Nach wie vor erfolgt die Einladung zu einem Großteil der städtischen Veranstaltungen postalisch. Dies bedeutet einerseit

Nach wie vor erfolgt die Einladung zu einem Großteil der städtischen Veranstaltungen postalisch. Dies bedeutet einerseits einen enormen Verwaltungsaufwand und komplizierte Verfahren zur Rückmeldung, aber auch einen hohen Papierverbrauch.

Daher frage ich den Magistrat:

Wäre es nicht geboten, die Einladungen zu städtischen Veranstaltungen zu digitalisieren, und gibt es hierfür bereits einen Zeitplan?

Selbstverständlich ist es geboten, das Einladungsverfahren der Stadt Frankfurt am Main zu digitalisieren. Allerdings stehen die technischen Voraussetzungen dafür noch nicht zur Verfügung. Aktuell arbeitet die Abteilung Protokoll mit einem 2005 speziell programmierten Verfahren, für das kaum noch EDV Support, aber vor allen Dingen keinerlei Um- oder Neuprogrammierungen möglich sind, die einen strukturierten Digitalversand und eine Erfassung des Rücklaufs auf heutigem Standard erlauben würden.

Aus diesem Grund wurde bereits seit 2016 nach einem Verfahren gesucht, das dieses veraltete und unflexible System ablösen kann. Der Arbeitskreis Große Städte Protokoll im Deutschen Städtetag, in dem auch das Protokoll der Stadt Frankfurt vertreten ist, tauscht sich dazu regelmäßig aus. Nur wenige Städte haben bisher ein qualifiziertes und praktikables Verfahren finden können.

Nach umfangreichen Recherchen und Abstimmungen, auch mit dem Amt für Informations- und Kommunikationstechnik, wurde im Dezember 2022 eine Veranstaltungssoftware mit einem Datenbank- und Eventmanagersystem ausgewählt, das auch bereits in Bremen, Dresden und Wiesbaden eingesetzt und praxiserprobt ist.

Mit der Einführung und Umstellung auf das neue Verfahren wird in Kürze begonnen. Im Idealfall ist es dann ab Januar 2024 möglich, Einladungen digital zu versenden beziehungsweise die Rückmeldungen digital über eine Software direkt zu erfassen.