Im Bericht B 1/23 beschreibt der Magistrat als Zielsetzungen der Ämter und Betriebe unter anderem die Verbesserung der Z

Im Bericht B 1/23 beschreibt der Magistrat als Zielsetzungen der Ämter und Betriebe unter anderem die Verbesserung der Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Standardisierung, Verbesserung der Effizienz und/oder der Wirkung des Verwaltungshandelns. Das Personal- und Organisationsamt unterstützt die Ämter und Betriebe bezüglich des Geschäftsprozessmanagements.

Vor dem Hintergrund, dass 25 Prozent der Beschäftigten über 55 Jahre alt sind und in den nächsten zehn Jahren ausscheiden, frage ich den Magistrat:

Welche konkreten Maßnahmen hat der Magistrat diesbezüglich ergriffen, und was sind die Anforderungen an das Wissensmanagement sowie die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse?

Sehr geehrte Frau Stadtverordnetenvorsteherin Arslaner,

sehr geehrte Frau Stadtverordnete Düwel,

meine Damen und Herren!

Wissensmanagement ist grundsätzlich der bewusste, verantwortungsvolle und systematische Umgang mit der Ressource Wissen und der zielgerichtete Einsatz von Wissen in Organisationen. Konkret geht es dabei darum, den Erwerb, die Entwicklung, die Verteilung, die Nutzung, und die Bewahrung von Wissen zu steuern.

Derzeit erfolgt auf der organisationalen Ebene die Repräsentation vorhandenen Wissens über den SharePoint "Verwaltung aktuell", welcher auch gleichzeitig als Wissensdatenbank für die Stadtverwaltung fungiert. Als eine Komponente des Wissensmanagements stellt die Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung der Stadt Frankfurt am Main, kurz: AGA, relevantes organisationales Wissen strukturiert und umfassend dar. Zusätzlich wird in "Verwaltung aktuell" innerhalb thematischer Schwerpunktsetzungen der Fachbereiche Wissen fortlaufend von der federführenden fachlichen Zuständigkeit aufbereitet und aktualisiert.

Neben dem Aufbereiten und Bereitstellen vorhandenen Wissens auf der organisationalen Ebene erfolgt der Umgang mit und die Anwendung der Ressource Wissen in der dezentralen Verantwortung der Ämter und Betriebe. In vielen Organisationseinheiten werden mittlerweile Geschäftsprozessbeschreibungen zur Wissensnutzung und Wissenskommunikation erstellt. Die dazu benötigten Kenntnisse zur Geschäftsprozessmodellierung und der Umgang mit der Modellierungssoftware werden in Fortbildungen vermittelt. Bei Bedarf werden Ämter und Betriebe im Bereich der Prozessmodellierung und -optimierung flankierend durch das Sachgebiet 11.23 - Organisationsentwicklung - des Personal- und Organisationsamtes unterstützt. Die Bewahrung von Wissen erfolgt also heute auch durch die Dokumentation von Geschäftsprozessen. Das betrifft einzelne Geschäftsprozesse sowie teils auch die vollständige Dokumentation aller wichtigen Geschäftsprozesse eines Arbeitsbereichs. Erfahrungswissen wird so dokumentiert. Ganz praktisch werden Prozessbeschreibungen - ebenso wie Handbücher, Merkblätter und andere Medien - dann in der Einarbeitung neuer Mitarbeitender verwendet. Das Wissen zu Geschäftsprozessen wird darüber hinaus auch über eine Plattform im Intranet der Stadtverwaltung geteilt.

Das Teilen von Wissen wird umso wichtiger, je komplexer die Arbeitswelt wird. Am Beispiel der Digitalisierung wird dies deutlich: der rechtliche Rahmen wird fortlaufend angepasst, vielfältigste technische Lösungen sind im Einsatz, Technikeinsatz wirkt sich auf Struktur, Prozesse, Stellenbedarfe, Aufgabenzuschnitte, Verantwortlichkeiten aus, Datensicherheit und Datenschutzbelange sind eminent wichtig. Eine Vernetzung der Wissensträger:innen halten wir für sehr wichtig und haben - um es an dem Beispiel der Digitalisierung zu verdeutlichen - eine rund dreistellige Zahl von Digitalisierungsexpert:innen qualifiziert und deren Vernetzung erfolgreich etabliert. Ein Netzwerk, das ständig wächst.

Systematischer Wissenstransfer kann übrigens nur gelingen, wenn er als Führungsaufgabe und als gemeinsamer Lernprozess einer Organisation verstanden wird. Daher ist das Thema Wissensmanagement nicht nur fester Bestandteil von Qualifizierungsmaßnahmen im Rahmen der Führungskräfte(weiter)entwicklung der Zentralen Personalentwicklung des Personal- und Organisationsamtes, sondern auch in Teamentwicklungsprozessen und Konzepten zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

Das Gestalten von Rahmenbedingungen und spezifischen Spielregeln, damit Wissen fließen kann, sowie das Bereitstellen einer geeigneten IT-Infrastruktur für das Finden von Dokumenten und der Transfer von Erfahrungswissen erfordert eine übergeordnete Strategie zur Führungs- und Lernkultur. Das strategische Personalmanagement der Stadt Frankfurt am Main setzt Strategie, Struktur und Kultur unter Berücksichtigung des stadtweiten Führungsverständnisses um. Unter anderem wird mit dem Handlungsfeld Personalentwicklung das Ziel verfolgt, eine digitale Lernumgebung zu schaffen, indem Lernen und Arbeiten eng miteinander verzahnt und aufeinander abgestimmt sind, so dass ein wesentlicher Beitrag zur lernenden Organisation geleistet werden kann.

In Ihrer Frage sprechen Sie auch die Verwaltungsdigitalisierung an. Die Stadtverwaltung Frankfurt am Main ist wie alle anderen deutschen Kommunen sowie Behörden des Bundes und der Länder intensiv damit befasst, dass Onlinezugangsgesetz, OZG, umzusetzen, woraus sich unter anderem die Verpflichtung ergibt, ihre Verwaltungsleistungen auch elektronisch anzubieten. Mit der Betrachtung des Antragsteils eines Verwaltungsprozesses stellt das OZG einen Eckpfeiler der Verwaltungsdigitalisierung dar.

Die Umsetzung des OZG erfolgt in Hessen nach einem einheitlichen Vorgehensmodell, dem sich auch die Stadtverwaltung angeschlossen hat. Das ambitionierte Ziel des OZG, die Umsetzung bis Ende 2022 abgeschlossen zu haben, konnte von nahezu keiner deutschen Kommune erreicht werden. Aus diesem Grunde befindet sich derzeit ein OZG 2.0 im Gesetzgebungsverfahren des Bundes, in dem das weitere Vorgehen und die der aktuellen Entwicklung angepassten Rahmenbedingungen festgelegt werden.

Um den gesamten Ablauf einer Verwaltungsleistung medienbruchfrei digital umsetzen zu können, sind weitere Instrumente erforderlich. In Frankfurt am Main gehört das Dokumentenmanagementsystem, DMS, "eGov-Suite" der Firma Fabasoft und das Antrags- und Fallmanagementsystem "civento" der ekom21 dazu. Beide Systeme wurden bereits in den Jahren 2015/2016 in der Stadtverwaltung Frankfurt am Main eingeführt und werden sukzessive ausgerollt. Darüber hinaus wurden zwischenzeitlich diverse städtische Fachverfahren um Online-Angebote ergänzt.