 €, mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 624.791.174,75 €, mit einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Finanzierungstätigkeit von 641.431.651,29 €, und mit einem Finanzmittelfehlbetrag von -488.730.003,16 €. In den vorgenannten Ergebnissen sind die vorgeschriebenen Zuführungen und Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen (Gebührenbereiche und rechtlich unselbständige Stiftungen) nicht enthalten. Für 2011 ergibt sich: Jahresergebnis vor Rücklagen 326.146.145,81 € + Entnahmen aus Rücklagen 169.946,98 € - Einstellungen in Rücklagen 584.610,74 € = Jahresergebnis nach Rücklagen 326.560.809,57 € davon Ordentliches Jahresergebnis nach Rücklagen 295.702.901,09 € Außerordentl. Jahresergebnis nach Rücklagen 30.857.908,48 € Dem Magistrat wird gemäß § 114 HGO für das Haushaltsjahr 2011 Entlastung erteilt. Der Beschluss über den Jahresabschluss und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist der Jahresabschluss mit dem Lage- und Rechenschaftsbericht an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen.
3. Die geprüften Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 115 Abs. 1 Nr. 4 HGO mit den Schlussberichten des Rechnungsprüfungsamtes nach § 113 HGO zu beraten und wie folgt zu beschließen: 1. Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 615.444.993,11 € Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 122.695.593,36 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 103.706.774,21 € somit mit einem Jahresergebnis von 18.988.819,15 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 53.980.372,55 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 77.727.132,32 €, somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 23.746.759,77 €; Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung - die Buchungen zur Zuführung in Rücklagen und Rückstellungen nicht enthalten sind. Für 2011 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Pflichtversicherung -: Jahresergebnis vor Zuführung zur Rückstellung 18,99 Mio. € - Zuführung zur Deckungsrückstellung 18,99 Mio. € = Jahresergebnis nach Zuführung 0,00 Mio. € 2. Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - Vermögensrechnung mit einer Summe von 16.852.428,49 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.706.425,45 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 6.538.042,55 €, somit mit einem Jahresergebnis von - 3.831.617,10 €, Gesamtfinanzhaushalt mit einem Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit von 745.900 €, einem Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit von 3.163.479,68 €, somit mit einem Finanzmittelbedarf aus Investitionstätigkeit von 2.417.579,68 €. Es dient zur Kenntnis, dass in den vorgenannten Ergebnissen der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - die Buchungen zur Zuführung in Rücklagen und Rückstellungen nicht enthalten sind. 2011 ergibt sich für den Bereich der Zusatzversorgungskasse - Freiwillige Versicherung - ein Jahresergebnis vor Rücklagen /- Rückstellung von -3,83 Mio. €. 3. Gemeindliche Bestattungshilfe Bergen-Enkheim Vermögensrechnung mit einer Summe von 244,95 €, Ergebnishaushalt mit einem Gesamtbetrag der Erträge von 2.034,47 € und einem Gesamtbetrag der Aufwendungen von 2.034,47 €, somit mit einem Jahresergebnis von 0,00 €. Dem Magistrat wird gemäß § 114 HGO für das Haushaltsjahr 2011 Entlastung erteilt. Der Beschluss über die Jahresabschlüsse der Sondervermögen und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichts-behörde vorzulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung sind die Jahresabschlüsse mit den Lage- und Rechenschaftsberichten an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekannt-machung ist auf die Auslegung hinzuweisen.
4. Konsolidierter Gesamtabschluss 2011: Gesamtvermögensrechnung mit einer Summe von 21.243.723.347,49 €, Konzernjahresfehlbetrag nach Anteilen Dritter von -204.256.028,70 €, Konzernbilanzverlust von -82.381.923,49 €. Dem Magistrat wird gemäß § 114 HGO für das Haushaltsjahr 2011 Entlastung erteilt. Der Beschluss über den konsolidierten Gesamtabschluss und die Entlastung ist öffentlich bekannt zu machen und mit dem Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes der Aufsichtsbehörde vor-zulegen. Im Anschluss an die Bekanntmachung ist der Gesamtabschluss mit dem konsolidierten Lage- und Rechenschaftsbericht (Konsolidierungsbericht) an sieben Tagen öffentlich auszulegen; in der Bekanntmachung ist auf die Auslegung hinzuweisen. Stellungnahme: Der Jahresabschluss für das Haushaltsjahr 2011 wurde vom Magistrat am 11.06.2012 festgestellt und mit den vorgeschriebenen Anlagen und Unterlagen ohne Verzögerung dem Revisionsamt zur Prüfung weitergeleitet. Der Stadtverordnetenversammlung wurde mit dem Vortrag M 141 vom 11.06.2012 über das Ergebnis des Jahresabschlusses und über die Jahresabschlüsse für die Sondervermögen der Stadt Frankfurt am Main nach § 112 Abs. 9 HGO berichtet. Die Schlussberichte des Revisionsamtes über die Prüfung der Jahresabschlüsse 2011 wurden der Stadtverordnetenversammlung mit Vortrag des Magistrats M 97 vom 10.06.2013 übergeben. Zu diesen Berichten wird nachfolgend Stellung genommen. Teil I Jahresabschluss der Stadt Frankfurt am Main Ziffer 1 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses, sowie Tz. 6.1.4 Genehmigung von Mehraufwendungen und Mehrauszahlungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2011 Eine Deckung von Budgetüberschreitungen aus allgemeinen Deckungsmitteln oder zu Lasten der Gesamtdeckung ist grundsätzlich kritisch zu betrachten. Allein in Ausnahmefällen, um seine Handlungsfähigkeit zu bewahren und auf unvorhergesehene und unabweisbare Ausgabebedarfe kurzfristig reagieren zu können, wird der Magistrat nach Prüfung alternativer Deckungsmöglichkeiten Budgetüberschreitungen zu Lasten der Gesamtdeckung genehmigen und je nach Höhe der Stadtverordnetenversammlung zur Beschlussfassung vorlegen. Von den 2011 ungewöhnlich hohen Überschreitungen zu Lasten der Gesamtdeckung von gesamt 8.840 T€ entfielen allein 8.590 T€ auf Mindereinnahmen bei der Stellplatzablöse. Diese Mindereinnahmen beruhen auf, bei der Haushaltsplanaufstellung 2011 nicht vorhersehbaren, Änderungen der Hessischen Bauordnung. (Dez. III) Ziffer 1 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses, Auswirkungen auf den Jahresabschluss Die im Einzelnen aufgeführten größeren Prüfungsfeststellungen im Rahmen des Jahresabschlusses 2011 sind Bestandteil der Anlage 2, in der die vom Revisionsamt geforderten Umbuchungen tabellarisch aufgeführt sind. Von den geforderten 49 Umbuchungen können bereits 33 als erledigt angesehen werden. 2 weitere Feststellungen sind zutreffend, aber noch nicht umgesetzt, 12 werden gegenwärtig noch geprüft. Zwei geforderte Umsetzungsempfehlungen kann nicht gefolgt werden (s. Anlage Umbuchungsliste). (Dez. III) Ziffer 1 Kurzfassung des Prüfungsergebnisses, sowie Tz. 7.2.3 Vermögensrechnung, Aktiva, 1 Anlagenvermögen (e) Im Bereich des mengen- und wertmäßig bedeutsamen Anlagevermögens der Stadt Frankfurt am Main werden die Fachämter regelmäßig durch Schulungen, Rundschreiben, Abfragen und persönlichen Austausch von der Stadtkämmerei auf die anspruchsvollen Aufgaben hingewiesen. Durch dieses Vorgehen konnte seit Umstellung auf die doppische Buchführung die Arbeitsqualität der Ämter in diesem Bereich und damit der Vermögensausweis in den städtischen Jahresabschlüssen verbessert werden. Dessen ungeachtet erhält die zentrale Anlagenbuchhaltung der Stadtkämmerei die für die Buchungen erforderlichen Informationen nicht immer zeitnah, so dass es zum Beispiel zu verspäteten Aktivierungen und folglich zu zeitverzogenen Abschreibungen kommt. Insbesondere soll die Thematik der verspäteten Abrechnung von Baumaßnahmen sowie der fehlerhaften Abgrenzung zwischen Bauunterhaltungsaufwendungen und aktivierungspflichtigen Maßnahmen für den Jahresabschluss 2013 bereits frühzeitig aufgegriffen werden. Es finden derzeit Gespräche zwischen der Stadtkämmerei und dem Revisionsamt statt mit dem Ziel, den Prüfungszeitraum für die Anlagenbuchhaltung vorzuverlegen. (Dez. III) Tz. 6.3.2 Stand der Aufgabenerfüllung mit den Zielsetzungen und Strategien Produktbereich 18: Soziales: Verschiedene Kennzahlen Wie bereits vom Revisionsamt erläutert war die Ermittlung der Anzahl von Bedarfsgemeinschaften zum Zeitpunkt des Berichts zur Jahresrechnung 2011 noch im Probelauf und gewissen Schwankungen unterlegen. Die seitdem erfolgte Entwicklung der Datenbanken ermöglicht nun, unterjährige Veränderungen genauer zu erfassen und die Anzahl der tatsächlich Unterstützten zu ermitteln. Bei der Zahl der Bedarfsgemeinschaften von Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II ist zum 01.01.2012 eine Umstellung der Statistikerhebung seitens der Bundesagentur für Arbeit erfolgt. Die Unterschiede zwischen den vorläufigen und den endgültigen Zahlen sind dadurch deutlich zurückgegangen. (Dez. VIII) Produktbereich 22: Umwelt "Anzahl der Bäume" Um die sehr komplexen Sachverhalte in Bezug auf die Bäume darzustellen, wird im Grünflächenamt ein Baumkataster aufgebaut. Künftig kann auch die aktuelle Anzahl der Bäume ermittelt werden. Im Geschäftsjahr 2011 war der Vorgang noch nicht abgeschlossen. (Dez. X) Produktbereich 22: "Anzahl der Kinderspiel- und Bolzplätze" Die Anzahl der Kinderspiel- und Bolzplätze wurde zum 31.12.2010 mit 570 gemeldet. Mit Stichtag 31.01.2011 wurden die Zahlen für die Prüfung des Revisionsamtes erhoben. Zu diesem Zeitpunkt galten zwei weitere Spiel- und Bolzplätze als fertiggestellt, somit wurden hier 572 angegeben. Ab 2011 wurden aus nicht nachvollziehbaren Gründen weiterhin 570 gemeldet, obwohl es sich hierbei tatsächlich um mittlerweile 586 handelte. Eine Bereinigung der Jahresabschlüsse 2010 und 2011 ist nicht mehr möglich. Dies wurde bereits in der Stellungnahme zum Revisionsbericht zum Jahresabschluss 2010 ausgeführt. (Dez. X) Produktbereich 22: Umwelt: Palmengarten "Anzahl der Besucher" Der Ist-Wert im Jahresabschluss (632.213) stimmt mit der Besucherstatistik des Palmengartens (650.213) nicht überein. Im Palmengarten ist ein veraltetes Kassen- bzw. Einlasssystem im Einsatz, bei dem es häufig zu Störungen und Ausfällen kommt. Dies führt zu Unschärfen bei der Erfassung und Übertragung der Besucherzahlen. Es handelt sich dabei aber lediglich um statistische Abweichungen, die keine finanziellen Auswirkungen haben. (Dez. X) Tz. 6.3.9 Entwicklung in den Produktbereichen Produktbereich 18: Soziales Die Anregung des Revisionsamtes, die Erläuterungen zur Entwicklung im Ergebnis- und Finanzhaushalt sowie zu den freiwilligen Leistungen weiter auszuweiten, wird ebenso wie die bisherige Berichtstiefe mit der Stadtkämmerei abgestimmt. (Dez. VIII) Produktbereich 22: Umwelt, Grünflächenamt In den hoheitlichen Bereichen des Grünflächenamtes wurde der Ansatz der Personalkosten um rund 3,2% unterschritten. In den Sonderbereichen Friedhof, Krematorium und Pietät hingegen kam es bei dem Soll-Ist-Abgleich sogar zu einer geringfügigen Überschreitung der Ansätze. Hier müssen die Erträge die Aufwendungen decken. Bei der Betrachtung der Soll-Ist-Abweichung des Personalkostenbudgets des gesamten Grünflächenamtes, also inkl. der Überschreitung in den Sonderbereichen, ergibt sich eine Unterschreitung von nur noch 1,6%. Da es sich sowohl bei der Betrachtung des hoheitlichen Bereiches, als auch bei Betrachtung des gesamten Grünflächenamtes um sehr geringe Abweichungen handelt, werden diese hier nicht weiter erläutert. (Dez. X) Tz. 7.1.1 Buchführung und Inventar Es wurde eine Neukonzeption der Aktivierung von Investitionskostenzuschüssen an Dritte mit der Stadtkämmerei und dem Revisionsamt abgestimmt. Die Aktivierung und Passivierung von geleisteten und weitergeleiteten Zuschüssen an Dritte erfolgt nun pro Einzelmaßnahme. (Dez. IV) Tz. 7.2.1 Ergebnisrechnung Ziffer 1 Privatrechtliche Leistungsentgelte, (e), sowie Ziffer 13 Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen,(e) Nutzung von Sportanlagen des Sportamts durch Schulen: Seit 2013 ist die Verbuchung von Entgelten des Stadtschulamtes für die Nutzung von Sportanlagen des Sportamtes neu geregelt. Der Geschäftsvorfall wird auf besonderen Ertrags- und Aufwandskonten verbucht (SAP-Geschäftsvorfall-Nr. 05201), die in der gesamtstädtischen Ergebnisrechnung so ausgesteuert werden, dass eine Ausweitung des Ergebnishaushalts nicht mehr erfolgt. (Dez. III) Ziffer 9 (e) Sonstige ordentliche Erträge (hier: Umbuchung Sportfördermittel 3.295.813 €) Bei dem Betrag handelt es sich seit Jahren um eine Pauschale. Auf eine aufwendige Spitzabrechnung wurde von Seiten der beiden beteiligten Ämter verzichtet. Die Auswirkung einer Spitzabrechnung wäre budgetneutral und hätte keine direkte finanzielle Auswirkung für den Konzern Stadt Frankfurt am Main. (Dez. IX) Ziffer 13 (e), sowie Tz. 7.2.3, Ziffer 1.2.5 (e) Ausstattung Grundschule Preungesheim Ost Die Grundschule Preungesheim Ost (Liesel-Oestreicher-Schule) ist erst im Herbst 2007 in Betrieb gegangen. Die Meldung der Festwerte der Schulausstattung für die Eröffnungsbilanz erfolgte mit Stichtag 01.01.2007. Eine Verbuchung von Ausstattungsgegenständen im konsumtiven Bereich war daher korrekt. (Dez. IV) Ziffer 14 (e), sowie Tz. 7.2.3, Ziffer 1.2.6 (e) Abschreibungen, hier: Ludwig-Börne-Schule Die Werte wurden nach der Meldung der Fertigstellung gebucht (im September 2011) und hätten aktiviert werden müssen. Die Abrechnung der Beträge auf die Anlage wird veranlasst. (Dez. IV) Ziffer 26 (e), sowie Tz. 7.2.3, Ziffer 1.2.2 (e) Außerordentliche Aufwendungen hier: Abschreibung Restbuchwert Goethe-Gymnasium und Ludwig-Börne-Schule Die Abschreibung des Restbuchwertes der Ludwig-Börne-Schule wurde inzwischen vorgenommen. Eine Abschreibung des Restbuchwertes des Goethe-Gymnasiums hat zu erfolgen, wenn die Baumaßnahme zu einer wesentlichen Verbesserung des Gebäudes führt und danach eine Aktivierungspflicht besteht. Das Gebäude ist in drei Abschnitte aufgeteilt. In zwei dieser Abschnitte erfolgte ein kompletter Austausch von Fenstern, Elektrik, Heizung und Sanitäreinrichtungen. Dies entspricht den Merkmalen einer wesentlichen Verbesserung gemäß der Abgrenzungsrichtlinien der Stadt Frankfurt. Eine komplette Verbuchung der Baumaßnahme im Ergebnishaushalt stellt die Aufwertung des Gebäudes durch die Baumaßnahmen nicht sachgerecht dar. Insofern wird die Abschreibung des Restbuchwertes des Ursprungsgebäudes wie vom Revisionsamt gefordert nachgeholt. (Dez. IV) Tz. 7.2.2 Finanzrechnung (e) Mit dem Bericht zum Jahresabschluss 2012 wurden im Teil A der Finanzrechnung die Ergebnisse des Vorjahres ergänzt. Die Zunahme bzw. Abnahme der Vorräte, der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, sowie anderer Aktiva müsste laut Revisionsamt von der Zunahme bzw. Abnahme der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie anderer Passiva, die nicht der Investitionstätigkeit zuzuordnen sind, getrennt ausgewiesen werden. Diese Ausdifferenzierung ist mit keinem vertretbaren Aufwand zu bewerkstelligen. (Dez. III) Tz. 7.2.3 Vermögensrechnung Aktiva Ziffer 1.2.6 Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau Die für die Anlage-Nummer 7009962 (Budge-Stiftung) erfolgten Zahlbeträge wurden zum Jahresabschluss 2012 aktiviert und fließen damit nun in die Abschreibungen ein. Zu bedenken ist, dass die Anlage selbst zwar im Januar 1998 in Betrieb genommen wurde, die vom Revisionsamt aufgeführten Beträge aber erst in 2010 (€ 1.900.000) bzw. 2011 (€ 5.741.838,46) ausgezahlt wurden. Eine vorherige Aktivierung war also nicht möglich. (Dez. VIII) (e) bereits in Betrieb gegangene Anlagen im Bau Der Zuschuss zu den Ausstattungskosten für die erste KT Atterberry wurde zwischenzeitlich aktiviert. Die Abrechnung zur Baumaßnahme GS und KT Atterberry wurde inzwischen nachgeholt. Die Anlage im Bau zur Maßnahme Schillerschule Westflügel wurden zwischenzeitlich aktiviert. Im Investitionsprogramm des Eigenbetriebs (damals) Städtische Kitas Frankfurt besteht die Position "Sonderprogramm Computer und Technik für Frankfurter Kitas" mit einem Ansatz von 1.000 T€ für das Jahr 2011. In Abstimmung mit der Stadtkämmerei gab es die Notwendigkeit einer Sollveränderung in Höhe von 640 T€ in diese Position des Investitionsprogramms. Bei der Investitionsmaßnahme "Anpassung des KT-Angebots an den Bedarf unter 3-jähriger Kinder" in Höhe von 1.123.264,14 € handelt es sich um den Investitionszuschuss 2011. Die oben genannten getätigten Investitionen wurden durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG im Zuge des Jahresabschlusses des Eigenbetriebs Kita Frankfurt geprüft. Anforderungen von Unterlagen zur Verwendung der Mittel für die Investitionsmaßnahmen "IT Plan KT" in Höhe von 1.640.000 € und "Anpassung des KT-Angebots an den Bedarf unter 3-jähriger Kinder" in Höhe von 1.123.264,14 € liegen dem Fachdezernat nicht nachvollziehbar vor. Angeforderte Prüfungsunterlagen werden der Innenprüfung, dem Wirtschaftsprüfer und auch dem Revisionsamt stets zur Verfügung gestellt. (Dez. IV) Ziffer 2.4 Flüssige Mittel und 4.9 Sonstige Verbindlichkeiten (e) Die Differenz der Girokontenbestände der Schulen i. H. v. 20.677,24 € ist den verspätet eingegangenen Kontoauszügen geschuldet. Im Jahr 2012 wurden die Schulen erneut darauf hingewiesen, dass die Vorlage der Kontoauszüge zwingend fristgerecht erfolgen muss. (Dez. IV) Ziffer 3 (e) Aktive Rechnungsabgrenzungsposten, Vermögensrechnung Zum Jahresabschluss 2012 hat das Jugend- und Sozialamt gemeinsam mit dem Revisionsamt und der Stadtkämmerei festgelegt, wie die abzugrenzenden Leistungen in der Jugendhilfe und der Sozialhilfe ermittelt und gemeldet werden sollen. Damit ist nahezu sichergestellt, dass künftig nur korrekte Abgrenzungen bei den Hilfeleistungen erfolgen. Bei allen anderen Auszahlungen werden regelmäßig abzugrenzende Zahlungen ermittelt und auch der Stadtkämmerei gemeldet. Im vom Revisionsamt monierten Fall haben diese Kontrollmechanismen leider nicht gegriffen, es wurde veranlasst, dass diese noch entsprechend intensiviert werden. (Dez. VIII) Passiva Tz. 1.2.3 (c) Zweckgebundene Rücklagen Produktbereich 22 Umwelt, Grünflächenamt Die Entnahme aus der Gebührenrücklage wurde aufgrund des negativen Jahresabschluss 2011 im Friedhofsbereich nötig. Die Feststellung des Revisionsamtes ist zutreffend. (Dez. X) Ziffer 3.5 Sonstige Rückstellungen (e) Alle betroffenen Ämter müssen die Meldung noch ausstehender Rechnungen für bereits empfangene Leistungen für die Berücksichtigung von Rückstellungen sicherstellen. Auf die erforderliche Sorgfalt bei der periodengerechten Abgrenzung der damit verbundenen Aufwendungen weist die Stadtkämmerei z.B. bei Rechnungsführungstagungen oder in den Rundschreiben zu den Jahresabschlüssen regelmäßig hin. Die notwendige Sicherstellung der Rückstellungsmeldung für noch nicht eingegangene Rechnungen durch einen sinnvollen, internen Organisationsablauf und durch die Sensibilisierung der Kolleginnen und Kollegen wird die Stadtkämmerei im Rahmen des Jahresabschlusses 2013 noch einmal dezidiert herausstellen. (Dez. III) Tz. 9.1 Feststellungen aus Prüfungen im nicht-technischen Bereich, die das Haushaltsjahr 2011 betreffen oder im Kalenderjahr 2011 durchgeführt wurden Tz. 9.1.1 Produktgruppe: 13.01 Stadtplanungsamt Zur Verbesserung der Effektivität des Geschäftsprozesses "Wohnungsbaudarlehen" und der Beseitigung von Schwachstellen im internen Kontrollsystem hat das Stadtplanungsamt bereits während der Prüfung die durch das Revisionsamt empfohlenen Maßnahmen aufgegriffen und umgesetzt. Bezüglich der Integration der Wohnungsbaudarlehen in SAP ist folgendes festzuhalten: Nachdem die Darlehens- und Hypothekenverwaltung nicht mehr in der Zuständigkeit des Kassen- und Steueramtes betrieben wurde, ist eine Anwendung zur Verwaltung der Darlehen im Stadtplanungsamt eingeführt worden. Dieses im Einsatz befindliche DV-Verfahren "Wobau" wurde vom Stadtvermessungsamt programmiert und wird auch derzeitig von diesem gepflegt. Es ist für die notwendigen Arbeitsschritte - die Ermittlung von Zinsen und Verwaltungskostenbeitrag auf das ausgezahlte Kapital -, nicht aber für die jährliche Ermittlung von Restkapitalständen konzipiert. Das Stadtplanungsamt hat bereits während der Prüfung mit der Diagnose fehlerhafter Prozessabläufe und der Überarbeitung der entsprechenden Abschnitte unter Berücksichtigung der neuen Anforderungen begonnen. Ob eine neue Datenbankanwendung sachgerecht durch Standardsoftware wie etwa SAP oder Produkte anderer Anbieter erfolgen kann, wird derzeit unter Berücksichtigung des erforderlichen Nachprogrammieraufwands geprüft und in Abstimmung mit der Stadtkämmerei unter Kosten-Nutzen-Aspekten verglichen. Sobald Erkenntnisse vorliegen, werden diese dem Revisionsamt vorgestellt. (Dez. II) Tz. 9.1.2 Produktgruppe: 15.02 Denkmalamt Das Denkmalamt hat in Abstimmung mit dem Revisionsamt die Zuwendungsrichtlinien für Zuschüsse für denkmalwerten Mehraufwand auf der Grundlage der Richtlinien des Landesamtes für Denkmalpflege Hessen überarbeitet. Die neue Fassung ist auf die Belange der Unteren Denkmalschutzbehörde abgestimmt. Die neuen Richtlinien werden angewendet; die abschließende inhaltliche Prüfung durch das Rechtsamt wurde initiiert. Außerdem wurden alle zugehörigen Formblätter - Antragsformular, fachliche Prüfung und Bewilligungsbescheid - entsprechend der Empfehlungen des Revisionsamts überarbeitet und die beanstandeten Mängel damit beseitigt. Die Zuwendungen im Stadtgebiet sind in der Überwachungsliste von denen im Stadtteil Höchst abgetrennt worden. (Dez. II) Tz. 9.1.3 Produktgruppe: 16.01 Amt für Straßenbau und Erschließung Die in den Baubezirken zur Überwachung der Ausgaben für Gehweg- und Fahrbahnunterhaltungsmaßnahmen geführten Tabellen dienen nur zur Arbeitsunterstützung, parallel zu SAP, und sind kein offizielles Arbeitsmittel. Abweichungen bei den Beträgen zwischen den Excel-Listen und SAP sind nur dahingehend bekannt, dass bei Rechnungen mit Skontoabzug in SAP der "bereinigte" Betrag abgebildet wird, während in den Excel-Listen der Betrag vor dem Skonto-Abzug eingetragen wurde. Damit war gewährleistet, dass der von der Fachabteilung geprüfte Rechnungsbetrag in der Excel-Liste bei Suche oder Nachfrage korrekt ersichtlich war und schnell gefunden werden konnte. Der Skonto wird später erst bei der Buchung in SAP abgezogen. Ab 2012 werden in der Excel-Liste beide Beträge (mit und ohne Skonto) erfasst. Zur Überwachung und Kontrolle der verausgabten Mittel erfolgt ein regelmäßiger Abgleich (mindestens 1x wöchentlich) der Buchungsbeträge in SAP und Excel. Die geprüften Summen werden farblich hinterlegt und sind somit als korrekt gebucht gekennzeichnet. Die städtischen Vergabevorschriften werden zukünftig beachtet oder es werden nachvollziehbare Ausnahmegründe dokumentiert. Bei der Rechnungsstellung von Schadensersatzansprüchen erfolgte eine Prüfung des Rechtsamtes. Diese ergab, dass bei Beschädigungsrechnungen keine 10% Bauleitungskosten mehr erhoben werden, sondern eine Auslagenpauschale in Höhe von 25,00 EUR. Diese Regelung wurde einheitlich innerhalb der drei Baubezirke übernommen. Weiterhin erfolgt eine regelmäßige Sachstandsnachfrage der Verwaltung bei der entsprechenden Fachabteilung, um Verzögerungen bei Rechnungsstellung vorzeitig zu erkennen und weitgehend zu minimieren. Bei Leistungsabrufen der Rahmenverträge erfolgt die Bestellscheinanforderung innerhalb der drei Bezirke mittlerweile einheitlich per Arriba-Kostenaufstellung (Leistungsverzeichnis). Für die Durchführung von Privatfahrten mit städtischen Dienstkraftfahrzeugen wurde mit Verfügung vom 20.10.2011 eine einheitliche Festlegung für das Amt für Straßenbau und Erschließung getroffen. (Dez. VI) Tz. 9.1.4 Produktgruppe: 16.01 Amt für Straßenbau und Erschließung Der Revisionsbericht bemängelt, dass bei Vergabeverfahren von Beschränkten Ausschreibungen im Jahr 2010 nicht konsequent die elektronische Vergabe mit dem Vergabemanager angewandt wurde. Dies war darauf zurück zu führen, dass von der Geschäftsstelle der MVK die elektronische Vergabe erst in 2009 beim Amt für Straßenbau und Erschließung implementiert wurde, Mitarbeiter tlw. noch nicht geschult waren und der Vergabemanager nicht stabil lief, so dass angesichts des Zeitdruckes durch das Konjunkturpaket II einige Vergaben noch manuell bearbeitet wurden. Seit 2011 werden alle Vergabeverfahren mit dem Vergabemanager bearbeitet. Hiervon ausgenommen sind Maßnahmen der Frankfurter Aufbau AG (FAAG) im Auftrag des Amtes für Straßenbau und Erschließung, da die FAAG erst in diesem Jahr an den Vergabemanager angeschlossen wird. Ein Bieterwechsel durch Vorgesetzte bei der Festlegung des Bieterkreises wird bei Beschränkten Ausschreibungen beachtet, sofern Firmen, die für die auszuschreibenden Arbeiten geeignet sind, in ausreichender Anzahl in der städtischen Firmendatei enthalten sind. Eine Dokumentation des Versandes der Ausschreibungsunterlagen ist durch den Vergabemanager gewährleistet. (Dez. VI) Tz. 9.1.5 Produktgruppe: 17.01 Amt für Wohnungswesen Im Sonderposten zur Sozialbindung des Grundeigentums sind Restbeträge vorhanden, die seinerzeit im Zusammenhang mit der Durchführung des Verbotes der Zweckentfremdung von Wohnraum gezahlt worden sind. Nach Aufhebung der entsprechenden Verordnung wird jährlich nur noch eine kalkulatorische Verzinsung dem Sonderposten zugeführt. Die Entnahme erfolgt zweckentsprechend durch das Stadtplanungsamt und ist höher als die Zuführung. In absehbarer Zeit soll der Sonderposten vollständig aufgelöst werden. Eine gesetzliche Verpflichtung, den Sonderposten aufrechtzuerhalten, besteht nicht. Die Empfehlung, Darlehensrückflüsse wieder dem Sonderposten zuzuführen, wird nicht aufgegriffen. Hingegen ist beabsichtigt, mit Mehreinzahlungen aus Tilgungen entsprechend der Regelung gemäß Ziffer 1.3.2 ABV zu verfahren. (Dez. II) Tz. 9.1.6 Produktgruppe: 18.01, Feststellungen aus unterjährigen Prüfungen - Abwicklung Ferienkarussell 2011 Bei künftigen Ferienkarussellmaßnahmen wird die Begründung für die jeweilige Auswahl der Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner im Einzelfall dokumentiert, so dass die vom Revisionsamt geforderten Nachweise vorhanden sein werden. Zu den bisherigen Evaluationsinstrumenten (tägliche Reflexionsgespräche und Vergabe von "Smileys") ist inzwischen ein abschließender Evaluationsbogen hinzugekommen. Dieser wird von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Ende der Ferienmaßnahme ausgefüllt und anschließend ausgewertet. Eine umfassende Dokumentation ist damit sichergestellt. Eine Kostenkontrolle bzw. ein Finanzcontrolling durch die zuständige Teamleitung findet im Rahmen von regelhaft stattfindenden Routinegesprächen statt. (Dez. VIII) Tz. 9.1.7 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt, Essen auf Rädern Der Eigenanteil der Teilnehmerinnen und Teilnehmer am Frankfurter Mittagstisch wurde zum 01.06.2012 angepasst. Um den Verwaltungsaufwand bei der Vereinnahmung des Betrages zu vereinfachen, wurde - wie in der Vergangenheit - der Betrag auf einen vollen 10-Cent-Betrag gerundet. Die mit Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 27.05.2010, § 8213 (M 58), beschlossene Modernisierung der Konzeption der Essensversorgung mit Vergabeverfahren zur Ermittlung leistungsfähiger und zuverlässiger Essensanbieter ist noch nicht abgeschlossen. Die Einleitung des Vergabeverfahrens gestaltet sich schwieriger als bisher angenommen. Es sind noch Gespräche mit dem Amtsjuristen und der MVK erforderlich. Die zentrale automatische Erfassung der ausgegebenen Karten bzw. eine Registrierung der jeweils in den Sozialrathäusern vorrätigen Kartenvordrucke sowie eine Reduzierung des Bearbeitungsaufwandes für die Nachprüfung der Rechnungen, werden erst nach dem erfolgreichen Abschluss eines Vergabeverfahrens im Rahmen der Umsetzung der neuen Konzeption behoben bzw. geprüft. (Dez. VIII) Tz. 9.1.8 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt, Kosten Unterkunft und Heizung nach dem SGB II Aktuell wird die Produktplanung bei den Sozialhilfeleistungen neu strukturiert, in deren Rahmen auch ein unterjähriges Controlling eingeführt werden wird. Dabei wird unter anderem der Bereich der kommunalen Leistungen nach dem SGB II betrachtet. Wie vom Revisionsamt bereits ausgeführt, arbeitet das Jobcenter Frankfurt am Main an einer Optimierung des Datenqualitätsmanagements, in die auch die Leistungen für Unterkunft und Heizung einbezogen werden sollen. Das Jugend- und Sozialamt begrüßt die Anregung zur Modernisierung der Frankfurter Richtlinien zu den Unterkunfts- und Heizkosten. Die entsprechenden Arbeitsanweisungen bedürfen ohnehin einer grundlegenden Überarbeitung. In einem ersten Schritt wurde im Oktober 2012 eine Änderung der Bemessung der Angemessenheit von Grundmieten auf Basis des Mietspiegels 2012 eingeführt (haushaltsgrößenabhängige Nichtprüfungsgrenzen) und als Hilfsmittel ein modifizierter, simpel anzuwendender Excel-Grundmietenrechner zur Verfügung gestellt, der erforderlichenfalls Bearbeitungshinweise auswirft. Dies stellt eine erhebliche Vereinfachung und Arbeitserleichterung dar. Nach Abschluss der Überarbeitung der Frankfurter Richtlinien wird das Jugend- und Sozialamt in Kooperation mit dem Jobcenter Frankfurt am Main ein geeignetes Forum/Setting für deren Multiplikation und für Fachfragen einführen und etablieren. (Dez. VIII) Tz. 9.1.9 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt, Ausfall-Listen im Bereich der Unterhaltsvorschussleistungen Einhaltung des Dienstweges / Erstellung der Ausfall-Listen Die für die Stundung, Niederschlagung und Erlass im Bereich des Unterhaltsvorschussgesetzes (UVG) erlassene Frankfurter Richtlinie (FRL) wurde 2011 aktualisiert und danach noch einmal allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Kenntnis gegeben. Der darin beschriebene Dienstweg entspricht den bisherigen Regelungen. Der Revisionsbericht wurde außerdem von der Fachbereichsleitung Jugend unter Beteiligung des Grundsatzteams mit den Teamleitungen KJW und den Sozialrathausleitungen der Sozialrathäuser Dornbusch und Nordweststadt kommuniziert. Die Leitungskräfte überwachen seit dem die Einhaltung der getroffenen Regelungen. Bei der Zusammenfassung der Niederschlagungen achtet die zuständige Abteilung Finanzen und Controlling darauf, dass dieser Dienstweg eingehalten wurde. Seit dem Jahresabschluss 2011 erfolgt die Erfassung und Meldung wie vom Revisionsamt beschrieben auf zwei voneinander getrennten Ausfall-Listen. Niederschlagungsfähige Forderungen/Ausfallleistungen nach dem UVG Der Fachbereich Jugend hat mittels der oben genannten FRL klargestellt, dass in den Fällen, in denen der familienferne Elternteil im unterhaltsrechtlichen Sinne nicht leistungsfähig ist, kein niederschlagungsfähiger Anspruch bestehen kann. In diesen Fällen ist die UV-Leistung als "Ausfallleistung" zu erbringen. Dadurch ist zukünftig sichergestellt, dass nur noch Fälle in die Ausfall-Liste gelangen, in denen tatsächlich eine Forderung zu Gunsten des Landes Hessen bestand. SAP- Sollstellung Hier wird unterschieden, ob es sich um Fälle handelt, in denen noch UV-Leistungen gezahlt werden (laufende Fälle) oder ob es sich um abgeschlossene Unterhaltsvorschussfälle handelt. Bei laufenden Fällen wird eine allgemeine Anordnung "offenes Soll" verfügt, ansonsten würde ein erheblicher Mehraufwand erfolgen, da jeden Monat der Anordnungs- bzw. Sollstellungsbetrag in SAP manuell angepasst werden müsste. Die Überwachung der Geldeingänge erfolgt regelmäßig, säumige Zahler werden umgehend angeschrieben bzw. Zwangsvollstreckungsmaßnahmen eingeleitet. Ist in einem Fall die Leistungsgewährung abgeschlossen und steht der noch offene und zurückzufordernde Betrag fest, erfolgt hier eine konkret bezifferte Sollstellung. Verwirkung/Verjährung Die Verfolgung der auf das Land Hessen nach § 7 UVG übergegangenen Unterhaltsansprüche erfolgt zeitnah. Es werden innerhalb eines Jahres Maßnahmen ergriffen, die Verwirkungs- bzw. Verjährungstatbestände vermeiden. Grundlagen sind die FRL "Richtlinie zur Vermeidung von Verwirkungstatbeständen - Öffentlich rechtliche Forderungen und privat rechtliche Forderungen im KJW" vom 08.11.2011 bzw. die FRL "Die Neuregelung des Verjährungsrechts zum 01.01.2002 gem. §§ 195 ff (BGB) und Artikel 229 § 6 Einführungsgesetz zum BGB (EGBGB)" vom 26.10.2004. (Dez. VIII) Tz. 9.1.10 Produktgruppe: 18.01 Jugend- und Sozialamt In den vom Revisionsamt geprüften Leistungs- und Beratungsakten der Unterhaltsvorschuss-Stelle und der Beistandschaft der Sozialrathäuser (SRH) Sachsenhausen und Bergen-Enkheim wurden zwischenzeitlich die festgestellten Mängel ausgeräumt. Der Fachbereich Jugend wird durch geeignete Maßnahmen (Frankfurter Richtlinien [FRL], Fachbesprechungen und Veröffentlichungen) sicherstellen, dass künftig die jeweiligen Unterhaltsvorschuss-Stellen den auf das Land Hessen übergegangenen Unterhaltsanspruch eigenverantwortlich und unabhängig von den weiteren Forderungen der Beistandschaften geltend machen. Für die Installierung eines internen Kontrollsystems wurde ein erster FRL-Entwurf "Standards Sachbearbeitung - Bereich Unterhaltsvorschuss" vorgelegt, der aktuell im zuständigen Qualitätszirkel und im fachlichen Arbeitskreis besprochen wird. (Dez. VIII) Tz. 9.1.11 Produktgruppe: 19.01 Amt für Gesundheit Beanstandet wurde, dass es keine einheitliche Finanzplanung für Veranstaltungen gibt. Das Amt für Gesundheit hat inzwischen einen Vordruck entwickelt, mit dem die Fachabteilungen die Finanzplanung für Veranstaltungen bei 53.13 vorlegen. Weiterhin wurde die Vergabe von Druckaufträgen an Firmen beanstandet. Es wird zurzeit die Ausschreibung für Drucksachen (Flyer, Broschüren, Handzettel und Plakate) durchgeführt; alle anderen Drucksachen werden an unterschiedliche Firmen aus der städtischen Lieferantendatei vergeben. Die Anregungen zur Auflagenhöhe werden im Einzelfall geprüft und bei der Druckqualität wird auf umweltfreundliche Papiere und Lacke geachtet. (Dez. X) Tz. 9.1.12 Produktgruppe 20.03 Stadtschulamt Das Revisionsamt hat in seiner umfangreichen Prüfung festgehalten, dass die komplexen Anforderungen zur Vergütung der Tagespflegepersonen korrekt und sachgerecht durchgeführt werden. Die erhöhten Geldleistungen für Tagespflegepersonen sind mit Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 11.10.2012, § 2208 (M 172) beschlossen worden. Eine stichprobenartige Kontrolle der Vorgänge wurde, entsprechend der Empfehlung des Revisionsamtes, als Instrument der internen Überprüfung eingeführt. (Dez. IV) Tz. 9.1.13 Produktgruppe: 22.12 u.a. Umweltamt, Kassen- und Steueramt Um den zögerlichen Rücklauf bzw. die Nichtabgabe der versandten Auskunftsbögen für die Ermittlung der Grundgebühreneinheiten zur Festsetzung der Abfallgebühren zu minimieren, wurde in Abstimmung der Fachämter dazu übergegangen, Zwangsgelder anzudrohen und gegebenenfalls festzusetzen. Hierzu wurde eine Arbeitsanweisung erstellt. Der Anregung des Revisionsamtes sowie der Stellungnahme des Rechtsamtes folgend nimmt das Kassen- und Steueramt bei verspätetem bzw. Nichtrücklauf versandter Fragebögen nunmehr eine Anlaufhemmung der Festsetzungsfrist gemäß § 170 Abs. 2 Abgabenordnung (AO) an. Der Beginn der Festsetzungsverjährung wird in diesen Fällen hinausgeschoben. Eine generelle Überprüfung der Plausibilität zwischen Grundgebühr und Leistungsgebühr kann durch das Kassen- und Steueramt in der überwiegenden Anzahl der Fälle nicht vorgenommen werden, weil ein originärer Zusammenhang zwischen der Anzahl der Wohneinheiten, und somit der Grundgebühr, und dem Tonnenvolumen einer Liegenschaft nicht hergestellt werden kann. Lediglich in Fällen, in denen ein krasses Missverhältnis zwischen Grundgebühr und Leistungsgebühr zu erkennen ist, erfolgt eine Überprüfung durch das Kassen- und Steueramt. Ortsbegehungen, um Abweichungen zu den veranlagten Einheiten der Grundgebühren festzustellen, können mangels eines Außendienstes vom Kassen- und Steueramt lediglich in Einzelfällen und vom Umweltamt mangels entsprechend eingerichteter Stellen ebenfalls nicht vorgenommen werden. Die vom Revisionsamt in 31,5% der stichprobenweise überprüften 200 Fälle festgestellte Abweichung stellt aus Sicht der betroffenen Ämter keine solide Basis für eine Hochrechnung bezogen auf alle aktiven Abfallgebührenkonten dar, weil es in Frankfurt große Siedlungsgebiete gibt, bei denen aufgrund ihrer Struktur (Bebauung) eine Abweichung in der genannten Größenordnung von 31,5% nicht wahrscheinlich ist. Soweit die Veranlagung von Müllabfuhrgebühren und Straßenreinigungsgebühren eines Objektes aus sachlichen Gründen unter unterschiedlichen Kassenzeichen erfolgt, wurde bereits in der Vergangenheit ein entsprechender Querverweis in den Veranlagungskonten angebracht. Mittels Arbeitsanweisung wurde dieses Verfahren den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Kassen- und Steueramtes nochmals in Erinnerung gebracht. Die Weitergabe von Unterlagen an das Umweltamt, wie zum Beispiel Fehlerlisten etc., wird zwischenzeitlich durch das Kassen- und Steueramt dokumentiert. (Dez. III) Tz. 9.1.16 Produktgruppe 31.03 Kassen- und Steueramt Die "Arbeitsanweisung zur Führung der Kontokorrentkonten" wird aktuell unter Federführung der Stadtkämmerei erarbeitet. Die Anordnungsbefugnisse liegen inzwischen zu allen Kontokorrentkonten beim Geldverkehr des Kassen- und Steueramtes vor. (Dez. III) Tz. 9.1.17 Produktgruppe 31.06 Referat Beteiligungen Analyse-Tool (Dashboard) und seine Weiterentwicklung Bei den im Herbst 2013 zum 4. Mal durchgeführten Wirtschaftsplangesprächen soll die mittelfristige Finanz- und Investitionsplanung im Mittelpunkt stehen. Zur Vorbereitung auf diese Gespräche fanden im Referat Beteiligungen bereits mehrere Workshops mit externen Experten statt, an denen auch Mitarbeiter der Stadtkämmerei und des Revisionsamtes teilnahmen. Aufnahme von Gesellschaften in die Quartalsberichte Vier Tochtergesellschaften der FAAG wurden nicht aufgenommen, weil sie bereits in den Berichten der FAAG und des ABG Konzerns berücksichtigt sind. (Dez. III) Tz. 9.1.19 Produktgruppe: 34.04 Liegenschaftsamt Noch im laufenden Jahr wird im Liegenschaftsamt eine neue Version des DV-Systems KOLIBRI eingespielt. Mit einer auf Standard-Software aufbauenden Darstellung wird eine verbesserte Bedienung und Handhabung möglich sein. Für die Vergabe von Mietwohnungen und die Geltendmachung von Mietminderungen wurden mittlerweile Arbeitsanweisungen erstellt. Die Änderung bei Kostenübernahme von Kleinreparaturen durch den Mieter wird bei Neuvermietungen berücksichtigt. Zurzeit werden Informationen hinsichtlich bestehender interner Kontrollsysteme eingeholt. Sobald diese vorliegen, werden sie geprüft. Im Anschluss wird über das Organisatorische zu entscheiden sein. (Dez. II) Tz. 9.2 Informations- und Kommunikationstechnik Bei den Prüfergebnissen handelt es sich ausnahmslos um Feststellungen und nicht um Beanstandungen im eigentlichen Sinne. Diese Feststellungen sind nachvollziehbar und der Magistrat schließt sich ihnen an. Hinsichtlich der Geschäftsführung des Arbeitskreises IT (AKIT), vormals ASCI, ist Anfang 2012 wie im Schlussbericht konstatiert eine Verlagerung der Zuständigkeit zur neu gegründeten Stabsstelle E-Government 16A erfolgt. (Dez. V) Tz. 9.2.1.3 Arbeitsgruppe IT-Ordnungsgrundlagen Die Sachverhaltsdarstellungen sind zutreffend. Die bei der AG Ordnungsgrundlagen festgestellten Defizite beruhen auf kapazitären Engpässen. (Dez. V) 9.3.2 Prüfung der Bauvorlagen Tz. 9.3.2.2 Bergiusschule, Frankensteiner Platz 1 - 5, Gesamtsanierung Das Gebäude der Bergiusschule muss aufgrund des baulichen Zustandes und fehlender Sicherheitseinrichtungen einer Gesamtsanierung unterzogen werden. In diesem Zuge werden bestehende Unterrichtsflächen teilweise umgelegt, um insbesondere im Fachraumbereich notwendige Verbesserungen bei der Raumnutzung und den technischen und hygienischen Anforderungen einer Beruflichen Schule mit dem Schwerpunkt "Ernährung" zu erreichen. Der Bau- und Finanzierungsvorlage wurde mit Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 15.11.2012, § 2387 zugestimmt. (Dez. IV) Tz. 9.3.2.3 Paul-Ehrlich-Schule, Brüningstr. 2, Umsetzung Sonderberufe und Sanierung In Abstimmung mit dem Staatlichen Schulamt wurde 2011 entschieden, die sogenannten Sonderberufe (Schuhmacher/in, Drogist/in, Zahntechniker/in) von der Bergiusschule an die Paul-Ehrlich-Schule zu verlagern. Hintergrund war die Entlastung der Bergiusschule vor deren Auslagerung und eine bessere Auslastung der Paul-Ehrlich-Schule. Voraussetzung zur Umsetzung waren einige bauliche Maßnahmen in der Paul-Ehrlich-Schule, um dort die Fachräume der drei Berufsgruppen einrichten zu können. Im Zuge dieser Umsetzungsplanung wurde über den bereits bekannten Sanierungsbedarf hinaus festgestellt, dass das Gebäude in Teilen nicht den Festlegungen der Baugenehmigung aus den 60iger Jahren entspricht (die Wände sind nicht bis zur Rohdecke durchgeführt). Da es sich aber bei der geplanten Umsetzung der Sonderberufe nicht um eine baugenehmigungspflichtige Umnutzung handelte, empfahl die Bauaufsicht einen Brandschutzsachverständigen einzuschalten, um Kompensationsmöglichkeiten bis zum Beginn der Sanierung zu prüfen. Eine Ertüchtigung der Treppenräume und die Installation funkvernetzter Rauchmelder waren dringend geboten. Beide Maßnahmen wurden so vorgenommen, dass sie als Vorabmaßnahme für die zukünftige Sanierung anzusehen sind. Für die endgültige Sanierung der Paul-Ehrlich-Schule wird derzeit ein Raumprogramm erarbeitet, um die Schule im Zuge dessen den neuen pädagogischen Anforderungen anzupassen. Eine Wirtschaftlichkeitsberechnung mit der entsprechenden Untersuchung von Alternativen ist beauftragt. Unter Berücksichtigung des baulichen Zustands der Paul-Ehrlich-Schule wird die Entscheidung über Gesamtsanierung oder Neubau mit hoher Priorität weiterbetrieben. (Dez. IV) Tz. 9.3.2.4 Elisabethenschule, Vogtstraße 35-37, Gesamtsanierung Die Grundleitungssanierung an der Elisabethenschule wurde im Jahre 2008 begonnen und 2009 fortgesetzt. 2011 wurde diese Maßnahme erstmalig unter Einbeziehung der Fürstenbergerschule in die Abschnitte 1 Ostseite, 2 Nord- und Westseite, 3 Südseite - Fürstenbergerschule und 4 Schulhof - Innenbereich unterteilt. Inklusive Außenanlagen wurde eine Kostenberechnung über 1.713.600 € erstellt und die aus Sicht des Fachamtes vollständige Unterlage dem Revisionsamt am 28.09.2011 zugeleitet. Die bemängelten Punkte der Ausschreibungsunterlagen wurden - soweit möglich - bei der Bauausführung umgesetzt. Bei der zukünftigen Erstellung der Ausschreibungsunterlagen für die verbliebenen Abschnitte werden sie beachtet. Die vom Revisionsamt vertretene Auffassung, dass sowohl mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen beauftragte Büros als auch für die Projektleitung bzw. Projektsteuerung im Hochbauamt vorgesehene Personen nicht im erforderlichen Umfang mit der Aufgabenstellung vertraut waren, wird nicht geteilt. (Dez. II) Das Raumprogramm der Elisabethenschule wurde zwischenzeitlich genehmigt. Es wird derzeit geprüft, ob die Grundleitungssanierung zurückgestellt wird, bis die Sanierung beginnen kann oder wie geplant durchgeführt werden muss. Die Kostenberechnung für die Gesamtsanierung wird zurzeit einer weiteren Prüfung im Hinblick auf mögliche Einsparungen unterzogen. (Dez. IV) Tz. 9.3.2.5 Ziehenschule, Josephskirchstraße 9, Planungsmittelfreigabe Für die Ziehenschule wurden Planungsmittel in Höhe von 1.000.000 € für die Erstellung einer Kostenberechnung beantragt, um das Projekt für einen der nächsten Haushalte mit Baumitteln zur Umsetzung anmelden zu können. In seiner Stellungnahme vom 10.11.2011 weist das Revisionsamt darauf hin, dass das genehmigte Modellraumprogramm für Gymnasien (M 188 vom 18.09.2009) hier keine Anwendung finden kann, da die Ziehenschule zum damaligen Zeitpunkt nicht mehr nach G 9 sondern nach G 8 errichtet würde. Somit wäre ein Raumprogramm für die Ziehenschule neu zu beschließen. Mit Magistratsbeschluss vom 02.12.2011 wurden die Planungsmittel wie vom Fachamt beantragt freigegeben. (Dez. IV) Tz. 9.3.2.6 IGS Herder, Wittelsbacherallee 6, Erweiterungsbau, Sanierung Altbau Die Darstellung des Revisionsamtes ist grundsätzlich zutreffend, muss jedoch differenziert betrachtet werden. Auch das Hochbauamt hat vor der Planung des Cafeteria-Neubaus auf die Notwendigkeit für eine Gesamtkonzeption auf dem Schulgelände hingewiesen. In Abstimmung mit dem Bauherrenamt wurde dann aber zu Gunsten des durch Bundesmittel vollständig geförderten Neubaus der Cafeteria und der fünf Klassenräume entschieden. Dadurch konnte die Förderung unter Einhaltung der engen Konjunkturpaket II-Fristen abgerufen werden. Die Kritik am Zugang des Obergeschosses des Neubaus durch das Treppenhaus des IPI-Baus ist nachvollziehbar. Dazu muss jedoch festgestellt werden, dass durch dieses Erschließungskonzept ein komplettes Treppenhaus im Neubau und eine zusätzliche Außentreppe als Rettungsweg aus dem IPI-Bau eingespart werden konnte. Erst die nach mehreren Wassereinbrüchen notwendig gewordene Sanierung des Daches des IPI-Baus führte zu Kosten über die Vorlagegrenze, womit sich die verspätete Einreichung der Unterlagen beim Revisionsamt erklärt. Es wird anerkannt, dass eine Gesamtkonzeption mit entsprechender Umsetzung der optimale Weg gewesen wäre. Hinsichtlich der Mittelbereitstellung durch das KII-Programm und die nun knapp bemessenen Haushaltsmittel ist aber jetzt eine Situation an der IGS Herder erreicht, die den Bedürfnissen des Schulbetriebs annähernd entspricht. Dies wäre bei Verfolgung einer Gesamtkonzeption mit Verlust der Fördermittel aus heutiger Sicht kaum möglich gewesen. (Dez. II) Das Gesamtkonzept zur Sanierung und Erweiterung der IGS Herder war mit der Schule noch nicht vollständig abgestimmt, als die Maßnahmen für die Konjunkturprogramme zu benennen waren. Um dem Modellraumprogramm für Integrierte Gesamtschulen zu entsprechen und die Schule, die den Status gebundene Ganztagsschule hatte, fortführen zu können, wurde im Rahmen des Konjunkturprogramms II als 1.