Digitale Transformation in der Verwaltung der Stadt Frankfurt am Main

Der Magistrat will die Digitalisierung nutzen, um in der Verwaltung zukunftsorientierter, effizienter und nachhaltiger zu agieren (siehe Anlage). Die Digitale Transformation ist eine Gemeinschaftsaufgabe des Magistrats und beinhaltet die Bündelung personeller und finanzieller Ressourcen, Zentralisierung und Transparenz in der Planung, Steuerung und Umsetzung von Organisations-, Digitalisierungs- und IT-Maßnahmen. Der Magistrat verpflichtet sich dazu, Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung zu priorisieren und dezernatsübergreifende Kollaborations- und Umsetzungsprozesse zu etablieren.

Damit die digitale Transformation der Stadtverwaltung gelingt, sind insbesondere Strukturen und Verantwortlichkeiten zu ergänzen, Kapazitäten für die Schaffung der für die Steuerung der digitalen Transformation initial erforderlichen Personalressourcen und Sachmittel bereitzustellen, eine abgestimmte Steuerung sowie klare Entscheidungsprozesse zu implementieren. Darüber hinaus sind für die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie weitere Personalressourcen und Sachmittel in erheblichem Umfang nach Bedarf bereitzustellen. Digitale Transformation ist insbesondere aufgrund der stets zunehmenden neuen technologischen Möglichkeiten ein fortwährender Prozess.

Das Ziel ist es, Transparenz über alle Digitalisierungsvorhaben herzustellen. Dies ist die Voraussetzung für eine effektive, effiziente und nachhaltige Steuerung der digitalen Transformation der Stadt Frankfurt am Main.

Keine

1. Zur Bündelung der Aktivitäten werden folgende Maßnahmen in 2024 umgesetzt:

a) Entscheidungsebene: Zur Erreichung der angestrebten Ziele beauftragt der Magistrat die Reformkommission Leitplanken für die Digitale Transformation in der Verwaltung der Stadt Frankfurt am Main vorzugeben. Hierfür wird ein Transformation Office eingerichtet, das beim Dezernat V angesiedelt ist (s. Anlage Verwaltungsentwicklung und Digitale Transformation in der Verwaltung). Die Reformkommission wird dafür nicht nur in ihrer Rolle erweitert (Entscheidungsebene), sondern im Rahmen einer geplanten Änderung der Geschäftsordnung neu definiert.

b) Steuerungsebene: Es wird eine zentrale Koordinierungsstelle - Transformation Office - gegründet und beim Dezernat V angesiedelt (Programm-Management). Das Transformation Office gestaltet die Programmbereiche inhaltlich aus, definiert und steuert die Projekte und bereitet diese mit der jeweiligen Projektleitung vor.

c) Umsetzungsebene: In den Ämtern und Betrieben werden Projektleitungen für die jeweiligen Transformationsvorhaben benannt, die mit ihren Projektteams operativ für die Realisierung der Projektziele verantwortlich sind. Sie werden ggf. durch Projekt-Manager:innen unterstützt (Projekt-Management). Diese sind im Personal- und Organisationsamt (Amt 11) angesiedelt.

1. Die Ämter und Betriebe sind verpflichtet, die zentrale Koordinierungsstelle Transformation Office in ihren Aufgaben zu unterstützen und die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.
2. Personelle Ausstattung: Der zentralen Koordinierungsstelle Transformation Office, welche im Dezernat V verortet ist, werden vorab aus der Sonderstellenreserve folgende Stellen bereitgestellt, vorbehaltlich der Überprüfung der jeweiligen Stellenbeschreibung:

0605 01-0140, Büroangestellte/r, EGr. 14 TVöD

0605 01-0141, Büroangestellte/r, EGr. 14 TVöD

0605 01-0142, Büroangestellte/r, EGr. 14 TVöD

0605 01-0143, Büroangestellte/r, EGr. 13 TVöD

0605 01-0144, Büroangestellte/r, EGr. 13 TVöD

0605 01-0145, Büroangestellte/r, EGr. 11 TVöD

Für Projektmanagement werden aus der Sonderstellenreserve im Dezernat VI für das Personal- und Organisationsamt folgende Stellen bereitgestellt, vorbehaltlich der Überprüfung der jeweiligen Stellenbeschreibung:

0605 01-0146, Oberamtsrätin/Oberamtsrat, BesGr. A 13s BesO, (EGr. 12 TVöD)

0605 01-0147, Oberamtsrätin/Oberamtsrat, BesGr. A 13s BesO, (EGr. 12 TVöD)

0605 01-0148, Oberamtsrätin/Oberamtsrat, BesGr. A 13s BesO, (EGr. 12 TVöD)

0605 01-0149, Oberamtsrätin/Oberamtsrat, BesGr. A 13s BesO, (EGr. 12 TVöD)

0605 01-0150, Oberamtsrätin/Oberamtsrat, BesGr. A 13s BesO, (EGr. 12 TVöD)

0605 01-0162, Oberamtsrätin/Oberamtsrat, BesGr. A 13s BesO, (EGr. 12 TVöD)

Für die Personalentwicklung wird aus der Sonderstellenreserve im Dezernat VI dem Personal- und Organisationsamt die nachfolgende Stelle bereitgestellt, vorbehaltlich der Überprüfung der Stellenbeschreibung:

0605 01-0164, Amtsrätin/Amtsrat, BesGr. A 12 BesO (EGr. 11 TVöD)

1. Die zur Umsetzung anfallenden jährlichen Folgekosten in Höhe von 1.178 T€ werden den Dezernaten V (619 T€) und VI (559 T€) bereitgestellt. Die Finanzierung für die Haushaltsjahre 2024 und 2025 erfolgt aus der Produktgruppe 32.06 (Zentrale Personalangelegenheiten). Die stellenplanmäßige Beordnung zu Ziff. 3 wird zum Haushalt 2026 angestrebt.
2. Für die räumliche Unterbringung des Transformation Office werden der Aufgabe angemessen ausgestattete Flächen angemietet oder städtische Räumlichkeiten zur Verfügung gestellt. Ferner werden Mittel für die laufende Bewirtschaftung bereitgestellt. Für die Jahre 2024 und 2025 werden hierzu insgesamt 1,0 Mio. Euro dem Dezernat V zugewiesen. Die Ausstattung mit den ab 2026 notwendigen Sachmitteln ist im Rahmen der jeweiligen Haushalts- und Finanzplanung sicherzustellen.

Für die Umsetzung des Transformation Offices (Räumlichkeiten sowie laufende Ausgabe werden in der Produktgruppe 35.02 in den Haushaltsjahren 2024 und 2025 1,0 Mio. Euro an Sachmitteln bereitgestellt. Die Finanzierung erfolgt aus der Produktgruppe 35.02 (Informations- und Kommunikationstechnik). Ab dem Jahr 2026 sollen diese im Haushalt im Rahmen der Zielwerte verstetigt werden.

Die Personalaufwendungen für die Haushaltsjahre 2024 und 2025 werden durch SOLL-Veränderung aus der Produktgruppe 32.06 (Zentrale Personalangelegenheiten) in das Budget des Amtes für Informations- und Kommunikationstechnik und des Personal- und Organisationsamtes übertragen. Dies erfolgt in Ausführung der Grundsatzentscheidung der Stadtverordnetenversammlung, welche mit dem Stellenplan 2020/2021 durch die Schaffung von Stellen in der Sonderstellenreserve für neue Aufgaben und Digitalisierung mit zentral veranschlagten Mitteln getroffen wurde. Die Ausstattung mit den ab 2026 notwendigen Sachmitteln ist im Rahmen der jeweiligen Haushalts- und Finanzplanung sicherzustellen.

Es dient zur Kenntnis, dass mit der Bereitstellung der Stellen

1.178.000 €

jährlich an personellen Folgekosten insgesamt verbunden sind. Hiervon entfallen 619 TE auf das Dezernat V und 559 TE auf das Dezernat VI.

Anlage _Verwaltungsentwicklung_Digit_Transformation (ca. 193 KB)