Seit 2012 gibt es in Frankfurt eine Reformkommission, die übergreifende Themen mit stadtweiten Auswirkungen im Blick beh

Seit 2012 gibt es in Frankfurt eine Reformkommission, die übergreifende Themen mit stadtweiten Auswirkungen im Blick behalten soll.

Ich frage den Magistrat:

Welche konkreten Themen und Ziele verfolgt die Kommission aktuell?

1. Schwerpunktsetzung und Ziele der Reformkommission Auf der Grundlage des Beschlusses der Stadtverordnetenversammlung vom 31.05.2012, § 1720, E 1/12, wurde die Reformkommission eingesetzt, die mit der mittel- bis langfristigen Optimierung des Dienstleitungsangebotes und der Steigerung der Wirtschaftlichkeit der Verwaltungs- beziehungsweise Arbeitsabläufe der Stadt Frankfurt am Main beauftragt wurde. Im Kontext einer wachsenden Stadt mit breit differenziertem Aufgabenspektrum verfolgt die Reformkommission das Ziel, durch Aufgabenkritik und Verwaltungsmodernisierung die Handlungsfähigkeit und die Gestaltungsspielräume für die Zukunft zu erhalten. Diese Zielvorgabe stellt eine permanente Aufgabe dar, die nur in gemeinsamer Anstrengung der gesamten Stadtverwaltung unter Mitwirkung aller Dezernate, Ämter und Betriebe gelöst werden kann. Die Mitglieder der Reformkommission haben anhand einer, teils veralteten, Projektliste der Reformkommission Vorhaben priorisiert, die gut, effizient und zeitnah umgesetzt werden können und einen Mehrwert für die Stadt bieten. Die Federführung und Projektumsetzung obliegt jeweils dem zuständigen Dezernat beziehungsweise Fachamt. Über die Fortschritte wird regelmäßig berichtet. Ein bedeutender Fokus bei Reformvorhaben der Stadtverwaltung liegt auf der digitalen Transformation. Dies spiegelt sich in weiteren, kleinteiligeren Projekten wider, die in der Reformkommission beraten werden. Die digitale Transformation wird aber auch auf der Metaebene in der Reformkommission diskutiert, beispielsweise die Bedeutung der Digitalisierung für die Stadtverwaltung. Digitale Transformation und Digitalisierung sind kein Selbstzweck. Im Fokus dieser Transformationsprozesse müssen Effizienzsteigerungen liegen - sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Abläufe und Aufgaben innerhalb der Stadtverwaltung und nach außen für Bürgerinnen und Bürger und die Wirtschaft. Im Zusammenhang mit der Erarbeitung einer stadtweit einheitlichen Digitalisierungsstrategie des Dezernates V wurde ein ständiger Berichtspunkt zu den Digitalisierungsvorhaben bzw. dem Stand der digitalen Transformation etabliert. Es ist vorgesehen, den Beschlussvorschlag zur digitalen Transformation der Verwaltung in der Reformkommission vorzustellen und zu beraten, bevor dieser dem Magistrat zur Beschlussfassung zugeht. Zudem wurde eine Übersicht der Digitalisierungsvorhaben der Koalition erstellt, in die auch der Meta-Antrag der Koalition (Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 15.12.2022, § 2625, NR 523/22, aufgenommen werden soll.
2. Weitere aktuelle Projekte, die in der Reformkommission beraten werden: Projekt Datenbank Zuwendungen/Fördermittelmanagement: Der Beschluss zur Einführung einer zentralen Erfassung der Zuwendungen der Stadt, Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom 28.01.2021, § 7006, NR 1356/20, wurde in der Reformdiskussion beraten. Die Fachverantwortung zu diesem Projekt liegt im Dezernat VI, wohingegen die technische Umsetzung beim Amt 16 ansässig ist. Derzeit stehen die Vorlage eines Vorschlags zur Projektstruktur sowie der Zeitplan an, auf die eine Beschlussfassung folgen soll. Die Projektlaufzeit wird voraussichtlich drei Jahre betragen. Die dezentrale Fachverantwortung wird weiterhin zu Vertragsinhalten und zum Teil auch für die Vertragsform bestehen. Projekt Rechnungswesen: Zum Projekt Rechnungswesen fand eine Lenkungsausschusssitzung statt. Die Teilprojektpläne liegen im Zeitplan. Ab August 2022 erfolgte der Einstieg in die Pilotierungsphase sowie Roll-out-Planung.
3. Konkrete offene Projekte, die auf der Agenda der Reformkommission stehen: Projekt E-Akte vs. Digitale Laufmappe: Die Verwendung von E-Akten und digitalen Laufmappen ist in der Stadtverwaltung heterogen und derzeit nur punktuell umgesetzt. Die weitere Umsetzung der E-Akte und die Festlegung auf eine einheitliche Software stehen zur Beratung an. Einheitliche Software für Beschlussvorlagen und Stellungnahmen der Querschnittsämter: Die Wichtig- und Sinnhaftigkeit eines Gremienbegleitprogramms wurde von allen Beteiligten der Reformkommission festgestellt. Zur Nutzung einer einheitlichen Software für Beschlussvorlagen und Stellungnahmen der Querschnittsämter bestätigte das Amt 16 die Möglichkeit, im Rahmen des Ausrollens der E-Akte-Prozesse die Magistratspost mitabbilden und in den E-Akte-Teilprozessen umsetzen zu können. Die technischen Voraussetzungen im E-Akte-System müssen hierfür geschaffen und zuvor die Prozesse fachlich definiert werden.
4. Ausblick: Die Reformkommission hat insbesondere im Zuge der Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie die Rolle der Schnittstelle in die Verwaltung eingenommen. Deshalb hat im Rahmen der 64. Sitzung der Reformkommission vom 07.12.2022 eine moderierte Sitzung stattgefunden, in der Wirkung, Effizienz, Organisation, effektive und effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Stadtverwaltung beraten, reflektiert und gemeinsam Ideen, Ziele, Visionen sowie Geling-Faktoren für eine erfolgreiche Arbeit der Reformkommission in der Zukunft erarbeitet wurden. Aufbauend auf den Ergebnissen soll die Arbeit der Reformkommission aufgesetzt und unter anderem auch in die Prozesse der digitalen Transformation integriert werden. Die Beratung von dezernats- und ämterübergreifender Anliegen und Themen sowie der - digitalen - Verwaltungstransformation in der Reformkommission ist essentiell für eine wirtschaftliche Optimierung des Dienstleistungsangebotes und die Wirtschaftlichkeit der Stadtverwaltung Frankfurt am Main - ebenso wie die effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung. Die Reformkommission soll als Plattform für vorrangig folgende Ziele fungieren: - Expertenforum; Bündelung des fachlichen Know-Hows der Stadtverwaltung; - Übersicht über aktuelle Projekte/Erstellung einer Projektmatrix; - Sammlung von aktuellen Herausforderungen und Lösungsansätzen, die wiederum übertragbar sein können und damit die Arbeit innerhalb der Verwaltung verschlanken. Insbesondere die Arbeit an der Projektmatrix stellt ein Novum in der Stadtverwaltung dar. Hierfür soll ein Mechanismus entwickelt werden, um Projekte hinsichtlich Mehrwert/Effizienzsteigerung, Wirkung, Ressourcenbindung und weiterer Faktoren zu bewerten und priorisieren. Die Zuständigkeit zur Bearbeitung wichtiger Projekte soll weiterhin im jeweiligen Fachdezernat liegen und in der Reformkommission über den Entwicklungsstand berichtet werden. Dies bringt die Vorteile mit sich: Projekte und Themen transparent in den Magistrat einbringen zu können.