Bisher stellte die Stadt Frankfurt das „rote Buch“ in gedruckter Form auch Ortsbeiräten, Beratungsstellen und weiteren I

Bisher stellte die Stadt Frankfurt das "rote Buch" in gedruckter Form auch Ortsbeiräten, Beratungsstellen und weiteren Institutionen und Initiativen zur Verfügung. Es ist ein wichtiges Werkzeug für diese und zentral für deren Zusammenarbeit mit städtischen Ämtern. Aktuell wird dieses Kontaktverzeichnis nicht mehr gedruckt und nur noch elektronisch geführt. Die elektronische Version ist jedoch nicht öffentlich abrufbar, sondern aus Datenschutzgründen nur über das städtische Intranet einsehbar.

Ich frage den Magistrat:

Wie kann allen bisherigen Nutzer*innen des roten Telefonbuchs, die keinen Zugriff auf das städtische Intranet besitzen, dieses in elektronischer Form datenschutzkonform zugänglich gemacht werden und wann wird dieser Zugang gewährt?

Sehr geehrte Frau Stadtverordnetenvorsteherin Arslaner,

sehr geehrter Herr Stadtverordneter Müller,

meine Damen und Herren!

Zu dieser Thematik hat der Magistrat bereits durch seine Beantwortung der Anfragen einiger Ortsbeiräte in der Vergangenheit Stellung genommen.

Durch die Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung, EU-DSGVO, im Mai 2018 wurden die Anforderungen zum Schutze der personenbezogenen Daten neu geregelt. Die Prüfung durch das Referat Datenschutz und Informationssicherheit hat ergeben, dass ein Zugriff auf das elektronische Telefonverzeichnis als internes Kommunikationsverzeichnis der Stadtverwaltung Frankfurt am Main für Organisationen außerhalb der Stadtverwaltung Frankfurt am Main lediglich grundsätzlich bei Vorliegen eines sachlich gerechtfertigten Grundes vergeben - und auch dann nur auszugsweise, in dem Rahmen, wie es der sachlich gerechtfertigte Zweck erfordert, wird. Hintergrund ist, dass hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten ein datenschutzrechtliches Verbot mit Erlaubnisvorbehalt existiert und solche Daten daher lediglich unter bestimmten Bedingungen, vgl. Artikel 6 EU-DSGVO, verarbeitet werden dürfen. Diese Vorgaben würden ebenso auf das "rote Telefonbuch" greifen.

Das Amt für Informations- und Kommunikationstechnik schließt sich nunmehr der Stellungnahme des Referates Datenschutz und Informationssicherheit an, das nach der neuesten Abstimmung mit dem Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, HBDI, wie folgt abschließend Stellung nimmt:

a) Bei den rund 14.000 unmittelbaren städtischen Beschäftigten ist ein Zugriff auf das Telefonbuch für deren Tätigkeit unstreitig erforderlich.

b) Gleiches gilt für den Magistrat, der nach der Hessischen Verfassung Teil der Verwaltung ist.

c) Bei den Angehörigen der Stadtverordnetenversammlung kann nach § 50 Absatz 2 HGO über die Kontrollfunktion ebenfalls ein der Zugehörigkeit zur Stadtverwaltung Frankfurt am Main gleicher Status angenommen und ein Zugriff ermöglicht werden.

d) Bei ehrenamtlichen Stadträten kann über § 21 HGO in Verbindung mit § 35 Absatz 2 HGO und den Regelungen zum Magistrat ebenfalls eine Zugehörigkeit zur Stadtverwaltung angenommen und ein Zugriff ermöglicht werden.

e) Bei Ortsbeiräten ist gemäß § 82 HGO zunächst weder eine Aufgabe nach § 50 HGO, noch eine Rechtsstellung wie die der Stadträtinnen und Stadträte gegeben. Vielmehr ließe die Regelung aus § 82 Absatz 4 HGO ("Die Gemeindevertretung kann dem Ortsbeirat ... Angelegenheiten und bestimmte Arten von Angelegenheiten ... übertragen, wenn dadurch die Einheit der Verwaltung nicht gefährdet wird") vermuten, dass die Ortsbeiräte gerade nicht als Teil der Verwaltung zu sehen sind.

Allerdings verweist § 82 Absatz 2 HGO über § 35 Absatz 2 HGO auf die §§ 24 ff. HGO. Demnach sind auch die Ortsbeiräte wie städtische Mitarbeitende zu bewerten.

Fraglich bleibt, ob für deren Tätigkeit tatsächlich der Vollzugriff auf 14.000 Mitarbeitende der Stadtverwaltung erforderlich ist, zumal die Ortsbeiräte nur für ihren jeweiligen Ortsteil verantwortlich tätig sind und auch dies nur, soweit Ihnen entsprechende Aufgaben durch die Stadtverordnetenversammlung beziehungsweise den Magistrat zugewiesen wurden.

Da dies je nach Einzelfall variieren wird, ist aus Gründen der Praktikabilität von einer Erforderlichkeit des Zugriffs auszugehen und ein Zugriff zu ermöglichen.

f) Bei Ortsgerichten ist deren Aufgabe nach dem Ortsgerichtsgesetz zu berücksichtigen. Danach sind die Ortsgerichte Ehrenbeamte der Rechtspflege beziehungsweise Hilfsbehörde der Justiz. Als solche sind sie nicht Teil der Stadtverwaltung und ein Zugriff auf das eWuF wäre nicht von § 23 HDSIG gedeckt.

g) Bei den stadtnahen Gesellschaften ist eine Zugehörigkeit zur Stadtverwaltung nicht gegeben. Diese haben eigene Rechtspersönlichkeiten und-Formen, unterfallen nicht dem HDSIG oder dem HPVG und sind auch datenschutzrechtlich eigene Verantwortliche im Sinne des Artikel 4 Nr. 7 DS-GVO. Dementsprechend wäre ein Zugriff auf das digitale Telefonbuch der Stadtverwaltung hier nicht mehr von § 23 HDSIG gedeckt.

h) Bei sonstigen öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen ist ein Zugriff ebenfalls nicht von § 23 HDSIG gedeckt und auch eine Weitergabe der Daten auf Basis des § 22 HDSIG scheidet aus.

Sollte ein sachlich und datenschutzrechtlich gerechtfertigter Grund hinsichtlich der Erforderlichkeit von Auszügen aus dem Telefonverzeichnis für Angehörige der vorgenannten lit. f) und g) vorgetragen werden können, kann im Einzelfall aus dem Kommunikations-verzeichnis eine passwortgeschützte Datei mit den für die Erfüllung Ihres Zwecks notwendigen Kommunikationsdaten erzeugt werden. Der Auszug wird in begründeten Fällen durch die Verwaltungsabteilung des zuständigen Amtes für die nachgefragten Daten bereitgestellt, die wiederum für die Rechtmäßigkeit der Übermittlung verantwortlich ist.

Der Magistrat wird aufgrund der Ergebnisse der neuesten Abstimmungen mit der Aufsichtsbehörde die technische Lösung zur elektronischen Bereitstellung des Wegweisers und Fernsprechverzeichnisses für den unter c), d) und e) genannten Personenkreis zeitnah konzipieren.