Bericht zur Personalstrategie der Stadtverwaltung Frankfurt am Main

Die Stadt Frankfurt am Main zählt mit ihren ca. 14.800 Mitarbeitenden zu den größten Arbeitgebern im Rhein-Main-Gebiet. Die Weiterentwicklung eines strategischen und systematischen Personalmanagements für die Stadtverwaltung ist wichtig, um langfristig eine zielgerichtete öffentliche Daseinsvor- und -fürsorge für die Bürger:innen zu erbringen. Zugleich ist es die Grundlage, um als diversitätssensible, attraktive und moderne Arbeitgeberin zu agieren.

Das Personalmanagement der Stadt Frankfurt am Main gliedert sich in folgende acht Handlungsfelder, die zueinander in Wechselbeziehung stehen: - Gesundheitsmanagement

- Organisation und Digitalisierung

- Personalentwicklung

- Rekrutierung und Personalbindung

- Steuern

- Führen

- Chancengleichheit und Diversitätsmanagement

- Kommunizieren.

Für die acht Handlungsfelder wurden strategische Ziele festgesetzt (im Folgenden kursiv dargestellt). Zur Realisierung und Überwachung dieser Zielsetzungen wurden ebenfalls auf operativer Ebene Wirkungsziele formuliert, auf die im Bericht eingegangen wird, soweit sie Wirkung innerhalb der gesamten Stadtverwaltung entfalten werden. Mit der Umsetzung der Wirkungsziele wird ein Kulturwandel aktiv eingeleitet.

1) Gesundheitsmanagement

Unsere Mitarbeitenden erhalten Aufgaben für Herz und Verstand sowie ein soziales und gesundes Arbeitsumfeld, um ihre Leistungsfähigkeit und -bereitschaft zu fördern.

Im Fokus des Handlungsfeldes "Gesundheitsmanagement" steht der Rahmen für ein gesundes Umfeld für alle städtischen Mitarbeitenden einschließlich der Führungskräfte. Aufgrund der recht hohen Krankheitstage (Stand: 2021: durchschnittlich 27,9 Krankheitstage (= Kalendertage)) innerhalb der Stadtverwaltung werden die Gründe hierfür analysiert. Mit den Erkenntnissen werden gezielt Instrumente und Maßnahmen für die jeweiligen Einsatzgebiete entwickelt, um den Krankenstand abzusenken.

Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) stellt mit den Instrumenten Arbeits- und Gesundheitsschutz, Betriebliche Gesundheitsförderung, Betriebliches Eingliederungsmanagement und Inklusion eine gute Grundlage dar, um die psychische und physische Gesundheit der Mitarbeitenden zu stärken. Auf Basis der Rahmen-Dienstvereinbarung BGM wird ein nachhaltiges Steuerungssystem aufgebaut.

Insbesondere zur Gesunderhaltung der psychischen Gesundheit unterstützt zusätzlich die Personalberatungsstelle. Zudem ist geplant, ein Konflikt-Management-System - speziell ausgerichtet an den Bedürfnissen der Frankfurter Stadtverwaltung - zu implementieren.

2) Organisation und Digitalisierung

Wir haben eine effektive und effiziente Organisation und treiben die digitale Transformation ganzheitlich voran, um zukunftsfähig zu sein und eine attraktive Arbeitgeberin zu bleiben.

Die Stadt Frankfurt am Main muss, um für die kommenden Jahre modern und zukunftsfähig zu bleiben, die digitale Transformation ganzheitlich angehen und umsetzen. Hierzu ist - im Bereich des Personalmanagements - die stadtweite Einführung einer elektronischen Personalakte sowie die weitgehende Digitalisierung von Personalverwaltungsabläufen erforderlich. Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, auf Daten und Serviceleistungen auch außerhalb von Büros zugreifen zu können. Zudem wird der Wunsch der Mitarbeitenden immer stärker, örtlich und zeitlich flexibel zu arbeiten, wenn es die Aufgabenstellung erlaubt.

Neben den technischen Ansätzen ist der Fokus auf den Kulturwandel durch die digitale Transformation gerichtet. Dieser Kulturwandel, der viele Bereiche des Personalmanagements betrifft, wird durch das Personal- und Organisationsamt begleitet und unterstützt. Das Interesse bei den Mitarbeitenden soll geweckt werden, neue digitale Fähigkeiten zu erlangen und zu erweitern. Die Mitarbeitenden werden in die Transformation einbezogen. Zudem werden die städtischen Ämter und Betriebe unterstützt, die Prozesse und Organisation effizienter zu gestalten und zu digitalisieren. Nur so kann die digitale Transformation gelingen.

3) Personalentwicklung

Unsere Mitarbeitenden erhalten auf Basis eines strategischen Rahmens eine individuelle Personalentwicklung. Die Aufgaben für Herz und Verstand sowie das soziale und gesunde Arbeitsumfeld führen zur Zufriedenheit und motivieren dazu, produktiver zu sein und qualitativ besser zu arbeiten.

Die Themenbereiche in der Personalentwicklung sind zahlreich und werden in Frankfurt seit vielen Jahren sowohl zentral durch das Personal- und Organisationsamt als auch dezentral in den Ämtern und Betrieben in unterschiedlichsten Bereichen intensiv umgesetzt. So umfasst z. B. das städtische Fortbildungsprogramm ca. 250 Fortbildungen. Eine aktive Personalentwicklung ist ein fortlaufender Prozess, mit dem die Leistungsfähigkeit und -bereitschaft der Mitarbeitenden während der gesamten Dauer der Beschäftigung unterstützt und gefördert wird. Anstehende Veränderungsprozesse innerhalb der Stadtverwaltung, wie die digitale Transformation, werden durch die zentrale Personalentwicklung und die Organisationsentwicklung des Personal- und Organisationsamtes unterstützt. Eine Kulturänderung ist angestoßen, die den Weg in die Digitalisierung erleichtert. Die Kulturänderung umfasst das eigenverantwortliche und lebenslange Lernen, nicht nur in fachlicher Hinsicht. Dies ist erforderlich, um die Leistungen der Stadt Frankfurt am Main den gesellschaftlichen Erwartungen stetig anzupassen.

Weiterhin werden die Führungskompetenzen verbessert. Das stadtweite Führungsverständnis ist verbindlich implementiert und wird weiterentwickelt. Die Führungskräfte haben die Potenziale ihrer Mitarbeitenden im Blick.

4) Rekrutierung und Personalbindung

Wir rekrutieren neue Mitarbeitende und Nachwuchskräfte, die zu uns passen und uns nachhaltig und langfristig unterstützen. Wir suchen leistungsfähige, flexible, zuverlässige und verantwortungsbewusste Personen, die Teil unseres Teams werden wollen. Daneben binden wir unsere Mitarbeitenden nachhaltig an uns.

Wie kann die Stadt Frankfurt am Main dem demografischen Wandel und den Rekrutierungsschwierigkeiten begegnen?

Bereits 2018 wurde unter der Beteiligung aller Ämter und Betriebe als auch der Mitarbeitenden eine Arbeitgebermarke in einem Prozess entwickelt und 2020 ausgerollt. Mit "Stadt-Up" wurde aus Frankfurt das erste "Stadt-Up" Deutschlands, die Entwicklung eines übergreifenden Konzepts als Dach, unter dem sich alle städtischen Ämter und Betriebe wiederfinden und mit der sich die Stadt als eine Arbeitgeberin präsentiert. Auf der Karrierewebseite und dem städtischen Jobportal für alle Ziel- und Berufsgruppen sowie in den sozialen Medien wird mit "Stadt-Up" geworben.

Eine weitere Säule der Rekrutierung von Personal ist die städtische Ausbildung. Derzeit bildet die Stadtverwaltung in 28 unterschiedliche Berufsbildern in unterschiedlichen Ausbildungsgängen 908 Nachwuchskräfte aus. Diese Nachwuchskräfte bleiben in der Regel zu 87,6 % (Ausbildungsbericht: Einstellung 2018) nach der Ausbildung der Stadtverwaltung "erhalten" und entwickeln die Stadtverwaltung weiter. Zukünftig wird angestrebt, in den zentral durch das Personal- und Organisationsamt ausgebildeten Berufsbildern die jährlich gemeldeten, qualitativen sowie quantitativen Bedarfe in den Ämtern und Betrieben ab dem Einstellungsjahr 2024 bis zu einer Größenordnung von maximal 250 Nachwuchskräften zu decken.

Ein weiteres Ziel ist es, dem Fachkräftemangel in den MINT-Berufen zu begegnen, Fachkräfte zu gewinnen und an die Stadtverwaltung zu binden. Hierzu soll auch die Ausweitung von finanziellen Maßnahmen (u. a. Fachkräftezulagen) geprüft werden. 2021 wurde bereits der Studiengang "Bachelor of Art Digitale Verwaltung" eingeführt, um hierüber eigene Fachkräfte im IT-Bereich auszubilden und so unabhängiger vom externen Arbeitsmarkt zu werden.

Zur Sicherung der Leistungsfähigkeit der Stadtverwaltung Frankfurt ist das Personal in der richtigen Anzahl, mit der richtigen Befähigung und Eignung von entscheidender Bedeutung. Die Ämter und Betriebe werden zukünftig auch im Rahmen eines noch zu entwickelnden Gesamtkonzepts bei der mittel- und langfristigen strategischen Personalplanung unterstützt.

Hintergrundinformation zum Besetzungsgrad: In diesem Zusammenhang ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass der im Rahmen von Stellenbesetzungen oft zitierte Besetzungsgrad hier nur bedingt aussagefähig ist.

Über den Besetzungsgrad der im Stellenplan der Gemeindeverwaltung ausgewiesenen Planstellen wird in einem viermonatigen Zyklus jeweils mit Stand zum 30. April,

31. August und 31. Dezember im Rahmen einer Berichtspflicht zur Ausführung des Stellenplans und zur Entwicklung des Personalbestandes (E 3) berichtet. Zum 31.12.2021 betrug er 87 %.

Seit dem Jahr 2000 wird der Stellenplan dezimal ausgewiesen. Dies hat zur Folge, dass als "unbesetzt" dargestellte Planstellen eine rein rechnerische Größe verkörpern. Hier fließen auch kleine und kleinste Stellenanteile bis zu wenigen Minuten ein, die - für sich betrachtet - häufig nicht sinnvoll zu bewirtschaften sind. Die Erhebungen erfolgen zudem stichtagsbezogen. Das heißt, dass bereits eine Erhebung am Folgetag zu anderen Ergebnissen führt und die dargestellte Summe sich stets aus anderen Stellen und Stellenanteilen zusammensetzt. Ein Rückschluss darauf, in welchen Bereichen der Gemeindeverwaltung tatsächlich besetzbare Stellen zur Verfügung stehen, die z. B. im Rahmen veränderter Prioritätensetzungen an anderer Stelle Verwendung finden können, ist daher ohne Weiteres nicht möglich.

Generell ist der Besetzungsgrad von verschiedenen Faktoren abhängig, wie z. B. der Zahl der Mitarbeitenden ohne Bezüge auf Planstellen (Gründe hierfür: u. a. Beurlaubungen, Elternzeit, Beschäftigungsverbot nach Mutterschaftsgesetz), der Zahl der Mitarbeitenden in Teilzeit, der Personalfluktuation, der Wiederbesetzungssperre und der Zeitpunkt von Stellenfreigaben, der Dauer von Auswahl- und Besetzungsverfahren sowie der frühestmöglichen Übernahme von Bewerber:innen auf besetzbaren Stellen. Mitunter ist eine unbesetzte Stelle auch das Ergebnis einer in dezentraler Verantwortung bewusst getroffenen Entscheidung, die Stelle aus Anlass organisatorischer Veränderungen zunächst nicht zu besetzten, um sie dann einer anderen Verwendung zuzuführen.

5) Steuern

Unsere Ziele werden bei der Konzipierung und Überarbeitung aller Instrumente und Maßnahmen berücksichtigt. Unsere Handlungsfelder sind vernetzt und ergänzen sich. Unsere Aktivitäten werden in den Ämtern und Betrieben wirksam.

Eine effektive Steuerung benötigt ein wirksames Controlling. Ein Controlling misst die aktuelle "Verfassung" der kommunalen Verwaltung, deckt Fehlentwicklungen auf und gibt eindeutige Impulse für Kurskorrekturen (Quelle: Böhle/Personal- und Organisationsmanagement; § 2, R.n.11). Für die im Rahmen der strategischen Ziele festgelegten Instrumente und Maßnahmen werden Kennzahlen bzw. Indikatoren hinterlegt. Mit der Weiterentwicklung des strategischen Personalmanagements ist der Aufbau eines Monitorings mit Unterstützung der städtischen Ämter und Betriebe erforderlich. Eine regelhafte Befragung der Mitarbeitenden wird implementiert. Das Personal-und Organisationsamt übernimmt dabei die zentrale Steuerungsfunktion.

Um die Einheitlichkeit des städtischen Handelns und die strategische Ausrichtung in den Ämtern und Betrieben sicher zu stellen, werden stadtweite Konferenzen auf Amts-, Betriebs- sowie Verwaltungsleitungs-Ebene durchgeführt.

6) Führen

Unsere Führungskräfte üben ihre Führungsaufgabe und fachliche Aufgabe gerne aus und nehmen Verantwortung an. Sie begleiten und unterstützen unsere Mitarbeitenden und steuern dadurch die Arbeitsprozesse. Sie setzen das Führungsverständnis der Stadt Frankfurt am Main um.

Führungskräfte der Stadtverwaltung Frankfurt am Main setzen die politischen Ausrichtungen und Ziele des Magistrats in Verwaltungshandeln um. Sie sind die Multiplikatoren, die Themen wie Vielfalt, Diversitätsmanagement, Kommunikation und interkulturelle Öffnung in die einzelnen Bereiche bringen, die Personalentwicklung fördern und die Mitarbeitenden beim effizienten Arbeiten unterstützen. Der Anteil an Führungsarbeit an den Aufgabenbei einer Führungskraft ist hierbei stärker zu berücksichtigen.

Konkret erhalten die städtischen Führungskräfte Orientierung in Bezug auf die von ihnen auszuübenden Aufgaben und kennen die damit einhergehende Kompetenzanforderung sowie die erwarteten Haltungen und Werte. Sie werden unterstützt, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zielgerichtet weiterzuentwickeln.

7) Chancengleichheit und Diversitätsmanagement

Chancengleichheit und Diversität werden in unseren Handlungen und in allen Prozessen berücksichtigt, um die Potenziale der Mitarbeitenden besser zu nutzen.

In diesem Handlungsfeld werden Maßnahmen ergriffen, um Chancengleichheit und Diversität sichtbar zu machen. Ziel ist es, dass die städtischen Mitarbeitenden, insbesondere die Führungskräfte, Chancengleichheit und Diversitätsmanagement umsetzen. Zukünftig werden sie immer sicherer im Umgang mit Diversität. Sie reflektieren Unsicherheiten und Vorbehalte.

In diesem Zusammenhang wird oft die Frage gestellt, wie "divers" die Stadtverwaltung ist, ob die interkulturelle Öffnung vorangetrieben wird.

Der Magistrat hat mit dem 10-Punkte-Plan konkrete Maßnahmen beschrieben, die darauf abzielen, Personen mit Migrationsgeschichte für eine Beschäftigung bzw. Ausbildung oder ein Studium bei der Stadtverwaltung zu gewinnen. Interkultureller Kompetenzen der Mitarbeitenden werden ausgebaut und diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren gehören zu den beschriebenen und gelebten Maßnahmen. Ziel ist es insbesondere, in der Öffentlichkeit als interkulturelle, attraktive und integrativ vorbildliche sowie familienfreundliche Arbeitgeberin wahrgenommen zu werden.

Über die Karrierewebseite sowie das Jobportal spricht die Stadtverwaltung Migrant:innen explizit an. So enthält das Karriereportal der Stadt Frankfurt am Main für Fach- und Führungskräfte den Hinweis "In unserer Großstadtverwaltung Frankfurt am Main gehört der Umgang mit kultureller Vielfalt zum Alltag. Wir fördern als diskriminierungsfreie Arbeitgeberin die Gleichstellung aller Mitarbeiter:innen und begrüßen deshalb Bewerbungen von Frauen und Männern, unabhängig von deren ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität." Dies ist nicht nur niedergeschrieben, sondern dieser Leitsatz wird gelebt.

Seit Jahren gehören im Bereich der Nachwuchswerbung Veranstaltungen an und für Frankfurter Schulen zu den Rekrutierungsmaßnahmen der Stadt Frankfurt am Main. Neben den Messen "Einstieg" und "ABI Zukunft" in Frankfurt am Main und der Messe "vocatium" in Offenbach gehört auch die "ausbildungsmesse-ffm.de" zu den regelmäßig besuchten Messen, um die Stadt als attraktive Arbeitgeberin zu präsentieren. Auch bei der Inklusionsveranstaltung "Personal. Fachkräfte. Diversität" wird für die Ausbildungsmöglichkeiten bei der Stadt Frankfurt am Main geworben.

Seit 2018 werden regelmäßig Ausbildungsbotschafter:rinnen aus einzelnen Berufsbildern der Ausbildungslehrgänge geschult, die anschließend die Mitarbeitenden der Personalwerbung auf Schulveranstaltungen und Ausbildungsmessen unterstützen. Der Einsatz der Ausbildungsbotschafter:innen ist hierbei ein Gewinn, da sie mit den Schüler:innen auf Augenhöhe kommunizieren und authentisch für eine Ausbildung bei der Stadt Frankfurt am Main werden. Die Ausbildungsbotschafter:innen sind vielfältig, daher werden alle Jugendlichen angesprochen.

Als weitere Maßnahme des 10-Punkte-Plans wurde ein Imagefilm gedreht und auf der Arbeitgeberinseite der Stadt Frankfurt am Main veröffentlicht. Der Film stellt die Vorteile einer Ausbildung bei der Stadt Frankfurt am Main dar und bewirbt diese.

8) Kommunizieren

Wir nutzen auf und zwischen allen Ebenen eine transparente, praxisorientierte und wertschätzende Kommunikation, um das strategische Personalmanagement wirksam werden zu lassen.

Die Kommunikation in der Verwaltung ist klarer, transparenter und zeitnaher zu gestalten. Betrachtet wird die standardisierte Kommunikation der Arbeitgeberin zu den Mitarbeitenden, z. B. durch das Intranet, durch standardisieren Schriftverkehr aus den Personalverwaltungssystemen (u. a. Entgeltabrechnungen). Diese Kommunikation soll digitaler werden. Eine geeignete Sprache trägt zur Wertschätzung bei und ermöglicht die Teilhabe aller Mitarbeitenden der Stadtverwaltung.

Weiteres Vorgehen

In diesem Bericht wurden nur die primär zu ergreifenden Maßnahmen in den einzelnen Handlungsfeldern dargestellt. Die Maßnahmen werden laufend überprüft und angepasst werden. Der Bericht bildet somit den aktuellen Status des strategischen Personalmanagements ab. Der Magistrat wird über maßgebliche Entwicklungen zu gegebener Zeit erneut berichten.

In die Weiterentwicklung des strategischen Personalmanagements sind Gleichberechtigungsbüro, Gesamtpersonalrat und Gesamtschwerbehindertenvertretung eingebunden.