Anpassung der Vergabepraxis von Handwerkeraufträgen an Schulen

Die Rahmenverträge wurden 2023 in einem Pilotprojekt erstmalig ausgeschrieben. Es ist geplant, die Rahmenverträge nach Ablauf der Laufzeit erneut auszuschreiben.

Die von der CDU-Fraktion erwähnten Punkte sollen hierbei besonders im Blick behalten und berücksichtigt werden. Durch das Pilotverfahren konnten sowohl für das Ausschreibungsverfahren als auch die Praxisanwendung wichtige Erkenntnisse zur Nachbesserung erlangt werden. Dabei sind die genannten Punkte auch im zuständigen Fachbereich des Fachamts ständig im Fokus:

Zu 1.: Während der Laufzeit der Rahmenverträge wurde ein enger Kontakt mit den Schulhausverwaltungen (SHV) gepflegt. Es ist geplant, derart nachzubessern, dass die SHV vor einer erneuten Ausschreibung gebeten werden, ihre bekannten zuverlässigen Unternehmen zu benennen, sodass diese gezielt auf die kommenden Ausschreibungen hingewiesen werden können. Parallel dazu wird erneut Kontakt zu den betroffenen Innungen aufgenommen, um diese entsprechend einzubinden und die Betriebe aus dem Stadtgebiet gezielt ansprechen zu können.

Zu 2. und 3.: Der Bewerbungsprozess wird hierbei wieder transparent über das digitale Vergabesystem abgebildet, die Bewerbungszeit allerdings, im Vergleich zum Pilotverfahren, deutlich verlängert. So soll gewährleistet werden, dass die Betriebe genügend Vorlaufzeit erhalten.

Zu 4.: Grundsätzlich spricht nichts dagegen, die vorhandene Vergabepraxis stetig einer Evaluation zu unterziehen. Im ohnehin komplexen Vergabebereich ist eine größtmögliche Verschlankung von Arbeitsprozessen anzustreben. Allerdings darf diese nicht gegen geltendes Recht verstoßen. Demnach ist eine Rückkehr zur früheren Vergabepraxis aus rechtlichen Gründen ausgeschlossen. Das Vergaberecht schreibt einen fairen Wettbewerb und ein Gleichbehandlungs- sowie Transparenzgebot vor. Eine regionale Bevorzugung widerspricht diesen Grundsätzen. Allerdings ist es möglich, sofern es mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung steht, über die Ausführungsbestimmungen, Eignungsanforderungen und Wertungskriterien, gewissen regionalen Bezügen indirekt einen höheren Stellenwert zuzuschreiben.

Ein wichtiges Kriterium, um vor allem Betriebe des Stadtgebietes anzusprechen, wird nach wie vor durch die vorgegebenen Reaktionszeiten erreicht. So wird es als wichtig angesehen, dass bei Notfällen innerhalb von zwei Stunden reagiert werden kann. Das schränkt den Bewerbendenkreis bereits auf den näheren Umkreis ein.

Die Stadtkämmerei hat hierzu bestätigt: Nach ausführlicher Prüfung der in 2024 durchgeführten Vergabeverfahren, wird dies bereits in der aktuellen Vergabepraxis berücksichtigt. Beispielsweise werden Reaktionszeiten gefordert, die ausschließlich von lokalen Betrieben eingehalten werden können und darüber hinaus werden möglichst kleine Teillose gebildet. Nach Rücksprache mit dem zuständigen Fachamt werden die regionalen Anbieter außerdem auf die Ausschreibungen hingewiesen und auch technisch besteht durch die Gewerkezuteilung die Möglichkeit, über die städtische Vergabeplattform täglich auf neue Ausschreibungen hinzuweisen.

Die Abteilung "Zentrales Einkaufs- und Vergabemanagement" der Stadtkämmerei berät das zuständige Fachamt vor der nächsten Ausschreibung dabei, weitere Vereinfachungspotentiale zu identifizieren und infolge dessen den Bewerbungsprozess zu verschlanken. Allerdings wurden auch hier im letzten Verfahren viele vergaberechtlich konforme Werkzeuge, wie die Verwendung von Eigenerklärungen angewandt. Die vermeintliche Beschränkung auf das Preiskriterium ist kein ausschließliches Indiz dafür, dass keine qualitativen Anforderungen gestellt werden. Komplizierte Wertungsschemata führen aus der Erfahrung dazu, dass sogar mehr Aufwand beim Bewerbungsprozess auf die Bieter zukommt, da z. B. mehr Nachweise oder sogar Konzepte gefordert werden. Die Gestaltung eines Vergabeverfahrens und dessen gesetzte Anforderungen sind mit Sorgfalt strategisch abzuwägen und werden im Grundsatz bieterfreundlich ausgerichtet.

Zu 5.: Sowohl die Informationen zu den Auswahlkriterien als auch die Transparenz werden über die Abwicklung des digitalen Vergabesystems gewährleistet. Die Auswahlkriterien werden bereits bei der Bekanntmachung der Vergabe genannt.

Darüber hinaus steht der zuständige Fachbereich des Fachamts während der Vergabephase als Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung. Alle Kontaktdaten werden hierzu über das Vergabesystem abgebildet.

Zu 6.: Durch das Pilotprojekt konnten sehr gute Erkenntnisse zur Nachbesserung bei erneuter Ausschreibung erlangt werden. Es ist geplant, alle Rahmenverträge erneut auszuschreiben. Aktuell werden die Ausschreibungen zur Veröffentlichung im Vergabeportal der Stadt Frankfurt am Main vorbereitet. Hierzu wurden die SHV eingebunden und aufgefordert, die Handwerksbetriebe ihres Vertrauens zu benennen. Auch das technische Objektmanagement des Fachamts ist hier regelmäßig eingebunden.

Darüber hinaus haben sich auch während der Laufzeit der vorherigen Rahmenverträge Handwerksbetriebe gemeldet und ihr Interesse bekundet. Vor Bekanntmachung der Vergabe werden alle Innungen über den Start informiert. Mit der Elektroinnung hat bereits ein Gespräch stattgefunden, gerade weil die Ausschreibung dieses Gewerkes Erkenntnisse zur Nachbesserung erbracht hat. Die Innung hat um Information gebeten, wenn die Rahmenverträge veröffentlicht werden. Dem wird nachgekommen, alle Innungen werden rechtzeitig zum Start informiert.

Aktuell läuft die Vorbereitung der Ausschreibungen, die notwendige Software muss noch angepasst werden.