Umsetzung des Public Corporate Governance Kodex der Stadt Frankfurt am Main hier: Compliance-Rahmen-Richtlinie für städtische Beteiligungsgesellschaften der Stadt Frankfurt am Main

A.1. Zielsetzung des PCGK der Stadt Frankfurt am Main

Nachdem die "Richtlinie guter Unternehmensführung - Public Corporate Governance Kodex - für die Beteiligungen an privatrechtlichen Unternehmen" (PCGK) bereits 2010 von der Stadtverordnetenversammlung und im Anschluss von den Organen der Gesellschaften beschlossen wurde, hat die Stadtverordnetenversammlung der Stadt Frankfurt am Main in ihrer Sitzung am 02.02.2023 nunmehr eine Neufassung dieser Richtlinie beschlossen (§ 2836).

Seit der Einführung des PCGK (2010) wurden diverse andere Public Corporate Governance Kodizes in Deutschland aufgestellt und der Regelungsbereich hat sich weiterentwickelt. Vor diesem Hintergrund erfolgte eine Überprüfung des Frankfurter Kodexes im Rahmen eines Forschungsprojekts mit dem Lehrstuhl für Public Management & Public Policy (Prof. Dr. Ulf Papenfuß) der Zeppelin Universität Friedrichshafen. Auf Grundlage wissenschaftlicher Analysen wurde der PCGK im Vergleich mit anderen Public Corporate Governance Kodizes in Deutschland sowie mit Blick auf die fortschreitenden Entwicklungen evaluiert. Hieraus wurden anhand der Bedürfnisse der Stadt Frankfurt am Main Weiterentwicklungspotenziale abgeleitet und konkrete Weiterentwicklungsvorschläge gemacht, welche in der Praxis effiziente und effektive Arbeitsabläufe und Steuerungsmöglichkeiten der städtischen Beteiligungen weiterhin sicherstellen. Die Stärken des Frankfurter Kodexes, ein hoher Konkretisierungsgrad und die konsequente Umsetzungsorientierung, die im Rahmen des Forschungsprojekts als beispielhaft herausgestellt wurden, bleiben dabei erhalten. Die bewährte Grundstruktur des PCK ist auch mit Rücksicht auf die Anwender- und Umsetzungsorientierung unverändert. Bei den meisten Änderungen handelt es sich um Konkretisierungen und Klarstellungen zu bereits bestehenden Regelungen. Zum Thema Geschlechtergerechtigkeit wurde der Kodex ergänzt. Abgebildet werden die für die Stadt Frankfurt am Main geltenden, seit 2010 eingeführten Regelungen (Gesetz, HGO, Stadtverordnetenbeschlüsse). Ergänzt wurden auch die Themen Prüfungsausschuss und Risikomanagementsystem.

Neu in den PCGK aufgenommen wurde auch Teil C, der darauf hinweist, dass die Beteiligungsunternehmen die Compliance-Kultur zu pflegen und im Rahmen des Jahresabschlusses einen Compliance-Bericht zu erstellen haben.

Für die kommunalen Unternehmen ist es unerlässlich, dass das Unternehmen nicht nur nach wirtschaftlichen Grundsätzen geführt werden, sondern auch die öffentlichen Belange der Daseinsvorsorge angemessen berücksichtigt werden. Insofern besteht für kommunale Unternehmen eine besondere Verpflichtung, dass auch die Geschäftstätigkeit im Einklang mit Gesetzen, behördlichen Vorgaben, internen Regelungen sowie mit ethisch-moralischen Grundsätzen steht. Dabei sind die Mitarbeitenden - insbesondere qualifizierte Nachwuchskräfte - das wichtigstes Kapital, um sich effizient am Markt behaupten zu können. Gerade in Zeiten des demographischen Wandels, welcher die kommunalen Unternehmen aufgrund ihrer spezifischen Personalstruktur fast genauso hart trifft wie die öffentliche Verwaltung in Deutschland, können die gelebte Unternehmenskultur und das innere Wertesystem der entscheidende Vorsprung für die kommunalen Unternehmen sein, um den Wettbewerb um die "besten Köpfe" langfristig zu gewinnen. Untersuchungen zeigen immer wieder, dass neben rein monetären Gesichtspunkten die intrinsische Motivation für junge Nachwuchskräfte eine nicht zu vernachlässigende Bedeutung hat. Mit ihrem Engagement und ihrem Bestreben, ausgezeichnete Leistungen und Ergebnisse zu erbringen, legen engagierte und gut motivierte Mitarbeitende den Grundstein für den nachhaltigen Unternehmenserfolg.

A.2. Compliance-Rahmenrichtlinie als verbindlicher Mindeststandard

Die Umsetzung von umfangreichen Compliance-Management-Systemen (CMS) erfolgt in Deutschland meist durch börsennotierte Unternehmen, die Ihren Aktionären, Kundinnen und Geschäftspartnern Sicherheit bieten. Häufig erfolgt die Umsetzung an Hand des Prüfungsstandards des Instituts Deutscher Wirtschaftsprüfer (IDW) nach dem Prüfstandard 980. Dabei erfordert die Konzeption eines Compliance-Management System nach IDW PS 980 Standard einen hohen Aufwand an Organisation, Einsatz vom zuständigen Personal und führt bei Einführung zu hohen Kosten. Dabei handelt es sich beim Prüfungsstandard nach IDW PS 980 um eine freiwillige, zertifizierbare Prüfung des Compliance-Management-Systems eines Unternehmens. Dieser Aufwand wird gerade von kleinen mittelständischen Unternehmen gescheut. Dabei ist die Mindestanforderung eines Compliance-Management-Systems durchaus überschaubar. Da die Möglichkeiten von Verstößen gegen Regeln (Compliance) vielfältig sind, sollten nur die wesentlichen Verstöße durch ein Compliance-Management-System erfasst werden.

Insbesondere können die z. T. sehr personal- und kostenaufwändigen Compliance-Organisationsstrukturen großer Unternehmen nicht auf kleine und mittlere Unternehmen übertragen werden, die weder über das erforderliche Personal verfügen noch die Kosten solcher Maßnahmen tragen können. Als Mindestanforderung sollte das Unternehmen jedoch folgende Teile des Compliance-Management-Systems regeln und schriftlich dokumentieren: Personelle und organisatorische Zuständigkeit für das Compliance-Management-Systems, Unternehmensinterne Berichtspflichten an Geschäftsleitung (und ggf. Aufsichtsrat) sowie die Art und Weise der Dokumentation von Compliance-relevanten Vorgängen. Inhaltlich sollten Regelungen über allgemeine Verhaltensgrundsätze, Korruptionsprävention, Umgang mit Zuwendungen und Bewirtungen sowie mit Schenkungen, Spenden und Sponsoring enthalten sein, wie sich in den Arbeitshilfen zum Compliance-Rahmen-Richtlinie wiederfinden.

Die Compliance-Kultur in den kommunalen Beteiligungsunternehmen sollte sich nicht wesentlich von der Compliance-Kultur in der Kernverwaltung einer Kommune unterscheiden. Dabei muss der Mitarbeitende im Zentrum der Überlegungen stehen, wobei unter Mitarbeitenden auch die angestellten Geschäftsführer:innen zu verstehen sind. Für die Vorstände von Aktiengesellschaften sowie Aufsichtsratsmitglieder gelten hierbei Besonderheiten. Die Rahmenrichtlinie ist auf mittlere und kleine Beteiligungsgesellschaften in der Rechtsform einer GmbH ausgerichtet. Denn gerade diesen Beteiligungsunternehmen fällt die Umsetzung der komplexen Compliance-Vorschriften häufig nicht leicht. Wichtig ist dabei, dass Compliance-Maßnahmen für die Beteiligungsunternehmen zu greifbaren Vorteilen führen. Deshalb wurde bereits vor geraumer Zeit von der Stadt Frankfurt am Main eine Rahmenrichtlinie für alle Beteiligungsunternehmen erstellt, die mit entsprechenden standardisierten Arbeitshilfen hinterlegt wurde und nunmehr zum verbindlichen Mindeststandard erklärt werden soll (vgl. Anlagen).

Es bleibt dem einzelnen Beteiligungsunternehmen überlassen, diese intern noch zu erweitern und speziell auf die Bedürfnisse des konkreten Unternehmens abzustellen. Häufig stellt sich in der Praxis das Problem, das viele kleine kommunale Unternehmen überhaupt keine Compliance-Struktur entwickelt haben, während andere, insbesondere die großen Beteiligungsunternehmen der Stadt Frankfurt am Main, über eine selbst entwickelte und sehr ausgeprägte Compliance-Organisation verfügen. Deshalb sollte in einem ersten Schritt die vorgelegte Compliance-Rahmenrichtlinie nur Mindeststandards setzen.

A.3. Berichterstattung im Rahmen des Jahresabschlusses

Unter Abschnitt C Ziffer 2 finden sich in der Neufassung des PCGK Ausführungen zum Thema "Compliance-Management System". Ziffer 3 regelt dann die diesbezügliche Berichterstattung der Stadt Frankfurt am Main: "Im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss ist ein Compliance-Bericht zu erstellen, der an den Aufsichtsrat und die Gesellschafterversammlung geleitet wird. Der Bericht soll generell die organisatorischen Maßnahmen beschreiben, die das Unternehmen getroffen hat, um die Vorgabe der für das Beteiligungsunternehmen geltenden Richtlinie und des PCGK der Stadt Frankfurt am Main einzuhalten, sowie unter Wahrung des Datenschutzes die eingetretenen Vorkommnisse des Geschäftsjahres beschreiben und welche Maßnahmen seitens der Geschäftsleitung ergriffen wurden. Die zusammengefasste Berichterstattung der Stadt Frankfurt am Main erfolgt im Rahmen des Beteiligungsberichts (§ 123a HGO)." Die Neufassung des PCGK kommt erstmals für die Jahresabschlüsse 2023 im Kalenderjahr 2024 zum Tragen, dies gilt entsprechend für die Berichterstattung.

Die Beteiligungsunternehmen wurden zwar auf die Neufassung des PCGK mit dem neuen Teil C (u. a. Compliance Management) verpflichtet, aber es wird ihnen keine Compliance Richtlinie als Mindeststandard mit Arbeitshilfen zur Verfügung gestellt.

s. Ausführungen unter A.

Keine.

Anlage 1_Compliance-Rahmen-Richtlinie (ca. 574 KB) Anlage 2_Arbeitshilfe_1 (ca. 270 KB) Anlage 3_Arbeitshilfe_2 (ca. 196 KB) Anlage 4_Arbeitshilfe_3 (ca. 290 KB) Anlage 5_Arbeitshilfe_4 (ca. 160 KB)