Einführung von städtischen E-Mailadressen für Ortsbeiratsmitglieder:innen, Stadtbezirksvorsteher:innen, Sozialbezirksvorsteher:inn und weiteren…

Der Ortsbeirat möge beschließen:

Der Magistrat möge:

Die Ehrenamtsträger:innen der Stadt Frankfurt am Main, die noch keine städtische E-Mail -Adresse haben, sollen mit einer solchen ausgestattet werden, da sie mit sensiblen Daten arbeiten.

Im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit für die Stadt Frankfurt am Main regelmäßig personenbezogene Daten von Bürgerinnen und Bürgern und sonstigen sensiblen Inhalten verarbeitet. Bisher erfolgt die Kommunikation hierzu mangels Alternativen über die privaten E-Mail-Adressen der ehrenamtlich tätigen Personen.

Aus Gründen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit birgt diese Praxis erhebliche Risiken. Die Einrichtung und Bereitstellung offizieller städtischer E-Mail-Adressen (für die aktiven Ehrenamtlichen ist daher unumgänglich.

Nur so kann die DSGVO eingehalten werden. Die Nutzung privater Mail-Anbieter (wie Gmail, Web.de etc.) erschwert die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben (Art. 5 DSGVO), da die Stadt als Verantwortliche keine Kontrolle über die Speicherorte, Zugriffsrechte und Sicherheitsstandards dieser Drittanbieter hat.

Es erfolgt eine strikte Trennung von Privat und "Dienstlich". Durch städtische Postfächer wird verhindert, dass sensible Bürgerdaten mit privaten Inhalten vermischt werden. Dies schützt sowohl die Bürger als auch die Ehrenamtlichen selbst.

Scheidet eine ehrenamtliche Person aus ihrer Funktion aus, kann die Stadt das Postfach zentral sperren oder löschen und behält somit die Datenhoheit. Bei privaten Accounts verbleiben die Daten dauerhaft im privaten Besitz der Person. Eine Überprüfung der Löschung ist nicht möglich.

Eine offizielle E-Mail-Adresse legitimiert die ehrenamtliche Arbeit gegenüber den Bürgern und erhöht das Vertrauen in die digitale Kommunikation mit der Verwaltung.