Stellenbesetzungen unter Mitwirkung externer Dienstleister (Headhunter)

Bericht des Magistrats vom 06.09.2013, B 441

Betreff: Stellenbesetzungen unter Mitwirkung externer Dienstleister (Headhunter) Vorgang: A 376/13 SPD Zu Stadt Frankfurt:

1. Bei der Besetzung wie vieler und welcher Stellen bei der Stadt Frankfurt wurde in den Jahren 2010-2012 ein externer Dienstleister (Personalberatung, Headhunter. etc.) beauftragt? In diesem Zeitraum wurden keine Personalberatungen mit der Suche von Bewerbern/ -innen (Executive Search; "Headhunter") beauftragt. Im Rahmen der Durchführung von Personalauswahlverfahren wurde im betreffenden Zeitraum insgesamt bei 23 Stellenbesetzungen die Unterstützung durch externe Personalberatungen in Anspruch genommen. Dabei handelte es sich weit überwiegend um Stellen von Amts-, Abteilungsleitungen oder sonstiger Stellen im oder vergleichbar dem höheren Dienst. Lediglich in drei Fällen handelte es sich um geringer bewertete Positionen.
2. Wie hoch waren jeweils die Kosten und welches Amt hat sie jeweils getragen? Die Kosten sind abhängig von der Größe des Bewerberkreises, der Anzahl der in die engere Wahl kommenden Bewerber/innen und der sich daraus ergebenden Zahl der Auswahltage sowie der Art der Durchführung des Auswahlverfahrens und dem Umfang der dafür erforderlichen Vorbereitung. Die Abrechnung erfolgt nach Tages-/Stunden-sätzen; die Tagessätze betragen je nach Dienstleistung zwischen 500 € und 1.200 € - 1.600 € netto, dazu kommen regelmäßig noch Fahrtkosten. Bei der Unterstützung durch Personalberater/innen im Rahmen der Durchführung von strukturierten Interviews durch psychologische Testverfahren oder einzelne Elemente, die üblicherweise in Assessment Centern verwendet werden (z. B. Rollenübung, Gruppendiskussion, Präsentation, Fallstudien) sind je nach Zahl der Auswahltage Kosten von jeweils zwischen 500 € (brutto für netto; ein Auswahltag keine Vorbereitung notwendig) und rd. 6000 € (brutto; drei Auswahltage mit Vorbereitung) angefallen. Für die Entwicklung und Durchführung von Assessment Centern sind Kosten von jeweils zwischen rd. 4.500 € (brutto; ein Auswahltag mit Vorbereitung) und rd. 16.300 € (brutto; drei Auswahltage mit Vorbereitung) entstanden. Insgesamt wurden stadtweit von 2010 bis 2012 bei den unter Ziff. 1 genannten 23 Stellenbesetzungen für Personalberatungen Kosten in Höhe von rd. 107.680 € (brutto) aufgewendet. Die Kosten wurden jeweils von dem Amt/Betrieb getragen, bei dem die betreffende Stelle zu besetzen war.
3. Welcher Dezernent hat jeweils über die Auswahl der Dienstleister entschieden? Über die Auswahl des jeweiligen Dienstleisters hat stets das Amt/der Betrieb entschieden, bei dem die betreffende Stelle zu besetzen war. Dezernenten/-innen waren nur bei der Besetzung von Amtsleitungsstellen eingebunden; die Entscheidung darüber, welche Personalberatung zur Unterstützung beauftragt wird, hat in diesen Fällen d. jeweilige Fachdezernent/in getroffen. Zu Beteiligungen:
4. Bei der Besetzung wie vieler und welcher Stellen bei den 20 nach Umsatz größten Beteiligungen der Stadt Frankfurt wurde in den Jahren 2010-2012 ein externer Dienstleister (Personalberatung, Headhunter. etc.) beauftragt? Bei den 20 nach Umsatz größten Beteiligungen der Stadt Frankfurt am Main zum 31.12.2011 handelt es sich um: 20 nach Umsatz größten Beteiligungen der Stadt Frankfurt am Main
5. Mainova AG
6. Fraport AG Frankfurt Airport Services Worldwide
7. Süwag Energie AG
8. Nassauische Heimstätte Wohnungs- und Entwicklungsgesellschaft mbH
9. FES Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH
10. ABG FRANKFURT HOLDING Wohnungsbau- und Beteiligungsgesellschaft mbH
11. Stadtwerke Verkehrsgesellschaft Frankfurt am Main mbH
12. Klinikum Frankfurt Höchst GmbH
13. DRK-Blutspendedienst Baden-Württemberg - Hessen gGmbH
14. WOHNHEIM GmbH
15. RMA Rhein-Main Abfall GmbH
16. Frankfurter Aufbau-Aktiengesellschaft
17. MHKW Müllheizkraftwerk Frankfurt am Main GmbH
18. Messe Frankfurt GmbH, Frankfurt am Main
19. AVA Abfallverbrennungsanlage Nordweststadt GmbH
20. Hellerhof GmbH
21. Parkhaus-Betriebsgesellschaft mbH
22. In-der-City-Bus GmbH
23. Praunheimer Werkstätten gemeinnützige GmbH
24. HFM Managementgesellschaft für Hafen und Markt mit beschränkter Haftung Bei diesen Gesellschaften handelt es sich jedoch nicht nur um Mehrheitsbeteiligungen, sodass eine Verpflichtung aller Gesellschaften zur Beantwortung der Fragen nicht möglich war. Bei den Aktiengesellschaften wurden in Einzelfällen externe Dienstleister beauftragt, um hochqualifizierte und hochspezialisierte Arbeitskräfte auf dem Arbeitsmarkt zu finden. Über Art und Umfang der Beauftragung kann keine Auskunft gegeben werden, da es sich dabei um Informationen handelt, die Wettbewerbern Hinweise über die Geschäftstätigkeit geben könnten. Nachfolgend die Stellungnahmen der Gesellschaften; die Beteiligungen, die unter Berücksichtigung der vorstehenden Zusammenhänge keine Stellungnahme abgegeben haben, sind nachfolgend mit "*" gekennzeichnet:
25. Wie hoch waren jeweils die Kosten und wer hat sie jeweils getragen?
26. Welcher Dezernent hat jeweils über die Auswahl der Dienstleister entschieden? Über die Auswahl der Dienstleister bei den 20 nach Umsatz größten Beteiligungen der Stadt Frankfurt am Main entscheidet in der Regel die/der Aufsichtsratsvorsitzende der Gesellschaft. Wenn mehrere Gesellschafter betroffen sind erfolgt üblicherweise eine Abstimmung. Zu Kriterien:
27. Was sind die genauen Kriterien der Stadt Frankfurt inkl. ihrer Beteiligungen, ob eine Stelle intern oder unter durch Auftragsvergabe an externe Dienstleister (Personalberatung, Headhunter. etc.) besetzt wird? und
28. Sind diese Kriterien nachweislich immer eingehalten worden bei der Besetzung von Stellen, die über externe Dienstleister (Personalberatung, Headhunter. etc.) besetzt wurden? Sowohl bei der Stadtverwaltung als auch bei den Beteiligungen sind keine Kriterien, ob und wann externe Dienstleister beauftragt werden, festgelegt. Es erfolgt stets eine Einzelfallbetrachtung, ob bei der jeweiligen Stellenbesetzung die Beauftragung eines externen Dienstleisters angezeigt ist. Zu Dienstleister:
29. Wie viele unterschiedliche externe Dienstleister (Personalberatung, Headhunter. etc.) wurden von 2010 bis 2012 von der Stadt Frankfurt und den 20 nach Umsatz größten Beteiligungen beauftragt? Bei der Stadtverwaltung wurden in den betreffenden 23 Stellenbesetzungen fünf unterschiedliche Personalberatungen im Rahmen der Durchführung von Personalauswahlverfahren zur Unterstützung beauftragt. Bei den städtischen Beteiligungen wird auf die nachfolgende Übersicht verwiesen:
30. Gab es jedes Mal eine Ausschreibung des Auftrags unter mehreren Bewerbern? und
31. Wie viele unterschiedliche externe Dienstleister (Personalberatung, Headhunter. etc.) wurden (aufgeschlüsselt nach den Jahren 2010, 2011, 2012) an den Ausschreibungen beteiligt? Bei den Gesellschaften gab es keine Ausschreibung des Auftrags unter mehreren Bewerbern. Für den Bereich der Stadtverwaltung erfolgt die Beauftragung von Personalberatungen auf der Grundlage der VOL/A. Bei Aufträgen unter 100.000 € erfolgt die Beauftragung demnach im Wege der Freihändigen Vergabe. Die Zuständigkeit für die vorherige Zustimmung zur Durchführung einer Freihändigen Vergabe liegt bei Vergaben nach VOL/A mit einem Auftragswert bis unter 100.000 € bei der jeweiligen Amts- oder Betriebsleitung. Erst ab einer Summe von über 100.000 € besteht eine Vorlagepflicht an die Geschäftsstelle der Magistratsvergabekommission. Bei Aufträgen unter 2.500 € erfolgt die unmittelbare Freihändige Vergabe an einen Auftragnehmer im Rahmen der jeweils erteilten Bestellbefugnis. Bei Freihändigen Vergaben ab 2.500 € bis 100.000 € sind je nach Auftragswert verschiedene Firmen zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern. Dies sind ab 2.500 € bis unter 50.000 € in der Regel drei Firmen ab 50.000 € bis unter 100.000 € in der Regel fünf Firmen. Zudem kann eine Ausnahme von der Aufforderung zur Angebotsabgabe an drei bzw. fünf Firmen dann gegeben sein, wenn es im Einzelfall konkrete Gründe gibt, warum z.B. nur eine Firma für die Ausführung des Auftrages in Frage kommt. Dies kann beispielsweise darin begründet sein, dass es nur einen Anbieter gibt, der auf ein bestimmtes Themengebiet spezialisiert ist oder nur ein Anbieter signalisiert, dass er sich eine erfolgversprechende Aufgabenerledigung zutraut. Es wird davon ausgegangen, dass diese Regularien in jedem Einzelfall durch die Ämter/Betriebe berücksichtigt wurden.
32. Wie viele Stellen bei Beteiligungen sind in den Jahren 2010-2012 mit ehemaligen Mitarbeitern aus Dezernatsbüros (inkl. Büro der Oberbürgermeisterin) besetzt worden? Lediglich im Jahr 2012 wurden zwei Stellen von Beteiligungsgesellschaften mit bis dahin im Bereich von Dezernatsbüros (inkl. Büro der Oberbürgermeisterin) tätigen Mitarbeitern besetzt.
33. Gibt es einen Verdacht, dass es zu Unregelmäßigkeiten bei der Stellenbesetzung gekommen sein könnte? Es gibt keinen Verdacht, dass es zu Unregelmäßigkeiten bei den Stellenbesetzungen gekommen ist. Zu Magistrat:
34. Plant der Magistrat, Stellenbesetzungen aus Spargründen künftig intern ausschließlich über das POA statt über externe Dienstleister vorzunehmen? In dem Zeitraum von 2010 bis 2012 gab es im Bereich der Stadtverwaltung rund 1.200 Stellenbesetzungsverfahren. Lediglich in 23 Verfahren, also in weniger als 2%, wurden externe Personalberatungen im Rahmen der Durchführung von Personalauswahlverfahren zur Unterstützung beauftragt. Das Personal- und Organisationsamt war auf Grundlage des Magistrats-Beschluss Nr. 418 vom 03.04.2009 zur Modifizierung der Wiederbesetzungssperre und der personalwirtschaftlichen Verfahrensregelungen in der Stadtverwaltung nahezu in allen Fällen, in denen externe Personalberatungen beauftragt wurden, am Verfahren beteiligt, da es sich weit überwiegend um Stellen im oder vergleichbar dem höheren Dienst handelte. Externe Personalberatungen im besonderen Einzelfall begründet zur Unterstützung hinzuzuziehen entspricht dem Interesse des Magistrats, durch optimale Stellenbesetzungen mit den am besten geeigneten Bewerbern/-innen eine effektive und leistungsfähige Verwaltung zu garantieren. Es ist nicht beabsichtigt, diese Verfahrensweise zu ändern.
35. Plant der Magistrat, künftig jährlich einen Transparenzbericht über Stellenbesetzungen mit Beauftragung von externen Dienstleistern (Personalberatung, Headhunter. etc.) vorzulegen? Aufgrund der vergleichsweise geringen Relevanz ist nicht beabsichtigt, einen Transparenzbericht über Stellenbesetzungen mit Beauftragung von externen Dienstleistern zu erstellen.